Worin bestehen die Risiken der traditionellen Inhouse-Softwareauswahl – und wie vermeiden Sie sie pragmatisch? Traditionelle Auswahlprojekte laufen oft in Eigenregie an: Workshops, Anforderungskataloge, Anbieterrecherche, Demos, Angebotsvergleich. Das erscheint effizient – ist es aber nur, wenn Sie blinde Flecken konsequent schließen. Dieser Beitrag ordnet typische Fallstricke ein, zeigt konkrete Gegenmaßnahmen und verweist auf Ressourcen, mit denen Sie schnell eine neutrale Ausgangsbasis schaffen (z. B. das Pre-Matching auf Find-Your-Software sowie vertiefende Inhalte auf den Spezialseiten ERP, HR, ESG und CRM-Beta).
Warum die Inhouse-Variante attraktiv wirkt – und wo sie kippt
Naheliegend: Fachbereich und IT kennen die Geschäftsprozesse, die Organisation und die Randbedingungen; man spart externe Tagessätze und bleibt unabhängig. In der Praxis kippt diese Rechnung allerdings schnell, wenn (1) Marktabdeckung und Vergleichbarkeit fehlen, (2) die Diskussion in Featurelisten statt Szenarien abrutscht, (3) Integrationsaufwände unterschätzt und (4) Entscheidungsunterlagen nicht „gremientauglich“ aufbereitet sind. Das Ergebnis: Verzögerungen, Nachschärfungen, schlecht vorbereitete Demos und schließlich Verträge, die nicht präzise genug den realen Scope abbilden.
Die 12 häufigsten Risiken – präzise benannt (ausgebaut)
- Frühe Tunnelblicke (Ankereffekt)
Woran Sie es erkennen: Ein bis zwei „gesetzte“ Anbieter dominieren alle Gespräche; Alternativen werden nur als Vergleichsfolie genutzt. Hintergrund: kognitiver Ankereffekt.
Was es anrichtet: Frühverengung auf Lösungen, die nicht zum vollständigen Bedarf passen; spätere Nachverhandlungen und Scope-Erweiterungen verteuern das Projekt.
Frühindikator/KPI: Anteil der Meeting-Zeit, in der über eine Lösung vs. über Anforderungen/Varianten gesprochen wird (>60 % auf ein Produkt ist Warnsignal).
Gegenmaßnahme (sofort): Erstes, neutrales Pre-Matching einholen und Longlist/Shortlist strikt trennen; Alternativen aktiv „einschleusen“ (mind. 2 systematisch andere Produktlogiken).
Artefakt: 1-seitige Hypothesenmatrix (Suite vs. Breed, Direktintegration vs. iPaaS, zentral vs. dezentral) mit Testfragen für Demos. - Featureitis statt Use-Cases
Woran Sie es erkennen: 400-zeilige Excel-Listen, aber keine priorisierten Szenarien; Demos zeigen „Alles“, aber nicht „Ihren Alltag“.
Was es anrichtet: Unvergleichbare Demos, „Ja/Nein“-Abhakerei ohne Aussagekraft; Reifegrade und Integrationsfähigkeit bleiben unsichtbar.
Frühindikator/KPI: Verhältnis Use-Case-Szenarien zu Einzelfeatures (<1:30 = Risiko).
Gegenmaßnahme (sofort): 6–10 Schlüssel-Use-Cases beschreiben (Ist-/Soll-Flow, Daten, Ausnahmen, Messgröße), daraus Demo-Drehbuch ableiten.
Artefakt: Demo-Leitfaden mit Nachweispunkten („Was muss man sehen?“) und Metriken (Klicks, Durchlaufzeit, Medienbrüche). - Unvollständige Marktabdeckung
Woran Sie es erkennen: Es werden 5–8 „bekannte“ Anbieter verglichen; Nischen- oder Branchenspezialisten fehlen.
Was es anrichtet: Fehlende Alternativen mit anderem Kosten-/Architekturprofil; späterer Kurswechsel wird teuer.
Frühindikator/KPI: Abdeckung der Zielsegmente (z. B. Fertigung/Handel/Services) und Architekturdiversität (Suite, Composable, Cloud/Prem) je Shortlist (Soll ≥3 Segmente/Architekturen).
Gegenmaßnahme (sofort): Neutrales Pre-Matching als „Breitenfilter“ nutzen; Longlist bewusst divers kuratieren (mind. 1 „Kontrastkandidat“).
Artefakt: Markt-Mapping (2×2: Prozess-Fit vs. Integrationsfit) mit 10–15 Kandidaten als Gesprächsgrundlage. - „Black-Box“-Bewertungen
Woran Sie es erkennen: Scores existieren, aber niemand kann Gewichtungen/Begründungen erklären; Ergebnisse sind nicht reproduzierbar.
Was es anrichtet: Lenkungskreise zweifeln Entscheidungen an; Schleifen und politische Diskussionen statt Fortschritt.
Frühindikator/KPI: Nachvollziehbarkeitsquote (Anteil bewerteter Kriterien mit schriftlicher Begründung; Soll ≥90 %).
Gegenmaßnahme (sofort): Gewichtungsmatrix festlegen, Nutzwertanalyse etablieren, pro Kriterium kurze textliche Begründung erfassen.
Artefakt: Bewertungsjournal (Kriterium, Gewicht, Score je Anbieter, 1-Satz-Begründung, Quelle). - Integrationsrisiken unterschätzt
Woran Sie es erkennen: „Schnittstellen später“; keine klare Stammdaten-Führung, Ereignisflüsse, Peak-Szenarien.
Was es anrichtet: Mehrkosten, Verzögerungen nach Go-Live; Schattenprozesse/Excel-Workarounds.
Frühindikator/KPI: Definierte Datenhoheiten je Domäne (Kunden, Produkte, Preise, Kapazitäten) – wenn <80 % geklärt, hohes Risiko.
Gegenmaßnahme (sofort): Integrationsmatrix erstellen (Quelle/Ziel, Ereignisse, Latenz, Fehlerpfade, Führungshoheit) und in Demos prüfen lassen.
Artefakt: 1-seitige Event-Map (z. B. Auftrag angelegt → Verfügbarkeit → Kommissionierung → Faktura). - Hidden TCO
Woran Sie es erkennen: Preisvergleiche ohne Mengengerüste; Services, Migration, Schulung, Betrieb fehlen in der Betrachtung (TCO).
Was es anrichtet: Unterkalkulation, Budgetnachforderungen, abgewürgte Rollouts.
Frühindikator/KPI: TCO-Deckungsgrad (wie viel % der Kostenblöcke sind quantifiziert?) Soll ≥95 %.
Gegenmaßnahme (sofort): Drei TCO-Szenarien rechnen: Baseline, Rollout (Jahr 1–2), Wachstum (Jahr 3–5); jeweils mit Volumina/Rollen hinterlegen.
Artefakt: TCO-Canvas (Lizenz/Subscription, Implementierung, Daten/Migration, Integrationen, Betrieb, Schulung, Change). - Stakeholder-Drift
Woran Sie es erkennen: Fachbereiche, IT, Finance, Management priorisieren unterschiedlich; es fehlt ein Mechanismus zur Konsolidierung.
Was es anrichtet: Blockaden, zähe Meetings, Entscheidungslähmung.
Frühindikator/KPI: Konfliktmatrix (Anzahl Kriterien mit stark abweichenden Gewichtungen >20 % zwischen Stakeholdern).
Gegenmaßnahme (sofort): Gewichtungen pro Rolle erfassen, Moderationsrunde zur Einigung auf gemeinsame Zielgrößen (Time-to-Value, Risiko, CapEx/OpEx).
Artefakt: Stakeholder-Scorecard (Ziel, 3 Top-Kriterien, Muss/Nein-Grenzen je Rolle). - Demo-Theater
Woran Sie es erkennen: Hochglanz-Shows ohne Prozessbezug; Kernfragen bleiben unbeantwortet; keine Metriken.
Was es anrichtet: Scheinpräferenzen, die in der Implementierung kollabieren.
Frühindikator/KPI: Nachweisquote (Anteil der geforderten Nachweispunkte, die in der Demo gezeigt wurden; Soll ≥85 %).
Gegenmaßnahme (sofort): Demo-Drehbuch verpflichtend vorab versenden; Live-Datenspur/Protokoll führen; Nachweise bewerten statt Folien.
Artefakt: Demo-Score-Sheet (Use-Case, Nachweis, Beobachtung, Score, Offene Punkte). - RfI/RfP ohne Wiederverwendung
Woran Sie es erkennen: Fragen werden mehrfach, leicht verändert gestellt; Antworten sind über Versionen verstreut.
Was es anrichtet: Massiver Mehraufwand auf beiden Seiten; Widersprüche; schwache Vergleichbarkeit.
Frühindikator/KPI: Duplikat-Quote in Fragen (>10 % identische/ähnliche Fragen = Alarm).
Gegenmaßnahme (sofort): Kataloge zentralisieren (Funktionen, Integrationen, Services), Versionierung und Antwort-Referenzen erzwingen.
Artefakt: Q&A-Register mit eindeutigen IDs, Status, Gültigkeit und Verwendungsstellen (RfI/RfP/Demo/PoC). - Roadmap-Blindflug
Woran Sie es erkennen: „Heute passt es“ – aber Release-Zyklen, Deprecations, Ökosystem-Pläne sind unklar.
Was es anrichtet: Überraschungen nach Jahr 1–2; Funktionen wandern in Add-ons, Integrationen brechen.
Frühindikator/KPI: Roadmap-Transparenzgrad (Horizon, Takt, Abwärtskompatibilität, Migrationspfade) – Soll ≥4/5 Kriterien belegt.
Gegenmaßnahme (sofort): Roadmap-Interview je Anbieter (12–24 Monate), Pflichtfragen zu Sunset-Policies, API-Versionierung, Partnerökosystem.
Artefakt: Roadmap-Risikoliste (Annahme, Eintrittswahrscheinlichkeit, Gegenmaßnahme). - Entscheidungsunterlagen ohne „Story“
Woran Sie es erkennen: Viele Tabellen, kein roter Faden; Annahmen nicht explizit; „Warum A gewinnt“ bleibt diffus.
Was es anrichtet: Lenkungskreise vertagen; Rückfragenlawine; Vertrauensverlust.
Frühindikator/KPI: Story-Dichte (Executive Summary mit „Warum/Unter Annahmen/Trade-offs/Nächste Schritte“ ≤1 Seite vorhanden? Ja/Nein).
Gegenmaßnahme (sofort): Entscheidungsvorlage mit 4 Bausteinen: Zielbild, Shortlist-Ergebnis, Variantenvergleich, Empfehlung inkl. Risiken.
Artefakt: One-Pager für das Top-Gremium (Grafik + Kernaussagen + klare Bitte um Beschluss). - Time-to-Decision zu lang
Woran Sie es erkennen: Endlose Vorqualifizierung; Meetings ohne Beschlüsse; wechselnde Bewertungsmaßstäbe.
Was es anrichtet: Opportunitätskosten, Demotivation, technologischer Stillstand.
Frühindikator/KPI: Lead-Time vom Kick-off bis Entscheidung; WIP (gleichzeitig geöffnete Arbeitspakete) – Soll: Time-boxen je Phase, WIP ≤3.
Gegenmaßnahme (sofort): Phasen-Time-Box (z. B. 2 Wochen Longlist, 3 Wochen Demos), klare Exit-Kriterien, „Kill-Switch“ bei Nichterfüllung.
Artefakt: Entscheidungsfahrplan (Meilensteine, Verantwortliche, Kriterien, Datum, Statusampel).
Risikomatrix: Symptome, Folgen, Gegenmaßnahmen
| Risiko | Typisches Symptom | Konkrete Folge | Sofortmaßnahme |
|---|---|---|---|
| Tunnelblick | „Wir kennen da 2–3 Namen, die passen.“ | Verpasste Alternativen, teure Nachverhandlungen | Früher Neutral-Check über Marktbreite (z. B. Pre-Matching) |
| Featureitis | Excel-Listen mit 500 Anforderungen | Unvergleichbare Demos, Schwammigkeit in Angeboten | Use-Case-Drehbuch + Nutzwertanalyse |
| Integrationsblindheit | „Schnittstellen bauen wir später.“ | Projektstopper nach Go-Live, Mehrkosten | Frühe Integrationsmatrix (Quelle/Ziel, Ereignisse, Latenzen) |
| Hidden TCO | Preisvergleiche ohne Mengengerüste | Unterkalkulation von Services/Betrieb | TCO-Szenarien: Baseline vs. Rollout vs. Wachstum |
| Stakeholder-Drift | Jeder favorisiert „seinen“ Anbieter | Blockaden, endlose Schleifen | Gewichtungen pro Stakeholder + Konsolidierung |
| Demo-Theater | „Beeindruckend – aber nicht unser Prozess“ | Fehlentscheidungen, Scope-Lücken | Demo-Leitfaden mit Nachweispunkten und Metriken |
Integrationsrisiken – kurz, konkret, prüfbar
In Auswahlprojekten werden Integrationen oft als „technisches Detail“ ans Ende geschoben. Genau dort entstehen die größten Risiken. Nutzen Sie eine simple Integrationsmatrix, um Risiken schon vor Demos sichtbar zu machen:
| Quelle ↔ Ziel | Typische Daten/Ereignisse | Risiko in der Auswahl | Prüfpunkt in Demo/PoC |
|---|---|---|---|
| CRM ↔ ERP | Kunden, Leads, Aufträge, Preise | Doppelte Stammdaten, Inkonsistenzen | Führungshoheit, Änderungswege, Dublettenlogik |
| Shop ↔ ERP/WMS | Bestellungen, Bestände, Retouren | Inventurabweichungen, Latenzen | Ereignis-/Webhook-Fluss, Peak-Szenario |
| ERP ↔ BI/DWH | Fakten/Dimensionen, Stammdaten | Berichte aus „Excel-Schattenwelt“ | Inkrementelle Replikation, Event-driven vs. Batch |
| HRIS ↔ Payroll | Stamm- & Bewegungsdaten | Abrechnungsfehler, Medienbrüche | Standard-Connectoren, Ausnahmehandling |
Wie Inhouse-Teams Risiken strukturiert abbauen – ohne Hype
Sie brauchen keine „Raketenwissenschaft“, sondern Klarheit über Arbeitsschritte und wenige disziplinierende Artefakte:
- Neutrale Ausgangsbasis: Starten Sie mit einer zügigen, nachvollziehbaren Shortlist, um Anker zu lösen und Breite herzustellen (z. B. über Find-Your-Software; für ERP konkret Find-Your-ERP).
- Use-Case-Drehbuch: Beschreiben Sie 6–10 Szenarien, die „Ihre Realität“ treffen (Monatsabschluss, Retouren, Serviceeinsatz, Variantenfertigung, Onboarding usw.).
- Bewertung mit Gewichtungen: Arbeiten Sie mit Nutzwertanalyse/AHP und dokumentieren Sie Kriterien, Gewichtungen und Scores – besser vermittelbar als „Bauchgefühl“.
- Integrationsmatrix & Datenflüsse: Quelle/Ziel, Latenzen, Ereignisse, Führungshoheit – als Pflichtteil der Demo/PoC-Prüfpunkte.
- TCO-Szenarien statt Preisschnappschuss: Baseline, Rollout, Wachstum; Lizenz, Services, Betrieb, Schulung – immer mit Mengengerüsten.
- Entscheidungsstory: „Warum A gewinnt – unter diesen Annahmen.“ Das beschleunigt Lenkungskreise und schafft Akzeptanz.
Vergleich: traditionelle Inhouse-Auswahl vs. strukturierter Ansatz
| Aspekt | Traditionell (häufig) | Strukturiert (empfohlen) | Nutzen |
|---|---|---|---|
| Startpunkt | Einzelrecherche, Empfehlungen | Neutrale Erst-Shortlist (Marktbreite) | Keine Frühverengung |
| Bewerten | Featureliste, subjektive Eindrücke | Use-Cases + Nutzwertanalyse | Vergleichbarkeit, Nachvollziehbarkeit |
| Integrationen | „Später“ im Projekt | Früh mit Matrix, Peak-Szenarien | Weniger Überraschungen |
| Preisbild | „Listenpreise“ | TCO-Szenarien mit Mengengerüsten | Realistische Planung |
| Entscheidung | „Wir finden A besser“ | „A gewinnt, weil … (Annahmen x/y/z)“ | Gremientauglichkeit |
Use-Cases: Wo Inhouse-Risiken besonders häufig zuschlagen
Fertigung (Mittelstand, 250–1.500 MA): Varianten, NC-Programme, Rückmeldelogik, MES-Schnittstellen. Risiko: Demos zeigen „Happy Path“, Integrationslast taucht später auf. Gegenmaßnahme: Szenarien mit Engineering-Change, Nachkalkulation, Serien-/Batch-Tracking und Peak-Tests.
Retail & E-Commerce (80–500 MA): Omnichannel, Realtime-Bestände, Promotions, Retouren. Risiko: Latenzen, Preis-/Promo-Logik, PIM/MDM werden unterschätzt. Gegenmaßnahme: Ereignisketten, Spitzenlast, Filial-Szenarien im Demo-Leitfaden.
Professional Services (50–2.000 MA): Ressourcenplanung, Timesheets, Revenue Recognition. Risiko: Abrechnungslogik und Projektcontrolling werden als „Detail“ behandelt. Gegenmaßnahme: TCO-Szenarien (Team-Skalierung), Rollen/Mengen und Abrechnungsfälle.
Life Sciences & MedTech: Nachvollziehbarkeit, Chargen, Abweichungen. Risiko: Prüf- und Dokumentationspflichten werden im Auswahlprozess nicht „durchdekliniert“. Gegenmaßnahme: Use-Cases mit Deviations/Change, Lieferantenqualifizierung, End-to-End Tracking.
HR-Modernisierung: Skill-Profile, Onboarding, Payroll, Nachfolge/Karrierepfade. Risiko: „HR ist HR“ – Unterschiede der Prozesse werden flach bewertet. Gegenmaßnahme: Szenarien wie End-to-End-Onboarding, Skill-Gap-Analyse, Payroll-Sonderfälle; Inspiration auf Find-Your-HR.
ESG/Reporting: Datenerhebung, Konsolidierung, KPIs/ESRS. Risiko: Datenherkunft und Plausibilisierung unklar. Gegenmaßnahme: Datenfluss-Szenarien, Quell-/Zielsysteme und Prüfregeln; Einstieg über Find-Your-ESG.
CRM-Erneuerung (Beta-Fokus): Pipeline, Aktivitäten, Integrationen in ERP/Marketing. Risiko: UI-Vorlieben überdecken Prozess- und Datenlogik. Gegenmaßnahme: Szenarien zu Lead-Routing, Dubletten, Angebots-Sync; Blick in die CRM-Beta.
Pragmatische Werkzeuge: Was wirklich hilft
- Checkliste „Projektstart“: Ziele, Scope-Grenzen, Hypothesen (Suite vs. Breed), Stakeholder, Time-box.
- Use-Case-Katalog (10 Szenarien): Jeder Use-Case enthält Nachweispunkte und Metriken (Klicks, Medienbrüche, Durchlaufzeit).
- Integrationsmatrix (1 Seite): Quelle/Ziel, Führungshoheit, Latenz, Ereignisse, PEAK-Test.
- Nutzwertanalyse: 6–10 Kriterienbündel, Gewichtungen pro Stakeholder, Konsolidierung, Audit-Trail.
- TCO-Szenarien: Baseline/Rollout/Wachstum mit Mengengerüsten; Lizenz, Services, Betrieb, Schulung.
- Entscheidungsstory: „Warum gewinnt A – unter Annahmen x/y/z; was wäre, wenn …?“
Externe Orientierung (neutral und nützlich)
- Nutzwertanalyse – etablierte Methode für strukturierte Vergleiche.
- Ankereffekt – psychologischer Hintergrund früher Tunnelblicke.
- BPMN 2.0 – Prozesse so beschreiben, dass Demos sie prüfen können.
- Total Cost of Ownership – Rahmen, um „Preis“ nicht mit „Kosten“ zu verwechseln.
- Event-Driven Architecture – warum Ereignisse/Latenzen in Integrationen zählen.
Weiterlesen & vertiefen (intern)
- Find-Your-ERP – Blog/Insights (Auswahl, Trends, Entscheidungsleitfäden)
- Find-Your-HR – Blog (Vorbereitung, Shortlist, HR-Use-Cases)
- Find-Your-Software – Blog (übergreifende Perspektiven)
Was Sie jetzt tun können – in 5 Schritten
- Neutrale Ausgangsbasis schaffen: Starten Sie ein schnelles, nachvollziehbares Pre-Matching auf Find-Your-Software; für ERP führt der Einstieg direkt über Find-Your-ERP.
- Use-Case-Drehbuch schreiben: 6–10 Szenarien mit Nachweispunkten/Metriken – die Grundlage für Demos und PoCs.
- Integrationsmatrix & TCO-Szenarien anlegen: Frühzeitig, kurz, prüfbar – so vermeiden Sie spätere Überraschungen.
- Bewertung strukturieren: Nutzwertanalyse mit Gewichtungen je Stakeholder; klare Konsolidierung.
- Entscheidungsstory vorbereiten: Ergebnisse so aufbereiten, dass Lenkungskreise zügig beschließen können.
FAQ zu Risiken der traditionellen Inhouse-Softwareauswahl
Warum kippt die Inhouse-Auswahl so oft nach einem guten Start?
Weil frühe Favoriten, Featurelisten und Einzelrecherche den Blick verengen. Ohne neutrale Basis, Use-Cases und Integrations-/TCO-Sicht entsteht kein belastbarer Vergleich.
Wie verhindere ich Demo-Theater?
Mit einem Demo-Leitfaden: 6–10 Use-Cases, zu jedem klare Nachweispunkte und Metriken. Anbieter wissen, was zu zeigen ist; Ihr Team weiß, worauf zu achten ist.
Reicht ein Preisvergleich nicht aus?
Nein. Ohne Mengengerüste, Services, Betrieb, Schulung und Wachstumsszenarien verwechseln Sie „Preis“ mit „Kosten“ – das rächt sich im Rollout.
Wie bekomme ich Marktbreite, ohne Monate zu investieren?
Mit einem schnellen, nachvollziehbaren Pre-Matching als Startpunkt und anschließender Fokussierung. So lösen Sie den Ankereffekt und sparen Vorqualifizierungszeit.
Wo finde ich weiterführende Ressourcen?
Übergreifend auf Find-Your-Software, domänenspezifisch auf Find-Your-ERP, Find-Your-HR, Find-Your-ESG und für CRM in der Beta-Vorschau.
Fazit: Die größten Risiken der traditionellen Inhouse-Softwareauswahl sind keine „Pannen“, sondern Muster: Frühverengung, Featureitis, Integrationsblindheit, Hidden TCO und unstrukturierte Entscheidungen. Mit neutralem Pre-Matching, Use-Case-Drehbuch, Integrations- und TCO-Sicht sowie einer klaren Entscheidungsstory reduzieren Sie diese Risiken drastisch – schnell, nachvollziehbar und ohne Overpromises. Den ersten Schritt setzen Sie heute auf Find-Your-Software; vertiefende Einstiege finden Sie auf Find-Your-ERP, Find-Your-HR, Find-Your-ESG und in der CRM-Beta.
