WaWi vs. ERP – Unterschiede & Beispiele (2026)

Sie vergleichen WaWi vs. ERP und fragen sich, was Ihr Unternehmen wirklich braucht? Starten Sie mit einer klaren Abgrenzung – und testen Sie anschließend Ihre Use-Cases mit der Matching-Engine von Find-Your-Software. So sichern Sie Marktbreite und vermeiden teure Fehlentscheidungen.

Was ist der Unterschied – kurz & klar

Warenwirtschaft (WaWi) ist das operative Herz für Handel & Logistik: Artikel anlegen, Waren rein und raus, Bestände sauber halten, Aufträge von „Bestellung“ bis „Versand“ durchziehen. Eine gute WaWi kann heute sehr viel – inklusive Shop-, Marktplatz- und Versand-Connectoren. Was sie aber typischerweise nicht vollständig löst: integrierte Finanzprozesse, mehrstufige Planung, komplexe Konditionen, internationale Steuerlogiken oder revisionssichere Governance.

ERP erweitert diesen Kern um alles, was ein Unternehmen als Ganzes steuert: Finanzbuchhaltung & Kostenrechnung, Projekte/Service, Fertigung mit MRP und Qualitätsprozessen, HR-Bezüge (Stammdaten/Workflows), konsistentes Reporting/BI – und vor allem Governance (Rollen/Rechte, Audit-Trail, E-Rechnung, GoBD, AVV/DSGVO). Das Ergebnis ist weniger „Schnittstellen-Schach“ und mehr End-to-End-Transparenz – fachlich und finanziell.

Merksatz: Jedes ERP enthält eine Warenwirtschaft – aber nicht jede Warenwirtschaft ist ein ERP.

Symptome: Wann reicht WaWi, wann brauche ich ERP?

Die Antwort hängt weniger vom „Markenlabel“ ab als von Ihren Prozessen und Pflichten. Gehen Sie die folgenden Fragen ehrlich durch:

• Prozessbreite: Bleiben Sie im Wesentlichen bei Einkauf–Lager–Verkauf–Versand? Oder brauchen Sie zusätzlich Projekte/Service, Fertigung, Instandhaltung, Field Service?
• Finanzen: Reicht ein Export zur Steuerberatung (DATEV & Co.)? Oder benötigen Sie integrierte Debitoren/Kreditoren, Kostenstellen/-träger, Anlagenbuchhaltung, Konsolidierung, Mahnwesen?
• Integrationen & International: Reicht Shop/Carrier? Oder brauchen Sie EDI (UN/EDIFACT), PEPPOL/E-Rechnung, Mehrländer-Steuern, Intrastat, Fremdwährungen?
• Steuerung & BI: Genügen Listen/CSV? Oder brauchen Sie verlässliche DB/DSO, Forecasts, Drilldowns – idealerweise täglich, ohne Excel-Gymnastik?
• Governance: Müssen Rollen, Freigaben und Audit-Trail prüfsicher sein (GoBD, DSGVO, AVV/DPA, Nachvollziehbarkeit)?

Daumenregel: Je mehr Sie mit „Ja, brauchen wir“ antworten, desto eher ist ein ERP sinnvoll. Bleibt es bei schlankem Handel mit wenigen Sonderfällen, kann eine starke WaWi sehr weit tragen.

Funktionale Abgrenzung: WaWi vs. ERP

Die Tabelle zeigt, dass nicht WaWi vs. ERP als Schlagwort entscheidet, sondern Kipppunkte: Mehrlager, EDI/PEPPOL, integrierte Finanzen, Fertigung und Governance sind die häufigsten Auslöser für ERP.

So lesen Sie die Unterschiede richtig (in der Praxis)

WaWi als schlanker Operations-Hub: Wenn Ihr Geschäft aus Online-/Marktplatzverkäufen besteht, Sie ein oder zwei Lager führen und die Buchhaltung extern erledigen lassen, dann ist eine WaWi oft genau richtig – sofern die Connectoren stabil sind (Shop, Payment, Versand) und tägliche Exporte sauber laufen (z. B. DATEV). Sie sparen Overhead, bleiben handlich und kommen schnell voran.

ERP als Unternehmens-Betriebssystem: Sobald Sie über Handel hinausgehen – also Fertigung, Service/Projekte, integrierte Finanzprozesse, internationale Abwicklung oder EDI – verschafft Ihnen ein ERP die nötige Durchgängigkeit: weniger Medienbrüche, weniger Abstimmung zwischen Systemen, mehr Prüfbarkeit (Audit-Trail, Rollen, Freigaben). Das kostet anfangs mehr Aufmerksamkeit (Stammdaten, Rechte, Prozesse), zahlt sich aber bei Wachstum und Prüfungen aus.

Entscheidung mit gesundem Menschenverstand

Bevor Sie eine Systemklasse „prinzipiell“ ausschließen, testen Sie 2–3 Ihrer härtesten Alltagsfälle als Mini-PoC: ein kleiner Bestell-zu-Versand-Ablauf mit Retoure (Handel), ein kompletter Abrechnungslauf (Dienstleistung) oder ein MRP-Lauf mit Rückmeldung & Traceability (Fertigung). Entscheiden Sie anhand funktionierender Belege statt anhand von Folien.

Beispiele aus der Praxis

Die folgenden vier Profile stammen direkt aus typischen KMU-Szenarien. Für jedes Szenario bekommst du: eine klare Ausgangslage, die entscheidenden technischen Stellschrauben (ohne Jargon-Overkill), einen kleinen Praxis-Test (PoC), typische Fehlerquellen – und eindeutige Wechsel-Signale, ab wann sich ERP statt reiner Warenwirtschaft rechnet.

1) Reiner Onlinehandel (10–25 Mitarbeitende)

Profil: 1–2 Lager, Shop/Marktplätze, Retouren moderat, FiBu extern (Steuerberatung). Fokus: Aufträge schnell durchbringen, Bestände stimmen, Retouren sauber.

• Technik in Klartext:
  • Connectoren: Shop/Marktplatz-Apps sollten Aufträge, Bestände und Preise automatisch synchronisieren (Pull/Push + Webhooks).
  • Bestände: Near-Real-Time-Abgleich (Minutentakt reicht meist), Reservierungen bei Checkout verhindern Überverkäufe.
  • Versand: Carrier-Labels (DHL/DPD/UPS) direkt aus der WaWi; Tracking zurück in Shop + E-Mail an Kund:innen.
  • Reporting: Verkäufe/Retouren täglich als CSV/DATEV-Export; einfache BI geht über einen Inkrement-Export.
• Praxis-Test (max. 1 Woche):
  1. 10 Testbestellungen (Shop + Marktplatz) mit 3 Produktarten (Einzel, Bundle, Gutschein).
  2. Kommissionieren → Label drucken → Tracking zurückschreiben → Kundeninfo prüfen.
  3. 3 Retouren (inkl. Teilrückzahlung) vollständig durchspielen.
  4. Abends: Lagerzählung vs. System – Abweichungen dokumentieren.
• Erfolg in einfachen Worten: „Bestellungen kommen automatisch rein“, „Labels/Tracking ohne Umwege“, „Retouren in 48 Stunden erledigt“, „Zählung und System stimmen“.
• Typische Fehlerquellen: Doppel-Apps für denselben Marktplatz, fehlende Reservierungslogik, manuelles Label-Tool neben der WaWi, Chaos bei Gutscheinen/Bundles.
• Upgrade-Signale Richtung ERP: Mehr als 2 Lager, EDI mit Lieferanten, Differenzbesteuerung/Mehrländer-Steuern, Bedarf nach verlässlicher Deckungsbeitragsrechnung und Self-Service-BI.

2) Großhandel/Distribution (30–80 Mitarbeitende)

Profil: Viele SKUs, Lieferpläne, EDI, Fremdlager, Preis-/Rabattstaffeln, Serviceteile. Fokus: Verfügbarkeit, Konditionslogik, verlässliche EDI-Strecken.

• Technik in Klartext:
  • Verfügbarkeitsprüfung (ATP): Rechnet Reservierungen, Aufträge, Lieferavis und Sicherheitsbestände ein.
  • Konditionen: Preislisten, staffelbasierte Rabatte, kundenspezifische Absprachen – ohne Excel-Nachpflege.
  • EDI: ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC; Failover (Retry/Dead Letter) und Monitoring sind Pflicht.
  • Fremdlager: Bestandsspiegel und Belegfluss (Ein-/Auslagerung) müssen systemisch nachvollziehbar sein.
• Praxis-Test (2 Wochen):
  1. 2 Lieferpläne (Rahmenverträge) mit Abrufen generieren.
  2. Mind. 1 EDI-Partner simulieren: ORDERS → ORDRSP → DESADV → INVOIC (Ende-zu-Ende).
  3. Preis-/Rabattstaffeln auf 3 Kundengruppen anwenden (auch Sonderkonditionen).
  4. Fremdlagerprozess: Wareneingang dort, Umlagerung, Versand von dort – Belegkette prüfen.
• Erfolg in einfachen Worten: „Kundenpreise ziehen automatisch“, „EDI läuft sichtbar stabil“, „Verfügbarkeit ist verlässlich“, „Fremdlager ist transparent“.
• Typische Fehlerquellen: EDI-Mappings ohne Versionierung, manuelles Nachpflegen von Preisen, fehlende Testumgebung für Konditionen, Fremdlager nur via E-Mail.
• Wahrscheinlicher Fit: ERP mit starker WaWi-Basis, EDI-Framework, Rahmenverträgen, verknüpfter FiBu/BI (Debitoren/Kreditlimits).

3) Einfache Fertigung (30–120 Mitarbeitende)

Profil: Stücklisten/Varianten, Arbeitspläne, Rückmeldungen, QS, Traceability. Fokus: Materialfluss ohne Excel, saubere Rückmeldungen, einfache Planung.

• Technik in Klartext:
  • MRP: Berechnet Bedarfe auf Basis von Aufträgen/Prognosen/Lieferzeiten; führt zu Bestellvorschlägen.
  • Rückmeldung: Zeiten, Mengen, Ausschuss am Arbeitsplatz; Etikett/Barcode-Scan unterstützt Tempo und Genauigkeit.
  • Qualität: Prüfpläne, einfache Prüfschritte, Sperrgründe; Freigabe erst nach OK.
  • Traceability: Serien-/Chargennummern entlang der Belegkette (Rückrufsimulation testbar).
• Praxis-Test (3 Wochen):
  1. 2 Serienartikel + 1 Variante anlegen (Stücklisten/Arbeitspläne).
  2. MRP-Lauf → Bestellvorschläge prüfen → Fertigungsauftrag freigeben.
  3. Rückmeldungen (Zeit/Menge/Ausschuss) am Terminal inkl. Etiketten/Scan.
  4. QS-Stichprobe + Sperrgrund testen; Rückrufsimulation (Traceability) durchführen.
• Erfolg in einfachen Worten: „Keine Excel-Zwischenlisten“, „Rückmeldungen in Sekunden“, „QS dokumentiert“, „Rückverfolgung sofort“.
• Typische Fehlerquellen: Unklare Arbeitspläne, fehlende Etikettenstandards (GS1), Rückmeldungen erst am Büro-PC, MRP-Parameter (Sicherheitsbestand) nicht gepflegt.
• Wahrscheinlicher Fit: ERP mit Fertigung (MRP, Rückmeldung, QS/Traceability) und integrierter FiBu.

4) Dienstleistung/Projekt (15–60 Mitarbeitende)

Profil: CRM → Angebot → Projekt → Zeiten → Rechnung → Reporting. Fokus: Zeiten schnell erfassen, Abrechnung fehlerfrei, Auslastung im Blick.

• Technik in Klartext:
  • Projektkette: Angebotspositionen werden zu Aufgaben/Leistungen; keine Doppelpflege.
  • Zeiterfassung: mobil & offline-fähig; Freigaben ohne E-Mail-Pingpong.
  • Abrechnung: Time & Material, Festpreis, Retainer; Splits und Teil-/Schlussrechnungen.
  • Reporting: Deckungsbeitrag und DSO auf Projekt- oder Kundenebene, idealerweise in einem Dashboard.
• Praxis-Test (2 Wochen):
  1. 1 Mini-Projekt mit Aufgaben (1× Festpreis, 1× T&M) anlegen.
  2. 15 Personen loggen mobil Zeiten (inkl. Spesen/Belegfoto).
  3. Freigabe → Rechnungslauf → Rechnungen prüfen (keine Nacharbeit).
  4. Auslastungs- und DB-Übersicht erstellen (1 Klick).
• Erfolg in einfachen Worten: „Zeiten schnell drin“, „Rechnungen stimmen“, „Auslastung auf Knopfdruck“, „Weniger Nachfragen der Buchhaltung“.
• Typische Fehlerquellen: Zeiten im Dritttool ohne saubere Schnittstelle, manuelle Excel-Listen für Abrechnungsregeln, Freigaben via E-Mail.
• Wahrscheinlicher Fit: ERP mit Projekt- und Abrechnungslogiken; bei sehr schlanken Anforderungen geht WaWi + Project-/Time-Tool, aber Planen Sie Schnittstellenaufwand ein.

Entscheidungsbaum: Warenwirtschaft oder ERP?

1. Produzieren Sie oder haben Sie EDI/Multi-Lager? Ja → ERP prüfen. Nein → weiter.
2. FiBu integriert oder extern? Integriert benötigt → ERP. Extern ok → WaWi kann reichen.
3. Mehrländer/Steuern oder komplexe Konditionen? Ja → ERP. Nein → weiter.
4. BI/Transparenz auf Knopfdruck? Ja (DB/DSO/Forecasts) → ERP. Sonst WaWi + BI-Export möglich.
5. Wachstum in 12–24 Monaten? Absehbar komplexer → lieber direkt ERP; sonst schlank mit WaWi starten.

Praktischer Tipp: Erzeuge deine Shortlist mit dem Matching auf find-your-software.de/matching-engine/ und vertiefe ERP-Fragen auf find-your-erp.de – bevor du Zeit in lange Demos investierst.

Integrationen: Must-haves für beide Welten

• Commerce: Shopify/Shopware, Marktplätze (Amazon/eBay), Payment (Stripe/Adyen), Versand (DHL/DPD/UPS) – am besten mit Webhooks/Events.
• Finanzen: DATEV-Export/Import, E-Rechnung (PEPPOL/ZUGFeRD/XRechnung), GoBD-Beleg- und Datenexport.
• EDI/Standards: UN/EDIFACT (ORDERS, DESADV, INVOIC), GS1 (EAN/GTIN, SSCC/GS1-128) – inklusive Fehlermanagement/Retry.
• BI: Power BI/Tableau/Looker – Inkrement-Exporte statt Vollabzüge; eindeutige Schlüssel (Kunden-/Artikel-IDs) festlegen.

Mini-Checkliste für Ihren PoC (2–3 Wochen)

• WaWi-Fall: 20 Testaufträge (Shop+Marktplatz), 5 Retouren, 2 Preisregeln, Lagerabgleich am Tagesende, CSV/DATEV-Export, Label/Tracking.
• ERP-Fall: Wie oben plus integrierte Rechnungsläufe, 1 EDI-Partner-Ende-zu-Ende, 1 Fertigungsauftrag mit Rückmeldung oder 1 Projekt mit Zeiten/Abrechnung, 1 BI-Report.
• Evidenzpflicht: Jede Bewertung mit Screenshot/Protokoll; Demo-Eindruck allein zählt nicht.

Beispiele für Systeme

WaWi-orientiert (Commerce/Handel)

weclapp – cloudbasierte All-in-One-WaWi mit DACH-Fokus

weclapp bündelt Verkauf, Einkauf, Lager, CRM und Versand in einer SaaS-Plattform. Stärken sind standardnahe Prozesse, Shop/Marktplatz-Connectoren und DACH-FiBu-Bezug (z. B. DATEV-Export). Passt für wachsende Händler und Services mit überschaubarer Sonderlogik.

• Stärken: schneller Start, solide Standardprozesse, gute Versand-/Carrier-Anbindung.
• Integrationen: gängige Shops/Marktplätze, Versanddienstleister, FiBu-Exporte.
• Aufpassen: Bei sehr speziellen Commerce-Szenarien (Bundles, Sets, komplexe Preislogik) früh testen.

Xentral – Commerce-DNA für D2C und Omni-Channel

Xentral zielt auf schnell drehende Teams mit Multi-Channel-Auftragsabwicklung, Lager, Payment/Versand und Marktplätzen. Ideal, wenn Order-to-Cash und Versandperformance im Vordergrund stehen.

• Stärken: starke Shop/Marketplace-Strecke, schlanke Abwicklung, Omni-Channel-Fit.
• Integrationen: Shopify/Shopware, Marktplätze, Payment, Carrier.
• Aufpassen: Tiefe Produktions-/APS-Bedarfe sind eher ERP-Territorium.

JTL-Wawi – Ökosystem für E-Commerce in DACH

JTL bietet ein breites Commerce-Ökosystem (Wawi, Shop, WMS, Marktplätze, Versand). Beliebt wegen starker Partnerlandschaft und schneller Time-to-Value.

• Stärken: Shop/Marketplace/Carrier sehr gut abgedeckt, POS-Optionen.
• Integrationen: Marktplätze, Shops, Versand; Buchhaltung meist via Export.
• Aufpassen: Integrierte FiBu/BI oder Fertigung → eher ERP prüfen.

Exact (Handel) – Finance-starke WaWi für KMU

Exact kombiniert Commerce-nahe WaWi mit starker Accounting-DNA. Geeignet für Händler/Distributoren mit Fokus auf saubere Finanzprozesse und solide Standardabläufe.

• Stärken: Finance-Fokus, solide Stammdatenprozesse, verlässliche Standardreports.
• Integrationen: Standard-Connectoren und Add-ons, FiBu-Tiefe.
• Aufpassen: Prüfung von Multi-Lager/EDI im Detail, falls benötigt.

ERP-orientiert (breiter Funktionsrahmen)

Odoo – modulare Suite inkl. Web/Shop, Projekte, MRP

Odoo deckt End-to-End-Abläufe von CRM/Shop über Lager/Produktion bis FiBu ab und bringt Website/E-Commerce nativ mit. Das App-Ökosystem beschleunigt Piloten – Governance (Versionierung, Qualität) ist der Schlüssel.

• Stärken: sehr schneller Funktionsaufbau, viele Commerce-/Service-/MRP-Bausteine.
• Integrationen: REST-API, Marketplace-Apps (Shop, Payment, Versand), iPaaS.
• Aufpassen: Streng regulierte Szenarien/Feinplanung → Add-ons/Partner gezielt auswählen.

Microsoft Dynamics 365 Business Central – ERP im Microsoft-Ökosystem

Business Central ist ein SaaS-ERP für KMU mit tiefer Anbindung an Microsoft 365, Teams und die Power Platform (Power BI/Automate/Apps). Ideal, wenn standardnahe Prozesse, Automatisierungen und BI aus einem Stack gewünscht sind.

• Stärken: „Out-of-the-box“ M365-/Power-Integration, geregelter Update-Pfad, Partnernetz.
• Integrationen: AppSource-Erweiterungen, Power Platform, Azure-Dienste.
• Aufpassen: Anpassungen konsequent als Extensions planen; Hard-Customizing vermeiden.

SAP Business One – KMU-ERP mit HANA-Option

Business One adressiert Handel, einfache/mittlere Fertigung und Niederlassungen. Das Add-on-Ökosystem schließt Branchentiefe; HANA ermöglicht performante Auswertungen.

• Stärken: reifer Standard, HANA-Analytik, internationale Lokalisierungen, Add-ons.
• Integrationen: Integrationsframework, EDI/Logistik-Connectoren, BI.
• Aufpassen: Partnerwahl/Upgrade-Pfad und Add-on-Kompatibilität sorgfältig prüfen.

Weiterführende Lektüre: ERP-Auswahl 2025: Der beste Weg, ERP-Trends 2025, Anbieterpräsentationen richtig steuern. Diese Beiträge helfen, Auswahlweg, Markttrends und Demo-Drehbücher sauber auszurichten.

Häufige Stolpersteine & wie Sie sie vermeiden

• „Wir starten klein – und bleiben ewig klein“: Definieren Sie eine 12–24-Monats-Roadmap (Lager/Standorte, Kanäle, Ländersetup). Prüfen Sie, ob die WaWi einen sauberen Übergang zu ERP erlaubt (Datenmodell, Nummernkreise, Schnittstellen).
• Schnittstellen unterschätzt: Bei WaWi + Shop + FiBu entstehen Abstimmungsaufwände. Führen Sie einen End-to-End-Test mit echten Belegen durch (Bestellung → Versand → Retoure → FiBu-Export) und planen Sie Monitoring/Retry/Idempotenz.
• Compliance vergessen: E-Rechnung (PEPPOL/XRechnung), GoBD-Exporte, DSGVO/AVV – lassen Sie sich die Nachweise zeigen und machen Sie einen Export-Test (inkl. Prüfer-Zugriff).
• Demo-Effekt: Demos sind Showcases. Bewerten Sie nur, was im PoC mit Ihren Daten funktioniert – dokumentiert per Screenshot/Protokoll. Hilfreich dazu: Demo-Fehler vermeiden.
• Upgrade oder Neustart? Wenn das Altsystem am Limit ist: Kriterienliste für „Upgrade vs. Neueinführung“ nutzen (Strategie, Technik, People, TCO). Leitfaden: ERP-Upgrade oder Ablösung.

Fazit

Warenwirtschaft vs. ERP ist vor allem eine Frage von Prozessbreite, Integrationspflichten und Governance. Handelsnahe Teams kommen mit einer guten WaWi weit; sobald Fertigung, integrierte FiBu, EDI/Mehrländer oder anspruchsvolle BI ins Spiel kommen, lohnt sich ERP. Gehen Sie evidenzbasiert vor: 10–15 Must-haves definieren, 2–3 Kandidaten in einem Mini-PoC testen, Ergebnisse dokumentieren – und Ihre Shortlist datengetrieben via Find-Your-Software absichern. Aktuelle Methodik-Artikel zur Entscheidungsvorbereitung finden Sie auf Find-Your-ERP (ERP-Auswahl 2025) und den Trendüberblick in ERP-Trends 2025.

Starten Sie jetzt mit Ihrer strukturierten Vorauswahl – am schnellsten über die Matching-Engine von Find-Your-Software. Für ERP-Tiefe: Find-Your-ERP.de, zu HR/ESG: Find-Your-HR.de & Find-Your-ESG.de.