SAP SuccessFactors (Cloud-Suite für Personalmanagement, Talentmanagement und Entgeltabrechnung, 2011 von SAP für rund 3,4 Milliarden US-Dollar übernommen) ist die strategische HR-Lösung von SAP. Viele Unternehmen prüfen Alternativen, weil die Mainstream-Wartung für das klassische SAP ERP HCM Ende 2027 ausläuft und die Entscheidung für die nächste HR-Plattform ohnehin ansteht. Diese Seite vergleicht sieben HR-Systeme für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, mit Preismodellen, Stärken, Grenzen und einem Fahrplan für den Wechsel.
SAP bündelt die Weiterentwicklung im Personalbereich in der Cloud-Suite SuccessFactors. Wer SAP ERP HCM on-premise betreibt, muss bis Ende 2027 entscheiden, ob er nach SuccessFactors, nach SAP HCM for S/4HANA oder zu einem anderen Anbieter wechselt (EPI-USE Labs).
Diese Signale sprechen dafür, den Markt jetzt strukturiert zu sichten:
Ein Anbieterwechsel ist selten sinnvoll, solange diese Punkte zutreffen:
SAP HCM for S/4HANA ist kein Nachfolgeprodukt mit neuen Funktionen, sondern eine Brückenlösung mit Support bis Ende 2040 (EPI-USE Labs). Wer die HR-Plattform ohnehin neu aufsetzt, sollte SuccessFactors und Alternativen deshalb gleichberechtigt prüfen.
Die erste Zeile zeigt SAP SuccessFactors als Referenz. Die meisten HR-Anbieter veröffentlichen keine festen Preise, sondern rechnen nach Mitarbeitenden, Modulen und Laufzeit ab. Wo ein Hersteller einen Einstiegspreis nennt, steht er in der Tabelle, Stand Oktober 2026.
| Anbieter | Segment | Stärke gegenüber SuccessFactors | Grenze | Betrieb | Preis |
|---|---|---|---|---|---|
| SAP SuccessFactorsSAP seit 2012Zum Profil → | Konzern | Referenz. Globale HR-Suite mit Employee Central, Talentmanagement und Payroll, eng verzahnt mit SAP S/4HANA | Einführung meist über SAP-Partner, für kleinere Belegschaften oft zu umfangreich | Cloud | auf Anfrage · Quelle |
| Workday HCM2005 · Pleasanton, USA | Konzern | Personal und Finanzen auf einer Cloud-Plattform, über 11.500 Kunden weltweit | Für den Mittelstand häufig überdimensioniert, US-Mutterkonzern | Cloud | auf Anfrage · Quelle |
| Personio2015 · MünchenZum Profil → | KMU | Personalverwaltung, Recruiting und Abwesenheiten für kleine und mittlere Unternehmen, 16.000 Kunden | Für sehr große, internationale Organisationen weniger tief | Cloud | auf Anfrage · Quelle |
| rexx Suite2000 · HamburgZum Profil → | Mittelstand | Breite HR- und Recruiting-Suite aus Deutschland, vom Bewerbermanagement bis zum Austritt | Umfang der Lohnabrechnung je Modul in der Demo klären | Cloud, On-Premise | auf Anfrage · Quelle |
| P&I LOGAWiesbadenZum Profil → | Lohn | Lohn, Personalverwaltung und Zeitwirtschaft aus einer Hand, auch für öffentlichen Dienst und Kirchen | Einführung als Projekt mit Hersteller oder Partner einplanen | Cloud (Rechenzentrumsbetrieb) | ab 20 € pro Mitarbeitendem und Monat · Quelle |
| HR WORKS1998 · FreiburgZum Profil → | Mittelstand | Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Reisekosten, Hosting in der EU, ISO 27001 | Lohnabrechnung nur payroll-nah, keine vollständige Nettoabrechnung | Cloud | auf Anfrage, mindestens 20 Nutzer · Quelle |
| Factorial2016 · BarcelonaZum Profil → | KMU | Schneller Einstieg mit Zeiterfassung, Abwesenheiten und Dokumenten | Funktionstiefe für komplexe Tarif- und Schichtmodelle in der Demo prüfen | Cloud | ab 8 € pro Nutzer und Monat · Quelle |
| SAP HCM for S/4HANASAP · Brückenlösung bis 2040 | SAP-Bestand | Weiterbetrieb der bekannten SAP-HR-Prozesse und der deutschen Lohnabrechnung im eigenen Rechenzentrum | Keine Innovationsplattform, SAP entwickelt vor allem SuccessFactors weiter | On-Premise, Private Cloud | auf Anfrage · Quelle |
Für Konzerne mit mehreren Ländern bleiben SuccessFactors und Workday die naheliegenden Kandidaten. Mittelständler mit 50 bis 2.000 Beschäftigten finden in Personio, rexx, HR WORKS oder Factorial schlankere Lösungen. Steht die deutsche Lohnabrechnung im Mittelpunkt, ist P&I LOGA eine starke Option. SAP HCM for S/4HANA eignet sich als Brücke, wenn die Entscheidung über die Cloud-Plattform erst später fallen soll.
Diese Seite gibt den Überblick. Im Selection Portal von find-your-software.de gehen Sie den nächsten Schritt: Sie vergleichen SuccessFactors, Personio, rexx, P&I LOGA und weitere HR-Systeme anhand Ihrer eigenen Anforderungen und treten direkt mit den Anbietern in Kontakt.
Workday, Personio und P&I LOGA decken die drei häufigsten Wechselrichtungen ab: globale Enterprise-Suite, schlankes Mittelstandssystem und deutsche Lohnkompetenz.
Workday verbindet Personalmanagement, Finanzen und Planung auf einer Cloud-Plattform. Der Hersteller nennt mehr als 11.500 Kunden und über 80 Millionen Nutzer unter Vertrag (Workday). Für deutsche Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft sollten Sie in der Demo klären, welche Partnerlösungen eingebunden werden.
Personio ist ein HR-System für kleine und mittlere Unternehmen mit Personalverwaltung, Recruiting, Abwesenheiten und Dokumenten. Laut Hersteller arbeiten über eine Million Menschen in 16.000 Unternehmen damit (Personio). Feste Preise veröffentlicht Personio nicht, das Angebot richtet sich nach Größe und Modulen (Personio).
P&I LOGA deckt Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und Zeitwirtschaft ab und läuft im eigenen HR-Cloud-Datacenter des Herstellers mit getrenntem Server und eigener Datenbank je Kunde (P&I). P&I LogaHR kostet ab 20 Euro pro Mitarbeitendem und Monat zzgl. MwSt. (P&I).
Ein HR-System verarbeitet besonders schützenswerte Daten. Drei Anforderungen sollten Sie in jeder Demo prüfen.
Für Cloud-Systeme ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Die Verarbeitung von Beschäftigtendaten richtet sich zusätzlich nach § 26 BDSG. Rechenzentrum, Unterauftragnehmer und Löschkonzept gehören in den Vertrag.
Kann ein System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten, bestimmt der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Bei HR-Software ist das fast immer der Fall, etwa bei Zeiterfassung, Zielen oder Auswertungen.
Läuft die Lohnabrechnung über das neue System oder eine Schnittstelle, müssen Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt sowie der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung funktionieren. Lohnkonten sind nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren.
Viele Anbieter rechnen nicht selbst ab, sondern übergeben Daten an DATEV oder einen Payroll-Dienstleister. Klären Sie früh, wer für die Abrechnung verantwortlich ist, und lassen Sie sich die Schnittstelle mit echten Lohnarten zeigen.
HR-Software wird fast immer pro Mitarbeitendem oder Personalfall und Monat abgerechnet. Offizielle Listenpreise sind selten. Die Tabelle zeigt Preismodell und bekannte Einstiegspreise, Stand Oktober 2026.
| System | Preismodell | Einstieg | Hinweis |
|---|---|---|---|
| SAP SuccessFactors | Abonnement je Mitarbeitendem und Modul | auf Anfrage über SAP oder Partner | Einführung meist über SAP-Partner |
| Workday HCM | Abonnement je Mitarbeitendem | auf Anfrage | Einführung über Workday oder Partner · Quelle |
| Personio | Abonnement nach Größe und Modulen | auf Anfrage | Pläne Core und Core PRO, Preis im Angebot · Quelle |
| rexx Suite | Jahreslizenz | auf Anfrage | Modell mit jährlicher Lizenzgebühr · Quelle |
| P&I LOGA | je Mitarbeitendem und Monat | ab 20 € | LogaHR im P&I HR-Cloud-Datacenter · Quelle |
| HR WORKS | je Nutzer und Monat | auf Anfrage | mindestens 20 Nutzer, monatlich kündbar · Quelle |
| Factorial | je Nutzer und Monat | ab 8 € | individuelles Angebot nach Modulen · Quelle |
Die Lizenz ist selten der größte Posten. Datenübernahme aus SAP, Schnittstellen zur Lohnabrechnung, Betriebsvereinbarung und Schulung bestimmen den Aufwand. Holen Sie für die Shortlist vergleichbare Angebote auf Basis derselben Mitarbeiterzahl und Module ein.
Ein strukturierter Wechsel senkt das Risiko für Abrechnung und Mitbestimmung. Planen Sie den Stichtag so, dass er nicht mit Jahreswechsel und Jahresmeldungen zusammenfällt.
Prozesse, Infotypen, Eigenentwicklungen und Schnittstellen erfassen. Klären Sie, welche Länder, Gesellschaften und Lohnarten das neue System abdecken muss.
Entscheiden, ob die Lohnabrechnung im HR-System, bei einem Dienstleister oder in SAP HCM for S/4HANA laufen soll. Die Wartungsfristen 2027 und 2030 für SAP ERP HCM in den Zeitplan aufnehmen.
Muss-Kriterien wie Zeitwirtschaft, Recruiting, Talentmanagement und Payroll priorisieren. Drei Anbieter mit einem Drehbuch und echten Datensätzen vorführen lassen.
Betriebsvereinbarung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Berechtigungskonzept parallel zur Auswahl vorbereiten, nicht erst vor dem Go-Live.
Stammdaten, Verträge und Zeitkonten übernehmen, mindestens einen Monat parallel abrechnen und Abweichungen klären.
Altdaten aus SAP revisionssicher archivieren und erst danach Lizenzen und Partnerverträge fristgerecht kündigen.
Die folgenden 8 Fragen fassen die wichtigsten Punkte rund um einen Wechsel von SAP SuccessFactors oder SAP ERP HCM zusammen, mit Fristen, Preismodellen und Empfehlungen.
Welche HR-Systeme sind die besten SAP SuccessFactors Alternativen?
Die relevantesten SAP SuccessFactors Alternativen für den DACH-Raum sind Workday HCM, Personio, rexx Suite, P&I LOGA, HR WORKS, Factorial und als SAP-interne Brücke SAP HCM for S/4HANA. Workday passt für globale Konzerne ohne SAP-Bindung, Personio, rexx, HR WORKS und Factorial für den Mittelstand. P&I LOGA ist stark, wenn die deutsche Lohnabrechnung im Mittelpunkt steht. Die Wahl hängt vor allem von Unternehmensgröße, Ländern und dem Umgang mit der Lohnabrechnung ab.
Wann endet die Wartung für SAP ERP HCM?
Die Mainstream-Wartung für SAP ERP HCM endet Ende 2027, gegen Aufpreis ist eine verlängerte Wartung bis Ende 2030 möglich. Für SAP HCM for S/4HANA sichert SAP Support bis Ende 2040 zu, sowohl on-premise als auch in der Private Cloud. Die strategische Weiterentwicklung findet in SAP SuccessFactors statt. Unternehmen mit SAP ERP HCM sollten die Entscheidung über ihre HR-Plattform deshalb 2026 oder 2027 treffen.
Ist Workday besser als SAP SuccessFactors?
Keines der beiden Systeme ist grundsätzlich besser, beide gehören zu den großen Cloud-HR-Suiten für Konzerne. Workday verbindet Personal und Finanzen auf einer eigenen Plattform und nennt mehr als 11.500 Kunden. SuccessFactors spielt seine Stärken aus, wenn Finanzen und Logistik in SAP S/4HANA laufen und die Integration geschäftskritisch ist. Für den deutschen Mittelstand sind beide häufig überdimensioniert.
Ist Personio eine Alternative zu SuccessFactors?
Ja, für kleine und mittlere Unternehmen ist Personio eine naheliegende Alternative zu SuccessFactors. Personio deckt Personalverwaltung, Recruiting, Abwesenheiten und Dokumente ab und wird laut Hersteller von 16.000 Unternehmen genutzt. Für globale Organisationen mit vielen Ländern und komplexem Talentmanagement ist SuccessFactors tiefer. Preise nennt Personio nur auf Anfrage.
Was kostet SAP SuccessFactors im Vergleich zu den Alternativen?
SAP veröffentlicht für SuccessFactors keine Preisliste, das Angebot entsteht je Modul und Mitarbeitendem über SAP oder einen Partner. Auch Workday, Personio und rexx nennen nur Preise auf Anfrage. Öffentliche Einstiegspreise gibt es bei Factorial ab 8 Euro pro Nutzer und Monat und bei P&I LogaHR ab 20 Euro pro Mitarbeitendem und Monat. Für einen fairen Vergleich sollten alle Angebote auf derselben Mitarbeiterzahl und denselben Modulen beruhen.
Was passiert mit der Lohnabrechnung beim Wechsel weg von SAP?
Die Lohnabrechnung ist der kritischste Teil jedes Wechsels weg von SAP. Möglich sind drei Wege: ein HR-System mit eigener deutscher Payroll wie P&I LOGA, eine Schnittstelle zu DATEV oder einem Payroll-Dienstleister oder der Weiterbetrieb in SAP HCM for S/4HANA. Planen Sie mindestens einen Monat Parallelabrechnung ein. Lohnkonten sind nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren.
Muss der Betriebsrat bei einem neuen HR-System zustimmen?
Ja, in der Regel hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen können. Das trifft auf HR-Software mit Zeiterfassung, Zielen oder Auswertungen fast immer zu. Eine Betriebsvereinbarung sollte deshalb parallel zur Auswahl vorbereitet werden.
Wie lange dauert ein Wechsel von SAP SuccessFactors oder SAP HCM?
Ein Wechsel dauert in unseren Auswahlprojekten meist sechs bis zwölf Monate vom Lastenheft bis zum Go-Live. Treiber sind die Zahl der Länder und Gesellschaften, Eigenentwicklungen in SAP und die Frage, ob die Lohnabrechnung mitwechselt. Ein Parallellauf von mindestens einem Monat ist empfehlenswert. Ein Stichtag zum Jahreswechsel erhöht das Risiko, weil Jahresmeldungen und Abschlüsse zusammenfallen.
Alle Fristen, Preise und Kennzahlen auf dieser Seite stützen sich auf die folgenden Quellen. Stand: Oktober 2026.
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