Individualsoftware:
Definition, Entwicklung und Kosten.

Was ist Individualsoftware?

Individualsoftware ist Anwendungssoftware, die für genau einen Auftraggeber nach dessen Anforderungen entwickelt wird. Sie entsteht im eigenen Entwicklerteam, bei einem Dienstleister oder in einer Mischform aus beidem. Standardsoftware wird dagegen einmal für viele Kunden gebaut und im einzelnen Unternehmen nur eingerichtet. Gleichbedeutend sind individuelle Software, Individuallösung und Softwareentwicklung nach Maß, im Englischen custom software. Das BSI zählt im IT-Grundschutz auch stark angepasste Basislösungen wie ein individualisiertes ERP-System zur Individualsoftware.

Was sind Beispiele für Individualsoftware?

Typische Beispiele für Individualsoftware sind ein Kundenportal für Bestellungen und Reklamationen, eine Fachanwendung für Disposition oder Prüfprotokolle und eine Verbindung zwischen ERP, Shop und Lager, die kein Produkt liefert. Auch Kalkulationswerkzeuge mit eigener Preislogik oder Apps für den Außendienst entstehen oft individuell. Das BSI zählt im Baustein APP.7 zusätzlich stark angepasste Basislösungen wie ERP-Systeme, Content-Management-Systeme oder Identitätsverwaltung dazu. Kein Beispiel für Individualsoftware ist ein Produkt wie Microsoft 365, das Sie nur einrichten und nicht für sich bauen lassen.

Was bedeutet individual software?

Individual software ist die englische Schreibweise von Individualsoftware, die Definition ist dieselbe: Software, die für ein einzelnes Unternehmen nach dessen Abläufen gebaut wird. Im englischen Sprachraum sind custom software und bespoke software gebräuchlicher. Gemeint ist immer das Gegenteil von Standardsoftware, die als fertiges Produkt für viele Kunden entsteht, etwa Microsoft 365 oder SAP. Wer international ausschreibt, verwendet besser custom software development, damit Dienstleister die Anfrage richtig einordnen.

Worin unterscheidet sich Individualsoftware von Standardsoftware?

Standardsoftware ist ein fertiges Produkt für viele Kunden, Individualsoftware wird für ein einzelnes Unternehmen gebaut. Bei Standardsoftware passen Sie Teile Ihrer Abläufe an das Produkt an und der Hersteller liefert Updates. Bei Individualsoftware folgt die Software Ihrem Ablauf, dafür tragen Sie Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung selbst. Dazwischen liegen erweiterte Standardprodukte und Low-Code-Plattformen. Die Kriterien im Einzelnen stehen in unserem Ratgeber Standardsoftware vs. Individualsoftware.

Wann lohnt sich Individualsoftware für ein Unternehmen?

Individualsoftware lohnt sich für ein Unternehmen, wenn ein Prozess es vom Wettbewerb unterscheidet und kein Standardprodukt ihn ohne Umbau abdeckt. Weitere Gründe sind viele Schnittstellen, die kein Produkt liefert, und strenge Vorgaben zu Datenhaltung und Hosting. Standardaufgaben wie Lohn oder Finanzbuchhaltung rechtfertigen den Aufwand selten. Prüfen Sie vorher mindestens zwei Standardprodukte gegen Ihre K.O.-Anforderungen und rechnen Sie beide Wege über dieselbe Laufzeit, mit Betrieb und Wartung.

Wie läuft die Individualsoftware-Entwicklung ab?

Die Entwicklung von Individualsoftware beginnt mit einem Lastenheft und den Vorgaben für Betrieb und Sicherheit. Es folgen Auswahl des Dienstleisters und Vertrag, dann die Entwicklung in Sprints, die nach dem Scrum Guide höchstens einen Monat dauern. Den Abschluss bilden Abnahme und Übergang in Betrieb und Wartung. Das BSI verlangt im Baustein APP.7, dass eine Person die Entwicklung steuert und Fachverantwortliche früh an Tests beteiligt sind. Planen Sie deshalb einen Product Owner mit Entscheidungsbefugnis ein.

Was kostet Individualsoftware?

Individualsoftware kostet vor allem Personentage. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit 1.200 Euro je Beratertag und 900 Euro je Entwicklertag liegt die Entwicklung bei rund 22.770 Euro für ein MVP, 62.790 Euro für eine kleine Fachanwendung und 172.500 Euro für eine mittlere Lösung, jeweils mit 15 Prozent Puffer. Dazu kommen jedes Jahr Hosting, Wartung und Weiterentwicklung, bei der mittleren Lösung 55.500 Euro. Über fünf Jahre ist das mehr als die Entwicklung selbst. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.

Wie lange dauert die Entwicklung von Individualsoftware?

Die Entwicklung dauert nach Einschätzung von Find-Your-Software 6 bis 10 Wochen für ein MVP, 3 bis 5 Monate für eine kleine Fachanwendung und 5 bis 9 Monate für eine mittlere Lösung mit mehreren Modulen. Kernsysteme mit vielen Schnittstellen brauchen 9 bis 24 Monate und mehr. Davor liegen Lastenheft und Auswahl des Dienstleisters, die ebenfalls Wochen kosten. Am schnellsten wird ein Projekt, wenn der Fachbereich Fragen aus dem Entwicklerteam innerhalb weniger Tage beantwortet.

Agentur oder Freelancer: wer entwickelt Individualsoftware?

Eine Softwareagentur passt, wenn Sie ein ganzes Team mit Projektleitung brauchen und intern niemand entwickelt. Freelancer eignen sich für abgegrenzte Module oder als Verstärkung eines bestehenden Teams, sollten aber nicht die einzige Stütze sein, weil der Ausfall einer Person das Projekt stoppt. Bei beiden gelten nur die Nutzungsrechte, die der Vertrag nach § 31 UrhG einräumt. Arbeitet ein Freelancer eingegliedert in Ihrem Team, klären Sie den Status über das Verfahren nach § 7a SGB IV.

Was ist individuelle Softwareentwicklung?

Individuelle Softwareentwicklung ist das Bauen von Software für genau einen Auftraggeber, statt ein fertiges Produkt zu kaufen. Das Ergebnis ist Individualsoftware, etwa ein Kundenportal, eine Fachanwendung oder eine Verbindung zwischen ERP und Shop. Sie kann intern, durch eine Agentur, durch Freelancer oder mit KI-Werkzeugen erfolgen. Entscheidend für den Erfolg sind ein klares Lastenheft, eine Person im Fachbereich mit Entscheidungsbefugnis und ein Plan für Wartung und Betrieb nach dem Go-live.

Kann man Individualsoftware mit KI oder Vibe Coding entwickeln?

Ja, für Prototypen und interne Anwendungen, die Daten nur lesen. Mit Werkzeugen wie Cursor oder Lovable beschreibt der Fachbereich die Anwendung in Alltagssprache und das Werkzeug schreibt den Code. Für den Betrieb mit Zugriff von außen, Rollen oder Schreibrechten reicht das nicht, denn KI-Programmierassistenten ersetzen laut BSI und ANSSI keine erfahrenen Entwickler. Nutzen Sie den Prototyp als Vorlage für das Lastenheft und regeln Sie die Freigabe in einer Vibe Coding Richtlinie.

Wem gehört der Quellcode einer Individualsoftware?

Das Urheberrecht am Code bleibt nach § 29 UrhG bei den Menschen, die ihn geschrieben haben, übertragen werden Nutzungsrechte. Schreiben eigene Beschäftigte den Code im Rahmen ihrer Aufgaben, darf nach § 69b UrhG allein der Arbeitgeber ihn verwerten. Bei Agenturen und Freelancern erhalten Sie nur, was der Vertrag nach § 31 UrhG einräumt. Vereinbaren Sie ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrechte mit Bearbeitungsrecht und die Übergabe von Quellcode und Dokumentation. Lassen Sie den Vertrag anwaltlich prüfen.

Welche Vorteile und Nachteile hat Individualsoftware?

Der größte Vorteil ist, dass die Software genau Ihrem Ablauf folgt und Rechte, Daten und Hosting bei Ihnen liegen. Die Nachteile zeigen sich meist nach dem Go-live: Abhängigkeit von wenigen Personen, lückenhafte Dokumentation, Sicherheitslücken aus der Planung und Wartung, die kein Hersteller mitliefert. Das BSI nennt dazu unzulängliche Verträge und mangelhafte Steuerung als typische Gefährdungen. Sie begrenzen die Risiken mit Dokumentation als Teil jeder Abnahme, zwei Personen je Kernmodul und einem Wartungsvertrag.

Low-Code oder Individualsoftware: was passt besser?

Low-Code passt für Formulare, Freigaben und einfache Fachanwendungen, die auf einer Plattform laufen dürfen. Microsoft Power Apps Premium kostet nach den Preisangaben von Microsoft 17,30 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt., die Kosten wachsen also mit jedem Nutzer. Die App bleibt an die Plattform gebunden. Individualsoftware lohnt sich, wenn Logik, Last oder Schnittstellen über die Plattform hinausgehen. Mehr in unserem Ratgeber Low-Code-Plattformen.