WaWi gegen ERP.
Warenfluss oder ganzes Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen WaWi und ERP?

Ein Warenwirtschaftssystem verwaltet den Warenfluss, also Artikel, Einkauf, Lager, Verkauf und Fakturierung. Ein ERP enthält diese Warenwirtschaft und verbindet sie mit Finanzbuchhaltung, Controlling, Produktion, Personal und Projekten. Vereinfacht gilt: Jedes ERP enthält eine WaWi, aber nicht jede WaWi ist ein ERP. Eine Norm für die Begriffe gibt es nicht.

Werden WaWi und ERP synonym verwendet?

Im Handel oft ja. Viele Hersteller nennen ihr Produkt ERP, obwohl die Buchhaltung nur als DATEV-Export angebunden ist. Xentral etwa bezeichnet sich als ERP und weist eine DATEV-Schnittstelle statt integrierter Finanzbuchhaltung aus. Für die Auswahl zählt deshalb der Funktionsumfang, nicht die Bezeichnung.

Wann reicht eine Warenwirtschaft?

Eine WaWi reicht, wenn das Unternehmen vor allem handelt, ein Mandant genügt und der Steuerberater die Buchhaltung übernimmt. Typisch sind Onlinehändler und kleine Großhändler ohne eigene Fertigung. Systeme wie Billbee oder JTL-Wawi sind dafür günstig und schnell eingeführt. Prüfen Sie aber früh, ob die E-Rechnung im Tarif enthalten ist.

Woran erkenne ich, dass die WaWi zu klein wird?

Typische Signale sind ein Monatsabschluss, der sich zieht, Margen, die nur geschätzt werden, und Vorgänge, die in mehr als zwei Programmen bearbeitet werden. Dazu kommen Tarifgrenzen wie bei Xentral Launch mit 1.200 Aufträgen und 500.000 € Jahresumsatz. Spätestens mit eigener Fertigung oder einer zweiten Gesellschaft lohnt ein ERP.

Kann eine WaWi zum ERP ausgebaut werden?

Oft ja. weclapp bietet Buchhaltung und Produktion als zusätzliche Lizenzen, Odoo ergänzt Apps für Buchhaltung und Fertigung, JTL bindet Buchhaltung über Partner an. Wichtig ist, die spätere Erweiterbarkeit schon bei der Auswahl zu prüfen. Sonst wird aus dem Ausbau ein kompletter Systemwechsel.

Was kostet eine WaWi im Vergleich zu einem ERP?

Laut Listenpreisen startet Billbee ab 9 € und JTL-Wawi mit einem Startpaket für 0 € im Monat. Xentral kostet 99 € bis 849 € im Monat mit unbegrenzten Nutzern. ERP-Systeme rechnen meist pro Nutzer ab, etwa Business Central Essentials mit 69,30 € oder Sage 100 Warenwirtschaft mit 56 € pro Nutzer und Monat. Einführung und Partnerleistungen kommen jeweils hinzu.

Muss meine WaWi E-Rechnungen können?

Ja. Seit 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 01.01.2028 alle im inländischen B2B-Geschäft. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 nach EN 16931.

Was passiert mit den Altdaten beim Wechsel?

Altdaten müssen nach § 147 AO weiter verfügbar bleiben: Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre. Sie müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Planen Sie daher ein Archiv oder einen Lesezugriff auf das Altsystem ein. Offene Posten und Bestände werden zum Stichtag übernommen.

Wie lange dauert der Umstieg von WaWi auf ERP?

Eine von Sage zitierte Panorama-Studie nennt 6 bis 12 Monate von der Auswahl bis zum Go-live, im Median 9 Monate. Ein Wechsel zwischen zwei Warenwirtschaften ist nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software in 4 bis 12 Wochen machbar. Den größten Einfluss haben Datenqualität, Schnittstellen und die Verfügbarkeit des eigenen Teams.

Brauche ich für Produktion zwingend ein ERP?

Für einfache Sets und Konfektionierung reichen manche WaWis, JTL bietet Produktion als Grundfunktion. Für mehrstufige Stücklisten, Arbeitspläne, Kapazitätsplanung und Nachkalkulation mit echten Herstellkosten braucht es ein ERP. Bei Schichtbetrieb und Maschinendaten kommt oft ein MES dazu, siehe die Abgrenzung MES gegen ERP.

Cloud oder lokal installiert?

Beides ist möglich. JTL-Wawi läuft lokal oder in der Cloud, Xentral, weclapp und Odoo sind Cloud-Systeme, Sage 100 und SAP Business One gibt es je nach Partner in beiden Varianten. Laut Destatis nutzten 2025 bereits 23 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten ERP als Cloud-Dienst.

Was ist ein ERP light?

Als ERP light gelten Systeme, die aus der Warenwirtschaft kommen und einzelne ERP-Funktionen ergänzen, etwa Buchhaltung oder einfache Produktion als Zusatzlizenz. weclapp bietet Buchhaltung, Lager und Produktion als Einzellizenzen ab 39 € pro Nutzer und Monat. Solche Systeme passen gut zu wachsenden Händlern. Für komplexe Fertigung oder viele Gesellschaften reichen sie oft nicht.

Wie viele Unternehmen nutzen schon ein ERP?

Laut Eurostat nutzten 2025 in Deutschland 43,5 % der Unternehmen ab 10 Beschäftigten ein ERP. Bei 10 bis 49 Beschäftigten waren es 37,5 %, bei 50 bis 249 Beschäftigten 67,7 % und ab 250 Beschäftigten 89,4 %. Der EU-Durchschnitt lag bei 46,5 %. Viele kleine Händler arbeiten also noch mit Warenwirtschaft und Steuerberater.

Wie finde ich das passende System?

Starten Sie mit einer kurzen Liste der Grenzen, die Sie heute spüren, und der Funktionen, die in drei Jahren gebraucht werden. Vergleichen Sie Kosten über fünf Jahre statt Monatspreise. Lassen Sie sich in der Demo einen eigenen Auftrag vom Shop bis zur Buchung zeigen. Das Matching von Find-Your-Software liefert dafür in rund 6 Minuten eine Shortlist.