Projektmanagement Software.
Sieben Systeme im neutralen Vergleich.
Projektmanagement Software (PM-Software) plant Aufgaben, Termine, Ressourcen und Budgets von Projekten in einem gemeinsamen System, von der Kanban-Tafel eines Teams bis zum Projektportfolio eines Konzerns. Dieser Vergleich richtet sich an mittelständische Unternehmen, IT-Abteilungen, Beratungen und projektgetriebene Hersteller in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die ein Werkzeug für klassische, agile oder hybride Projekte auswählen. Wir ordnen sieben Systeme anbieterneutral ein, mit Listenpreisen, Hosting-Optionen und den Kriterien, die in der Praxis entscheiden. Der Handlungsdruck ist 2026 real: Microsoft beendet Project Online zum 30. September 2026, und Atlassian verkauft seit dem 30. März 2026 keine neuen Jira-Data-Center-Lizenzen mehr.
Excel, E-Mail, Bauchgefühl
oder ein gemeinsames System.
Die meisten Projekte scheitern nicht an fehlender Methodik, sondern an verstreuten Informationen. Laut Wellingtone (State of Project Management 2025) erreichen nur 31 Prozent der Projekte gleichzeitig Termin, Budget und Umfang. Projektmanagement Software schafft eine gemeinsame Datenbasis für Team, Projektleitung und Geschäftsführung.
Ohne PM-Software
- Projektpläne in Excel, die nach der ersten Änderung veraltet sind
- Status nur im Statusmeeting, Risiken werden spät sichtbar
- Auslastung einzelner Personen unbekannt, Engpässe fallen erst im Projekt auf
- Zeiten und Budgets in getrennten Tools, Nachkalkulation per Hand
- Jede Abteilung arbeitet mit einem anderen Tool und eigener Logik
Mit PM-Software
- Ein Plan mit Abhängigkeiten, der sich bei Verschiebungen selbst aktualisiert
- Dashboards mit Ampelstatus für Projekt, Programm und Portfolio
- Kapazitätsplanung über alle Projekte, bevor Zusagen gemacht werden
- Zeiterfassung direkt auf Arbeitspaketen, Soll und Ist in Echtzeit
- Gemeinsame Vorlagen, Rollen und Rechte für die ganze Organisation
Sieben PM-Systeme
im direkten Vergleich.
Alphabetisch geordnet, ohne Rangfolge und ohne bezahlte Platzierung. Preise sind öffentliche Listenpreise der Hersteller bei jährlicher Abrechnung, Stand September 2026, Jira-Preise laut Atlassian-Listenpreis Juli 2026. Die Tabelle lässt sich seitlich scrollen.
| Anbieter | Betrieb | Schwerpunkt | Typische Zielgruppe | Methodik und Ansichten | Listenpreis | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| AsanaAsana, Inc. · San Francisco (USA) | Cloud | Work Management für fachbereichsübergreifende Teams, Portfolios, Ziele, KI-Assistenten | Marketing, Operations und Fachbereiche ab 5 Nutzern | Listen, Boards, Timeline, Gantt ab Starter | Personal kostenlos (2 Nutzer), Starter 10,99 USD, Advanced 24,99 USD pro Nutzer/Monat, jährlich | |
| aworkawork GmbH · Hamburg | Cloud, Hosting DE | Projektplanung, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung für Agenturen und Dienstleister | Teams mit 5 bis 100 Nutzern, Agenturen, Beratungen | Aufgaben, Timeline, Workload-Ansicht | Basic 5 €, Standard 12 €, Professional 22 € pro User/Monat, jährlich, zzgl. USt. | |
| JiraAtlassian · Sydney (AUS) | CloudData Center bis 2029 | Agile Softwareentwicklung, Scrum und Kanban, Issue-Tracking, Roadmaps | IT- und Entwicklungsteams, von 10 Nutzern bis Konzern | Scrum, Kanban, Backlog, Plans ab Premium | Free bis 10 Nutzer, Standard ca. 7,91 USD, Premium ca. 14,54 USD pro Nutzer/Monat | |
| Microsoft Planner und ProjectMicrosoft · Redmond (USA) | CloudProject Server SE | Aufgaben und Projektplanung in Microsoft 365, Nachfolger von Project for the web | Unternehmen mit Microsoft 365 und Teams | Grid, Board, Timeline, Gantt ab Plan 1, Portfolios ab Plan 3 | Plan 1: 8,70 €, Plan 3: 26,00 € pro Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung | |
| monday.commonday.com Ltd. · Tel Aviv (ISR) | Cloud | Konfigurierbare Boards, Automatisierungen, Dashboards, KI-Agenten | Fachbereiche und KMU, Enterprise mit Portfolio-Modul | Boards, Kanban, Timeline und Gantt ab Standard | Basic 9 USD, Standard 12 USD, Pro 19 USD pro Seat/Monat, jährlich, ab 3 Seats | Zum Portal → |
| OpenProjectOpenProject GmbH · Deutschland | Cloud und On-Premises | Open-Source-Projektmanagement, klassisch, agil und hybrid, Portfolio ab Premium | Öffentliche Hand, Industrie, Organisationen mit Souveränitätsanspruch | Gantt, Scrum, Kanban, PM², PMflex, PRINCE2 | Community kostenlos, Basic 5,95 €, Professional 10,95 €, Premium 15,95 € pro Nutzer/Monat (ab 25 bzw. 100 Nutzern) | |
| Projektron BCSProjektron GmbH · Berlin | Cloud und On-Premises | Projektmanagement mit ERP-Funktionen: Zeiterfassung, Controlling, Angebot, Rechnung | Projektgetriebene Dienstleister, Ingenieurbüros, Maschinenbau | Klassisch, Scrum, Kanban, PRINCE2, V-Modell XT | On-Prem-Lizenz 300 bis 350 € einmalig pro Nutzer, SaaS 5 % davon pro Monat; BCS.light 20 € pro Lizenz und Monat (SaaS) |
Drei Systeme,
drei typische Ausgangslagen.
Microsoft-365-Umfeld, agile Entwicklung und digitale Souveränität sind 2026 die häufigsten Auslöser für eine Neuauswahl. Diese drei Profile zeigen Stärken und Grenzen, jeweils nach Herstellerangaben.
Microsoft Planner und Project
Microsoft bündelt Planner, Project for the web und To Do seit 2024 unter dem Namen Planner. Für Unternehmen mit Microsoft 365 ist das der naheliegende Einstieg, weil Aufgaben direkt in Teams und Outlook erscheinen. Wichtig für Bestandskunden: Project Online wird am 30. September 2026 abgeschaltet, ein Nur-Lese-Modus ist laut Microsoft nicht vorgesehen.
- Stärke: tiefe Integration in Teams, Outlook, SharePoint und Copilot
- Stärke: Project Desktop ab Plan 3 für detaillierte Terminplanung
- Grenze: Baselines, kritischer Pfad und Portfolios erst ab Plan 3 für 26,00 €
- Grenze: Project-Online-Daten müssen vor der Abschaltung migriert sein
Jira
Jira ist der Standard für Scrum und Kanban in der Softwareentwicklung und bis 10 Nutzer kostenlos. Atlassian stellt die selbst betriebene Variante ein: Seit dem 30. März 2026 gibt es keine neuen Data-Center-Lizenzen für Neukunden, am 28. März 2029 werden bestehende Instanzen schreibgeschützt. Wer Jira behalten will, plant heute die Cloud-Migration.
- Stärke: ausgereifte agile Werkzeuge, großer Marketplace mit Apps
- Stärke: Anbindung an Git, CI/CD und Confluence
- Grenze: für klassische Projektplanung und Ressourcen braucht es Premium oder Apps
- Grenze: On-Premises-Betrieb endet 2029, nur noch Cloud
OpenProject
OpenProject ist eine quelloffene PM-Software aus Deutschland, die klassische Gantt-Planung, Scrum-Backlogs und Kanban in einem System verbindet. Die Community Edition ist kostenlos und selbst betreibbar, Enterprise-Pläne ergänzen Support, SSO und ab Premium Portfolio- und Ressourcenmanagement. Behörden nutzen OpenProject häufig im Rahmen von openDesk.
- Stärke: Betrieb im eigenen Rechenzentrum, kein Vendor-Lock-in
- Stärke: Jira Migrator, EVB-IT-Verträge, XRechnung
- Grenze: Mindestabnahme 25 Nutzer in den Enterprise-Plänen
- Grenze: Portfolio und Ressourcen erst im Premium-Plan ab 100 Nutzern
Was gute PM-Software
leisten muss.
Sechs Funktionsblöcke unterscheiden ein Aufgaben-Tool von einer vollwertigen Projektmanagement Software. Nicht jedes Unternehmen braucht alle sechs, aber die Anforderungen sollten bewusst festgelegt werden.
Aufgaben, Boards und Listen
Arbeitspakete mit Verantwortlichen, Fristen, Prioritäten und Kommentaren. Kanban-Boards, Listen und Kalender zeigen dieselben Daten aus unterschiedlichen Blickwinkeln.
- Unteraufgaben und Checklisten
- Vorlagen für wiederkehrende Projekte
Gantt, Meilensteine und Abhängigkeiten
Zeitleisten mit Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, kritischem Pfad und Baselines. Verschiebungen wirken automatisch auf abhängige Vorgänge.
- Baseline-Vergleich Plan gegen Ist
- Meilenstein-Trendanalyse
Ressourcen- und Kapazitätsplanung
Auslastung von Personen und Teams über alle Projekte, inklusive Urlaub und Abwesenheiten. Engpässe werden sichtbar, bevor Termine zugesagt werden.
- Skills und Rollen als Platzhalter
- Was-wäre-wenn-Szenarien
Zeiterfassung und Projektcontrolling
Gebuchte Stunden landen direkt auf Arbeitspaketen und fließen in Soll-Ist-Vergleiche, Budgets und Nachkalkulation ein. Bei Dienstleistern ist das die Basis für Abrechnung.
- Stundensätze und Kostenarten
- Earned-Value-Analyse
Multiprojekt- und Portfoliomanagement
Projektanträge, Bewertung nach Nutzen und Risiko, Priorisierung und Programmsteuerung. Die Geschäftsführung sieht, welche Projekte welche Ressourcen binden.
- Projektantrag und Phasen-Gates
- Gewichtete Bewertungskriterien
Reporting, Dashboards und KI
Statusberichte, Burndown-Charts und Portfolio-Dashboards auf Knopfdruck. KI-Assistenten fassen Projektstände zusammen und schlagen Aufgaben vor.
- Export nach Excel, PDF, Power BI
- KI-Zusammenfassungen und Agenten
PM-Software im
System-Stack.
Eine Projektmanagement Software ist nur so gut wie ihre Anbindung an die übrigen Systeme. Diese vier Integrationsfelder entscheiden, ob Daten doppelt gepflegt werden müssen.
Microsoft 365 und Google Workspace
- Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive
- Kalender-Synchronisation
- Dateiablage an Arbeitspaketen
Git, CI/CD und Ticketsysteme
- GitHub und GitLab
- Jira Synchronisation
- Commits an Arbeitspaketen
ERP, Faktura und DATEV
- Übergabe von Stunden an Abrechnung
- Kostenstellen aus dem ERP
- E-Rechnung XRechnung und ZUGFeRD
SSO, SCIM und BI
- SAML, OpenID Connect, LDAP
- Automatische Nutzerverwaltung
- REST-API und BI-Konnektoren
Datenschutz, Mitbestimmung
und Exit-Strategie.
Projektdaten sind Beschäftigtendaten und oft Geschäftsgeheimnisse. Diese sechs Punkte sollten vor Vertragsschluss geklärt sein. Die Angaben sind keine Rechtsberatung, Stand September 2026.
Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
Projektdaten enthalten Namen, Zeiten und Leistungsdaten von Beschäftigten. Mit jedem Cloud-Anbieter ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig, inklusive Liste der Unterauftragsverarbeiter und technischer Maßnahmen.
- AVV und Subunternehmerliste prüfen
- Löschkonzept für Projektdaten
Datentransfer in die USA
Viele PM-Anbieter sitzen in den USA. Seit dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (EU-US Data Privacy Framework) ist der Transfer an zertifizierte Anbieter zulässig. Die Zertifizierung des konkreten Anbieters ist vor Vertragsschluss zu prüfen.
- DPF-Zertifizierung nachschlagen
- EU-Datenresidenz als Option
Mitbestimmung des Betriebsrats
Zeiterfassung, Auslastungsansichten und Aktivitätsprotokolle können Leistung und Verhalten überwachen. Damit greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, eine Betriebsvereinbarung vor dem Rollout ist üblich.
- Auswertungszwecke festlegen
- Rollen und Sichtrechte regeln
Zeiterfassung und BAG-Beschluss
Seit dem Beschluss des BAG vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Arbeitszeit systematisch erfassen. PM-Software mit Zeiterfassung erfasst oft nur Projektzeiten, nicht die gesamte Arbeitszeit. Die Abgrenzung zur HR-Zeitwirtschaft muss geklärt sein.
- Projektzeit von Arbeitszeit trennen
- Schnittstelle zur Zeitwirtschaft
ISO 27001, C5, TISAX und NIS2
Für Kunden in regulierten Branchen zählen Nachweise wie ISO/IEC 27001, BSI C5 oder TISAX in der Automobilindustrie. Unternehmen im Anwendungsbereich des NIS2-Umsetzungsgesetzes (in Kraft seit Dezember 2025) müssen zudem Risiken in der Lieferkette bewerten, also auch ihre SaaS-Anbieter.
- Zertifikate und Prüfberichte anfordern
- SSO und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Datenportabilität und EU Data Act
Der EU Data Act gilt seit dem 12. September 2025 und verpflichtet Cloud-Anbieter, den Wechsel zu anderen Diensten zu ermöglichen. Die Abschaltung von Project Online zeigt, wie wichtig eine vollständige Exportmöglichkeit mit Historie ist.
- Export-Formate vertraglich festhalten
- Migrationspfad vor Vertragsschluss testen
Was PM-Software für
50 Nutzer kostet.
Beispielrechnung mit öffentlichen Listenpreisen bei jährlicher Abrechnung, ohne Rabatte, Steuern und Einführung. Sortiert nach Jahreskosten. USD-Preise sind nicht in Euro umgerechnet.
| System und Plan | Lizenz pro Jahr | Rechnung | Quelle |
|---|---|---|---|
| Jira Standard | ca. 4.750 USD pro Jahr | 7,91 USD × 50 Nutzer × 12 Monate; Premium ca. 8.720 USD | Atlassian Listenpreis, Stand Juli 2026 |
| OpenProject Professional | 6.570 € pro Jahr | 10,95 € × 50 × 12; Community Edition kostenlos, aber ohne Support | openproject.org, Stand Sept. 2026 |
| Projektron BCS (SaaS) | 9.000 bis 10.500 € pro Jahr | 5 % von 300 bis 350 € Lizenzpreis pro Nutzer und Monat | projektron.de, Stand Sept. 2026 |
| monday.com Pro | 11.400 USD pro Jahr | 19 USD × 50 × 12; ab 40 Seats Angebot auf Anfrage | monday.com, Stand Sept. 2026 |
| awork Professional | 13.200 € pro Jahr | 22 € × 50 × 12, zzgl. USt.; Mengenrabatt ab 50 Usern möglich | awork.com, Stand Sept. 2026 |
| Asana Advanced | ca. 15.000 USD pro Jahr | 24,99 USD × 50 × 12; Starter ca. 6.600 USD | asana.com, Stand Sept. 2026 |
| Microsoft Planner und Project Plan 3 | 15.600 € pro Jahr | 26,00 € × 50 × 12, zusätzlich zur Microsoft 365 Lizenz | microsoft.com, Stand Oktober 2026 |
In sechs Schritten zur
passenden PM-Software.
Ein strukturierter Auswahlprozess verhindert, dass das Tool mit der schönsten Demo gewinnt statt das mit der besten Passung.
Projektlandschaft aufnehmen
Wie viele Projekte laufen parallel, welche Methoden werden genutzt, wer plant und wer arbeitet nur mit? Daraus ergibt sich, ob ein Team-Tool reicht oder Portfolio-Funktionen nötig sind. Dauer: 1 bis 2 Wochen.
Muss-Kriterien festlegen
Hosting (Cloud oder On-Premises), Methodik, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Schnittstellen zu Microsoft 365, ERP und Entwicklung sowie DSGVO-Anforderungen als harte Kriterien dokumentieren.
Longlist und Shortlist
8 bis 12 Anbieter sichten und anhand der Muss-Kriterien auf 3 Kandidaten eingrenzen. Bestandssysteme wie Microsoft 365 oder Jira früh berücksichtigen, weil sie Integrationen und Lizenzen vorgeben.
Demo mit eigenem Projekt
Ein echtes Projekt mit Abhängigkeiten, Ressourcenkonflikt und Budget vorgeben und von jedem Anbieter abbilden lassen. Generische Standarddemos sagen wenig über den Alltag aus.
Pilot mit einem Team
Den Favoriten 4 bis 8 Wochen mit einem echten Projektteam testen. Dabei Akzeptanz, Bedienbarkeit auf Mobilgeräten und Qualität des Reportings bewerten.
Rollout und Betriebsvereinbarung
Vorlagen, Rollen und Rechte zentral definieren, Betriebsrat einbinden, Altdaten migrieren und Projektleitungen zuerst schulen. Einfache Cloud-Tools sind in wenigen Wochen live, PPM-Suiten brauchen mehrere Monate.
Häufige Fragen zu
Projektmanagement Software.
Kompakte, eigenständige Antworten zu Kosten, Auswahl, Migration und Rechtsfragen.
Was ist Projektmanagement Software?
Projektmanagement Software ist ein System, das Aufgaben, Termine, Ressourcen, Budgets und Dokumente von Projekten zentral plant und steuert. Sie ersetzt verstreute Excel-Listen und E-Mail-Absprachen durch einen gemeinsamen Datenbestand für Team, Projektleitung und Management. Einfache Werkzeuge decken Aufgaben und Kanban-Boards ab, umfassende Lösungen ergänzen Gantt-Planung, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Portfoliomanagement. Der Weltmarkt wird für 2026 auf 11,27 Milliarden US-Dollar geschätzt (Mordor Intelligence, 2026).
Welche Projektmanagement Software ist die beste?
Eine objektiv beste Projektmanagement Software gibt es nicht, weil Methodik, Teamgröße und IT-Landschaft sehr unterschiedlich sind. Für agile Softwareentwicklung ist Jira verbreitet, für Unternehmen mit Microsoft 365 liegt Microsoft Planner nahe, und für Fachbereiche sind Asana oder monday.com typisch. Wer Daten im eigenen Rechenzentrum halten will, prüft OpenProject, Dienstleister mit Abrechnungsbedarf oft Projektron BCS oder awork. Entscheidend ist ein Test mit einem eigenen Projekt statt einer Standarddemo.
Was kostet Projektmanagement Software?
Die Listenpreise liegen meist zwischen 5 und 26 Euro oder US-Dollar pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Beispiele (Stand September 2026): awork Basic 5 Euro, OpenProject Professional 10,95 Euro, Asana Starter 10,99 US-Dollar, Microsoft Planner und Project Plan 3 26 Euro. Für 50 Nutzer ergeben sich damit Lizenzkosten von rund 4.750 US-Dollar (Jira Standard) bis 15.600 Euro (Microsoft Plan 3) pro Jahr. Hinzu kommen Einführung, Migration und Schulung, die im Angebot getrennt ausgewiesen werden sollten.
Was passiert mit Microsoft Project Online?
Microsoft stellt Project Online am 30. September 2026 ein. Neue Lizenzen werden seit dem 1. Oktober 2025 nicht mehr verkauft, und nach der Abschaltung besteht laut Microsoft kein Zugriff mehr auf Projekte und Daten im Dienst. Nicht betroffen sind Project Desktop, Project Server Subscription Edition und Planner. Bestandskunden sollten ihre Daten exportieren und entweder zu Planner Premium oder zu einer alternativen PM-Software migrieren.
Kann ich Jira weiterhin selbst betreiben?
Nur noch befristet. Atlassian verkauft seit dem 30. März 2026 keine Data-Center-Lizenzen mehr an Neukunden, Bestandskunden können bis zum 30. März 2028 Lizenzen verlängern und erweitern. Am 28. März 2029 werden Data-Center-Instanzen schreibgeschützt. Unternehmen, die On-Premises bleiben müssen, prüfen Alternativen wie OpenProject oder Projektron BCS, alle anderen planen die Migration in die Atlassian Cloud.
Cloud oder On-Premises: was passt besser?
Cloud-Lösungen sind schneller eingeführt, werden automatisch aktualisiert und machen 74,2 Prozent des Marktumsatzes aus (Mordor Intelligence, Stand 2025). On-Premises lohnt sich, wenn Daten aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen im eigenen Rechenzentrum bleiben müssen, etwa bei Behörden, Rüstungszulieferern oder Kunden mit strengen Geheimhaltungsauflagen. Einige Anbieter wie OpenProject und Projektron BCS bieten beide Varianten mit derselben Software an. Bei US-Anbietern sollte die Option einer EU-Datenresidenz geprüft werden.
Was unterscheidet PM-Software von PPM-Software?
Klassische Projektmanagement Software steuert einzelne Projekte mit Aufgaben, Plänen und Teams. Projektportfoliomanagement (PPM) steuert das Gesamtportfolio: Welche Projekte werden gestartet, wie werden sie priorisiert und welche Ressourcen binden sie? Viele Anbieter bieten PPM-Funktionen erst in höheren Plänen an, etwa OpenProject ab Premium oder Microsoft ab Plan 3. Unternehmen mit mehr als etwa zehn parallelen Projekten sollten Portfolio-Funktionen früh in die Anforderungen aufnehmen.
Brauche ich die Zustimmung des Betriebsrats?
In den meisten Fällen ja. Projektmanagement Software mit Zeiterfassung, Auslastungsansichten oder Aktivitätsprotokollen ist geeignet, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Damit greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt ist. Eine Betriebsvereinbarung mit Zwecken, Rollen und Löschfristen sollte vor dem Rollout abgeschlossen sein.
Ist US-amerikanische PM-Software DSGVO-konform nutzbar?
Ja, wenn die Voraussetzungen stimmen. Erforderlich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Rechtsgrundlage für den Drittlandtransfer, seit dem 10. Juli 2023 in der Regel das EU-US Data Privacy Framework. Viele Anbieter wie Asana oder Atlassian bieten zusätzlich eine Datenspeicherung in der EU an. Die DPF-Zertifizierung des konkreten Anbieters lässt sich auf der offiziellen Liste des US-Handelsministeriums prüfen.
Wie lange dauert die Einführung von Projektmanagement Software?
Ein Cloud-Tool für ein einzelnes Team ist oft in 2 bis 6 Wochen produktiv, awork bietet etwa ein Onboarding-Paket mit 6 Wochen Dauer an. Unternehmensweite Einführungen mit Portfolio, Ressourcenplanung, Schnittstellen und Datenmigration dauern im Mittelstand meist 3 bis 6 Monate. Der größte Zeitfaktor ist selten die Software, sondern die Einigung auf einheitliche Vorlagen, Rollen und die Abstimmung mit dem Betriebsrat.
Die passende Projektmanagement Software
für Ihre Organisation.
Find-Your-Software gleicht Methodik, Teamgröße, IT-Landschaft und Hosting-Anforderungen mit dem Markt ab und liefert eine anbieterneutrale Shortlist. Ohne Provisionen und ohne bezahlte Platzierungen.