Beratungssoftware Vergleich.
9 Systeme. Kein Bias.

PSA steht für Professional Services Automation und bündelt Zeiterfassung, Projektcontrolling, Ressourcenplanung, CRM und Rechnungsstellung in einer Lösung. Beratungen mit mehreren parallelen Projekten und mehr als etwa zehn Mitarbeitenden profitieren nach unserer Erfahrung am stärksten, weil Excel-Listen und getrennte Tools ab dieser Größe viel Abstimmungsaufwand erzeugen. Entscheidend ist, dass gebuchte Stunden ohne Medienbruch in Controlling und Rechnung fließen. Kleinere Beratungen kommen oft mit Zeiterfassung und Rechnungsmodul aus.

Für Boutique-Beratungen und Einzelberater sind schlanke Cloud-Lösungen wie MOCO und Clockodo verbreitet. MOCO (gegründet 2014, Sitz Zürich) bündelt Zeiterfassung, Projektcontrolling, Angebote und Rechnungen ab 15 € pro Benutzer und Monat. Clockodo (Clockodo GmbH, Unna) konzentriert sich auf Zeiterfassung: Basic kostet 4 €, Pro mit Projektzeiterfassung 10 € pro Nutzer und Monat, in den ersten 12 Monaten 8 €, und Solo-Selbstständige erhalten einen kostenlosen Tarif. Beide sind ohne IT-Projekt nutzbar. Steuerberatungen sollten zusätzlich die Anbindung an ihre DATEV-Prozesse prüfen.

Nach Listenpreisen liegen die reinen Lizenzkosten für 50 Nutzer zwischen rund 6.000 und 70.200 Euro pro Jahr: MOCO Core ergibt 9.000 Euro, Projektron BCS als SaaS 9.000 bis 10.500 Euro und Microsoft Dynamics 365 Project Operations 70.200 Euro (Rechenbeispiel von Find-Your-Software auf Basis der Herstellerpreise, Stand Oktober 2026). Dazu kommen nach unserer Projekterfahrung einmalig 5.000 bis 20.000 Euro für die Einführung, 2.000 bis 8.000 Euro für die Datenübernahme und 1.000 bis 5.000 Euro für Schulungen. Die Jahresgesamtkosten liegen bei schlanken bis mittleren PSA-Lösungen meist zwischen 25.000 und 80.000 Euro. Testphasen gibt es etwa bei MOCO über 30 Tage und bei Clockodo über 14 Tage.

Ja, sobald die Software steuerrelevante Daten wie Rechnungen oder abrechnungsrelevante Stunden verarbeitet, gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025). Änderungen müssen protokolliert, abgerechnete Leistungen festgeschrieben und Unterlagen über die gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden: Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG). Eine amtliche GoBD-Zertifizierung von Software gibt es nicht. Hersteller können ihre Software nach IDW PS 880 prüfen lassen, die Verantwortung für die Verfahrensdokumentation bleibt aber beim Anwender.

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen bereits seit 1. Januar 2025. Für den Versand gelten Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt, bis Ende 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz oder per EDI-Verfahren. Ab 1. Januar 2028 müssen inländische B2B-Rechnungen im strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Beratungssoftware beide Formate erzeugt; Projektron BCS und MOCO unterstützen laut Herstellerangaben XRechnung und ZUGFeRD.

Eine DATEV-Anbindung bieten viele PSA-Systeme, allerdings in unterschiedlicher Tiefe. MOCO nennt einen DATEV-CSV-Export und eine DATEV-Integration, und bei Projektron BCS berichten Referenzkunden auf der Herstellerseite von der Rechnungsstellung in Verbindung mit dem DATEV-Export. Internationale PSA-Lösungen wie Kantata oder Deltek binden DATEV meist über Exporte oder Middleware an, was mehr Abstimmung erfordert. Lassen Sie sich in der Demo zeigen, welche Daten übertragen werden, etwa Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Kostenstellen, und in welchem Format.

Die Dauer hängt vor allem von Größe, Abrechnungsmodellen und Schnittstellen ab. Nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software sind reine Zeiterfassungslösungen wie Clockodo oder TimeTac in wenigen Tagen nutzbar, schlanke PSA-Lösungen wie MOCO oder Productive.io in 2 bis 4 Wochen inklusive Datenübernahme. Enterprise-PSA wie Kantata, Deltek Vantagepoint oder Microsoft Dynamics 365 Project Operations braucht mit Implementierungspartner meist 3 bis 6 Monate. Der kritische Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz: Tägliche Zeiterfassung und saubere Projektanlage müssen im Team verankert werden.

Ja, das ist eine Kernfunktion moderner PSA-Software und der wichtigste Unterschied zu Excel. Lösungen wie Kantata, Productive.io, Projektron BCS und Deltek Vantagepoint vergleichen gebuchte Stunden und Kosten laufend mit dem Budget. Voraussetzung ist, dass alle Berater ihre Zeit zeitnah erfassen und interne Kostensätze getrennt von den Verkaufssätzen gepflegt sind. Erst dann sind Deckungsbeitrag, effektiver Stundensatz und Realisierungsgrad aussagekräftig.

Die Auslastung zeigt den Anteil fakturierbarer Stunden an der verfügbaren Arbeitszeit, also an der Sollzeit abzüglich Urlaub, Krankheit und Feiertagen. Der Realisierungsgrad zeigt, welcher Anteil der erfassten Stunden zum Standardsatz tatsächlich abgerechnet wurde. Hohe Auslastung bei niedrigem Realisierungsgrad deutet auf Kulanz, Abschreibungen oder zu knapp kalkulierte Festpreise hin. Eine gute Beratungssoftware berechnet beide Kennzahlen je Berater, Team, Kunde und Projektart ohne Excel-Export.

MOCO ist ein Schweizer Produkt mit Fokus auf den DACH-Raum, Productive.io ist international ausgerichtet; beide wurden 2014 gegründet und zielen auf Agenturen und Beratungen. MOCO hostet laut Hersteller in der Schweiz (Rechenzentrum der IWB in Basel), bietet DATEV-Export sowie ZUGFeRD und XRechnung und startet bei 15 € pro Benutzer und Monat. Productive.io rechnet in US-Dollar ab und beginnt mit dem Tarif Essential bei 10 USD pro Nutzer und Monat, der bereits Budgetierung, Ressourcenplanung und KI-Funktionen enthält. Für DACH-Beratungen mit deutscher Steuerlogik ist MOCO oft näher am Bedarf, für international verteilte Teams Productive.io.

Ja, Projektron BCS eignet sich vor allem für Beratungen mit 20 bis 500 Mitarbeitenden und PMO-Struktur, die granulares Projektcontrolling und Betrieb in Deutschland brauchen. Die Projektron GmbH wurde im Februar 2001 in Berlin gegründet und betreut laut eigener Angabe über 800 Kundenorganisationen. BCS.light kostet als SaaS 20 € pro Lizenz und Monat bei 6 Monaten Mindestlaufzeit oder 200 € pro Lizenz im Kauf; die Vollversion kostet im Kauf 300 bis 350 € pro Nutzer oder als SaaS 5 % davon pro Monat, jeweils zzgl. MwSt. ISO/IEC 27001:2022, ein durchlaufenes TISAX-Prüfverfahren sowie XRechnung und ZUGFeRD machen BCS für öffentliche Auftraggeber und regulierte Kunden interessant. Die Einarbeitung ist aufwendiger als bei MOCO oder Productive.io, dafür geht das Projektcontrolling tiefer.

Eine gute Wissensmanagement-Lösung bietet eine durchsuchbare zentrale Ablage für Projektdokumentation, Angebote und Methodik-Vorlagen, damit Wissen nicht an einzelne Berater gebunden bleibt. Wichtig sind Volltextsuche, die Verknüpfung von Lessons Learned mit dem jeweiligen Projekt und ein strukturiertes Onboarding für neue Mitarbeitende. Viele PSA-Systeme bieten Dokumentablagen direkt am Projekt; alternativ lässt sich die PSA-Lösung mit Confluence oder SharePoint kombinieren. KI-Zusammenfassungen, wie sie etwa Projektron BCS für Tickets und Kontakthistorien anbietet, erleichtern zusätzlich Übergaben.

Beide sind PSA-Lösungen mit tiefem Projektcontrolling, unterscheiden sich aber in Herkunft, Betriebsmodell und Zielmarkt. Projektron BCS (Berlin, seit 2001) gibt es On-Premise oder als SaaS in deutschen Rechenzentren, mit ISO/IEC 27001:2022, TISAX-Prüfverfahren, deutschen E-Rechnungsformaten und veröffentlichten Listenpreisen. Deltek (gegründet 1983, Herndon, Virginia) richtet Vantagepoint auf projektbasierte Unternehmen wie Beratungen sowie Architektur- und Ingenieurbüros aus, mit Preisen auf Anfrage und dem KI-Assistenten Ask Dela. Für Beratungen mit Fokus auf deutsche Compliance und öffentliche Aufträge ist Projektron häufig näher am Bedarf, für international aufgestellte Organisationen eher Deltek.

Ja, die meisten modernen PSA-Systeme bieten Schnittstellen zu gängigen CRM-Systemen wie Salesforce, HubSpot, Pipedrive oder Microsoft Dynamics 365 Sales, sodass eine vollständige Ablösung nicht zwingend notwendig ist. Die Synchronisation überträgt gewonnene Angebote als neue Projekte in die PSA-Software, während Kundendaten in beiden Systemen aktuell bleiben. Diese Kombination lohnt sich vor allem, wenn das bestehende CRM tief im Vertriebsprozess verankert ist und ein Wechsel hohe Umstellungskosten verursachen würde. Bei sehr kleinen Beratungen ist ein integriertes System wie MOCO oder Productive.io oft einfacher zu betreiben als zwei verbundene Tools.

Cloud-PSA ist für die meisten Beratungen die pragmatische Wahl, weil sie schnell einsatzbereit ist, automatisch aktualisiert wird und keine eigene Infrastruktur braucht. On-Premise lohnt sich, wenn Kunden oder Behörden verlangen, dass Daten im eigenen Rechenzentrum bleiben, oder wenn eigene IT-Kompetenz vorhanden ist. Einige Anbieter wie Projektron BCS bieten beide Varianten mit derselben Software an: On-Premise per Lizenzkauf oder als SaaS in deutschen Rechenzentren. Die Grundsatzabwägung beschreibt unser Beitrag Cloud vs. On-Premise in der Softwareauswahl.

Rechtssicher heißt vor allem, echte Selbständigkeit belegen zu können. Ob eine selbständige Tätigkeit oder eine Beschäftigung vorliegt, kann bei der Deutschen Rentenversicherung Bund im Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV geklärt werden. Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind nach § 7 Abs. 1 SGB IV Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers. In der Software sollten Freelancer deshalb eigene Rollen erhalten und über Eingangsrechnungen abgerechnet werden. Werden eigene Angestellte weisungsgebunden beim Kunden eingesetzt, kann zudem Arbeitnehmerüberlassung nach § 1 AÜG mit Erlaubnispflicht und einer Höchstdauer von 18 Monaten vorliegen.

Nicht automatisch. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ein System einführen, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst. Projektzeiten bilden dagegen nur abrechenbare Leistungen ab und lassen Pausen, interne Zeiten oder Reisezeiten oft unvollständig. Viele PSA-Systeme und Zeiterfassungen wie Clockodo oder TimeTac decken beides ab, wenn Arbeits- und Projektzeit getrennt gebucht werden. Prüfen Sie außerdem die Mitbestimmungsrechte eines Betriebsrats.

Die meisten Hersteller setzen auf Assistenten, Zusammenfassungen und Vorschläge für Zeiteinträge. Microsoft Copilot schlägt in Dynamics 365 Project Operations Zeiteinträge vor, Deltek bietet mit Ask Dela einen Assistenten für Vantagepoint, Kantata einen Resourcing Agent und Projektron eine KI-Hilfe sowie Zusammenfassungen auf Basis eines Mistral-Sprachmodells. Productive.io enthält AI Assistant und AI Time Tracking bereits im Einstiegstarif. Klären Sie vor dem Einsatz, wo das Sprachmodell läuft, ob der Auftragsverarbeitungsvertrag die KI-Verarbeitung abdeckt und ob Kundendaten zum Training genutzt werden.