HR-System Kosten.
Was HR-Software wirklich kostet.
HR-Software (Human Resources) verwaltet Personalakten, Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Recruiting und die Vorbereitung der Lohnabrechnung. Abgerechnet wird meist pro Mitarbeitendem und Monat, dazu kommen Einrichtung, Terminals, Schnittstellen und die eigentliche Lohnabrechnung. Diese Seite richtet sich an Unternehmen im DACH-Raum mit 20 bis 2.000 Mitarbeitenden. Sie zeigt Listenpreise von zwölf HR-Tools, die Kosten der Lohnabrechnung beim Steuerberater, ein Rechenbeispiel für 100 Mitarbeitende und welche Förderung 2026 offen ist.
Der Preis pro Kopf
ist nur der Anfang.
Viele Anbieter werben mit einem niedrigen Einstiegspreis pro Mitarbeitendem. Wie viel am Ende anfällt, hängt an Modulen, Mindestmengen, Einrichtung und daran, wer die Löhne tatsächlich abrechnet.
Was im Angebot steht
- Preis pro Mitarbeitendem oder Nutzer und Monat
- Enthaltene Module wie Personalakte oder Abwesenheiten
- Laufzeit und Rabatt bei Jahreszahlung, oft 10 %
- Bei manchen Anbietern ein Implementierungspaket
Was zusätzlich anfällt
- Zusatzmodule für Zeiterfassung, Recruiting oder Performance
- Einrichtungsgebühr und Datenmigration
- Terminals oder Stempeluhren für die Zeiterfassung
- DATEV-Schnittstelle oder Lohnmodul
- Lohnabrechnung beim Steuerberater nach § 34 StBVV
- Interne Zeit für Betriebsvereinbarung und Schulung
Quellen: absence.io Preise, Teamhero Preise, § 34 StBVV, TimeTrack Terminal, Stand 2026.
Vier Wege, wie
HR-Anbieter abrechnen.
Welches Modell günstiger ist, hängt an der Zahl der Mitarbeitenden und an den benötigten Modulen. Rechnen Sie immer mit Ihrer echten Belegschaft über drei Jahre.
Preis pro Mitarbeitendem
Das häufigste Modell. absence.io kostet je nach Paket 2,99 € bis 7,99 €, HeavenHR 5,50 € für HR-Verwaltung, Factorial ab 8 € pro Nutzer und Monat.
- Skaliert mit der Belegschaft
- Mindestpreise beachten
Preis pro Modul und Kopf
Lucca rechnet jedes Modul einzeln ab, Core HR kostet 3,15 €, Zeiterfassung 2,95 €. Personizer bietet Zeiterfassung für 3,70 €, Urlaubsplaner für 3,00 € und Personalakte für 1,00 €.
- Nur zahlen, was genutzt wird
- Summe der Module prüfen
Pauschale nach Größenklasse
Teamhero rechnet nach aktiven Kontakten, etwa 298 € im Monat bis 450 Kontakte bei Jahreszahlung, plus einmalig 2.990 € für Einrichtung und Schulung.
- Planbar bis zur nächsten Stufe
- Einrichtung separat
Individuelles Angebot
Personio und HRworks nennen keine Listenpreise. Personio berechnet eine einmalige Einrichtungsgebühr, HRworks mindestens 20 Nutzer ohne Mindestlaufzeit.
- Angebote auf gleicher Basis vergleichen
- Einrichtung schriftlich geben lassen
Quellen: absence.io, HeavenHR, Factorial, Lucca, Personizer, Teamhero, Personio, HRworks, Stand Oktober 2026.
12 HR-Tools
und was sie kosten.
Listenpreise laut Herstellerseite, Stand Oktober 2026. Wo der Anbieter netto oder brutto nicht angibt, ist das vermerkt. Personio und HRworks nennen keine Preise.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Preismodell | Preis laut Anbieter | Laufzeit | Schwerpunkt | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| LuccaModulares HR | KMU | ab 3,15 €/MA/Mo | Pro Modul und Kopf | Core HR 3,15 €, Zeit 2,95 €, Performance 3,90 € netto | Monatlich, ohne Mindestlaufzeit | Implementierung inklusive | Zum Portal → |
| absence.ioAbwesenheit und Zeit | KMU | ab 2,99 €/User/Mo | Pro Nutzer | Starter 2,99 €, Pro 4,99 €, Complete 7,99 € netto | Monatlich kündbar | Zeiterfassung mit Terminal-Stempeluhr | Zum Portal → |
| HeavenHRHR mit Payroll | KMU | ab 5,50 €/MA/Mo | Pro Kopf | HR 5,50 € mit Mindestpreis 99 €, Payroll 12,50 € | Jahreszahlung minus 10 % | Lohnabrechnung als Service | Zum Portal → |
| KenjoHR-Plattform | KMU | ab 5,40 €/MA/Mo | Pro Kopf, Pakete | ab 5,40 € laut Anbieter | Jahreszahlung minus 10 % | Terminal ab Paket Growth | Zum Portal → |
| FactorialAll-in-One HR | KMU | ab 8 €/User/Mo | Pro Nutzer, modular | ab 8 € laut Anbieter | Laut Anbieter jederzeit kündbar | Breiter Funktionsumfang | Zum Portal → |
| PersonizerHR für KMU | KMU | ab 1,00 €/MA/Mo | Pro Modul und Kopf | Zeit 3,70 €, Urlaub 3,00 €, Akte 1,00 € | Minus 10 % bei längerer Laufzeit | Ab 51 Mitarbeitenden Angebot | Zum Portal → |
| TimeTrackZeiterfassung | KMU | ab 5 €/User/Mo | Pro Nutzer | Standard 5 €, Premium 9 €, Gold 11 € bei Jahreszahlung | Monatlich oder jährlich | Terminals zur Miete | Zum Portal → |
| ZepZeit und Projekte | KMU | ab 2 €/User/Mo | Pro Nutzer | Clock ab 2 €, Compact ab 7 €, Professional ab 18 € | in der Demo klären | Projektzeiten | Zum Portal → |
| TeamheroPersonaleinsatz | Mittelstand | ab 298 €/Mo | Paket nach Kontakten | Starter 298 €, Plus 447 €, Pro 895 € netto bei Jahreszahlung | Kündigung mit 3 Monaten | Einrichtung 2.990 € einmalig | Zum Portal → |
| TimecountPersonaleinsatz | Mittelstand | ab 0 €/Mo | Lizenz plus Servicestunden | Basic-Lizenz 0 €, Servicestunde ab 119 € netto | 12 Monate Mindestlaufzeit | Keine Einrichtungspauschale | Zum Portal → |
| PersonioCloud-HR, München | Mittelstand | auf Anfrage | Pro Kopf und App | Kein Listenpreis, einmalige Einrichtungsgebühr | 12 Monate bei Jahresabo | Eigene Payroll für Deutschland | Zum Portal → |
| HRworksCloud-HR, Freiburg | Mittelstand | auf Anfrage | Pro Nutzer | Kein Listenpreis, mindestens 20 Nutzer | Ohne Mindestlaufzeit | Zeit, Reisekosten, Lohnvorbereitung | Zum Portal → |
Preise laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026. Bei HeavenHR, Kenjo, Factorial, Personizer, TimeTrack und Zep ist netto oder brutto auf der Preisseite nicht eindeutig. Zum Vergleich außerhalb unseres Katalogs: DATEV Lohn und Gehalt comfort ab 26,68 € im Monat, Clockodo ab 4 € pro Nutzer. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht.
Sechs Blöcke, aus denen
die Gesamtkosten bestehen.
Jeder Block hat eigene Treiber. Wer sie einzeln abfragt, erkennt Lücken im Angebot und vergleicht fair.
Lizenz oder Abo
Der Preis aus der Tabelle oben, abhängig von Mitarbeitenden, Nutzern und Modulen. Mindestpreise wie 99 € bei HeavenHR oder 20 Nutzer bei HRworks beachten.
- Module addieren
- Jahresrabatt prüfen
Setup und Migration
Teamhero berechnet 2.990 € einmalig, Personio eine Einrichtungsgebühr ohne veröffentlichten Betrag, Lucca hat die Implementierung inklusive.
- Datenimport aus Excel oder Altsystem
- Rollen und Rechte
Terminals und Apps
TimeTrack vermietet Terminals ab 35 € pro Gerät und Monat, RFID-Anhänger kosten 3,90 € einmalig. Viele Anbieter erfassen auch per App ohne Hardware.
- Terminal oder App
- Fingerprint nur mit Betriebsvereinbarung
Lohnabrechnung
Entweder im HR-System, über DATEV oder beim Steuerberater. Nach § 34 StBVV kostet die Abrechnung beim Steuerberater 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Monat.
- DATEV-Export bei Teamhero 99 € im Monat
- Payroll bei HeavenHR 12,50 € pro Kopf
DATEV und ERP
Die Übergabe an DATEV oder an die Finanzbuchhaltung ist oft ein eigener Posten, etwa im Paket Complete bei absence.io.
- DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt
- Kostenstellen aus dem ERP
Interne Zeit
Betriebsvereinbarung, Schulung von HR und Führungskräften sowie die laufende Pflege kosten interne Stunden, die in keinem Angebot stehen.
- Betriebsrat früh einbinden
- Key User benennen
Quellen: HeavenHR, HRworks, Teamhero, Personio, Lucca, TimeTrack Terminal, § 34 StBVV, absence.io, Stand Oktober 2026.
Was HR-Software
für 100 Mitarbeitende kostet.
Rechenbeispiel von Find-Your-Software aus Listenpreisen, netto, Stand Oktober 2026, für 100 Mitarbeitende. Einrichtung, Schulung und interne Zeit sind nicht enthalten.
| Szenario | Pro Monat | Pro Jahr | 3 Jahre |
|---|---|---|---|
| absence.io ProZeit, Abwesenheit, Personalakte | 499 € | 5.988 € | 17.964 € |
| LuccaCore HR, Zeiterfassung, Payroll-Export | 670 € | 8.040 € | 24.120 € |
| HeavenHRHR und Payroll | 1.800 € | 21.600 € | 64.800 € |
| Zusatz: 2 TerminalsTimeTrack Miete | 70 € | 840 € | 2.520 € |
| Zusatz: SteuerberaterLohn nach § 34 Abs. 2 StBVV | 600 bis 3.000 € | 7.200 bis 36.000 € | 21.600 bis 108.000 € |
Eigene Rechnung aus Listenpreisen: absence.io, Lucca, HeavenHR, TimeTrack, § 34 StBVV. Bei HeavenHR sinkt der Preis mit Jahreszahlung um 10 %. Payroll im System und Steuerberater schließen sich in der Regel aus.
Welches Kostenniveau
zu welcher Größe passt.
Die Einordnung beruht auf den Listenpreisen oben und Erfahrungswerten von Find-Your-Software aus Auswahlprojekten.
20 bis 50 Mitarbeitende
Abwesenheit, Zeit, Personalakte
Schlanke Tools mit Preis pro Kopf reichen meist. Die Lohnabrechnung bleibt beim Steuerberater, die HR-Software liefert die Daten.
- Preis pro Kopf ab rund 3 €
- App statt Terminal
- Digitalbonus Bayern möglich
Beispiele: absence.io, Personizer, Lucca
50 bis 500 Mitarbeitende
Recruiting, Zeit, DATEV, Self-Service
Mehr Module und Schnittstellen. Die Frage, ob die Lohnabrechnung ins System wandert oder beim Steuerberater bleibt, entscheidet über die Kosten.
- Module addieren
- DATEV-Schnittstelle
- Terminals an Standorten
Beispiele: Factorial, Kenjo, HRworks, Personio
500 bis 2.000 Mitarbeitende
Tarife, Schichten, Betriebsrat
Schichtplanung, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen treiben den Aufwand. Hier lohnen Angebote mit Einrichtungspaket und Festpreis.
- Personaleinsatzplanung
- Integrierte Payroll
- Einrichtung als Festpreis
Beispiele: Teamhero, Personio, P&I LOGA
Einordnung nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software, siehe auch HR Software Vergleich.
Sechs Posten, die in
kaum einem Angebot stehen.
In fast jedem HR-Projekt tauchen dieselben Posten auf, die im ersten Angebot fehlen. Wer sie kennt, fragt gezielt danach.
Mindestpreise und Mindestnutzer
HeavenHR berechnet mindestens 99 € im Monat, HRworks mindestens 20 Nutzer, Planday mindestens 5 Benutzer. Kleine Betriebe zahlen dadurch mehr als der Kopfpreis vermuten lässt.
- Mindestmenge erfragen
- Mit echter Belegschaft rechnen
Zusatzmodule
Der Einstiegspreis deckt oft nur Personalakte und Abwesenheiten. Zeiterfassung, Recruiting oder Performance kosten extra, bei Lucca zum Beispiel jeweils einzeln.
- Modulliste vollständig anfragen
- Summe pro Kopf bilden
DATEV-Export und Lohnservice
Teamhero berechnet den DATEV-LODAS-Export mit 99 € im Monat, HeavenHR die Payroll mit 12,50 € pro Kopf und den Meldeservice mit 99 € im Monat.
- Lohnweg früh klären
- Doppelte Kosten vermeiden
Stufensprünge
Paketmodelle springen bei bestimmten Größen in die nächste Stufe, etwa bei Teamhero von 450 auf 750 aktive Kontakte. Personizer verlangt ab 51 Mitarbeitenden ein Angebot.
- Wachstum über 3 Jahre einrechnen
- Preisgarantie verhandeln
Servicestunden
Timecount berechnet Servicestunden ab 119 € netto, nach der Implementierung ab 129 €. Auch bei anderen Anbietern kosten Anpassungen nach dem Go-live Geld.
- Stundenkontingent vereinbaren
- Support-Level im Vertrag
Kündigung und Export
Kündigungsfristen reichen von monatlich bis 3 Monate wie bei Teamhero. Beim späteren Wechsel muss das Archiv der Lohnkonten nach § 41 EStG erhalten bleiben.
- Datenexport vertraglich sichern
- Fristen im Kalender
Quellen: HeavenHR, HRworks, Planday, Lucca, Teamhero, Personizer, Timecount, § 41 EStG, Stand Oktober 2026.
Sechs Regeln mit
Wirkung auf die Kosten.
Arbeitsrecht, Datenschutz und Aufbewahrung bestimmen, welche Module Pflicht sind und wie lange Daten gespeichert werden müssen. Förderung gibt es nur für Teile davon.
BAG 1 ABR 22/21
Seit dem Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt schon länger, Zeiten über 8 Stunden aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Zeiterfassung als Pflichtmodul
- Nachweise mindestens 2 Jahre
§ 87 Abs. 1 BetrVG
Nr. 6 regelt die Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen zur Überwachung, Nr. 2 bei der Arbeitszeit. Ein Initiativrecht für die Einführung elektronischer Zeiterfassung hat der Betriebsrat laut BAG nicht.
- Betriebsvereinbarung einplanen
- Zeit für Verhandlung
Art. 28 DSGVO
Mit jedem Cloud-Anbieter ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Personaldaten sind besonders sensibel, deshalb lohnt der Blick auf Hosting und Unterauftragsverarbeiter.
- AVV vor dem Start
- Hosting-Standort festhalten
§ 41 EStG und § 147 AO
Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren. Buchungsbelege acht, Bücher zehn Jahre.
- Archiv beim Wechsel sichern
- Löschkonzept für Bewerberdaten
BAFA und Digitalbonus
Die BAFA fördert Beratung mit 50 % in den alten und 80 % in den neuen Bundesländern, höchstens 1.750 € bzw. 2.800 €, Richtlinie bis 31.12.2026. Der Digitalbonus Bayern gilt nur unter 50 Beschäftigten und schließt Standardsoftware und Terminals aus.
- Keine Lizenzen über BAFA
- Einrichtung und Schulung im Digitalbonus förderfähig
Abschreibung und Aufwand
Software kann nach BMF-Schreiben vom 26.02.2021 über 1 Jahr abgeschrieben werden, das gilt auch für Terminals als Hardware. SaaS-Abos sind in der Regel laufender Aufwand.
- Wahlrecht mit Steuerberater klären
- Miete statt Kauf bei Terminals
Quellen: BAG, § 16 ArbZG, § 87 BetrVG, DSGVO Art. 28, § 41 EStG, § 147 AO, BAFA Flyer, Digitalbonus Bayern, PwC zur Nutzungsdauer, Stand 2026.
Das HR-Budget
in sechs Schritten.
So ermitteln Sie realistische Gesamtkosten, bevor Sie Anbieter anfragen.
Belegschaft und Wachstum erfassen
Mitarbeitende heute und in drei Jahren, Standorte, Schichtmodelle und Minijobber zählen.
Module festlegen
Pflicht sind Personalakte und Zeiterfassung, dazu nach Bedarf Recruiting, Performance und Schichtplanung.
Lohnweg entscheiden
Payroll im System, DATEV im Haus oder Steuerberater nach § 34 StBVV durchrechnen.
Hardware und Schnittstellen
Terminals oder App, DATEV-Export und ERP-Anbindung als eigene Posten anfragen.
Einrichtung und interne Zeit
Setup, Migration, Betriebsvereinbarung und Schulung addieren.
Förderung und Vergleich
Förderung vor Beginn beantragen und alle Angebote über drei Jahre auf derselben Basis vergleichen.
Vorgehen nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software.
Häufige Fragen
zu HR-System Kosten.
Was kostet HR-Software pro Mitarbeitendem?
Laut Listenpreisen liegt der Einstieg bei absence.io bei 2,99 €, bei Lucca bei 3,15 € für Core HR, bei Kenjo bei 5,40 €, bei HeavenHR bei 5,50 € und bei Factorial bei 8 € pro Kopf und Monat. Mit Zeiterfassung, Recruiting und weiteren Modulen steigt der Preis. Personio und HRworks nennen keine Listenpreise.
Was kostet HR-Software für 100 Mitarbeitende?
Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software kostet absence.io Pro 499 € im Monat, Lucca mit Core HR, Zeiterfassung und Payroll-Export 670 € und HeavenHR mit Payroll 1.800 €. Über drei Jahre sind das rund 18.000 €, 24.000 € oder 65.000 €. Einrichtung, Schulung und Terminals kommen hinzu.
Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?
Nach § 34 Abs. 2 StBVV kostet die Führung eines Lohnkontos mit Abrechnung 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Die Einrichtung kostet nach Abs. 1 einmalig 6 bis 19 € je Arbeitnehmer. Bei 100 Mitarbeitenden sind das 7.200 bis 36.000 € im Jahr.
Gibt es Einrichtungsgebühren?
Oft ja. Teamhero berechnet 2.990 € einmalig für Einrichtung und Schulung, Personio eine Einrichtungsgebühr ohne veröffentlichten Betrag. Lucca nennt die Implementierung inklusive, Timecount verzichtet auf eine Einrichtungspauschale und berechnet Servicestunden ab 119 € netto.
Was kosten Zeiterfassungsterminals?
TimeTrack vermietet Terminals ab 35 € pro Gerät und Monat netto, RFID-Anhänger kosten 3,90 € einmalig. Viele Anbieter bieten auch Erfassung per App oder Browser an, dann entfällt die Hardware. Biometrische Erfassung per Fingerprint braucht in der Regel eine Betriebsvereinbarung.
Muss ich die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21, müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zudem, Zeiten über 8 Stunden aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Lohnkonten sind nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren. Für Buchungsbelege gelten nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Beim Wechsel der HR-Software muss das Archiv gesichert werden.
Gibt es Förderung für HR-Software?
Teilweise. Die BAFA fördert Beratung, nicht Software, mit 50 % in den alten und 80 % in den neuen Bundesländern, höchstens 1.750 € bzw. 2.800 €. Der Digitalbonus Bayern gilt für Betriebe unter 50 Beschäftigten, fördert Einrichtung und Schulung, schließt aber Standardsoftware und Terminals aus.
Monatlich oder jährlich zahlen?
Jahreszahlung spart bei vielen Anbietern rund 10 %, etwa bei HeavenHR, Kenjo und Teamhero. Monatliche Zahlung ohne Mindestlaufzeit, wie bei Lucca oder absence.io, bietet mehr Flexibilität. Personio verlangt beim Jahresabo 12 Monate Mindestlaufzeit.
Payroll im System oder beim Steuerberater?
Beides hat Kosten. Payroll im System kostet bei HeavenHR 12,50 € pro Kopf und Monat, Personio bietet eine eigene Lohnabrechnung für Deutschland ohne Listenpreis. Beim Steuerberater fallen nach § 34 StBVV 6 bis 30 € je Arbeitnehmer und Abrechnung an. Entscheidend sind Komplexität der Tarife, eigenes Know-how und wer für Fehler haftet.
Was kostet Zeiterfassung allein?
Reine Zeiterfassungs-Tools sind günstig. Zep Clock startet laut Preisseite ab 2 €, TimeTrack Standard bei 5 € pro Nutzer und Monat bei Jahreszahlung, Clockodo außerhalb unseres Katalogs bei 4 €. Lucca berechnet das Zeitmodul mit 2,95 € pro Kopf. Terminals kommen bei Bedarf hinzu.
Wie vergleiche ich HR-Angebote fair?
Rechnen Sie alle Angebote mit Ihrer echten Belegschaft über drei Jahre und mit denselben Modulen. Fragen Sie Einrichtung, Terminals, DATEV-Schnittstelle und Lohnweg einzeln ab und achten Sie auf netto oder brutto. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir dafür nicht.
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