Make-or-Buy ist die Grundsatzentscheidung, ob eine IT-Leistung selbst entwickelt und betrieben oder als Standardsoftware eingekauft wird. Für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz zeigen wir die Kriterien, den Entscheidungsprozess und den TCO-Vergleich, damit die Entscheidung auf Fakten steht statt auf Bauchgefühl.
Make bedeutet, eine IT-Leistung selbst zu entwickeln und zu betreiben. Buy bedeutet, sie als fertige Standardsoftware oder Dienstleistung einzukaufen. Die Entscheidung fällt nicht pauschal für das ganze Unternehmen, sondern pro Anforderung. Beide Wege haben klare Stärken.
Sinnvoll, wenn die Leistung euch vom Wettbewerb unterscheidet.
Sinnvoll bei Standardaufgaben, die viele Unternehmen gleich lösen.
Diese Kriterien geben pro Anforderung die Richtung vor. Selten sprechen alle für dieselbe Seite, deshalb werden sie gewichtet und in einer Nutzwertanalyse zusammengeführt.
| Kriterium | Spricht für Make | Spricht für Buy |
|---|---|---|
| Strategische Bedeutung | Alleinstellungsmerkmal, Kern des Geschäfts | Standardaufgabe, austauschbar |
| Marktverfügbarkeit | Kein passendes Produkt am Markt | Bewährte Standardsoftware vorhanden |
| Individualisierung | Sehr spezifische, ungewöhnliche Prozesse | Prozesse lassen sich standardisieren |
| Time-to-Market | Zeit ist vorhanden | Schnell einsatzbereit nötig |
| Interne Kompetenz | Entwicklung und Betrieb im Haus | Kein Team für Dauerbetrieb |
| Gesamtkosten (TCO) | Langfristig günstiger trotz Aufbau | Günstiger über die Laufzeit |
| Datenschutz und Hoheit | Höchste Anforderungen an Datenhoheit | DSGVO-konformer Anbieter genügt |
Dieser Ablauf führt von der Anforderung zur begründeten, dokumentierten Entscheidung. Er funktioniert für ein einzelnes Feature ebenso wie für ein ganzes System.
Die zu entscheidende Anforderung klar beschreiben und von angrenzenden Themen trennen.
Ist die Leistung ein Alleinstellungsmerkmal oder eine austauschbare Standardaufgabe?
Prüfen, ob es passende Standardsoftware gibt, die die Anforderungen wirklich abdeckt.
Gesamtkosten für Make und Buy über mindestens fünf Jahre inklusive Betrieb und Wartung.
Umsetzungsrisiko, Abhängigkeit und Exit-Optionen bewerten und gewichten.
Über eine Nutzwertanalyse begründen und die Entscheidung nachvollziehbar festhalten.
Der häufigste Fehler ist, Make an den Personalkosten und Buy am Lizenzpreis zu messen. Ein fairer Vergleich rechnet beide Wege über die volle Laufzeit. Diese Blöcke werden am häufigsten vergessen.
| Kostenblock | Bei Make (Eigenentwicklung) | Bei Buy (Standardsoftware) |
|---|---|---|
| Aufbau | Konzeption, Entwicklung, Test, Ersteinführung | Lizenz- oder Setup-Gebühr, Einführung, Schulung |
| Betrieb | Hosting, Monitoring, Support durch eigenes Team | Laufende Abo- oder Wartungsgebühren |
| Wartung | Bugfixes, Sicherheitsupdates, Weiterentwicklung | Im Abo enthalten, Updates durch den Anbieter |
| Anpassung | Jede Änderung erfordert eigene Entwicklung | Konfiguration, Erweiterungen, Schnittstellen |
| Risiko | Verzug, Wissensverlust bei Personalwechsel | Preisanpassungen, Anbieterabhängigkeit |
| Opportunität | Gebundene Kapazität fehlt für Kernthemen | Geringer, Fokus bleibt auf dem Kerngeschäft |
Die Entscheidung selbst ist selten das Problem. Es sind die Annahmen dahinter. Diese sechs Punkte führen am häufigsten zur falschen Wahl.
Die Entwicklung ist der kleinere Teil. Betrieb und Wartung binden Jahr für Jahr Kapazität und werden im Erstvergleich oft komplett vergessen.
Wenn nur ein oder zwei Entwickler das System kennen, wird ihr Weggang zum Betriebsrisiko. Eigenentwicklung braucht Dokumentation und Vertretung.
Standardsoftware bildet gängige Abläufe ab. Wer sehr eigene Prozesse hat, muss entweder anpassen oder den Prozess ändern. Das wird gern übersehen.
Ohne Exit-Strategie und Datenrückgabe im Vertrag wird ein späterer Wechsel teuer. Der Lock-in gehört von Anfang an bewertet.
„Das bauen wir schnell selbst" oder „Kaufen ist immer teurer" sind Bauchurteile. Nur die TCO-Rechnung über die Laufzeit schafft Klarheit.
Make und Buy sind kein Entweder-oder. Oft ist der hybride Weg am stärksten: Standard kaufen und nur das Differenzierende selbst bauen.
Die wichtigsten Fragen zu Kriterien, Kosten, Risiken und dem Zusammenhang mit der Softwareauswahl. Kurz und selbsterklärend beantwortet.
Was bedeutet Make-or-Buy in der IT?
Make-or-Buy in der IT ist die Entscheidung, ob ein Unternehmen eine benötigte IT-Leistung selbst entwickelt und betreibt (Make) oder als fertige Standardsoftware beziehungsweise Dienstleistung einkauft (Buy). Die Entscheidung wird pro Anforderung getroffen und stützt sich auf die Gesamtkosten über die Laufzeit, die strategische Bedeutung der Leistung und das Risiko der Abhängigkeit.
Wann lohnt sich Eigenentwicklung (Make)?
Eigenentwicklung lohnt sich, wenn die Leistung ein echtes Alleinstellungsmerkmal ist, sich am Markt nicht als Standard einkaufen lässt, besonders sensible Daten betrifft oder sehr spezifische Prozesse abbildet, die kein Standardprodukt trifft. Sie bindet allerdings interne Kapazität dauerhaft, auch für Betrieb und Wartung.
Wann ist Standardsoftware (Buy) die bessere Wahl?
Buy ist meist sinnvoller bei Standardaufgaben wie Buchhaltung, CRM, ERP, HR oder Betrieb, wo etablierte Software den Bedarf abdeckt. Standardsoftware ist schneller verfügbar, günstiger im Aufbau, wird laufend weiterentwickelt und gepflegt und verteilt das Risiko auf den Anbieter. Der Preis dafür ist geringere Individualisierung und eine gewisse Abhängigkeit.
Welche Kriterien entscheiden bei Make-or-Buy?
Die drei Kernkriterien sind die Gesamtkosten über die Laufzeit (TCO), die strategische Bedeutung der Leistung und das Risiko. Ergänzend fließen Time-to-Market, verfügbare interne Kompetenzen, Individualisierungsbedarf, Skalierbarkeit und die Abhängigkeit vom Anbieter ein.
Wie berechnet man die Kosten für Make-or-Buy?
Ein belastbarer Vergleich rechnet nicht den Anschaffungspreis, sondern die Total Cost of Ownership über mindestens fünf Jahre. Bei Make gehören Entwicklung, Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung und gebundene interne Kapazität dazu. Bei Buy sind es Lizenz- oder Abogebühren, Einführung, Anpassung, Schnittstellen und Betrieb. Betrieb und Wartung machen erfahrungsgemäß den größeren Teil der Gesamtkosten aus, nicht die Erstanschaffung.
Was ist der Unterschied zwischen Make-or-Buy und Outsourcing?
Make-or-Buy entscheidet, ob eine Leistung selbst erbracht oder extern bezogen wird. Outsourcing ist eine der möglichen Buy-Formen und beschreibt die dauerhafte Auslagerung einer Leistung an einen Dienstleister. Make-or-Buy ist damit die übergeordnete Entscheidung, Outsourcing eine konkrete Umsetzungsvariante der Buy-Seite.
Gibt es einen Mittelweg zwischen Make und Buy?
Ja. Viele Unternehmen wählen einen hybriden Weg: eine Standardsoftware als Basis kaufen und nur die wirklich differenzierenden Teile selbst entwickeln oder über Konfiguration und Erweiterungen anpassen. So sichern sie Standardnutzen und Wartungsentlastung und behalten trotzdem die Individualität an den entscheidenden Stellen.
Welche Risiken hat eine Make-or-Buy-Entscheidung?
Bei Make sind die Hauptrisiken unterschätzter Wartungsaufwand, Abhängigkeit von einzelnen Entwicklern und Verzug. Bei Buy sind es Anbieterabhängigkeit (Vendor-Lock-in), fehlende Passung an Sonderprozesse und laufende Kosten. Beide Risiken lassen sich durch eine saubere TCO-Rechnung, klare Anforderungen und im Buy-Fall durch eine dokumentierte Exit-Strategie begrenzen.
Wie hängt Make-or-Buy mit der Softwareauswahl zusammen?
Die Make-or-Buy-Entscheidung steht am Anfang jeder Softwareauswahl. Erst wenn feststeht, dass eingekauft (Buy) wird, beginnt der eigentliche Auswahlprozess mit Anforderungen, Longlist, Shortlist und Nutzwertanalyse. Fällt die Entscheidung auf Make, folgt stattdessen ein Entwicklungs- oder Dienstleisterprojekt.
Wir strukturieren Ihre Make-or-Buy-Entscheidung anbieterneutral: von der Bewertung über die TCO-Rechnung bis zur Anbieterauswahl, falls die Wahl auf Buy fällt.