Anforderungen sammeln.
Stakeholder einbinden, bevor Sie Anbieter einladen.

Was bedeutet Anforderungen sammeln bei der Softwareauswahl?

Anforderungen sammeln ist die Phase, in der ein Unternehmen herausfindet, was ein neues System leisten muss, bevor es Anbieter anspricht. Dazu gehören das Identifizieren der Betroffenen, die Erhebung ihrer Bedürfnisse mit Workshops, Interviews, Fragebögen, Beobachtung und Dokumentenanalyse, das Gewichten in Muss, Soll und Kann sowie das Klären von Widersprüchen. Ergebnis ist ein abgestimmter, freigegebener Katalog, den alle Anbieter in gleicher Form beantworten können. Er bildet die Grundlage für Lastenheft, RFP und Bewertung.

Wer gehört zu den Stakeholdern einer Softwareauswahl?

Stakeholder sind alle, die vom System betroffen sind oder die Auswahl beeinflussen. Im Mittelstand sind das typischerweise die Fachbereiche, die täglich damit arbeiten, die IT, der Einkauf, Datenschutz und Recht, die Geschäftsführung und, wo vorhanden, der Betriebsrat. Dazu kommen häufig externe Dienstleister, Steuerberater oder Partner, die Daten austauschen. Ordnen Sie die Gruppen in einer Matrix nach Einfluss und Interesse ein, damit Sie wissen, wen Sie eng einbinden und wen Sie nur informieren.

Wie viele Stakeholder sollten an der Erhebung beteiligt sein?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Die Seite zur RFP Erstellung nennt als Richtwert drei bis sechs beteiligte Abteilungen. Wichtiger als die Menge ist, dass jede Gruppe mit hohem Einfluss vertreten ist und jede Anforderung einen Ansprechpartner hat. In Workshops arbeiten fünf bis zehn Personen gut, mehr Teilnehmer lassen sich besser per Fragebogen einbinden. Nehmen Sie lieber eine Gruppe zu viel in die Matrix auf, als sie später als Veto zu erleben.

Welche Erhebungsmethode ist die beste?

Keine Methode ist allein die beste. Der Workshop eignet sich, um Konflikte zu klären, das Interview für Tiefe und heikle Themen, der Fragebogen für viele Anwender, die Beobachtung für unausgesprochene Abläufe und die Dokumentenanalyse für den Ist Zustand. Kombinieren Sie zwei bis drei Methoden je Gruppe. Beginnen Sie mit Unterlagen, führen Sie dann Interviews und Workshops und nutzen Sie den Fragebogen zur Absicherung in der Breite. Wählen Sie nach Frage und Gruppe, nicht nach Gewohnheit.

Wie lange dauert das Sammeln von Anforderungen?

Für eine mittelgroße Auswahl mit drei bis fünf beteiligten Bereichen rechnet Find-Your-Software mit vier bis fünf Wochen vom Auftrag bis zur Freigabe des Katalogs, bei kleinen Projekten mit zwei bis drei Wochen, bei größeren Organisationen mit mehreren Standorten mit fünf bis zwölf Wochen. Das sind Erfahrungswerte. Die Checkliste für die Softwareauswahl kommt für Vorbereitung, Ist Aufnahme und Anforderungen zusammen auf drei bis fünf Wochen. Kürzen Sie die Phase nicht, denn Fehler im Katalog wirken später teurer.

Wie priorisiere ich Muss, Soll und Kann?

Muss bedeutet: Ohne diese Funktion ist das System ungeeignet. Soll heißt wichtig, aber mit einer Umgehung lösbar. Kann ist wünschenswert und entscheidet bei Gleichstand. Prüfen Sie jede Muss Anforderung mit der Frage, ob Sie wirklich ohne sie auf die Einführung verzichten würden. Verteilen Sie die Gewichte im Abstimmungsworkshop gemeinsam, damit Entscheidungen nicht einzelnen Personen zugeschrieben werden. Halten Sie die Anzahl echter K.O. Kriterien klein: Die Checkliste von Find-Your-Software nennt höchstens fünf.

Wie viele Anforderungen sind sinnvoll?

Zahlen hängen vom Umfang ab. Ein Katalog für ein spezialisiertes Werkzeug kann mit 30 bis 50 Anforderungen auskommen, ein ERP für mehrere Bereiche leicht über 150 enthalten. Entscheidend ist, dass jede Anforderung eindeutig, prüfbar und einem Bereich zugeordnet ist. Zu viele Punkte führen dazu, dass Anbieter pauschal antworten und Sie Wichtiges nicht mehr erkennen. Beginnen Sie bei den Zielen, gruppieren Sie nach Prozessbereichen und streichen Sie, was nur eine Funktion eines Wunschprodukts beschreibt. Das sind Erfahrungswerte.

Was tun, wenn sich Fachbereiche widersprechen?

Machen Sie den Widerspruch sichtbar und weisen Sie ihn einer Entscheidung zu. Zuerst helfen Daten: Wie oft tritt der Fall auf, wie hoch ist der Aufwand? Danach kann die Gruppe mit Punkten gewichten. Bleibt der Konflikt, entscheidet der Sponsor bis zu einem festen Datum. Reicht das nicht aus, wird die Frage als Szenario in die Anbieterdemo aufgenommen. Wichtig ist, dass die Entscheidung mit Begründung im Protokoll steht, damit später niemand die Diskussion von vorn beginnt.

Muss der Betriebsrat bei der Softwareauswahl beteiligt werden?

Das hängt vom Einzelfall ab. Nach § 90 Abs. 1 BetrVG ist der Betriebsrat rechtzeitig über die Planung technischer Anlagen und von Arbeitsabläufen zu unterrichten, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht Mitbestimmung bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung bestimmt sind. Ob das auf Ihr System zutrifft, prüfen Recht und Betriebsrat. Praktisch gilt: früh informieren, Anforderungen an Protokollierung und Auswertungen aufnehmen. Das ist keine Rechtsberatung. Dokumentieren Sie Gespräche mit dem Betriebsrat im Projektprotokoll.

Welche Datenschutzregeln gelten für Interviews und Fragebögen?

Sobald Antworten einer Person zugeordnet werden können, handelt es sich um personenbezogene Daten. Sie brauchen dann eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO und müssen die Betroffenen zum Zeitpunkt der Erhebung nach Art. 13 Abs. 1 DSGVO informieren. Welche Grundlage im Beschäftigtenkontext trägt, klären Ihre Datenschutzbeauftragten. Einfach und sicher ist es, Fragebögen ohne Namen auszuwerten, Zweck und Speicherdauer zu nennen und Protokolle nur im Projektteam zu teilen. Sprechen Sie das Vorgehen vorab mit dem Betriebsrat ab, falls es einen gibt.

Wann ist der Anforderungskatalog fertig?

Der Katalog ist fertig, wenn alle Gruppen mit hohem Einfluss ihn freigegeben haben, jede Anforderung Quelle, Priorität und Ansprechpartner hat, Dubletten und Widersprüche geklärt sind und ein Stand mit Datum festgehalten ist. Nach der Freigabe sind Änderungen nur über einen vereinbarten Weg möglich. Perfekt muss er nicht sein, aber stabil genug, damit alle Anbieter dasselbe beantworten. Neue Erkenntnisse aus Demos nehmen Sie als dokumentierte Änderung auf. Teilen Sie den Stand allen Beteiligten mit, damit niemand mit einer älteren Fassung arbeitet.

Wie unterscheiden sich Anforderungen sammeln und ein Lastenheft schreiben?

Das Sammeln ist der Prozess mit den Menschen, das Lastenheft das Dokument. Nach DIN 69901-5 ist das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an Lieferungen und Leistungen. Es entsteht aus den gesammelten, gewichteten und freigegebenen Anforderungen und ergänzt sie um Ziele, Rahmen und Abnahmekriterien. Wer das Dokument vor dem Sammeln schreibt, formuliert Annahmen. Die Lastenheft Vorlage von Find-Your-Software liefert die Struktur, dieser Leitfaden die Vorarbeit. So bleibt nachvollziehbar, welche Forderung aus welchem Gespräch stammt.

Wie hilft das Selection Portal beim Sammeln von Anforderungen?

Das Selection Portal führt den Katalog an einer Stelle: mit Quelle und Priorität je Anforderung, Rollen und Rechten, Importmöglichkeit für vorhandene Listen, markierten K.O. Kriterien und einem Audit Trail für Änderungen. Anbieter beantworten denselben Katalog direkt, und die Zahl nicht erfüllter K.O. Kriterien wird je Anbieter angezeigt. Workshops und Interviews ersetzt das nicht. Es hält deren Ergebnisse so fest, dass die Beteiligten später nachvollziehen können, wer was gefordert hat. Beides gehört zusammen, nur in unterschiedlicher Reihenfolge.