Softwarevertrag prüfen.
Checkliste für Laufzeit, SLA, Haftung und Ausstieg.

Was gehört in einen Softwarevertrag?

Ein vollständiger Softwarevertrag regelt Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit und Kündigung, Servicelevel, Mängelrechte, Haftung, Nutzungsrechte, Datenschutz mit Auftragsverarbeitung und den Ausstieg mit Datenrückgabe. Dazu kommen Anlagen wie Leistungsbeschreibung, SLA und Preisliste. Entscheidend ist, dass Zusagen aus Angebot, RFP Antwort und Demo als Anlage oder Klausel aufgenommen werden, denn nur was im Vertrag steht, lässt sich später einfordern. Welche Punkte im Einzelfall zwingend sind, hängt von der Vertragsart ab. Die Checkliste dieser Seite ordnet die Punkte in fünf Gruppen.

Ist SaaS ein Mietvertrag?

Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs folgt die zeitweise Online Nutzung von Standardsoftware auf dem Server des Anbieters grundsätzlich Mietrecht (Urteil vom 15. November 2006, XII ZR 120/04, zum ASP Vertrag). Begleitleistungen wie Pflege, Updates, Datensicherung und Hotline beurteilt das Gericht nach dem jeweils passenden Vertragstyp. Hinzu kommt § 548a BGB: Auf die Miete digitaler Produkte sind die Vorschriften über die Miete von Sachen entsprechend anzuwenden. Wie Ihr konkreter Vertrag einzuordnen ist, klärt eine juristische Prüfung.

Welche Laufzeit und Kündigungsfrist ist sinnvoll?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Als Orientierung gilt: Die Mindestlaufzeit sollte die Einführung plus eine realistische Nutzungsphase abdecken, sonst zahlen Sie für ein System, das noch nicht produktiv ist. Achten Sie auf automatische Verlängerung, Fristbeginn und die geforderte Form der Kündigung. Für Cloud Dienste im Anwendungsbereich des Data Act darf die maximale Kündigungsfrist für den Wechsel zwei Monate nicht überschreiten (Art. 25 Abs. 2 Buchst. d). Weitere Hinweise sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software.

Was gehört in ein SLA?

Ein SLA (Service Level Agreement) beschreibt messbare Leistungen des Betriebs: Verfügbarkeit in Prozent mit Messzeitraum und Messpunkt, Störungsklassen mit Reaktions und Wiederherstellungszeiten, Supportzeiten, Wartungsfenster und Berichte. Dazu gehören Folgen bei Verfehlung wie Service Credits und ein Sonderkündigungsrecht bei Wiederholung. Zur Einordnung: 99,9 Prozent Verfügbarkeit erlauben rechnerisch rund 8 Stunden 46 Minuten Ausfall im Jahr, 99 Prozent bereits 87,6 Stunden. Rechnen Sie deshalb immer in Stunden und nicht nur in Prozent.

Wie weit darf der Anbieter seine Haftung begrenzen?

Eine feste Obergrenze nennt das Gesetz nicht. Zwischen Unternehmen gelten die Klauselverbote des § 309 BGB nicht unmittelbar, wirken aber über § 307 BGB und § 310 Abs. 1 BGB. Die Haftung für Vorsatz kann nicht im Voraus erlassen werden (§ 276 Abs. 3 BGB). Klauseln, die wesentliche Vertragspflichten so einschränken, dass der Vertragszweck gefährdet ist, sind im Zweifel unangemessen (§ 307 Abs. 2 Nr. 2 BGB). Die Höhe eines Deckels sollten Sie am möglichen Schaden messen und juristisch prüfen lassen.

Brauche ich einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja, wenn der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Daten von Beschäftigten, Kunden oder Lieferanten in einem Cloud System. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag mit festgelegten Inhalten, der schriftlich oder in einem elektronischen Format abzufassen ist (Abs. 9). Verstöße gegen Art. 28 können nach Art. 83 Abs. 4 Buchst. a DSGVO mit Bußgeldern bis 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes geahndet werden. Ob Rollen und Inhalte passen, prüft Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter.

Was ändert der Data Act beim Anbieterwechsel?

Die Verordnung (EU) 2023/2854 gilt seit dem 12. September 2025. Für Datenverarbeitungsdienste, zu denen nach Erwägungsgrund 81 auch SaaS als Bereitstellungsmodell zählt, verlangt Art. 25 einen schriftlichen Vertrag mit Wechselklauseln: Kündigungsfrist für den Wechsel höchstens zwei Monate, Übergangsfrist höchstens 30 Kalendertage, Datenabruf mindestens 30 Kalendertage. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte nach Art. 29 verboten, bis dahin auf die unmittelbaren Kosten des Anbieters begrenzt. Ob Ihr Produkt erfasst ist, bleibt eine Einzelfallprüfung.

Darf der Anbieter die Preise während der Laufzeit erhöhen?

Nur wenn der Vertrag es vorsieht oder Sie zustimmen. Klauseln zur Preisanpassung in AGB unterliegen der Inhaltskontrolle nach § 307 BGB, auch zwischen Unternehmen (§ 310 Abs. 1 BGB). Klare Klauseln koppeln die Erhöhung an einen Index oder Deckel, nennen eine Ankündigungsfrist und räumen ein Sonderkündigungsrecht ein. Zur Orientierung: Die Verbraucherpreise stiegen 2025 im Jahresdurchschnitt um 2,2 Prozent (Destatis). Ob eine konkrete Klausel wirksam ist, entscheidet im Streitfall ein Gericht, nicht diese Seite.

Wie lange muss ich Daten aufbewahren und was heißt das für den Ausstieg?

Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen wie Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Finanzverwaltung kann bei einer Außenprüfung auch Zugriff auf Daten verlangen, die bei einem Dritten liegen (§ 147 Abs. 6 AO). Sichern Sie deshalb vor der Löschung beim Anbieter einen maschinell auswertbaren Export und halten Sie Export, Aufbewahrung und Löschung in dieser Reihenfolge im Vertrag fest.

Muss der Betriebsrat beteiligt werden?

Bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, hat der Betriebsrat mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Außerdem ist er über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Beziehen Sie ihn deshalb vor der Unterschrift ein, besonders bei HR, MES und Zeiterfassung. Die Einordnung im Einzelfall klärt Ihre Rechtsabteilung.

Lohnt sich eine Quellcode Hinterlegung?

Eine Hinterlegung soll Ihnen den Zugriff auf den Quellcode sichern, wenn der Anbieter ausfällt. Nach Erfahrung von Find-Your-Software ist sie vor allem bei Software sinnvoll, die in Ihrem eigenen Betrieb läuft und geschäftskritisch ist. Bei SaaS hilft sie wenig, weil Betrieb und Daten beim Anbieter liegen. Im Insolvenzverfahren kann der Verwalter nach § 103 InsO wählen, ob er noch nicht vollständig erfüllte Verträge erfüllt. Wie Hinterlegungsklauseln dazu stehen, klären Sie juristisch. Prüfen Sie zusätzlich Datenexport und Übergangsunterstützung.

Darf ich gekaufte Lizenzen weitergeben oder verkaufen?

Das hängt von Lizenzart und Vertrag ab. Der EuGH hat am 3. Juli 2012 (C-128/11, UsedSoft) entschieden, dass sich das Verbreitungsrecht an einer Programmkopie erschöpft, wenn der Rechtsinhaber gegen Entgelt ein zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht eingeräumt hat, auch bei Download. Befristete Abonnements erfasst das Urteil seinem Wortlaut nach nicht, und § 69c Nr. 3 UrhG nimmt das Vermietrecht von der Erschöpfung aus. Prüfen Sie zusätzlich Weitergabeklauseln bei Umstrukturierung und Verkauf von Unternehmensteilen.

Ersetzt diese Checkliste die juristische Prüfung?

Nein. Die Checkliste hilft, den Vertrag strukturiert zu lesen, Zuständigkeiten zu verteilen und Verhandlungspunkte zu finden. Sie gibt keine Rechtsberatung und kennt weder Ihren Vertragstext noch Ihre Branche. Prüfen Sie die verbleibenden Punkte vor der Unterschrift mit einer Juristin oder einem Juristen, vor allem Haftung, Datenschutz, Gewährleistung und die Gestaltung der Kündigung. Auch die KI gestützte Erstprüfung im Selection Portal markiert nur Hinweise und ersetzt diese Prüfung nicht. Normen und Stand dieser Seite: Oktober 2026.