IT Systemlandschaft erfassen.
Integration von Anfang an mitdenken.

Was bedeutet IT Systemlandschaft erfassen im Selection Portal?

Gemeint ist, vorhandene Systeme und Schnittstellen festzuhalten, bevor Anbieter angesprochen werden. Das Selection Portal von Find-Your-Software führt diesen Schritt in der Vorbereitung des Auswahlprojekts. Ziel ist, dass die Integration von Anfang an mitgedacht wird: Aus der Landschaft werden Integrationsanforderungen, und Anbieter sehen früh, mit welchen Systemen die neue Software zusammenarbeiten muss. Die Funktion ersetzt weder eine Architekturberatung noch eine vollständige IT Inventur, sondern bereitet die Softwareauswahl vor. Wer das Projekt bewusst klein startet, kann die Landschaft später im selben Projekt erweitern, statt neu zu beginnen.

Warum sollte ich die Landschaft vor der Anbieteransprache erfassen?

Weil sich Integration später kaum noch kostengünstig einplanen lässt. Ohne Landschaft beschreiben Sie Schnittstellen aus dem Gedächtnis, Anbieter antworten pauschal, und Lücken zeigen sich erst im Projekt. Die Checkliste von Find-Your-Software nennt Schnittstellen und Migration den am häufigsten zu klein geschätzten Block. Mit erfasster Landschaft stehen die Anforderungen im Katalog, sind gewichtet und können in der Demo geprüft werden. Das spart Rückfragen und macht Angebote vergleichbar. Je früher diese Informationen vorliegen, desto weniger Nachträge und Verzögerungen entstehen in der Einführung.

Was gehört in eine Systemlandschaft für die Softwareauswahl?

Erfassen Sie die Systeme, die das neue System berühren, und ihre Verbindungen. Pro System genügen Name, Zweck, Hersteller, Betriebsform, Nutzerkreis, Verantwortliche und Vertragsende. Pro Verbindung nennen Sie Quelle, Ziel, Datenobjekte, Richtung, Art, Takt und das führende System. Nehmen Sie manuelle Übergaben wie Excel Listen auf. Hardware, Lizenzen und Schatten IT gehören in die breitere IT Bestandsaufnahme, nicht zwingend in diese Auswahlvorbereitung. Wichtig ist, dass jede Angabe einer verantwortlichen Stelle zugeordnet ist, damit Rückfragen nicht ins Leere laufen.

Wie detailliert muss die Erfassung sein?

So detailliert, dass ein Anbieter die Anforderung beantworten und Sie sie in der Demo prüfen können. Für unkritische Systeme genügen Name, Zweck und eine Zeile zur Verbindung. Für kritische Anbindungen brauchen Sie Datenobjekte, Mengen, Takt und Fehlerverhalten. Beginnen Sie grob, ordnen Sie im Raster nach Kritikalität und Änderungsaufwand ein und vertiefen Sie nur dort, wo die Einordnung hohe Risiken zeigt. Vollständigkeit ist nicht das Ziel, Prüfbarkeit schon. Halten Sie auch fest, wer die Angaben freigegeben hat und wann sie zuletzt geprüft wurden.

Wer sollte an der Erfassung beteiligt sein?

Die IT liefert Technik und Betriebsform, die Fachbereiche liefern Prozesse und Handarbeit, der Einkauf Verträge und Laufzeiten, der Datenschutz den Personenbezug. Die Projektleitung führt die Angaben zusammen. Binden Sie auch externe Dienstleister ein, die Systeme betreuen, denn sie kennen oft Schnittstellen, die intern niemand dokumentiert hat. Wen Sie wie eng beteiligen, können Sie mit der Stakeholder Matrix im Leitfaden zu Anforderungen sammeln einordnen. Planen Sie für Interviews mit den Fachbereichen realistisch Zeit ein, denn Handarbeit lässt sich nur im Gespräch finden.

Wie finde ich Schnittstellen, die niemand dokumentiert hat?

Gehen Sie vom Prozess aus, nicht von der Technik. Fragen Sie die Fachbereiche, welche Daten sie von welchem System in welches übertragen, auch per Excel oder E-Mail. Lassen Sie die IT Lizenzen, Konnektoren und geplante Aufgaben zeigen und fragen Sie Dienstleister nach Eigenentwicklungen. Diese Rückfragen sind mühsam, aber der günstigste Zeitpunkt. Eine später entdeckte Schnittstelle kostet im Projekt meist mehr als eine früh gefundene. Halten Sie jeden Fund mit Datum und Quelle fest, damit die Landschaft nachvollziehbar bleibt und später ergänzt werden kann.

Was ist ein führendes System und warum ist es wichtig?

Das führende System ist das System, in dem eine Datenart wie Kundenstamm, Artikelstamm oder Mitarbeiterdaten gepflegt wird und dessen Stand maßgeblich ist. Andere Systeme übernehmen oder lesen diese Daten. Ohne diese Festlegung entstehen Doppelpflege, widersprüchliche Stände und Streit über Korrekturen. Die neue Software kann das führende System ersetzen, ergänzen oder nur lesen. Anbieter können nur konkret antworten, wenn Sie diese Rolle vorab klären. Notieren Sie die Entscheidung in der Landschaft, damit Anbieter, Fachbereiche und IT dieselbe Grundlage verwenden.

Wie ordne ich Systeme nach Kritikalität und Änderungsaufwand ein?

Stellen Sie je System zwei Fragen: Wie schwer wiegt ein Ausfall für den Betrieb, und wie aufwendig wäre es, die Schnittstelle auf Seiten des Systems zu ändern? Daraus ergeben sich vier Felder. Hoch kritisch und schwer änderbar heißt, dass die Anbindung die Auswahl bestimmt. Gering kritisch und leicht änderbar lässt Spielraum. Das Raster ist ein Hilfsmittel von Find-Your-Software und keine Norm, Sie sollten die Grenzen mit Ihrer IT abstimmen. Wiederholen Sie die Einordnung, wenn sich ein System ändert, denn Kritikalität und Aufwand sind keine festen Eigenschaften.

Wie werden aus der Landschaft Integrationsanforderungen?

Jeder relevante Datenfluss wird zu einer Anforderung mit Was, Richtung, Takt und Menge. Sie wird als Muss, Soll oder Kann gewichtet und bekommt ein Prüfkriterium, das in der Demo vorführbar ist. Schreiben Sie lösungsoffen: Was soll fließen, nicht welche Technik. Nur wenn eine Art feststeht, etwa EDI mit einem Partner, geben Sie sie vor. Die kritischsten Anbindungen werden K.O. Kriterien, sollten aber auf wenige beschränkt bleiben. Halten Sie die Begründung der Gewichtung fest, damit Entscheidungen später nachvollziehbar bleiben und nicht neu diskutiert werden müssen.

Was ist der Unterschied zur IT Bestandsaufnahme?

Die IT Bestandsaufnahme von Find-Your-Software ist der breitere Leitfaden: Sie umfasst Hardware, Software und Lizenzen, Cloud Dienste, Schnittstellen, Schatten IT sowie Wartung und Support. Die IT Systemlandschaft im Selection Portal ist enger und zielt auf die Auswahl: Welche Systeme und Verbindungen betreffen die gesuchte Software, und welche Anforderungen folgen daraus? Haben Sie bereits eine Bestandsaufnahme, können Sie Angaben daraus übernehmen und gezielt ergänzen. Beide Seiten verweisen aufeinander, damit Sie je nach Bedarf zwischen Methodik und Portal Funktion wechseln können.

Welche Rolle spielen DSGVO und NIS2?

Beides wird von der Landschaft vorbereitet, aber nicht erfüllt. Die DSGVO verlangt unter anderem ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30) und Verträge mit Auftragsverarbeitern (Art. 28). Das NIS2 Umsetzungsgesetz gilt seit dem 6. Dezember 2025, die Betroffenheit hängt von Sektor und Größe ab, und § 30 BSIG verlangt Maßnahmen etwa zur Lieferkette. Eine erfasste Landschaft liefert Angaben dafür. Die rechtliche Bewertung gehört zu Datenschutz und Rechtsabteilung, es ist keine Rechtsberatung. Fragen Sie im Zweifel Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Rechtsbeistand, bevor Sie Fristen oder Pflichten aus den Normen ableiten.

Sehen Anbieter meine gesamte Systemlandschaft?

Nach Angabe von Find-Your-Software sehen Anbieter im Selection Portal nur, was Sie freigeben. Entscheiden Sie deshalb vor der Anbieteransprache, welche Angaben nötig sind. Meist genügen Systemtypen, Datenflüsse und Anforderungen. Interne Details wie Zugangsdaten, Personennamen oder Sicherheitskonfigurationen gehören nicht in eine Anbieteransicht. Wie die Freigabe im Einzelnen eingestellt wird, besprechen Sie im Erstgespräch. Dokumentieren Sie die Entscheidung, damit Sie später belegen können, was weitergegeben wurde. Auch Anbieter profitieren davon, weil sie ihr Angebot genauer auf Ihre Situation ausrichten können und weniger Annahmen treffen müssen.

Was kann die Erfassung nicht leisten?

Sie ersetzt keine Architekturberatung, keine vollständige Inventur und keine Sicherheits- oder Rechtsprüfung. Sie sagt nicht, welche Software die beste ist, sondern was die neue Software leisten und womit sie zusammenarbeiten muss. Die Qualität hängt von den Angaben ab, die Ihr Team liefert. Veraltete Angaben führen zu falschen Anforderungen. Planen Sie deshalb ein, die Landschaft bei Änderungen im Projekt nachzutragen, und prüfen Sie kritische Aussagen von Anbietern in der Demo. Gerade bei hohem Zeitdruck lohnt es sich, diese Grenzen vorab zu benennen, damit niemand mehr von der Landschaft erwartet, als sie leisten kann.