Die vier Weichenstellungen der Softwareauswahl
Bevor es um einzelne Anbieter geht, fallen vier grundlegende Entscheidungen, die den ganzen Rahmen setzen. Wer sie bewusst trifft, grenzt die Auswahl klug ein und vermeidet teure Umwege. Diese Seite ordnet die vier Abwägungen kurz ein und führt zu jeder Vertiefung.
Erst die Richtung, dann der Anbieter
Diese vier Fragen sind keine Detailfragen. Sie entscheiden, welche Art von Lösung überhaupt in Frage kommt, und grenzen den Markt ein, bevor der erste Anbieter kontaktiert wird. Wer sie bewusst beantwortet, spart sich unpassende Demos und teure Fehlentscheidungen.
Vier Fragen, vier Richtungen
Jede der vier Entscheidungen stellt zwei Wege gegenüber. Keiner ist grundsätzlich besser, es kommt auf Ihre Anforderungen an. Hier die Kurzeinordnung, jede mit dem Link zur ausführlichen Betrachtung.
Anbieterneutralität
Wählen Sie auf Basis Ihrer Anforderungen oder auf Basis dessen, was ein Anbieter oder ein provisionsgetriebener Vermittler empfiehlt. Neutralität schützt vor Empfehlungen, die dem Verkäufer nützen, nicht Ihnen.
Best-of-Breed gegen All-in-One
Das beste Spezialsystem je Bereich und dann verbinden, oder eine integrierte Komplettlösung aus einer Hand. Tiefe und Flexibilität gegen Einheitlichkeit und weniger Schnittstellen.
Cloud gegen On-Premise
Betrieb beim Anbieter mit niedrigen Anfangskosten und laufendem Abo, oder Betrieb im eigenen Haus mit mehr Kontrolle und höherer Anfangsinvestition. Der Break-even liegt oft im vierten bis fünften Jahr.
Standard gegen Individual
Erprobte Standardsoftware, an die Sie Ihre Prozesse anpassen, oder eine individuelle Entwicklung, die Ihre Prozesse genau abbildet. So viel Standard wie möglich, so viel Individualität wie für echte Vorteile nötig.
Wann welche Entscheidung ansteht
Die vier Weichenstellungen fallen nicht gleichzeitig. Sie ordnen sich in den Auswahlprozess ein, meist nach der Prozessanalyse und vor dem Lastenheft.
Nach der Prozessanalyse
Erst wenn die eigenen Prozesse und Anforderungen klar sind, lassen sich die Grundsatzentscheidungen sinnvoll treffen.
Vor dem Lastenheft
Die Richtung bestimmt, welche Anforderungen überhaupt relevant sind. Deshalb fallen diese Entscheidungen vor der Anforderungsliste.
Vor der Marktrecherche
Wer die Richtung kennt, sucht gezielt und vergleicht nur Anbieter, die grundsätzlich passen. Das spart Zeit und Fehlentscheidungen.
Häufige Fragen zu den Grundsatzentscheidungen
Kompakte, eigenständige Antworten zu den vier Abwägungen und ihrem Platz in der Methodik.
Was sind Grundsatzentscheidungen in der Softwareauswahl?
Grundsatzentscheidungen sind die grundlegenden Richtungsentscheidungen, die vor oder während einer Softwareauswahl fallen und den Rahmen für alles Weitere setzen. Dazu gehören die Haltung zur Anbieterneutralität, die Wahl zwischen einer integrierten Komplettlösung und mehreren spezialisierten Systemen, die Entscheidung zwischen Cloud und Betrieb im eigenen Haus sowie die Frage, ob Standardsoftware oder eine individuelle Entwicklung passt. Sie sind keine Detailfragen, sondern prägen die gesamte Auswahl.
Wann trifft man diese Entscheidungen?
Die meisten Grundsatzentscheidungen fallen früh, nach der Prozessanalyse und noch vor der eigentlichen Marktrecherche. Sie ergeben sich aus den Anforderungen, dem Schutzbedarf der Daten, der eigenen IT-Kompetenz und der Strategie. Es ist sinnvoll, sie bewusst und dokumentiert zu treffen, weil sie die Auswahl stark eingrenzen. Wer sie dem Zufall überlässt, trifft sie später unbewusst und meist schlechter.
Was bedeutet Best-of-Breed gegen All-in-One?
Best-of-Breed bedeutet, für jeden Bereich das jeweils beste spezialisierte System zu wählen und diese zu verbinden. All-in-One bedeutet, eine integrierte Komplettlösung zu nutzen, die möglichst viele Bereiche aus einer Hand abdeckt. Best-of-Breed bietet mehr Tiefe je Funktion, erfordert aber Integration. All-in-One bietet Einheitlichkeit und weniger Schnittstellen, ist dafür in Einzelbereichen oft weniger spezialisiert. Die richtige Wahl hängt von Anforderungen und IT-Ressourcen ab.
Was spricht für Cloud, was für On-Premise?
Cloud bietet niedrige Anfangskosten, schnelle Einführung, ständige Aktualität und Skalierbarkeit, verursacht aber laufende Abogebühren und verlangt Vertrauen in den Anbieter. On-Premise, also der Betrieb im eigenen Haus, bietet mehr Kontrolle und nach der Anfangsinvestition niedrigere laufende Kosten, erfordert aber eigene IT-Kompetenz und Hardware. Für sensible Daten und hohe Souveränitätsanforderungen kann On-Premise oder eine souveräne Cloud sinnvoll sein.
Standardsoftware oder Individualentwicklung?
Standardsoftware ist erprobt, günstiger und schneller verfügbar, verlangt aber, die eigenen Prozesse an die Software anzupassen. Individualsoftware bildet die Prozesse genau ab, ist aber teurer, langsamer und aufwendiger im Betrieb. Die Faustregel lautet, so viel Standard wie möglich und nur so viel Individualität wie für echte Wettbewerbsvorteile nötig. Reine Standardprozesse rechtfertigen selten eine teure Eigenentwicklung.
Wie hängen diese Entscheidungen mit der Methodik zusammen?
Die Grundsatzentscheidungen sind ein Teil der strukturierten Auswahlmethodik. Sie folgen auf die Prozessanalyse und gehen der Erstellung des Lastenhefts und der Marktrecherche voraus. In der Methodik bilden sie die Weichenstellung, die festlegt, welche Art von Lösung überhaupt in Frage kommt. Erst danach lohnt es sich, konkrete Anbieter zu vergleichen und ein Lastenheft zu schreiben.
Von der Richtung zur Auswahl
Sind die vier Weichen gestellt, folgt der strukturierte Weg zur passenden Software. Nutzen Sie die Methodik als Leitfaden und die neutrale Auswahl auf Basis realer Projekte.