Was ist ein RFP?
Bedeutung, Ablauf und Vorlage.

Was bedeutet RFP?

RFP bedeutet Request for Proposal, auf Deutsch Aufforderung zur Angebotsabgabe, Angebotsanfrage oder Ausschreibung. Ein Auftraggeber beschreibt darin seinen Bedarf und bittet mehrere Anbieter um ein vergleichbares Angebot. Bei Unternehmenssoftware enthält der RFP den Anforderungskatalog, Fragen zu Preis, Betrieb und Einführung sowie die Bewertungskriterien. Die Abkürzung hat in anderen Gebieten andere Bedeutungen, etwa Rot fluoreszierendes Protein. In der Beschaffung ist immer die Angebotsanfrage gemeint. Die deutschsprachige Wikipedia führt den Begriff zum Stichwort Ausschreibung.

Was ist der Unterschied zwischen RFP und RFQ?

Ein RFP fragt nach einer Lösung und bewertet Qualität und Preis zusammen. Ein RFQ (Request for Quotation) fragt nur nach dem Preis für eine genau beschriebene Leistung und eignet sich, wenn der Bedarf feststeht und Anbieter austauschbar sind. Die University of Memphis etwa vergibt RFQs an das niedrigste geeignete Angebot und RFPs an das bestbewertete nach einem Punktesystem, nicht zwingend an das günstigste. Bei Unternehmenssoftware mit vielen Anforderungen ist deshalb fast immer der RFP das passende Instrument.

Was ist ein RFI?

Ein RFI (Request for Information, auf Deutsch Leistungsanfrage) dient der Marktsondierung. Der Auftraggeber sammelt Informationen zu Anbietern und Lösungen, ohne ein Angebot zu verlangen. Die Antworten sind nicht bindend und enthalten oft Listenpreise. Ein RFI lohnt sich, wenn die Softwarekategorie oder der Markt unbekannt ist, und steht dann vor der Longlist. Im Mittelstand wird er häufig übersprungen, weil Kataloge, Matching und Marktübersichten die Sondierung ersetzen. Auf den RFI folgt der RFP an die Shortlist.

Wie läuft ein RFP Prozess ab?

Der RFP Prozess hat sechs Schritte: Anforderungen erfassen und priorisieren, Empfänger festlegen, das RFP Dokument aufsetzen, Versand und Rückfragen koordinieren, Antworten auswerten sowie Szenario Demo, Klärung und Entscheidung. Nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software dauert das im Mittelstand rund sechs Wochen bis zur Bewertung der Antworten. Wichtig ist, Kriterien und Gewichtung vor dem Versand festzulegen und allen Anbietern dieselben Unterlagen am selben Tag zu senden. Der Ablauf ist oben ausführlich beschrieben. Wer die Schritte sauber trennt, vermeidet Doppelarbeit und kann die Entscheidung später nachvollziehbar begründen.

Was gehört in einen RFP?

Ein RFP braucht sechs Bausteine: den Unternehmens und Projektkontext, den Projektumfang mit Abgrenzung, den Anforderungskatalog mit Muss, Soll und Kann, die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen, ein Preisblatt mit Einführungsangaben sowie den Prozessrahmen mit Zeitplan und Bewertung. Die Federal Acquisition Regulation der USA nennt als Mindestinhalt die Anforderung, die Vertragsbedingungen, die geforderten Angaben im Angebot und die Bewertungsfaktoren mit Gewichtung. Eine Gliederung zum Übernehmen steht auf dieser Seite. Je klarer diese Bausteine getrennt sind, desto leichter lassen sich die Antworten der Anbieter später vergleichen.

Wie lange dauert ein RFP?

Die Dauer hängt vom Umfang ab. Für das Aufsetzen des Dokuments rechnet Find-Your-Software im Mittelstand mit zwei bis drei Wochen, dazu kommen zwei bis drei Wochen Antwortfrist und etwa eine Woche Auswertung. Insgesamt sind das rund sechs Wochen, bei großen ERP Vorhaben mit langem Katalog auch mehr. Kleine Vorhaben sind in zwei bis drei Wochen erledigt. Öffentliche Verfahren folgen gesetzlichen Mindestfristen, die je nach Verfahrensart festgelegt sind. Diese Werte sind Erfahrungswerte und keine Norm.

Wie viele Anbieter sollte man anschreiben?

Drei bis fünf Anbieter sind der Praxisrichtwert für einen RFP im Mittelstand. Weniger als drei nehmen den Wettbewerbsdruck, mehr als fünf verursachen Aufwand bei Rückfragen, Auswertung und Demos, ohne dass die Entscheidung besser wird. Acht Anbieter im Detail zu prüfen gilt als Überforderung. Die Longlist kann deutlich größer sein, sie wird vor dem RFP mit Ausschlusskriterien auf die Shortlist verkleinert. Halten Sie schriftlich fest, warum ein Anbieter eingeladen wurde. Das schützt Ihr Team vor Überlastung und gibt jedem eingeladenen Anbieter genug Aufmerksamkeit.

Gibt es eine RFP Vorlage auf Deutsch?

Ja. Auf dieser Seite finden Sie eine RFP Vorlage als Gliederung mit vier Teilen und 18 Punkten, die Sie in Ihr Textprogramm kopieren können: Einleitung und Verfahren, Unternehmen und Projekt, Anforderungskatalog sowie Angebot und Bewertung. Es gibt hier bewusst keinen Download, denn Inhalte und Anforderungen unterscheiden sich je nach Software und Branche. Für den Anforderungskatalog hilft die Lastenheft Vorlage von Find-Your-Software, die Anleitung zum Schreiben steht unter RFP erstellen. Passen Sie die Gliederung an Ihre Projektgröße an und streichen Sie, was Sie nicht brauchen.

Was ist der Unterschied zwischen RFP und Lastenheft?

Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen des Auftraggebers, laut DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers. Der RFP ist die Aufforderung an Anbieter, auf dieser Grundlage ein Angebot abzugeben. Das Lastenheft ist damit eine Anlage und der Kern des RFP. Das Pflichtenheft schreibt dagegen der Anbieter, und es beschreibt, wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt.

Ist ein RFP dasselbe wie eine Ausschreibung?

Im klassischen Sinn ja, denn der RFP entspricht der Ausschreibung als schriftlicher Aufforderung zur Angebotsabgabe. Im Sprachgebrauch ist die Ausschreibung aber meist ein Verfahren der öffentlichen Hand mit gesetzlichen Regeln, etwa nach GWB und VgV. Ein privatwirtschaftlicher RFP im Mittelstand ist dagegen frei gestaltbar: Sie bestimmen Empfänger, Fristen und Ablauf selbst. Wer als Anbieter auf einen RFP antworten will, findet Hinweise unter RFP beantworten, denn die Anfrage nach einer RFP Antwort gehört dorthin.

Wer schreibt den RFP und wer antwortet darauf?

Den RFP schreibt der Auftraggeber, in der Regel ein Projektteam aus Fachbereichen, IT, Einkauf und Geschäftsführung, oft mit einem externen Berater für Methodik. Ein Projektleiter führt das Dokument und die Kommunikation. Auf den RFP antworten die Softwareanbieter, meist der Vertrieb gemeinsam mit Presales und Fachexperten. Die Antwort enthält Erfüllungsgrade, Preisblatt, Referenzen und Zeitplan. Wie Anbieter eine Antwort aufbauen und wann sich eine Antwort lohnt, erklärt die Seite RFP beantworten. Beide Seiten brauchen dafür feste Ansprechpartner, damit Rückfragen schnell geklärt werden.

Wann lohnt sich ein RFP und wann reicht eine Demo?

Ein RFP lohnt sich, wenn viele Anforderungen vergleichbar beantwortet werden müssen, mehrere Bereiche beteiligt sind und die Entscheidung dokumentiert werden soll, also bei ERP, CRM, HR oder BI. Bei einem kleinen, genau umrissenen Zusatzmodul genügt oft ein RFQ oder eine Demo. Eine Demo ersetzt den RFP nicht, denn sie zeigt Funktionen, aber keine verbindlichen Zusagen zu Preis, Betrieb und Einführung. Beides gehört zusammen: erst der RFP für die Zusagen, dann die Szenario Demo als Beleg.

Wie bewerte ich die Antworten auf einen RFP?

Prüfen Sie zuerst die Vollständigkeit und die Muss Anforderungen. Wer eine davon nicht erfüllt, scheidet aus. Danach bewerten Sie den Erfüllungsgrad je Anforderung auf einer festen Skala, etwa 0 bis 10, und gewichten die Ergebnisse mit den vorab festgelegten Gewichten, die zusammen 100 Prozent ergeben. Bewerten Sie die Kosten getrennt und über einen festen Zeitraum. Die Methode heißt Nutzwertanalyse und ist unter diesem Namen auf Find-Your-Software beschrieben. So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar, auch wenn später jemand nach den Gründen fragt.