Hinweisgebersystem.
Meldestelle nach HinSchG digital betreiben.

Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ist Software, über die Beschäftigte und andere Personen Verstöße vertraulich oder anonym an die interne Meldestelle melden. Die Meldestelle bestätigt den Eingang, stellt Rückfragen über einen geschützten Dialog und dokumentiert den Fall bis zur Löschung. So setzt ein Unternehmen die Pflichten aus §§ 12, 16 und 17 HinSchG technisch um. Anbieter wie Hintbox, LegalTegrity oder Whistlelink bieten das als Cloud-Dienst an. Prüfen Sie in der Demo eine anonyme Meldung von Anfang bis Ende. Die Tarife beginnen bei 39 Euro im Monat.

Ab wann ist ein Hinweisgebersystem Pflicht?

Eine interne Meldestelle ist nach § 12 Abs. 2 HinSchG ab in der Regel 50 Beschäftigten Pflicht, für 50 bis 249 Beschäftigte seit dem 17. Dezember 2023. Finanzdienstleister, Versicherer und weitere Institute nach § 12 Abs. 3 sind unabhängig von ihrer Größe verpflichtet. Das Gesetz verlangt die Meldestelle, nicht eine bestimmte Software. Ein Hinweisgebersystem erleichtert aber Vertraulichkeit, Fristen und Dokumentation erheblich. Zählen Sie die Beschäftigten je Gesellschaft, nicht im Konzern.

Welche Fristen gelten nach dem HinSchG?

Die Meldestelle bestätigt den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen, so steht es in § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG. Die Rückmeldung zu geplanten und ergriffenen Folgemaßnahmen folgt innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung. Fehlt die Bestätigung, gilt eine Frist von drei Monaten und sieben Tagen ab Eingang. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Ein Hinweisgebersystem sollte alle drei Fristen automatisch überwachen. Planen Sie Urlaubsvertretungen ein.

Welches Bußgeld droht ohne Meldestelle?

Wer keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt, handelt nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG ordnungswidrig und riskiert bis 20.000 Euro. Die Verzehnfachung nach § 30 OWiG gilt dafür nicht. Höher wird es beim Behindern von Meldungen oder bei Repressalien: bis 50.000 Euro, für Unternehmen über § 30 OWiG bis 500.000 Euro. Für Schadensersatz bei Repressalien gilt zusätzlich § 37 HinSchG. Dokumentieren Sie deshalb Einrichtung und Betrieb der Meldestelle sauber.

Müssen Meldungen anonym möglich sein?

Nein, eine Pflicht zu anonymen Meldekanälen gibt es nach § 16 Abs. 1 HinSchG nicht. Die Meldestelle sollte anonyme Meldungen aber bearbeiten. In der Praxis bieten fast alle Hinweisgebersysteme einen anonymen Dialog über Zugangscode oder Melde-ID. Die externe Meldestelle des Bundes berichtet, dass über 90 Prozent ihrer Meldungen über ihren anonymen Kanal eingehen. Nach Einschätzung von Find-Your-Software senkt ein anonymer Kanal die Hemmschwelle für interne Meldungen. Klären Sie, wie der Zugangscode sicher übergeben wird.

Was kostet ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem kostet laut Preislisten (Stand 10/2026) zwischen 39 Euro im Monat bei splice digital und einigen hundert Euro im Monat für Konzernlösungen. Für 50 bis 149 Beschäftigte nennen Whistlelink 99 Euro und Whistleblower Software 149 Euro im Monat bei jährlicher Abrechnung. Hinzu kommen Onboarding, Telefonkanal und Zusatzgesellschaften. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software liegt ein Betrieb mit 60 Beschäftigten bei 1.668 Euro im ersten Jahr. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.

Reicht ein E-Mail-Postfach als Meldekanal?

Formal kann ein Funktionspostfach die Textform nach § 16 Abs. 3 HinSchG erfüllen, praktisch reicht es selten. Auf ein Postfach haben oft mehr Personen Zugriff als die Meldestelle, was § 16 Abs. 2 widerspricht. Anonyme Rückfragen sind kaum möglich, Fristen und Löschung laufen von Hand. Zudem fehlt der mündliche Kanal, den das Gesetz ebenfalls verlangt. Ein Hinweisgebersystem ab 39 Euro im Monat löst diese Punkte mit wenig Aufwand. Die Sprachhotline ist bei einigen Anbietern enthalten.

Kann ein Konzern eine zentrale Meldestelle betreiben?

Ein Dritter kann nach § 14 Abs. 1 HinSchG als Meldestelle beauftragt werden, die Pflicht zur Abhilfe bleibt aber bei jeder Gesellschaft. Private Beschäftigungsgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten dürfen nach § 14 Abs. 2 eine gemeinsame Stelle einrichten. Ob eine zentrale Stelle bei der Konzernmutter für größere Töchter genügt, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Technisch brauchen Sie ein mandantenfähiges System, etwa Hintbox, preeco oder Whistlelink. Prüfen Sie dabei auch die Kosten je Gesellschaft.

Was ist eine Ombudsperson?

Eine Ombudsperson ist ein externer Dritter, meist eine Kanzlei, der Meldungen entgegennimmt und geprüft an das Unternehmen weitergibt. Das HinSchG erlaubt in § 14 Abs. 1 ausdrücklich, einen Dritten mit der Meldestelle zu betrauen. Für Beschäftigte senkt das oft die Hemmschwelle. LegalTegrity bietet den Betrieb der Meldestelle als Add-on an. Klären Sie, ob die Ombudsperson im selben System arbeitet und wer intern Folgemaßnahmen entscheidet. Halten Sie die Weitergabe an das Unternehmen schriftlich fest.

Wie hängen Hinweisgebersystem und NIS2 zusammen?

Beide sind Compliance-Pflichten, aber mit anderer Schwelle und Richtung. NIS2 betrifft nach § 28 BSIG Einrichtungen ab 50 oder 250 Mitarbeitenden plus Umsatz und Bilanz in bestimmten Sektoren und verlangt Meldungen an das BSI binnen 24 Stunden. Das HinSchG gilt branchenübergreifend ab 50 Beschäftigten, die Meldestelle antwortet der hinweisgebenden Person binnen sieben Tagen. Ein Hinweis auf eine Sicherheitslücke kann beide Prozesse auslösen. Mehr dazu in unserem Ratgeber NIS2 Software. Legen Sie fest, wer welchen Fall übernimmt.

Wo sollten die Daten eines Hinweisgebersystems liegen?

Meldungen enthalten oft sensible personenbezogene Daten, deshalb zählen Serverstandort, Zertifikat und Auftragsverarbeitung. Viele Anbieter hosten in Deutschland: Hintbox und preeco bei Hetzner, LegalTegrity und SECJUR in der Open Telekom Cloud, Whistleblower Software bei AWS in Frankfurt. Fast alle nennen eine Zertifizierung nach ISO 27001. Lassen Sie sich das Zertifikat je Produkt zeigen und prüfen Sie, wer beim Anbieter technisch Zugriff hat. Fragen Sie auch nach Löschkonzept und Protokollen und danach, wer Zugriffe freigibt.

Ist Find-Your-Software ein Vergleichsportal?

Nein. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Verträge und dokumentiert alles nachvollziehbar. Anbieterauszüge sind alphabetisch sortiert und ohne Bewertung. Für das Hinweisgebersystem heißt das: Sie erfassen Gesellschaften, Kanäle und Sprachen und erhalten passende Systeme. Im Portal sprechen Sie direkt mit den Anbietern Ihrer Shortlist. Die Entscheidung bleibt für Geschäftsführung und Prüfer nachvollziehbar. Das gilt auch beim Wechsel des Systems.