CAFM Software.
Anbieter, Module und Betreiberpflichten.

Was ist CAFM Software?

CAFM Software ist Software für Computer-Aided Facility Management. Sie verwaltet Gebäude, Flächen, technische Anlagen, Verträge und Dienstleister in einer Datenbank und steuert Wartung, Prüfungen, Reinigung, Energie und Raumbuchung. Ihr wichtigster Nutzen ist der Nachweis der Betreiberpflichten: Jede prüfpflichtige Anlage hat eine Frist, einen Prüfer und einen abgelegten Bericht. Typische Nutzer sind Eigentümer und Betreiber mit mehreren Gebäuden, Verwaltungen, Kliniken, Hochschulen, Industriebetriebe und FM-Dienstleister. Für die Begriffe gilt DIN EN ISO 41011, die die frühere DIN EN 15221-1 ersetzt hat.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM und CMMS?

Ein CAFM stellt das Gebäude in den Mittelpunkt, ein CMMS die Maschine. CAFM verbindet Flächen, Anlagen der Haustechnik, Verträge, Reinigung und Betreiberpflichten. Ein CMMS plant die Instandhaltung von Produktionsanlagen mit Wartungsplänen, Ersatzteilen und Störmeldungen und ist in der Fertigung oft mit dem MES gekoppelt. Viele CAFM-Produkte enthalten ein Instandhaltungsmodul, das für Gebäudetechnik reicht. Wer einen großen Maschinenpark mit Ersatzteillager betreibt, braucht meist zusätzlich ein CMMS oder das Instandhaltungsmodul des ERP. Die Kopplung von MES und CMMS beschreibt unser Ratgeber auf Find-Your-MES.

CAFM oder IWMS, was brauche ich?

Ein IWMS ist ein erweitertes CAFM mit Immobilienportfolio, Mietvertragsverwaltung, Leasing-Bilanzierung, Arbeitsplatzmanagement und Energie. Es lohnt sich, wenn ein großer, oft internationaler Bestand angemietet ist und die Finanzabteilung Mietverträge bilanzieren muss. Für Betreiber mit eigenem Bestand in Deutschland, deren Hauptaufgabe Instandhaltung, Prüfungen und Flächen sind, reicht meist ein CAFM. Im Auszug stehen Planon und Spacewell für den IWMS-Ansatz, pitFM, RIB FM, SPARTACUS oder waveware für spezialisiertes CAFM. Entscheiden Sie nach Ihrem Bestand und nicht nach dem Etikett des Anbieters.

Reicht das Immobilienmodul im SAP?

Für Mietverträge, Objekte und Kostenrechnung reicht SAP S/4HANA für Vertrags-, Leasing- und Immobilienmanagement oft aus, für Flächen auf dem CAD-Plan, Prüfpflichten und Dienstleistersteuerung meist nicht. SAP selbst bietet dafür seit Januar 2026 SAP Real Estate and Facilities Management by Planon als Solution Extension an. Andere CAFM-Anbieter binden SAP über Schnittstellen an, pit etwa mit einem eigenen RFC Connector. Legen Sie vor der Auswahl fest, welches System Anlagen, Kostenstellen und Bestellungen führt, und testen Sie genau diesen Datenfluss in der Demo.

Was bedeutet GEFMA 444?

GEFMA 444 ist die Richtlinie des Deutschen Verbands für Facility Management zur Zertifizierung von CAFM-Software. Geprüft wird in Katalogen, ob ein Produkt die Funktionen eines Bereichs wie Flächen, Instandhaltung, Reinigung oder Verträge erfüllt. Seit Juni 2026 umfasst die Richtlinie 20 Kataloge, neu sind Audit-Checklisten und Nachhaltigkeit. Die GEFMA-Liste vom 18.06.2026 führt 22 Produkte mit gültigem oder beantragtem Zertifikat, jeweils mit zweijähriger Laufzeit. Fragen Sie das Zertifikat beim Anbieter mit Gültigkeitsdatum und Katalogen ab, denn nicht jedes Produkt ist in allen Katalogen zertifiziert.

Welche Prüfpflichten muss ein CAFM abbilden?

Ein CAFM muss vor allem die Fristen der Betriebssicherheitsverordnung, der DGUV Vorschrift 3 und der Trinkwasserverordnung führen können. Nach § 3 Abs. 6 BetrSichV legt der Arbeitgeber Prüffristen selbst fest, § 14 Abs. 5 verlangt die Fälligkeit nach Monat und Jahr. Aufzüge prüft eine zugelassene Überwachungsstelle höchstens alle zwei Jahre mit Zwischenprüfung. Elektrische Anlagen werden nach § 5 DGUV Vorschrift 3 in festgelegten Abständen geprüft, Trinkwasser je nach Nutzung jährlich oder alle drei Jahre auf Legionellen. Dazu kommen Klimaanlagen nach dem Gebäudemodernisierungsgesetz.

Was kostet CAFM Software?

Feste Listenpreise sind im CAFM-Markt die Ausnahme. TOPdesk nennt 61 bis 120 Euro je Bearbeiter und Monat, IBM für Maximo Essentials Optionen ab unter 40.000 US-Dollar im Jahr. In der Marktübersicht CAFM-Software 2026 nennen getFM, Archibus, RIB IMS und Loy & Hutz ihre durchschnittlichen Lizenzkosten je Arbeitsplatz als Selbstauskunft, und die Werte liegen weit auseinander. Hinzu kommen Datenaufnahme, Einführung, Schnittstellen, Schulung und Pflege. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit drei Gebäuden und 25 Arbeitsplätzen ergeben sich 107.000 Euro über drei Jahre. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.

Cloud oder On-Premise?

Die meisten CAFM-Anbieter im Auszug bieten heute beides oder setzen auf Cloud. SPARTACUS läuft laut N+P On-Premises oder als SaaS im deutschen Rechenzentrum, pitFM lokal oder in der Cloud, KeyLogic cloudbasiert oder On-Premise. Planon und Spacewell setzen auf Cloud, facility (24) betreibt eine private Cloud in Deutschland. Cloud spart eigenen Betrieb und bringt Updates automatisch, On-Premise passt zu strengen Vorgaben bei kritischer Infrastruktur oder Behörden. Fragen Sie nach Rechenzentrumsstandort, Zertifizierung des Betreibers und Datenexport bei Vertragsende.

Wie wichtig ist BIM für ein CAFM?

BIM wird wichtig, sobald Sie neu bauen oder sanieren und Planungsdaten in den Betrieb übernehmen wollen. Der offene Standard dafür ist IFC nach DIN EN ISO 16739-1:2024. Ein CAFM mit IFC-Import kann Räume, Flächen und Anlagen aus dem Modell übernehmen, statt sie neu zu erfassen. pitFM und SPARTACUS nennen IFC ausdrücklich, Planon richtet sich auf Revit aus. Für Bestandsgebäude ohne Modell zählen eher saubere CAD-Pläne. Testen Sie in der Demo ein echtes Modell und prüfen Sie, welche Eigenschaften im CAFM ankommen.

Wie lange dauert die Einführung eines CAFM?

Die Dauer hängt weniger von der Software als von der Datenaufnahme ab. Ein vorkonfiguriertes System für einen überschaubaren Bestand kann in wenigen Wochen laufen: facility (24) gibt an, dass 80 Prozent seiner Projekte in unter zehn Wochen live gehen. Bei vielen Liegenschaften, Schnittstellen zu SAP und eigener Anlagenaufnahme dauert es deutlich länger. Planen Sie die Einführung in Stufen, etwa zuerst Anlagen und Prüfpflichten, dann Flächen und Reinigung, zuletzt Raumbuchung und Energie. So entsteht früh ein Nachweis für die Betreiberverantwortung.

Was passiert mit IBM TRIRIGA?

IBM hat das Ende des Supports für alle Versionen von IBM TRIRIGA und TRIRIGA Application Suite zum 30. September 2027 angekündigt, neue Bestellungen sind seit dem 28. Januar 2026 nicht mehr möglich. Als Nachfolger nennt IBM Maximo Real Estate and Facilities 9.x innerhalb der Maximo Application Suite. Nach dem Stichtag bietet IBM bis zu fünf Jahre Sustained Support an. TRIRIGA-Anwender sollten die Migration jetzt planen und dabei prüfen, ob der Wechsel in die Maximo-Welt oder zu einem anderen CAFM besser passt.

Welche Daten brauche ich vor der Einführung?

Am wichtigsten sind ein Gebäude- und Raumverzeichnis, die Liste der prüfpflichtigen Anlagen und die laufenden Dienstleisterverträge. Flächen sollten nach DIN 277:2021-08 vorliegen, also mit Brutto-Grundfläche und Netto-Raumfläche, damit Reinigung und Kostenumlage auf denselben Zahlen beruhen. Für Anlagen brauchen Sie Standort, Gewerk, Hersteller, Baujahr und die Rechtsgrundlage der Prüfung. Prüfen Sie früh, welche CAD-Pläne oder BIM-Modelle existieren. Lassen Sie sich die Datenaufnahme als eigenen Posten anbieten, denn sie ist oft der größte Kostenblock.

Ist Find-Your-Software ein Vergleichsportal?

Nein. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Verträge und dokumentiert alles nachvollziehbar. Für ein CAFM-Projekt heißt das: Facility Management, Arbeitsschutz, Einkauf und IT erfassen ihre Kriterien gemeinsam, bilden Schnittstellen in der IT-Systemlandschaft ab und vergleichen Anbieter anhand derselben Demo-Szenarien. Die Entscheidung trifft Ihr Team, die Gründe dafür bleiben jederzeit nachlesbar. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Starten können Sie mit dem Matching oder einem kostenlosen Erstgespräch.