Individualsoftware entwickeln lassen: Ablauf, Kosten und Dienstleister auswählen

Was bedeutet „Individualsoftware entwickeln lassen“?

Es bedeutet, dass ein externer Dienstleister eine Software exklusiv nach Ihren Anforderungen entwickelt und Sie dafür Nutzungsrechte erhalten. Im Unterschied zur Eigenentwicklung beauftragen Sie ein Unternehmen, im Unterschied zu Standardsoftware entsteht die Lösung für Ihre Prozesse. Der Weg reicht vom Lastenheft über Ausschreibung und Entwicklung bis zu Abnahme und Betrieb. Was Individualsoftware ist, erklärt unser Ratgeber zur Definition.

Wie lange dauert es, Individualsoftware entwickeln zu lassen?

Die Entwicklung einer mittleren Fachanwendung dauert nach den Erfahrungswerten von Find-Your-Software fünf bis neun Monate, ein Prototyp sechs bis zehn Wochen. Davor liegen Bedarfsklärung, Lastenheft, Ausschreibung und Vertrag, die zusammen mehrere Monate brauchen können. Konzernprojekte und Vergabeverfahren öffentlicher Auftraggeber dauern länger. Planen Sie nach dem Go-live Zeit für Nachbesserungen und Schulung ein.

Was kostet es, Individualsoftware entwickeln zu lassen?

Für die Entwicklung nennen die Erfahrungswerte von Find-Your-Software 15.000 bis 30.000 Euro für einen Prototyp, 30.000 bis 80.000 Euro für eine kleine Fachanwendung und 80.000 bis 250.000 Euro für eine mittlere Individuallösung, bei Enterprise-Vorhaben ab 250.000 Euro. Hinzu kommen Betrieb und Weiterentwicklung, im Rechenbeispiel dieser Seite rund 64 Prozent der Gesamtkosten über fünf Jahre. Verbindliche Preise liefert nur ein Angebot.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand: was ist besser?

Ein Festpreis ist besser, wenn sich der Umfang vorab genau beschreiben lässt, die Abrechnung nach Aufwand, wenn sich Anforderungen im Projekt ändern. Beim Festpreis trägt der Dienstleister das Mengenrisiko und kalkuliert einen Aufschlag, bei Aufwand trägt es der Auftraggeber. Bewährt hat sich oft ein hybrides Modell: Konzept zum Festpreis, danach ein Budgetrahmen mit agiler Umsetzung. Entscheidend ist, dass Obergrenze und Kündigungsregeln im Vertrag stehen.

Wem gehört der Quellcode einer beauftragten Software?

Das hängt vom Vertrag ab: Der Dienstleister bleibt Urheber, Sie erhalten die vereinbarten Nutzungsrechte. Sind die Nutzungsarten nicht einzeln bezeichnet, bestimmt der Vertragszweck den Umfang (§ 31 Abs. 5 UrhG). Programme, die Beschäftigte in Wahrnehmung ihrer Aufgaben schaffen, stehen dagegen grundsätzlich dem Arbeitgeber zu (§ 69b UrhG). Vereinbaren Sie deshalb Nutzungsrechte, Bearbeitungsrecht und die Übergabe des Quellcodes ausdrücklich.

Wie finde ich einen seriösen Dienstleister für Individualsoftware?

Prüfen Sie Referenzen mit Rückfrage beim Auftraggeber, lernen Sie das vorgesehene Team vor Vertragsschluss kennen und lassen Sie sich die Schätzung in Arbeitspakete aufschlüsseln. Fragen Sie nach Sicherheitsprozessen, als Orientierung dient die BSI-Richtlinie TR-03185, und nach Unterauftragnehmern. Holen Sie drei bis fünf Angebote in gleicher Struktur ein und bewerten Sie sie in einer Nutzwertanalyse, nicht allein nach dem Preis.

Lohnt sich Nearshore oder Offshore?

Das kann sich lohnen, spart aber nicht automatisch Gesamtkosten, weil Abstimmung, Zeitverschiebung und Qualitätssicherung zusätzlichen Aufwand erzeugen. Nearshore bietet meist ähnliche Arbeitszeiten, Offshore größere Kapazität bei höherem Steuerungsaufwand. Rechtlich zählen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, genehmigte Unterauftragnehmer und bei Drittländern die Regeln aus Kapitel V DSGVO. Vergleichen Sie Angebote über die Gesamtkosten, nicht über den Tagessatz.

Wann ist die Software abgenommen?

Abgenommen ist sie, wenn Sie das Werk als im Wesentlichen vertragsgemäß annehmen, oder wenn die Abnahme als erfolgt gilt. Setzt der Unternehmer nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigern Sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe eines Mangels die Abnahme, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 BGB). Wegen unwesentlicher Mängel dürfen Sie die Abnahme nicht verweigern, bekannte Mängel behalten Sie sich bei der Abnahme vor.

Was gehört in eine Service-Level-Vereinbarung für Wartung?

In ein SLA gehören Servicezeiten, Prioritätsklassen für Störungen, Reaktions- und Behebungszeiten, gegebenenfalls Verfügbarkeit und die Folgen bei Verfehlung. Legen Sie außerdem fest, was Wartung ist (Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Anpassung an neue Versionen) und was als Weiterentwicklung gesondert vergütet wird. Wichtig ist, dass jede Zusage messbar ist und Sie die Messung nachvollziehen können.

Gibt es eine Förderung für individuell entwickelte Software?

Eine pauschale Förderung gibt es nicht, in Frage kommt die steuerliche Forschungszulage, wenn das Vorhaben Forschung und Entwicklung im Sinne des Gesetzes ist. Voraussetzung ist eine Bescheinigung nach § 6 FZulG. Bei Auftragsforschung zählen 70 Prozent des Entgelts zur Bemessungsgrundlage (§ 3 Abs. 4), der Auftragnehmer muss seine Geschäftsleitung in der EU oder im EWR haben (§ 2 Abs. 5). Die Anpassung bekannter Technik ist meist nicht begünstigt, Ihre Steuerberatung prüft den Einzelfall.

Wie vermeide ich die Abhängigkeit von einem Dienstleister?

Sie vermeiden sie durch Übergabe des Quellcodes, vollständige Dokumentation, ein Repository in Ihrer Hand, das Recht zur Bearbeitung durch Dritte und vertraglich geregelte Ausstiegsunterstützung. Eine Hinterlegung bei einem Treuhänder (Escrow) sichert den Ausfall des Dienstleisters ab. Sorgen Sie außerdem dafür, dass mindestens zwei Personen in Ihrem Unternehmen die Architektur verstehen und Zugänge nicht nur beim Dienstleister liegen.

Wann sollte ich stattdessen Standardsoftware einsetzen?

Standardsoftware ist die bessere Wahl, wenn der Prozess branchenüblich ist, ein erprobtes Produkt die Muss-Anforderungen weitgehend abdeckt und Sie schnell starten wollen. Prüfen Sie das, bevor Sie ein Lastenheft für Dienstleister schreiben. Die Matching Engine liefert dafür in rund sechs Minuten eine Vorauswahl, die Entscheidungshilfe zu Standard oder Individual hilft bei der Abwägung.