Business Central Kosten:
Lizenzen, Apps, Einführung und Betrieb

Was kostet Business Central pro Benutzer und Monat?

Laut Microsoft kostet Essentials 69,30 € und Premium 95,30 € je Benutzer und Monat, Team Members kosten 6,90 €, jeweils netto bei jährlicher Abrechnung (Preisliste Deutschland, abgerufen am 20.10.2026). Microsoft weist darauf hin, dass Preise je Währung, Land und Region abweichen können und der Warenkorb den tatsächlichen Preis zeigt. Gekauft wird über einen Partner, der Ihnen ein Angebot erstellt. Die Lizenz ist nur ein Teil der Gesamtkosten, wie das Rechenbeispiel zeigt.

Was ist der Unterschied zwischen Essentials und Premium?

Premium enthält alles aus Essentials und zusätzlich Serviceauftragsmanagement und Fertigung, und kostet 26,00 € je Benutzer und Monat mehr. Beide Lizenzen decken laut Microsoft Finanzmanagement, Vertrieb, Einkauf, Inventar, Lagerverwaltung und Projektmanagement ab. Brauchen nur wenige Mitarbeitende die Fertigung, fragen Sie den Partner, ob Premium für alle Benutzer nötig ist oder nur für diese Gruppe. Der Aufpreis beträgt damit 312 € je Benutzer und Jahr. Für 20 Benutzer ergibt das 16.632 € im Jahr mit Essentials und 22.872 € mit Premium (Rechnung von Find-Your-Software aus den Listenpreisen).

Wofür brauche ich Team Members und was können sie?

Team Members kosten 6,90 € je Benutzer und Monat und eignen sich für Mitarbeitende, die Daten lesen, Workflows genehmigen oder ausgewählte Informationen anlegen und ändern. Der Zugriff ist auf die Objekte der Team-Member-Berechtigung begrenzt, auch mit SUPER-Berechtigung (Microsoft Learn). Wer täglich bucht, einkauft oder fakturiert, braucht Essentials oder Premium. Zehn Gelegenheitsnutzer kosten 828 € im Jahr. Ein Team mit zehn Vollnutzern und zehn Gelegenheitsnutzern kommt mit Essentials und Team Members auf 9.144 € im Jahr (Rechnung von Find-Your-Software aus den Listenpreisen).

Was kosten Apps aus AppSource?

Es gibt keine einheitliche Preisliste, jeder Herausgeber legt Preis und Abrechnung seiner App selbst fest. Die App 365Performance DATEV zeigt auf AppSource „ab 39 €“ ohne Abrechnungseinheit, bei SIEVERS DATEV steht nur eine kostenlose Testversion (Stand 20.10.2026). Klären Sie vor dem Kauf Einheit, Laufzeit und Update-Zusage für die zwei Releases pro Jahr. Die Daten einer App zählen außerdem zur Datenbankkapazität. Führen Sie Apps im Budget als eigene Zeile, damit eine spätere Preisänderung sichtbar bleibt.

Was kostet die Einführung von Business Central über einen Partner?

Das hängt vom Projekt ab: Microsoft nennt keine Einführungspreise, die Beträge sind auf Anfrage bei Partnern. Kostentreiber sind der Prozessumfang, die Zahl der Gesellschaften, die Datenmigration, Schnittstellen wie DATEV oder Shop, Anpassungen und die Schulung. Vergleichen Sie mindestens drei Angebote mit gleichem Leistungsumfang und prüfen Sie, ob Festpreis oder Aufwand gilt. Für die Planung nutzen Sie das Rechenbeispiel mit Ihren eigenen Zahlen.

Gibt es Business Central mit monatlicher Abrechnung?

Die Microsoft Preisliste für Deutschland nennt für alle drei Pläne ausschließlich die jährliche Abrechnung, eine monatliche Variante steht dort nicht (abgerufen am 20.10.2026). Ob Ihr Partner davon abweichende Zahlungsmodelle anbietet, klären Sie im Angebot. Beachten Sie zudem, dass Lizenzen laut Microsoft nicht kurzfristig, also innerhalb von 90 Tagen nach der letzten Zuweisung, neu zugewiesen werden dürfen. Das wirkt sich bei Personalwechseln auf die Planung aus.

Was kostet Business Central On-Premises?

Preise für On-Premises-Lizenzen veröffentlicht Microsoft nicht, sie sind auf Anfrage beim Partner. Neukunden können On-Premises-Lizenzen seit dem 01.04.2025 nur noch als Subskription erwerben, Bestandskunden mit aktivem Enhancement Plan sind ausgenommen. Zusätzlich fallen Server, Betrieb und Updates an: Version 28.x wird laut Lifecycle-Seite bis 13.10.2027 unterstützt. Die Grundsatzfrage klärt Cloud vs. On-Premise. Rechnen Sie deshalb mit Partnerangeboten für Subskription, Server und Betrieb und stellen Sie sie der Cloud-Variante gegenüber.

Wann endet der Support für Dynamics NAV 2017 und NAV 2018?

Der erweiterte Support endet für Dynamics NAV 2017 am 12.01.2027 und für NAV 2018 am 12.01.2028, so zeigen es die Lifecycle-Seiten von Microsoft (abgerufen am 20.10.2026). Das Mainstream-Ende lag für beide Versionen bereits in den Jahren 2022 und 2023. Planen Sie den Umstieg mit mehreren Monaten Vorlauf, weil Datenübernahme, Tests und Schulung Zeit brauchen. Nachfolger neben Business Central zeigt die Navision Alternative.

Was kostet der Umstieg von NAV auf Business Central?

Eine Pauschale gibt es nicht, die Kosten für Datenübernahme, Anpassungen, Apps und Schulung sind auf Anfrage beim Partner. Lizenzseitig wechseln Sie von der Kauflizenz in ein Abonnement, denn Cloud-Abonnements gewähren laut Microsoft keine dauerhaften Nutzungsrechte. Rechnen Sie die Lizenzen mit der Tabelle oben und ergänzen Sie die Projektkosten aus den Angeboten. Wie sich das System im Betrieb bewährt, steht unter Business Central Erfahrungen. Wichtig ist ein Festpreis oder eine Obergrenze für die Datenübernahme, damit das Budget planbar bleibt.

Welche Zusatzkosten werden oft vergessen?

Häufig fehlen zusätzliche Umgebungen, Datenbankkapazität über den Inklusivrahmen, Copilot Credits samt Azure Abonnement für Agenten, Schnittstellen-Apps und die interne Projektzeit. Inklusive sind 80 GB je Mandant plus 2 GB je Essentials und 3 GB je Premium Lizenz, geteilt über alle Umgebungen. Bei Überschreitung laufen Transaktionen weiter, neue Umgebungen und Kopien sind aber gesperrt, bis Sie Kapazität kaufen oder Daten reduzieren. Führen Sie diese Posten als eigene Zeilen im Partnerangebot, damit sie später nicht als Nachtrag auftauchen.

Welche Vertragsregeln sollte ich vor der Unterschrift prüfen?

Prüfen Sie zuerst, was das Partnerangebot festschreibt: Zahl der Lizenzen, Laufzeit, Abrechnung, Preisanpassung während der Laufzeit, den Umgang mit zusätzlichen oder wegfallenden Benutzern, den Leistungsumfang der Einführung, Supportzeiten und den Ausstieg mit Datenexport. Fragen Sie, welche Bedingungen von Microsoft und welche vom Partner stammen, denn Microsoft verkauft die Lizenzen ausschließlich über Partner. Die Checkliste unter Softwarevertrag prüfen hilft bei der Struktur. Rechtliche Fragen klären Sie mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Wie hilft Find-Your-Software bei der Auswahl von Business Central?

Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl, kein Vergleichsportal: Es erfasst Ihre Anforderungen, erstellt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Verträge und dokumentiert alles nachvollziehbar. Für Business Central heißt das: Sie legen im Selection Portal Anforderungen und IT-Systemlandschaft fest und holen vergleichbare Angebote ein. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Einen Direktvergleich bieten Odoo vs. Business Central und SAP Business One vs. Business Central.