Software-Beschaffung.
Vom Bedarf bis zum unterschriebenen Vertrag.

Was ist Software-Beschaffung?

Software-Beschaffung ist der gesamte Prozess vom ersten Bedarf bis zum unterschriebenen Vertrag und zur Einführung einer Software. Dazu gehören Projektauftrag, Prozessanalyse, Anforderungen, Marktanalyse, Anfrage an Anbieter, Demo, Bewertung und Vertrag. Beteiligt sind Fachbereich, IT, Einkauf, Geschäftsführung, Datenschutz und oft der Betriebsrat. Gemeint ist der Einkauf von Software, nicht Software für den Einkauf: Systeme für Bestellung und Lieferantenmanagement heißen Procurement Software. Weil Cloud-Software meist im Abonnement läuft, bindet die Beschaffung ein Unternehmen oft für mehrere Jahre an Anbieter, Datenformat und Preismodell.

Welche Phasen hat die Software-Beschaffung?

Die Software-Beschaffung hat neun Phasen: Bedarf und Ziel, Prozessanalyse, Anforderungen, Markt und Shortlist, RFP, Demo und Test, Bewertung, Vertrag und Einführung. Jede Phase endet mit einem Dokument, etwa Projektauftrag, Lastenheft, Shortlist, RFP, Bewertungsbogen, Nutzwertanalyse und Vertrag. Die Reihenfolge ist wichtig, weil jede Phase auf der vorherigen aufbaut. Wer Anforderungen erst nach der Demo festlegt, bewertet den Eindruck der Präsentation und nicht den eigenen Bedarf. Kleine Vorhaben können Phasen zusammenlegen, sollten aber keine auslassen.

Wie lange dauert eine Software-Beschaffung?

Eine strukturierte Software-Auswahl dauert im Mittelstand nach den Erfahrungswerten von Find-Your-Software 8 bis 16 Wochen bis zur Vertragsreife. Mit formaler Ausschreibung und großem Anforderungskatalog sind es 2 bis 6 Monate. Ein RFP allein braucht rund sechs Wochen von der Freigabe bis zur Auswertung, davon 2 bis 3 Wochen Antwortfrist. Die Vertragsprüfung dauert 1 bis 3 Wochen, bei umfangreichen Verträgen bis 4 Wochen. Danach folgt die Einführung, die im Mittelstand 3 bis 12 Monate in Anspruch nimmt.

Wer ist an der Software-Beschaffung beteiligt?

An der Software-Beschaffung sind Projektleitung, Fachbereich, IT, Einkauf, Geschäftsführung, Datenschutz und meist der Betriebsrat beteiligt. Der Fachbereich liefert Abläufe und Anforderungen, die IT Schnittstellen und Betriebsanforderungen, der Einkauf Preisblatt und Verhandlung. Die Geschäftsführung gibt Budget und Entscheidung frei. Der Datenschutz prüft die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Der Betriebsrat bestimmt nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, wenn die Software Verhalten oder Leistung überwachen kann. Eine RACI-Matrix legt fest, wer je Aufgabe verantwortlich ist.

Was ist Requirements Engineering in der Softwareauswahl?

Requirements Engineering in der Softwareauswahl bedeutet, Anforderungen systematisch zu ermitteln, zu formulieren, zu gewichten und zu pflegen, damit Anbieter sie einheitlich beantworten. Anders als in der Entwicklung wird nichts gebaut, sondern Standardsoftware an den Anforderungen gemessen. Grundbegriffe beschreibt die Norm ISO/IEC/IEEE 29148, Schulungen bietet das IREB mit dem Zertifikat CPRE Foundation Level. In der Praxis zählen prüfbare Szenarien statt Feature-Listen, eine klare Gewichtung nach Muss, Soll und Kann und wenige begründete K.O.-Kriterien. Das Ergebnis ist das Lastenheft.

Was ist der Unterschied zwischen funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen?

Funktionale Anforderungen beschreiben, was eine Software tun soll, etwa eine Rechnung erstellen oder einen Auftrag freigeben. Nicht funktionale Anforderungen beschreiben, wie gut sie es tun soll: Antwortzeit, Verfügbarkeit, Sicherheit, Benutzbarkeit oder Wartbarkeit. Die Norm ISO/IEC 25010 ordnet solche Qualitätsmerkmale. Dazu kommen Randbedingungen wie Rechenzentrum in der EU oder Pflichtschnittstellen, die den Lösungsraum vorab begrenzen. Beide Arten gehören ins Lastenheft und brauchen eine Messgröße, damit Sie die Antwort in Demo oder Test prüfen können.

Wie viele Anbieter gehören auf die Shortlist?

Auf die Shortlist für die Anfrage gehören drei bis fünf Anbieter. Weniger als drei bieten keinen echten Vergleich, mehr als fünf erzeugen einen Auswertungsaufwand, den ein internes Team kaum leisten kann. Davor steht eine Longlist mit 8 bis 15 relevanten Anbietern, die Sie über K.O.-Kriterien, Branchen- und Größenfit eingrenzen. Begründen Sie jeden Ausschluss schriftlich. Die Werte sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software. Bei öffentlichen Auftraggebern bestimmt dagegen das Vergabeverfahren, wer ein Angebot abgeben darf.

Brauche ich für den Software-Einkauf ein RFP?

Ein RFP lohnt sich, sobald Sie mehr als zwei Anbieter vergleichen oder die Software mehrere Bereiche betrifft. Das RFP fordert die Anbieter der Shortlist auf, Ihre Anforderungen in einem festen Raster zu beantworten und ein Preisblatt auszufüllen. Dadurch werden Angebote vergleichbar. Für den Mittelstand rechnet Find-Your-Software mit 2 bis 3 Wochen für das Dokument, 2 bis 3 Wochen Antwortfrist und rund einer Woche Auswertung. Bei kleinen Zusatzmodulen genügt oft eine kürzere Anfrage mit wenigen Anforderungen und einer Demo.

Was gehört in einen SaaS-Vertrag?

Ein SaaS-Vertrag regelt Leistungsumfang, Preis und Lizenzmetrik, Laufzeit und Kündigung, Servicelevel, Haftung, Datenschutz und Ausstieg. Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Das SLA nennt Verfügbarkeit mit Messzeitraum und Reaktionszeiten. Eine Preisanpassung braucht einen Maßstab und einen Deckel. Für den Ausstieg legen Sie Format, Frist und Kosten der Datenrückgabe fest. Nehmen Sie den Anforderungskatalog mit den Antworten des Anbieters als Anlage auf, damit Zusagen verbindlich werden.

Was regelt der EU Data Act beim Anbieterwechsel?

Der EU Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854, gilt seit dem 12. September 2025 und regelt in Art. 23 bis 31 den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten wie Cloud und SaaS. Nach Art. 25 muss der Vertrag Wechselklauseln enthalten: Die Kündigungsfrist für den Wechsel beträgt höchstens zwei Monate, die Übergangszeit höchstens 30 Kalendertage, der Datenabruf ist mindestens 30 Kalendertage möglich. Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter nach Art. 29 keine Wechselentgelte mehr verlangen, bis dahin höchstens die unmittelbaren Kosten. Ausnahmen regelt Art. 31.

Welche Regeln gelten für öffentliche Auftraggeber?

Öffentliche Auftraggeber beschaffen Software nach Vergaberecht. Ab dem EU-Schwellenwert gelten Teil 4 des GWB und die Vergabeverordnung. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen bei 140.000 Euro für oberste und obere Bundesbehörden und bei 216.000 Euro für sonstige öffentliche Auftraggeber. Darunter gelten die Unterschwellenvergabeordnung oder Landesrecht. Den Zuschlag erhält nach § 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot, Kriterien und Gewichtung stehen vorab fest. Für die Verträge gibt es die EVB-IT als Muster.

Welche Kosten gehören in die TCO-Rechnung?

In die TCO-Rechnung gehören Lizenz oder Abonnement, Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Anpassungen, Schulung, Betrieb und Support, der interne Aufwand des Projektteams und die Kosten des Ausstiegs. Rechnen Sie alle Angebote über dieselbe Laufzeit, Find-Your-Software empfiehlt fünf Jahre. Feste Beträge gibt es nicht, sie hängen von Nutzerzahl, Umfang und Anbieter ab. Fordern Sie ein Preisblatt mit fester Gliederung an und übernehmen Sie die Personentage aus dem Antwortraster. Berücksichtigen Sie auch Preisanpassungen über die Laufzeit.

Muss der Betriebsrat bei der Software-Beschaffung beteiligt werden?

Der Betriebsrat ist zu beteiligen, wenn die Software geeignet ist, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen. Dann hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, und das trifft auf viele Unternehmensanwendungen mit Protokollen und Auswertungen zu. Außerdem ist er nach § 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG rechtzeitig über geplante Arbeitsverfahren einschließlich KI zu unterrichten. Beziehen Sie ihn deshalb schon bei Anforderungen und Demo ein und bereiten Sie die Betriebsvereinbarung parallel zum Vertrag vor. Ob ein Recht im Einzelfall besteht, klärt die Rechtsabteilung.