ERP Lastenheft:
Vorlage und Beispiel für den Mittelstand
Kurzantwort: Ein ERP Lastenheft beschreibt, was das System leisten soll, nicht wie. Es gliedert sich in Ziele, Prozesse, Anforderungen nach Bereichen, KO-Kriterien und Rahmenbedingungen. Wer es mit KI erstellt, muss Anforderungen prüfen und priorisieren, bevor sie in einen RFP gehen.
Ein ERP System (Enterprise Resource Planning) bündelt Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager und Produktion in einer Software. Diese Seite richtet sich an Unternehmen im DACH Mittelstand, die ein ERP auswählen und vor dem RFP ein belastbares Lastenheft brauchen. Sie finden eine Gliederung zum Übernehmen, typische Anforderungen je Bereich und drei vollständig ausgearbeitete Beispiele.
Zuletzt geprüft am 09.10.2026
Anbieter vergleichen,
sobald das Lastenheft steht
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Vertrag und dokumentiert alles nachvollziehbar.
Ihr Lastenheft muss dafür nicht als Dokument in Word vorliegen. Im Anforderungsmanager des Selection Portals erfassen Sie Anforderungen strukturiert, gewichten sie nach Muss, Soll und Kann und legen KO-Kriterien fest. Daraus entsteht die Grundlage für das Ranking der Anbieter. Wie das Sammeln mit Fachbereichen und Stakeholdern abläuft, beschreibt der Leitfaden Anforderungen sammeln.
Was ein ERP Lastenheft
enthält
Ein Lastenheft ist das Dokument, in dem der Auftraggeber festlegt, was ein System leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Anbieters darauf: wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Beide Begriffe gehen auf DIN 69901-5 zurück, die Abgrenzung beschreibt die Lastenheft Vorlage für die Softwareauswahl von Find-Your-Software (Stand 09.10.2026). Bei einer Softwareauswahl entsteht das Pflichtenheft erst nach dem Anbieterkontakt und kann Vertragsbestandteil werden.
Ein ERP Lastenheft besteht aus fünf Bausteinen:
- Ziele und Ausgangslage: Warum wird ein neues System gebraucht, woran messen Sie den Erfolg?
- Prozesse: Die wichtigsten Abläufe als Sollprozess, zum Beispiel von der Anfrage bis zum Zahlungseingang.
- Anforderungen nach Bereichen: Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager und Produktion, jede Anforderung einzeln und prüfbar.
- KO-Kriterien: Eine kurze Liste harter Ausschlusskriterien.
- Rahmenbedingungen: Betriebsmodell, Schnittstellen, Datenmigration, Datenschutz, Support und Lizenzmodell.
Gliederung
als Vorlage
Diese Gliederung ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software aus ERP Auswahlprojekten im Mittelstand. Sie lässt sich Kapitel für Kapitel übernehmen.
- Ausgangslage und Ziele: Anlass, messbare Ziele, Zeitrahmen, Budgetrahmen.
- Geltungsbereich: Gesellschaften, Standorte, Nutzerkreise, Sprachen und Währungen.
- Prozesse: Wichtigste Sollprozesse in Stichworten, mit Beteiligten und Schnittstellen zwischen den Bereichen.
- Anforderungen nach Bereichen: Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion, jeweils mit ID, Aussage, Priorität und Akzeptanzkriterium.
- KO-Kriterien: Ausschlusskriterien, die ein Anbieter erfüllen muss, um in die Shortlist zu kommen.
- Schnittstellen und Datenmigration: Fremdsysteme, Stammdaten, Altdatenübernahme. Hintergrund bieten ERP Schnittstellen und ERP Datenmigration.
- Rahmenbedingungen: Betriebsmodell (Cloud oder lokaler Betrieb), Datenschutz, IT Sicherheit, Support und Lizenzmodell.
- Mengengerüst und Anhang: Nutzerzahlen, Belegvolumen, Artikel- und Kundenstamm, Glossar.
Für Automatisierungssysteme beschreibt die Richtlinie VDI/VDE 3694 (Ausgabe April 2014) eine eigene Gliederung für Lasten- und Pflichtenhefte. Sie richtet sich an Betreiber, Planer und Hersteller von Automatisierungssystemen und ist nicht auf ERP zugeschnitten (Quelle: VDI, Stand 09.10.2026).
Eine Vorlage im Format XLSX mit über 130 vorformulierten Anforderungen in zwölf Funktionskategorien bietet die Lastenheft Vorlage von Find-Your-Software als Download (Quelle: Find-Your-Software, Stand 09.10.2026).
Anforderungen nach
Bereichen
Erfahrungswerte von Find-Your-Software: Diese Themen kommen in ERP Lastenheften im Mittelstand regelmäßig vor. Es sind Prüfthemen, keine fertigen Anforderungen. Formulieren Sie jedes Thema anhand der eigenen Prozesse aus.
Finanzen
- Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Offene Posten und Mahnwesen
- Kostenstellen, Kostenträger und Auswertungen für das Controlling
- Anlagenbuchhaltung und Meldungen zur Umsatzsteuer
- Elektronische Rechnungen empfangen und erstellen, geltende Fristen mit der Steuerberatung klären
- Revisionssichere Ablage und Anforderungen aus der steuerlichen Buchführung (GoBD), mit Steuerberatung abstimmen
Vertrieb
- Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung ohne Neuerfassung
- Kundenspezifische Preise, Staffeln, Rabatte und Rahmenaufträge
- Verfügbarkeitsprüfung und Liefertermine
- Varianten und Konfiguration, falls Ihr Sortiment sie braucht
- Anbindung von CRM und Webshop
Einkauf
- Bedarfsermittlung, Bestellung und Rahmenverträge
- Lieferantenstamm und Lieferantenbewertung
- Wareneingang mit Rechnungsprüfung (Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung)
- Genehmigungsworkflows nach Betrag und Kostenstelle
Lager
- Lagerorte und Lagerplätze, Umlagerung und Inventur
- Chargen und Seriennummern mit Rückverfolgung
- Kommissionierung und Versand; bei hohem Durchsatz die Abgrenzung zu einem WMS klären
Produktion
- Stücklisten, Arbeitspläne und Fertigungsaufträge
- Kapazitäts- und Terminplanung, Rückmeldung von Mengen und Zeiten
- Variantenfertigung und Fremdbearbeitung, falls relevant
- Abgrenzung zur Fertigungssteuerung: Was bleibt im ERP, was gehört in ein MES? Die Abgrenzung MES gegen ERP hilft dabei.
Priorisierung und
KO-Kriterien
Nicht jede Anforderung ist gleich wichtig. Find-Your-Software arbeitet mit vier Stufen nach dem MoSCoW Prinzip, das die Lastenheft Vorlage ausführlich beschreibt.
- Muss: Ohne die Funktion ist das System im Betrieb nicht nutzbar.
- Soll: Wichtig, ein vorübergehender Behelf wäre vertretbar.
- Kann: Zusatznutzen, der die Entscheidung nicht trägt.
- Wird nicht: Bewusst ausgeschlossen, damit der Umfang begrenzt bleibt.
KO-Kriterien sind eine kleine Auswahl der Anforderungen der Stufe Muss, bei deren Nichterfüllung ein Anbieter ausscheidet, etwa das Betriebsmodell, die Mandantenfähigkeit oder eine Vorgabe zum Datenschutz. Erfahrungswert von Find-Your-Software: Halten Sie die Liste kurz. Jedes weitere KO-Kriterium verkleinert die Zahl der Anbieter, die in die Shortlist kommen.
Wie Sie die verbleibenden Anforderungen bewerten, zeigt die Nutzwertanalyse mit Bewertungsraster.
Beispiel: drei Anforderungen
vollständig ausgearbeitet
Eine gute Anforderung hat eine ID, eine Aussage, eine Priorität, ein Akzeptanzkriterium und einen Nachweis. So lässt sie sich später in der Demo prüfen.
| ID und Bereich | Anforderung | Priorität | Akzeptanzkriterium | Nachweis |
|---|---|---|---|---|
| FIN-01, Finanzen | Das System erfasst Eingangsrechnungen, die als strukturierte E-Rechnung eingehen (Formate XRechnung und ZUGFeRD), automatisch und ordnet sie Kreditor und Bestellung zu. | Muss | Eine Beispielrechnung im Format XRechnung wird ohne manuelle Eingabe angelegt. Kreditor und Bestellbezug sind gefüllt, Abweichungen werden zur Prüfung angezeigt. | Live Demo mit einer Beispieldatei aus dem eigenen Unternehmen |
| VTR-02, Vertrieb | Das System ermittelt im Auftrag kundenspezifische Preise aus Staffeln und Rabattstufen und übernimmt sie unverändert aus dem Angebot. | Soll | Für einen Beispielkunden mit drei Staffelstufen wird der Preis je Menge korrekt ermittelt. Ein Angebot lässt sich ohne erneute Erfassung in einen Auftrag überführen. | Demo mit Beispielkunde und einer Preisliste aus dem eigenen Geschäft |
| LAG-03, Lager | Das System verfolgt Chargen und Seriennummern vom Wareneingang bis zur Lieferung an den Kunden, vorwärts und rückwärts. | Muss, KO (nur bei Chargenpflicht im eigenen Betrieb) | Ausgehend von einer Kundenlieferung zeigt das System alle verwendeten Eingangschargen. Ausgehend von einer Eingangscharge zeigt es alle belieferten Kunden. | Demo mit Testdaten und Auswertung als Bericht |
Beispiel von Find-Your-Software, frei formuliert und ohne Bezug zu einem Produkt. Priorität, Formate und Akzeptanzkriterien an die eigenen Prozesse anpassen.
Erfahrungswert von Find-Your-Software für das Formulieren: ein Satz, eine Aussage, ein überprüfbares Kriterium. Vermeiden Sie Wörter wie flexibel, einfach oder schnell, solange kein Maßstab dabeisteht.
Lastenheft mit KI erstellen:
Vorgehen und Grenzen
KI kann den ersten Entwurf beschleunigen, ersetzt aber nicht die Prüfung durch die Fachbereiche. Die folgenden Schritte sind ein Erfahrungswert von Find-Your-Software.
- Material sammeln: Prozessbeschreibungen, Interviewnotizen und bestehende Listen. Personenbezogene und vertrauliche Angaben vorher entfernen.
- Entwurf erzeugen lassen: je Bereich Anforderungen im festen Format mit ID, Aussage, Priorität und Akzeptanzkriterium.
- Jede Anforderung prüfen: Gehört sie zu unserem Prozess, ist sie eindeutig und testbar?
- Dubletten, Widersprüche und Lücken suchen, am besten durch jemanden aus dem Fachbereich, der den Entwurf nicht geschrieben hat.
- Priorisieren und KO-Kriterien festlegen. Das entscheiden Menschen, nicht das Modell.
- Freigabe durch Fachbereiche und Geschäftsführung, erst dann in den RFP übernehmen.
Grenzen
- Das Modell kennt Ihre Prozesse nicht und liefert leicht Allgemeinplätze, die auf jedes Unternehmen passen.
- Es kann Funktionen formulieren, die so kein Anbieter anbietet.
- Die Priorität einer Anforderung lässt sich ohne Fachwissen nicht begründen.
- Vor der Eingabe vertraulicher Daten sind Datenschutz und Vertrag des Werkzeugs zu prüfen.
Rechtliche und organisatorische Fragen zum Einsatz generativer KI im Unternehmen behandelt der Bitkom Leitfaden Generative KI im Unternehmen. Er deckt laut Bitkom unter anderem Datenschutz, EU AI Act und IT Sicherheit ab und enthält eine Checkliste (Quelle: Bitkom, Stand 09.10.2026).
Im Selection Portal schlägt Requirement Intelligence Anforderungen für Ihr Unternehmen vor und deckt mit dem Deep Check Lücken auf. Find-Your-Software nutzt dafür ausschließlich eigene, lokal betriebene Modelle, die Daten bleiben bei Find-Your-Software.
Vom Lastenheft
zum RFP
Der RFP (Request for Proposal) übernimmt die freigegebenen Anforderungen aus dem Lastenheft und ergänzt, was Anbieter für vergleichbare Angebote brauchen: Antwortformat, Bewertungsregeln, Zeitplan und Ansprechpartner. Die Anleitung steht auf RFP erstellen, die Grundlagen auf Was ist ein RFP?.
- Freigegebenen Stand des Lastenhefts einfrieren und die Anforderungen in die Antwortmatrix übernehmen.
- KO-Kriterien an den Anfang stellen, damit Anbieter früh wissen, ob sich eine Antwort lohnt.
- Je Anforderung ein Antwortfeld (erfüllt, mit Anpassung, nicht erfüllt) und ein Feld für den Nachweis vorsehen.
- Die Bewertung vor dem Versand festlegen, damit alle Antworten nach denselben Regeln bewertet werden.
Erfahrungswerte von Find-Your-Software. Nach dem RFP folgen Demos mit Ihren Szenarien und die Einführungsplanung.
Hilfe bei der
Durchführung
Ein Lastenheft entsteht selten an einem Schreibtisch. Im Anforderungsmanager des Selection Portals arbeiten Fachbereiche, IT und Einkauf an einer Liste, und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
- Anforderungen sammeln: Stakeholder einbinden und Widersprüche klären, bevor Anbieter eingeladen werden.
- Requirement Intelligence: Vorschläge für Anforderungen und ein Check auf Lücken.
- Anforderungsmanagement im Selection Portal: Ablauf, Fallstricke und Lösungen.
- Audit Trail und Revisionssicherheit: Wer hat wann was geändert?
- ERP Auswahl im Mittelstand: ein vollständiges Anwendungsbeispiel.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was gehört in ein ERP Lastenheft?
Ein ERP Lastenheft enthält Ausgangslage und Ziele, den Geltungsbereich, die wichtigsten Sollprozesse, Anforderungen nach Bereichen, KO-Kriterien, Schnittstellen und Datenmigration sowie Rahmenbedingungen wie Betriebsmodell und Datenschutz. Im Anhang stehen Mengengerüst und Glossar. Jede Anforderung sollte einzeln, eindeutig und testbar formuliert sein. Eine Gliederung zum Übernehmen steht im Abschnitt Gliederung als Vorlage.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber: Es beschreibt, was das System leisten soll und wofür. Das Pflichtenheft kommt vom Anbieter und beschreibt, wie und womit er die Anforderungen umsetzt. Bei einer Softwareauswahl entsteht das Pflichtenheft nach dem Anbieterkontakt und kann Vertragsbestandteil werden. Die Abgrenzung erläutert die Lastenheft Vorlage für die Softwareauswahl.
Wie lang sollte ein Lastenheft sein?
Erfahrungswert von Find-Your-Software: Ein Lastenheft für ein mittelständisches Unternehmen umfasst typischerweise 20 bis 80 Seiten (Quelle: Methodik der Softwareauswahl, Stand 09.10.2026). Wichtiger als die Seitenzahl ist, dass jede Anforderung zu Ihren Prozessen gehört und prüfbar ist. Die Lastenheft Vorlage enthält über 130 vorformulierte Anforderungen in zwölf Funktionskategorien, aus denen Sie auswählen und streichen können.
Kann man ein Lastenheft mit KI erstellen?
Ja, für den ersten Entwurf. KI kann Anforderungen je Bereich vorschlagen und in ein festes Format bringen. Sie kennt Ihre Prozesse aber nicht und kann Funktionen formulieren, die kein Anbieter so anbietet. Jede Anforderung muss deshalb fachlich geprüft, priorisiert und freigegeben werden, bevor sie in den RFP geht. Beachten Sie vor der Eingabe vertraulicher Daten Datenschutz und Vertrag des Werkzeugs.
Wie priorisiere ich Anforderungen?
Teilen Sie jede Anforderung in eine von vier Stufen ein: Muss, Soll, Kann oder Wird nicht (MoSCoW). Fragen Sie dazu, was passiert, wenn die Funktion am ersten Betriebstag fehlt. Die Einstufung treffen die Fachbereiche gemeinsam, nicht die IT allein. Danach lassen sich die verbleibenden Anforderungen mit einer Nutzwertanalyse bewerten.
Was sind KO-Kriterien?
KO-Kriterien sind Anforderungen der Stufe Muss, bei deren Nichterfüllung ein Anbieter aus der Auswahl ausscheidet. Typische Beispiele sind das Betriebsmodell, die Mandantenfähigkeit oder eine Vorgabe zum Datenschutz. Erfahrungswert von Find-Your-Software: Halten Sie die Liste kurz, weil jedes weitere KO-Kriterium die Zahl der möglichen Anbieter verkleinert. Im Selection Portal lassen sich KO-Kriterien im Anforderungsmanager festlegen.
Wer erstellt das Lastenheft?
Eine Projektleitung aus Fachbereich oder IT koordiniert, die Fachbereiche liefern die Anforderungen für ihre Prozesse, die Geschäftsführung gibt das Ergebnis frei. Datenschutz, IT Sicherheit und Betriebsrat sollten früh eingebunden werden. Externe Beratung kann moderieren, ersetzt aber nicht das Wissen der Fachbereiche. Der Leitfaden Anforderungen sammeln zeigt, wie Sie Stakeholder einordnen und einbinden.
Wie wird aus dem Lastenheft ein RFP?
Der RFP übernimmt die freigegebenen Anforderungen und ergänzt Antwortformat, Bewertungsregeln, Zeitplan und Ansprechpartner. KO-Kriterien stehen am Anfang, damit Anbieter früh wissen, ob sich eine Antwort lohnt. Je Anforderung sehen Sie ein Antwortfeld und ein Feld für Nachweise vor. Die Schritte beschreibt RFP erstellen.
Vom Lastenheft
zur Shortlist
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