KI-Chatbot für Unternehmen.
Anbieter, Kosten und Pflichten.

Was ist ein KI-Chatbot?

Ein KI-Chatbot ist ein Programm, das Fragen in natürlicher Sprache beantwortet und dafür ein Sprachmodell nutzt. Im Unternehmen verbindet man das Modell meist mit eigenen Dokumenten, Hilfeartikeln oder Produktdaten. Dieses Verfahren heißt RAG: Der Bot sucht passende Textstellen und formuliert daraus die Antwort. Eingesetzt wird er im Kundenservice, intern für Mitarbeitende oder als Voicebot am Telefon. Anders als ein regelbasierter Bot braucht er keine vorgegebenen Dialogpfade für jede Frage. Laut Bitkom ist der Kundenkontakt der häufigste Einsatz von KI in deutschen Unternehmen.

Was kostet ein KI-Chatbot für Unternehmen?

Die Kosten hängen am Abrechnungsmodell. Interne Assistenten kosten je Nutzer, etwa Langdock 25 € im Monat. Kundenservice-Bots rechnen oft je Lösung oder Gespräch: Zendesk nimmt 1,50 € je automatisierter Lösung, Intercom 0,99 US$ je Outcome. Microsoft Copilot Studio kostet 173,30 € je 25.000 Credits im Monat, moin.ai im Paket Business 750 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Dazu kommen Einrichtung, Pflege der Quellen und Anbindung. Alle Preise laut Anbieter, netto, Stand Oktober 2026.

Muss ein Chatbot sagen, dass er eine KI ist?

Ja, seit dem 2. August 2026. Nach Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 müssen Anbieter Systeme für die direkte Interaktion mit Menschen so gestalten, dass Nutzer erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Der Hinweis muss spätestens bei der ersten Interaktion kommen, klar formuliert und barrierefrei sein (Abs. 5). Der Digital Omnibus, Verordnung (EU) 2026/1744, hat diese Pflicht nicht verschoben. Verstöße können nach Art. 99 Abs. 4 bis 15 Mio. € oder 3 % des weltweiten Umsatzes kosten.

Was hat der Digital Omnibus am AI Act geändert?

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026 ist seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Sie verschiebt die Hochrisiko-Regeln nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 und nach Anhang I auf den 2. August 2028. Für Chatbots wichtig: Art. 50 Abs. 1 gilt unverändert seit 2. August 2026. Anbieter generativer Systeme, die vor diesem Tag am Markt waren, haben für die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 Zeit bis 2. Dezember 2026 (Art. 111 Abs. 4).

Ändert der Digital Omnibus auch die DSGVO?

Noch nicht. Die Kommission hat am 19. November 2025 mit COM(2025) 837 Änderungen an der Datenschutz-Grundverordnung vorgeschlagen. Stand Oktober 2026 ist dieser Vorschlag nicht beschlossen, die DSGVO gilt unverändert. Für einen KI-Chatbot bleiben damit Art. 13 zur Information der Nutzer, Art. 28 zur Auftragsverarbeitung und Art. 22 zu automatisierten Entscheidungen maßgeblich. Planen Sie Ihr Projekt nach geltendem Recht und behandeln Sie den Vorschlag als möglichen späteren Spielraum. Beschlossen ist bisher nur der KI-Teil des Omnibus, die Verordnung (EU) 2026/1744.

Ist ein KI-Chatbot DSGVO-konform?

Das hängt von Anbieter, Vertrag und Einrichtung ab, nicht vom Produktnamen. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Liste der Unterauftragnehmer einschließlich des Sprachmodells und eine Information der Nutzer nach Art. 13. Prüfen Sie den Ort der Verarbeitung: moin.ai speichert nach eigenen Angaben auf Servern in Deutschland, Lime Connect ebenfalls, Chatbase verarbeitet auf AWS in den USA. Schließen Sie das Training mit Ihren Daten vertraglich aus. Bei sensiblen Daten oder vielen Betroffenen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig sein.

Was ist der Unterschied zwischen Chatbot, KI-Assistent und KI-Agent?

Ein Chatbot beantwortet Fragen, meist aus freigegebenem Wissen, und übergibt schwierige Fälle an Menschen. Ein KI-Assistent in Business Software arbeitet in einem bestimmten System, etwa Microsoft 365 Copilot oder SAP Joule, und hilft dort bei Texten und Daten. Ein KI-Agent verfolgt ein Ziel über mehrere Schritte und führt Aktionen in Systemen selbst aus. Bitkom fasst es so: Ein Chatbot antwortet, ein Agent handelt. Die Assistenten vergleicht unser Ratgeber KI-Assistenten in Business Software, die Agenten unser Ratgeber KI-Agenten.

Wie verhindert man, dass ein Chatbot falsche Antworten erfindet?

Ganz verhindern lässt sich das nicht, aber deutlich begrenzen. Lassen Sie den Bot nur aus freigegebenen Quellen antworten und zu jeder Antwort die Textstelle anzeigen. Legen Sie fest, dass er bei fehlender Quelle sagt, dass er es nicht weiß, und an einen Menschen übergibt. Testen Sie vor dem Start mit einem Katalog echter Fragen, darunter bewusst Fragen ohne Antwort in Ihren Dokumenten. Halten Sie die Quellen aktuell, denn veraltete Preislisten erzeugen veraltete Antworten. Prüfen Sie im Betrieb regelmäßig Stichproben aus den Verläufen.

Was ist ein Voicebot?

Ein Voicebot ist ein Chatbot für das Telefon. Er erkennt gesprochene Sprache, versteht das Anliegen und antwortet mit synthetischer Stimme. Typische Aufgaben sind Terminänderungen, Zählerstände, Statusabfragen und die Weiterleitung an die richtige Abteilung mit Zusammenfassung. Anbieter im Auszug sind Cognigy, Onlim und Parloa. Abgerechnet wird meist je Minute: Onlim nennt im Paket Basic 149 € im Monat mit 500 Minuten, jede weitere kostet 0,30 €. Prüfen Sie die Zahl gleichzeitiger Anrufe, die Erkennung von Namen und Zahlen sowie die Regeln zur Aufzeichnung.

Welcher KI-Chatbot passt für den internen Einsatz?

Für internes Wissen passen Plattformen, die Ihre Dokumente mit Rechten anbinden. Im Auszug sind das Langdock mit Ordner-Sync aus SharePoint, Google Drive und Confluence, Gemini Enterprise mit über 100 Konnektoren, Mistral Vibe mit Daten standardmäßig in der EU und Microsoft Copilot Studio für Unternehmen mit Microsoft 365. Auch ChatGPT Enterprise von OpenAI gehört in diese Gruppe, den Preis nennt laut OpenAI der Vertrieb individuell. Entscheidend ist, dass der Bot nur zeigt, was die fragende Person in der Quelle öffnen darf. Binden Sie den Betriebsrat früh ein, wenn Verläufe gespeichert werden.

Wie wird ein Chatbot an Ticketing und CRM angebunden?

Über fertige Integrationen oder eine API. moin.ai legt nach eigenen Angaben Tickets in HubSpot, Salesforce und Zendesk an, Intercom Fin arbeitet auch mit Salesforce, HubSpot oder Freshdesk, BOTfriends nennt Anbindungen an CRM, ERP und Ticketing. Klären Sie, welche Felder der Bot liest und welche er schreibt, etwa Kundennummer, Bestellstatus oder Ticketkategorie. Lesende und schreibende Rechte sollten getrennt freigegeben werden. Lassen Sie sich in der Demo zeigen, wie ein Ticket mit dem Gesprächsverlauf im Helpdesk ankommt. Wie Helpdesks Anfragen steuern, zeigt unser Ratgeber Ticketing-Software.

Gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für Chatbots?

Das BFSG nennt Chatbots nicht ausdrücklich. Es gilt seit dem 28. Juni 2025 für Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr, die Verbrauchern angeboten werden (§ 1 Abs. 3 Nr. 5 BFSG). Ist der Chat Teil eines Onlineshops, gestalten Sie ihn wie den Shop barrierefrei. Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Mio. € Umsatz oder Bilanzsumme sind ausgenommen (§ 3 Abs. 3, § 2 Nr. 17). Unabhängig davon verlangt Art. 50 Abs. 5 KI-Verordnung, dass der Hinweis auf die KI barrierefrei ist.

Wie finde ich den passenden KI-Chatbot?

Starten Sie mit den 50 häufigsten Fragen aus Postfach und Telefon und legen Sie ein Einsatzfeld fest: Kundenservice, intern oder Telefon. Schreiben Sie Datenstandort, AVV, Quellenangabe, Übergabe an Mitarbeitende und den Hinweis nach Art. 50 als Muss-Kriterien auf. Testen Sie drei Anbieter mit denselben Quellen und denselben Fragen. Das Matching von Find-Your-Software gleicht Ihre Anforderungen mit passenden Systemen ab und liefert eine begründete Shortlist. Im Selection Portal halten Sie danach Demo, Vertrag und Entscheidung nachvollziehbar fest.