KI-Assistenten in Unternehmenssoftware
im Vergleich.
KI-Assistenten (oft Copilot genannt) sind Chat- und Agentenfunktionen, die Hersteller direkt in ERP, CRM und Office Software einbauen. Diese Seite vergleicht Microsoft Copilot, SAP Joule, Salesforce Agentforce, HubSpot Breeze, Oracle NetSuite, Xentral und Zoho Zia für den Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Alle Angaben stammen von Herstellerseiten.
Was ist ein KI-Assistent
in Business Software?
Ein KI-Assistent in Business Software ist eine eingebaute Chat- und Agentenfunktion, die mit den Daten und Rechten des jeweiligen Systems arbeitet. Er beantwortet Fragen, fasst zusammen, schreibt Entwürfe und bereitet Buchungen oder Aufträge vor. Entscheidend für die Auswahl sind Datenbasis, Berechtigungen, deutsche Sprache, Protokollierung, Hosting und das Preismodell des Herstellers.
Stand dieser Seite: Zuletzt geprüft am 13.10.2026. Die Tiefe zum CRM finden Sie auf Find-Your-CRM unter KI im CRM, die Tiefe zum ERP unter KI im ERP.
Assistent oder Agent:
zwei Stufen derselben Technik.
Hersteller nutzen die Begriffe Copilot, Assistent und Agent unterschiedlich. Für die Auswahl hilft eine einfache Trennung: Ein Assistent antwortet auf eine Anfrage, ein Agent führt mehrere Schritte selbst aus. Der Überblick im KI Hub ordnet die Reifegrade für alle Kategorien ein.
KI-Assistent (Copilot)
- Reagiert auf eine Frage oder einen Klick im Programm
- Fasst Datensätze, E-Mails, Belege oder Besprechungen zusammen
- Schreibt Entwürfe für Angebote, Antworten oder Artikeltexte
- Der Mensch übernimmt das Ergebnis bewusst
- Beispiele: Microsoft 365 Copilot Chat, Breeze-Assistent, Xentral Co-Pilot
KI-Agent
- Arbeitet eine Aufgabe in mehreren Schritten ab, etwa Auftrag erkennen und anlegen
- Greift auf Funktionen und Daten im System zu, oft auch auf Schnittstellen
- Braucht klare Rechte, Freigaben und ein Protokoll
- Wird häufig nach Verbrauch abgerechnet, etwa in Credits oder Units
- Beispiele: Sales Order Agent in Business Central, Joule Agents, Agentforce, Xentral Agent Hub
Einordnung: Erfahrungswert von Find-Your-Software. Beispiele laut den in der Tabelle verlinkten Herstellerseiten, Abruf 13.10.2026.
KI-Assistenten im Vergleich:
Einsatz, Daten und Agenten.
Die Tabelle zeigt eine Auswahl verbreiteter Assistenten in alphabetischer Reihenfolge, ohne Bewertung. Jede Angabe stammt von der verlinkten Herstellerseite. Wo der Hersteller nichts angibt, steht das so in der Zeile.
| Assistent | Einsatzbereich | Datenbasis | Agentenfunktionen | Status laut Hersteller |
|---|---|---|---|---|
| Copilot in Dynamics 365 Business CentralMicrosoft, ERP | ERP: Verkauf, Einkauf, Bankabstimmung, Artikeltexte, Listenanalyse | Daten der Business Central Umgebung | Sales Order Agent und Payables Agent | verfügbar, Funktionen je Region und Sprache unterschiedlich, viele zuerst auf Englisch |
| Microsoft 365 CopilotMicrosoft, Office und Teams | Office: E-Mail, Dokumente, Besprechungen, Chat | Daten der Microsoft 365 Umgebung, laut Hersteller unterstützt durch Work IQ | Recherche-Agent, Analyse-Agent, Agents-Store, eigene Agenten mit Copilot Studio | verfügbar; Copilot Chat ist in berechtigten Microsoft 365 Abos ohne Zusatzkosten enthalten |
| Oracle NetSuite AIOracle, Cloud-ERP | ERP: Texte, Belegerfassung, Berichte, Planung | NetSuite Daten; NetSuite Next und AI Assistant | NetSuite Expert als KI-Agent, Prompt Studio, AI Connector Service | keine Angabe auf der KI-Seite |
| Salesforce Agentforce (Einstein)Salesforce, CRM | CRM: Vertrieb, Service, Field Service | Daten der Salesforce Org | Agentforce Builder, Agent Script, Agentforce Coworker, Add-ons für Sales und Service | verfügbar; Foundations ab Enterprise Edition |
| SAP JouleSAP, ERP und Cloud Portfolio | Funktionen in Finanzen, HR, Supply Chain und Vertrieb | SAP Daten, laut SAP gestützt auf SAP Knowledge Graph und SAP Business Data Cloud | Joule Agents als einsatzbereite Agenten | in unterstützten SAP Cloud Lösungen |
| HubSpot BreezeHubSpot, CRM und Marketing | CRM: Marketing, Vertrieb, Service | Daten im HubSpot CRM | Agent Hub mit KI-Agents, eigene Agents über den Breeze-Assistenten und den Agent-Designer | Agent Hub in Starter, Professional und Enterprise enthalten |
| Xentral Co-PilotXentral, ERP für Commerce | ERP: Aufträge, Retouren, Zahlungen, Kreditoren, Berichte | Live-Daten im ERP; der Co-Pilot schreibt laut Hersteller die SQL Abfrage selbst | Agent Hub mit sechs Agenten, eigene Agenten, MCP Server | Agent Hub und MCP Server als Beta gekennzeichnet |
| Zoho ZiaZoho, Software Suite mit CRM | Assistent im gesamten Zoho Ökosystem | Daten der Zoho Anwendungen | Zia Agents für einzelne Geschäftsprozesse | keine Statusangabe auf der Zia-Seite |
Quellen: Microsoft Learn Business Central Copilot, Microsoft 365 Copilot Business, Microsoft Learn Lizenzierung, NetSuite AI, Salesforce Agentforce Preise, SAP Joule, HubSpot KI, Xentral AI ERP, Xentral Product Updates, Zoho Zia. Abruf jeweils 13.10.2026.
Preismodell und Hosting
laut Hersteller.
Beträge stehen nur dort, wo der Hersteller sie öffentlich nennt. Preise sind netto und können sich ändern. Für ein konkretes Angebot zählen Ihre Lizenzen, die Laufzeit und der erwartete Verbrauch der Agenten.
| Assistent | Preismodell laut Hersteller | Hosting und EU-Daten laut Hersteller |
|---|---|---|
| Copilot in Dynamics 365 Business CentralMicrosoft | in der Business Central Lizenz ohne Aufpreis enthalten; Microsoft behält sich Fair-Use-Regeln, Kontingente oder Preise für später vor | für Kunden innerhalb der EU-Datengrenze verlassen die Daten diese Grenze nicht |
| Microsoft 365 CopilotMicrosoft | Copilot Business als Zusatzlizenz ab 15,60 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (laut Seite reduziert von 18,20 €); Microsoft 365 Copilot (Enterprise) 26,00 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung; Agenten in Copilot Chat nutzungsabhängig | EU-Datengrenze für Speicherung und Verarbeitung; Daten laut Hersteller nicht für KI-Training genutzt; lokale Verarbeitung für EU-Länder auf regionaler Ebene angekündigt |
| Oracle NetSuite AIOracle | NetSuite AI Units mit berechtigten Nutzerlizenzen ohne Zusatzkosten; weitere Units jederzeit zukaufbar; Add-on Module mit KI nicht enthalten | nennt die genutzten Modelle (Cohere Command, OpenAI GPT-OSS, GPT 4.x und 5.x); kein Speicherort auf der KI-Seite |
| Salesforce Agentforce (Einstein)Salesforce | Flex Credits 500 € je 100.000 Credits; 2 € je Konversation; Agentforce Add-ons 125 € pro Nutzer und Monat | Einstein Trust Layer mit Null-Datenaufbewahrung für Prompts und Antworten und Datenmaskierung; Datenresidenz auf den geprüften Seiten nicht angegeben |
| SAP JouleSAP | Joule Base in SAP Cloud Subscriptions ohne Zusatzkosten; Premium AI über AI Units, Joule Premium in Volumenstufen von 8 bis 1 AI Unit pro Nutzer und Monat; AI Units verfallen nach 12 Monaten | Kundendaten bleiben im eigenen SAP Tenant und trainieren keine Modelle Dritter |
| HubSpot BreezeHubSpot | viele KI-Funktionen und Agents über HubSpot Credits, als Paket oder Pay-as-you-go; Beträge nicht auf der KI-Seite | Rechenzentrum USA, EU, Kanada oder Australien laut Sub-Processors-Seite; KI-Drittanbieter dürfen nicht mit Kundendaten trainieren |
| Xentral Co-PilotXentral | keine Beträge auf der KI-Seite | kein Training auf öffentlichen Modellen; Mensch gibt Aktionen frei; jeder KI-Schritt dokumentiert; Speicherort auf der KI-Seite nicht angegeben |
| Zoho ZiaZoho | KI als Bestandteil der Produkte, laut Zoho ohne gesonderte KI-Lizenzgebühren | Zoho betreibt den Technologiestack bis zum Rechenzentrum selbst; EU-Standort auf der Zia-Seite nicht genannt |
Quellen: Microsoft 365 Copilot Business, Microsoft 365 Copilot Enterprise, Microsoft Blog zur lokalen Verarbeitung, Business Central Copilot, NetSuite AI Units, Salesforce Agentforce Preise, Salesforce vertrauenswürdige KI, SAP Business AI Preise, HubSpot KI Infrastruktur, Xentral Hilfe, Zoho Zia. Abruf jeweils 13.10.2026, Preise netto.
Copilot, Joule, Einstein und Breeze
im direkten Vergleich.
Drei Paarungen werden besonders oft gesucht. Der Vergleich ist nur sinnvoll, wenn beide Assistenten auf dieselbe Aufgabe treffen. Meist entscheidet das System, in dem Ihre Daten liegen, und nicht der Assistent selbst.
Office Arbeit oder CRM Prozess
Microsoft 365 Copilot arbeitet in E-Mail, Dokumenten und Besprechungen. Breeze arbeitet im HubSpot CRM mit Kontakten, Deals und Tickets.
- Copilot: feste Lizenz pro Nutzer, Agenten in Copilot Chat nutzungsabhängig
- Breeze: Agent Hub in allen kostenpflichtigen Editionen, Agents über HubSpot Credits
- Viele Teams nutzen beide, mehr dazu unter HubSpot Erfahrungen
Zwei CRM-Plattformen, zwei Preislogiken
Salesforce bündelt die KI heute unter Agentforce, Einstein bleibt als Name für die Vertrauensschicht. HubSpot setzt auf Breeze und den Agent Hub.
- Salesforce: Flex Credits, Preis je Konversation oder Add-on pro Nutzer
- HubSpot: Credits als Paket oder Pay-as-you-go
- Plattformvergleich: Salesforce vs. HubSpot und Salesforce Erfahrungen
Microsoft Umgebung oder SAP Prozesse
Joule ist in die SAP Cloud Lösungen eingebaut und arbeitet mit SAP Daten. Copilot deckt Microsoft 365 ab und als eigener Copilot auch Dynamics 365.
- Joule Base ohne Zusatzkosten in SAP Cloud Subscriptions, Premium über AI Units
- Copilot in Business Central ohne Aufpreis, Microsoft 365 Copilot als Lizenz
- ERP Seite: Dynamics 365 Erfahrungen
Quellen wie in den Tabellen oben, Abruf 13.10.2026. Einordnung der Paarungen: Einschätzung von Find-Your-Software.
Vier Kriterien, die
vor der Demo feststehen sollten.
Funktionslisten ähneln sich zunehmend. Unterschiede zeigen sich bei den Daten, der Sprache, der Nachvollziehbarkeit und den laufenden Kosten. Laut Bitkom nennen 63 Prozent der Unternehmen ohne KI-Einsatz schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis (Presseinformation vom 14.09.2026).
Sieht der Assistent nur, was der Nutzer sehen darf?
- Prüfen, ob der Assistent die Rollen und Berechtigungen des Systems übernimmt
- Klären, welche Quellen er nutzt: nur das eigene System oder auch Web und Schnittstellen
- Vor dem Start Freigaben in SharePoint, CRM und ERP aufräumen (Erfahrungswert von Find-Your-Software)
Funktioniert jede Funktion auf Deutsch?
- Microsoft schreibt für Business Central, dass viele Funktionen zuerst nur auf Englisch verfügbar sein können
- Für jede geplante Funktion die Sprach- und Regionsliste des Herstellers prüfen
- In der Demo mit echten deutschen Belegen, Fachbegriffen und Umlauten testen
Lässt sich nachvollziehen, was die KI getan hat?
- Xentral nennt Freigabe durch den Menschen als Standard und dokumentiert jeden KI-Schritt
- Salesforce beschreibt im Einstein Trust Layer, wo Daten landen und wer Zugriff hat
- Für alle Anbieter fragen: Wo steht das Protokoll, wie lange, wer kann es exportieren?
Lizenz, Verbrauch oder beides?
- Feste Lizenz pro Nutzer (Microsoft 365 Copilot), Verbrauch in Credits oder Units (Salesforce, HubSpot, SAP Premium, NetSuite)
- Verfall prüfen: SAP AI Units verfallen nach 12 Monaten, Salesforce Flex Credits werden nicht übertragen
- Verbrauch der Agenten im Pilot messen und im Vertrag deckeln, siehe Softwarevertrag prüfen
Quellen: Bitkom Presseinformation 14.09.2026, Herstellerseiten wie oben, Abruf 13.10.2026.
Wo KI-Assistenten
an Grenzen stoßen.
Ein Assistent ist nur so gut wie die Daten und Prozesse, auf denen er arbeitet. Diese Grenzen gelten unabhängig vom Hersteller.
Schlechte Stammdaten, schlechte Antworten
Doppelte Kunden, alte Preise oder fehlende Felder führen zu falschen Zusammenfassungen und Vorschlägen.
- Datenbereinigung vor dem Pilot einplanen (Erfahrungswert von Find-Your-Software)
Antworten können falsch sein
Sprachmodelle formulieren auch dann sicher, wenn sie falsch liegen. Deshalb setzen Hersteller wie Xentral auf Freigabe durch den Menschen.
- Buchungen, Preise und Zusagen nie ohne Prüfung übernehmen
Jeder Assistent kennt nur sein System
Joule kennt SAP, Breeze kennt HubSpot, Copilot kennt Microsoft 365. Prozesse über mehrere Systeme brauchen Schnittstellen, Konnektoren oder MCP Server.
- Systemlandschaft vorab erfassen, etwa mit der IT-Systemlandschaft
KI-Kompetenz ist Pflicht
Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Anbieter und Betreiber für ausreichende KI-Kompetenz ihres Personals sorgen.
- Schulung und Nutzungsregeln vor dem Rollout festlegen, Text: EUR-Lex
EU-Datengrenze ist nicht gleich Serverstandort Deutschland
Mehrere Hersteller nennen eine Verarbeitung innerhalb der EU, nicht in Deutschland. Bei US-Anbietern bleibt die Frage nach dem Zugriff aus Drittstaaten.
- Vertiefung: DSGVO und Serverstandort und Souveräne Cloud Leitfaden
Verbrauch ist schwer planbar
Agenten verbrauchen Credits oder Units pro Aktion oder Gespräch. Ohne Messung im Pilot fällt die Rechnung höher aus als geplant.
- Budgetgrenzen und Warnschwellen im Vertrag vereinbaren (Einschätzung von Find-Your-Software)
Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689, Herstellerseiten wie oben, Abruf 13.10.2026.
Den passenden KI-Assistenten
in sechs Schritten auswählen.
Aufgaben sammeln
Listen Sie zehn bis zwanzig konkrete Aufgaben, etwa Angebote zusammenfassen, Eingangsrechnungen vorkontieren oder Aufträge aus E-Mails anlegen. Jede Aufgabe bekommt ein Ziel und einen Verantwortlichen. Das geht strukturiert über Anforderungen sammeln.
Datenquelle zuordnen
Ordnen Sie jeder Aufgabe das System zu, in dem die Daten liegen. Daraus ergibt sich, welcher Assistent überhaupt in Frage kommt: der im ERP, im CRM oder in Microsoft 365.
Rechte und Datenschutz prüfen
Klären Sie Rollen, Freigaben, Hosting, Auftragsverarbeitung und Modellanbieter. Lassen Sie sich die EU-Angaben des Herstellers schriftlich bestätigen.
Kosten rechnen
Rechnen Sie Lizenz und Verbrauch für drei Jahre mit eigenen Annahmen: Anzahl Nutzer, Gespräche, Agentenaktionen. Prüfen Sie Verfall und Übertrag von Credits.
Pilot mit deutschen Daten
Testen Sie vier bis acht Wochen mit echten deutschen Belegen und einer kleinen Gruppe. Messen Sie Zeitersparnis, Fehlerquote und Verbrauch (Erfahrungswert von Find-Your-Software).
Rollout mit Regeln
Schulen Sie die Nutzer im Sinne von Artikel 4 der KI-Verordnung, legen Sie Freigabestufen fest und prüfen Sie das Protokoll regelmäßig. Erweitern Sie Agenten erst nach einem stabilen Pilot.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist ein KI-Assistent in Unternehmenssoftware?
Ein KI-Assistent ist eine eingebaute Chat- und Agentenfunktion in ERP, CRM oder Office Software. Er arbeitet mit den Daten des Systems, fasst zusammen, schreibt Entwürfe und bereitet Vorgänge vor. Beispiele sind Microsoft Copilot, SAP Joule, Salesforce Agentforce, HubSpot Breeze und der Xentral Co-Pilot. Wichtig für die Auswahl sind Datenbasis, Rechte, Sprache, Protokoll, Hosting und Preismodell.
Was unterscheidet Microsoft Copilot von HubSpot Breeze?
Microsoft 365 Copilot arbeitet in E-Mail, Dokumenten und Besprechungen, HubSpot Breeze arbeitet im HubSpot CRM. Copilot Business kostet laut Microsoft ab 15,60 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, netto. HubSpot enthält den Agent Hub in Starter, Professional und Enterprise, viele KI-Funktionen laufen über HubSpot Credits. Viele Unternehmen nutzen beide nebeneinander, weil sie unterschiedliche Aufgaben abdecken.
Salesforce Einstein oder HubSpot Breeze: was passt besser?
Beide sind KI-Funktionen der jeweiligen CRM-Plattform, die Wahl folgt daher meist der Wahl des CRM. Salesforce rechnet Agentforce über Flex Credits, 2 Euro je Konversation oder Add-ons ab 125 Euro pro Nutzer und Monat ab. HubSpot rechnet viele Agents über Credits ab, als Paket oder Pay-as-you-go. Für die CRM Tiefe lohnt der Blick auf die KI im CRM Seiten von Find-Your-CRM.
Copilot vs. Joule: worin liegt der Unterschied?
Joule ist der KI-Assistent im SAP Cloud Portfolio und arbeitet mit SAP Daten, Copilot ist der Assistent in Microsoft 365 und Dynamics 365. Joule Base ist laut SAP in SAP Cloud Subscriptions ohne Zusatzkosten enthalten, Premium Funktionen laufen über AI Units. Copilot in Business Central ist laut Microsoft ohne Aufpreis in der Lizenz, Microsoft 365 Copilot wird pro Nutzer lizenziert. Entscheidend ist, welches ERP Sie einsetzen.
Was kosten KI-Assistenten in ERP und CRM?
Die Hersteller nutzen drei Modelle: im Produkt enthalten, feste Lizenz pro Nutzer oder Verbrauch in Credits und Units. Enthalten sind etwa Copilot in Business Central, Joule Base und die AI Units für berechtigte NetSuite Lizenzen. Microsoft 365 Copilot Enterprise kostet laut Microsoft 26,00 Euro pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, netto. Agenten werden häufig nach Verbrauch abgerechnet, deshalb sollte der Verbrauch im Pilot gemessen werden.
Bleiben die Daten bei KI-Assistenten in der EU?
Das hängt vom Hersteller und vom Vertrag ab. Microsoft nennt die EU-Datengrenze für Speicherung und Verarbeitung, auch für Copilot in Business Central. SAP schreibt, dass Kundendaten im eigenen SAP Tenant bleiben und keine Modelle Dritter trainieren. HubSpot zeigt Rechenzentrum und Modellanbieter auf der Sub-Processors-Seite. Lassen Sie sich die Angaben für Ihren Vertrag schriftlich bestätigen.
Funktionieren KI-Assistenten auf Deutsch?
Grundsätzlich ja, aber nicht jede Funktion ist in jeder Sprache freigegeben. Microsoft schreibt für Business Central, dass viele Funktionen zuerst nur auf Englisch verfügbar sein können und jede Funktion eine eigene Sprachliste hat. Prüfen Sie deshalb die Sprachliste des Herstellers für jede geplante Funktion. Testen Sie in der Demo mit echten deutschen Belegen und Fachbegriffen.
Wie wählt man den passenden KI-Assistenten aus?
Starten Sie mit konkreten Aufgaben und ordnen Sie jeder Aufgabe das System zu, in dem die Daten liegen. Danach prüfen Sie Rechte, Datenschutz, deutsche Sprache, Protokoll und Kosten über drei Jahre. Ein Pilot von vier bis acht Wochen mit echten Daten zeigt Nutzen und Verbrauch, das ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software. Find-Your-Software unterstützt die Auswahl als Werkzeug mit Anforderungen, Shortlist und dokumentierter Entscheidung.
Den KI-Assistenten nach
Ihren Systemen auswählen.
Zuletzt geprüft am 13.10.2026. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl der Sectorlens GmbH, gegründet 2024 in Potsdam: Anforderungen sammeln, begründete Shortlist in rund 6 Minuten, Demos und Vertrag nachvollziehbar dokumentieren. Grundlage sind 16.000+ Softwaresysteme im Marktradar, 200.000+ Referenzprojekte und über 1.000 gestartete Auswahlprojekte, ohne Provisionen. Unser eigener Amatus KI-Assistent läuft nur mit eigenen, lokal betriebenen Modellen, die Daten bleiben bei Find-Your-Software.