IT-Dienstleister auswählen.
In sechs Schritten zum passenden Partner.

Worauf sollte ich achten, um den richtigen Dienstleister für mein Projekt zu wählen?

Achten Sie zuerst auf Unabhängigkeit vom Hersteller und eine Methode, die Sie nachvollziehen können. Danach zählen Erfahrung in Ihrer Branche, das konkrete Team und ein Vertragsmodell, das zu Ihrem Umfang passt. Legen Sie die Gewichte fest, bevor Sie Angebote öffnen, und bewerten Sie alle Kandidaten mit demselben Raster. Lassen Sie sich die künftige Projektleitung persönlich vorstellen und sprechen Sie mit zwei Referenzkunden, die Sie selbst auswählen. Ein Dienstleister, der seine Grenzen nennt, plant meist ehrlicher als einer, der alles kann.

Erkläre mir den Prozess der Auswahl von IT-Dienstleistern

Die Auswahl von IT-Dienstleistern läuft in sechs Schritten. Sie beschreiben den Bedarf mit Umfang, Terminen und Ausschlüssen und bilden eine Longlist mit fünf bis acht Kandidaten. Alle erhalten dieselbe Anfrage mit einem festen Angebotsraster. Zwei bis drei Kandidaten präsentieren mit einer Aufgabe aus Ihrem Alltag, danach prüfen Sie selbst gewählte Referenzen. Am Ende steht ein Vertrag mit Leistungsbeschreibung, Team, Abnahme und Ausstieg. Steht die Software noch nicht fest, wählen Sie zuerst das System und dann den Partner.

Welche IT-Dienstleister sind bei der Auswahl und Einführung neuer Unternehmenssoftware am zuverlässigsten?

Am zuverlässigsten sind Dienstleister, die ihre Rolle sauber trennen: eine Auswahlberatung, die von keinem Hersteller Geld bekommt, und ein Implementierungspartner mit belegten Projekten in Ihrer Branche und mit genau Ihrem Produkt. Eine Rangliste mit Namen hilft wenig, weil Zuverlässigkeit vom Team im konkreten Projekt abhängt. Prüfen Sie stattdessen drei Belege: Namen im Angebot, selbst gewählte Referenzen und einen Vertrag mit Abnahmekriterien. Wer bei einer dieser Fragen ausweicht, ist für Ihr Projekt nicht zuverlässig, egal wie bekannt er ist.

Wo finde ich Experten für IT-Consulting, die bei der Softwareauswahl helfen?

Experten für die Softwareauswahl finden Sie bei herstellerneutralen Auswahlberatungen, über Empfehlungen aus Ihrem Netzwerk und bei Beratungen, die beim BAFA registriert sind und damit für eine Förderung in Frage kommen. Fragen Sie jede Beratung schriftlich, ob und wofür Hersteller sie bezahlen. Find-Your-Software bietet mit Sectorlens eine Auswahlberatung mit kostenfreiem Erstgespräch von 30 Minuten. Für ERP-Projekte gibt unser Schwesterportal Hinweise im Ratgeber ERP-Auswahlberater. Implementierungspartner für ein gewähltes Produkt nennen die Partnerverzeichnisse der Hersteller.

Welche Arten von IT-Dienstleistern gibt es?

Für Softwareprojekte gibt es drei Gruppen. Vor der Entscheidung arbeiten IT-Strategieberatungen und Auswahlberatungen, die Zielbild, Anforderungen und Auswahl begleiten. In der Einführung arbeiten Implementierungspartner eines Herstellers, die Beratung des Herstellers selbst und Softwareagenturen für Individualentwicklung. Im Betrieb arbeiten Systemhäuser für Infrastruktur und Support sowie Managed Service Provider, die Anwendungen nach Service Levels betreiben. Viele Firmen decken mehrere Rollen ab. Fragen Sie deshalb, in welcher Rolle ein Anbieter Ihnen gegenübersitzt und woran er verdient.

Worin unterscheiden sich Auswahlberatung und Implementierungspartner?

Die Auswahlberatung hilft Ihnen, das passende System zu finden, und sollte an keinem Produkt mitverdienen. Der Implementierungspartner führt ein bestimmtes System ein, kennt es tief und vertreibt oft auch dessen Lizenzen. Beides ist legitim, aber nicht in einer Hand. Wer Ihnen die Einführung verkaufen will, empfiehlt selten ein Produkt, das er nicht anbietet. Trennen Sie deshalb die Rollen und holen Sie Partnerangebote erst ein, wenn das System feststeht. So verhandeln Sie mit zwei bis drei Partnern im Wettbewerb.

Wie viele IT-Dienstleister sollte ich anfragen?

Fragen Sie drei bis fünf Dienstleister mit derselben Anfrage an und laden Sie zwei bis drei zur Präsentation ein. Weniger als drei Angebote geben keinen echten Vergleich, mehr als fünf kosten Sie viel Zeit beim Auswerten, ohne die Entscheidung zu verbessern. Die Longlist davor darf mit fünf bis acht Namen breiter sein. Schreiben Sie zu jedem Kandidaten auf, warum er auf die Liste kommt. Das hilft später bei der Begründung gegenüber der Geschäftsführung.

Festpreis oder Aufwand: Welches Vertragsmodell passt?

Ein Festpreis passt, wenn der Umfang klar beschrieben ist, etwa bei einer Datenübernahme oder einer Schnittstelle. Dann liegt meist ein Werkvertrag nach § 631 BGB vor, und der Dienstleister trägt das Mengenrisiko. Abrechnung nach Aufwand passt zu Beratung und zu Aufgaben, die erst im Projekt klar werden. Das ist ein Dienstvertrag nach § 611 BGB, und Sie tragen das Risiko. Vereinbaren Sie dann einen Budgetdeckel und monatliche Berichte. Eine Mischform mit Festpreis je Phase hält Ihnen den Wechsel offen.

Was gehört in den Vertrag mit einem IT-Dienstleister?

In den Vertrag gehören die Leistungsbeschreibung als Anlage, die Vertragsart, Abnahmekriterien oder Service Levels mit Zahl und die Namen der Schlüsselpersonen. Regeln Sie außerdem Änderungsverfahren, Mitwirkungspflichten und Ausschlüsse. Verarbeitet der Dienstleister personenbezogene Daten, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für den Ausstieg legen Sie Übergabe von Daten, Code und Dokumentation mit Format, Frist und Kosten fest. Weitere Punkte vor der Unterschrift stehen in der Checkliste zur Vertragsprüfung im Selection Portal.

Was ist Body Shopping und warum ist es riskant?

Body Shopping heißt, ein Dienstleister stellt Personen nach Tagessatz, ohne Ergebnis, Methode oder eigene Projektleitung. Arbeiten diese Personen eingegliedert in Ihre Organisation nach Ihren Weisungen, ist das nach § 1 Abs. 1 AÜG Arbeitnehmerüberlassung. Sie braucht eine Erlaubnis und muss im Vertrag ausdrücklich so bezeichnet sein. Fehlt das, sind die Verträge nach § 9 AÜG unwirksam, und nach § 10 AÜG gilt ein Arbeitsverhältnis mit Ihnen als zustande gekommen. Beschreiben Sie deshalb Leistung und Verantwortung, nicht nur Köpfe.

Woran erkenne ich, ob ein Dienstleister wirklich unabhängig ist?

Ein unabhängiger Dienstleister legt offen, ob und wofür Hersteller ihn bezahlen, und hat keinen Grund, ein bestimmtes System zu empfehlen. Fragen Sie schriftlich nach Partnerstatus, Provisionen und Vertriebsverträgen. Prüfen Sie, ob seine Longlist mehrere Hersteller enthält und ob er begründet, warum ein Anbieter ausscheidet. Hersteller wie Microsoft belohnen Partner nach eigenen Angaben finanziell. Für einen Einführungspartner ist das normal, für eine Auswahlberatung ein Interessenkonflikt. Bei Find-Your-Software zahlen Anbieter für Kontakte, nicht für Plätze im Ranking.

Vermittelt Find-Your-Software IT-Personal oder übernimmt es den IT-Betrieb?

Nein. Find-Your-Software unterstützt Unternehmen bei der Auswahl von Software und bei der Ausschreibung von Leistungen, vermittelt aber weder Personal noch Freelancer und übernimmt keinen IT-Betrieb. Das Werkzeug sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Präsentationen und Verträge und dokumentiert alles nachvollziehbar. Auf Wunsch begleiten Auswahlberater von Sectorlens die Auswahl bis zur Vertragsverhandlung. Den Betrieb übernimmt danach ein Systemhaus, ein Managed Service Provider oder Ihre eigene IT, gesteuert über das Vendor-Management.

Wird die Beratung bei der Dienstleisterauswahl gefördert?

Kleine und mittlere Unternehmen können für eine Unternehmensberatung einen Zuschuss beim BAFA beantragen. Das Programm ist laut BAFA bis zum 31.12.2028 verlängert, ab dem 01.01.2027 gelten geänderte Bedingungen. Wichtig ist die Reihenfolge: Erst nach dem Informationsschreiben des BAFA darf die Beratung beginnen. Sectorlens ist beim BAFA registriert. Ob Ihr Vorhaben gefördert werden kann, klären Sie im kostenfreien Erstgespräch. Einzelheiten zu Quoten und Ablauf stehen in unserem Ratgeber BAFA-Förderung für IT-Beratung.