Rechnungsprogramm.
Anbieter, Preise und Pflichtfunktionen.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm ist Software, mit der Sie Angebote und Rechnungen schreiben, Zahlungen verfolgen und Mahnungen auslösen. Es vergibt fortlaufende Rechnungsnummern, prüft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und erzeugt E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Viele Programme wie Lexware Office oder sevdesk bringen zusätzlich Belegerfassung und Buchhaltung mit, reine Rechnungsprogramme wie easybill oder FastBill übergeben die Daten per DATEV-Export an die Kanzlei. Für Selbstständige und kleine Firmen ersetzt es die Vorlage in Word oder Excel.

Welches Rechnungsprogramm ist kostenlos?

Dauerhaft kostenlose Tarife bieten laut Preislisten (Stand 10/2026) unter anderem sevdesk mit drei Rechnungen im Monat, easybill mit 50 Dokumenten im Monat, aber nur drei Kontakten, Papierkram Free mit Logo im Fuß der Rechnung und Collmex rechnung free ohne Mailversand aus dem Programm. SumUp Rechnungen erlaubt bis zu vier selbst erstellte E-Rechnungen. Alle Gratistarife haben eine Grenze bei Menge, Kunden oder Funktionen. Rechnen Sie Ihren stärksten Monat durch, bevor Sie Kundendaten in ein kostenloses Programm übertragen.

Was muss ein Rechnungsprogramm können?

Ein Rechnungsprogramm muss die zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG abfragen, Rechnungsnummern fortlaufend und einmalig vergeben und Stornos als eigene Belege führen. Seit 2025 gehört das Lesen von E-Rechnungen dazu, ab 2027 oder 2028 auch das Erstellen von XRechnung oder ZUGFeRD. Rechnungen müssen nach § 14b UStG acht Jahre unverändert archiviert werden. Im Alltag zählen außerdem Mahnwesen, Bankabgleich und ein DATEV-Export. Prüfen Sie jede Funktion mit einer echten Rechnung im Testzugang.

Muss mein Rechnungsprogramm E-Rechnungen erstellen können?

Ja, sobald Ihre Übergangsfrist endet und Sie Geschäftskunden im Inland Rechnungen schreiben. Ab dem 1. Januar 2027 gilt das bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für fast alle übrigen Unternehmen. Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben ausgenommen, empfangen müssen aber alle seit 2025. Die Programme im Auszug erzeugen laut Anbieter XRechnung, ZUGFeRD oder beides. Die Details erklärt unser Ratgeber E-Rechnung für kleine Unternehmen. Fragen Sie Ihre größten Kunden früh nach dem gewünschten Format.

Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware: was brauche ich?

Ein reines Rechnungsprogramm reicht, wenn Ihre Steuerkanzlei bucht und Sie nur Rechnungen schreiben und Zahlungen verfolgen. Buchen Sie selbst, lohnt sich ein Programm mit Buchhaltung, Bankabgleich und Umsatzsteuer-Voranmeldung, etwa Lexware Office ab Version L für 21,90 Euro oder Papierkram M für 24,90 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung. Viele Anbieter verbinden beides in Stufen, sodass Sie später ohne Datenumzug wechseln. Klären Sie vorher mit der Kanzlei, welches Format sie annimmt.

Ab wann lohnt sich ein ERP statt eines Rechnungsprogramms?

Ein ERP lohnt sich, wenn die Rechnung aus Lager, Einkauf oder Fertigung entsteht und Sie Daten heute zwischen mehreren Programmen übertragen. Typische Signale sind mehrere Firmen, viele Nutzer mit Rollen und Aufträge mit Teillieferungen. Xentral beginnt laut Preisliste bei 99 Euro im Monat plus 0,30 Euro je Auftrag, Sage 100 ab 56 Euro je Nutzer und Monat. Vergleichen Sie Systeme vor dem Umstieg strukturiert, etwa mit unserem ERP Software Vergleich.

Welche Rechnungssoftware hat eine API für den Mittelstand?

Eine API bieten laut Preislisten (Stand 10/2026) unter anderem Lexware Office ab Version XL für 32,90 Euro im Monat, orgaMAX als Zusatz für 30 Euro im Monat, Billomat ab Tarif Business mit 100 Abrufen je 15 Minuten, FastBill ab Tarif Solo und WISO MeinBüro ab Auftragswesen. Xentral erlaubt bis zu 100 Abrufe je Minute. Für den Mittelstand zählen Abrufgrenzen, eine Testumgebung und eine Dokumentation. Lassen Sie sich in der Demo einen echten Datenfluss aus Shop oder CRM zeigen.

Rechnungssoftware: Cloud oder On-Premise für kleine Unternehmen?

Für kleine Unternehmen passt meist die Cloud: kein eigener Server, automatische Updates für neue E-Rechnungsformate und direkter Zugang für die Steuerkanzlei. Laut Bitkom Cloud Report 2026 nutzen 86 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Cloud Computing. On-Premise lohnt sich bei schwacher Internetanbindung, strengen Vorgaben zur Datenhaltung oder wenn die Rechnung aus einem lokal betriebenen ERP kommt. WISO MeinBüro und Lexware führen dafür Desktop-Produkte. Prüfen Sie in jedem Fall Datensicherung und Export bei Kündigung.

Welche Auswahlkriterien gelten für Rechnungssoftware ab 500 Mitarbeitenden?

Ab 500 Mitarbeitenden zählen vor allem Volumen, Schnittstellen, Mandanten, Rollen, Formate und Betrieb. Fragen Sie nach dem Preis im Spitzenmonat, nach Abrufgrenzen der API, nach Nummernkreisen je Gesellschaft und nach getrennten Rechten für Vertrieb, Buchhaltung und Kanzlei. Klären Sie, ob XRechnung in UBL und CII sowie Peppol möglich sind. In dieser Größe entsteht die Rechnung meist im ERP, ein separates Rechnungsprogramm bleibt die Ausnahme. Halten Sie alle Antworten schriftlich fest.

Wie erstelle ich eine Shortlist für Rechnungssoftware im Mittelstand?

Eine Shortlist entsteht in sechs Schritten: Mengen zählen, Pflicht und Formate klären, Schnittstellen festlegen, drei bis fünf Programme auswählen, mit einer echten Rechnung testen und Verträge vergleichen. Streichen Sie früh alles, was eine Muss-Anforderung nur gegen Aufpreis erfüllt. Bewerten Sie die Programme nach denselben Kriterien und dokumentieren Sie die Gründe. Im Selection Portal von Find-Your-Software sammeln Sie Anforderungen, bilden Schnittstellen ab und stellen Anbieter im Ranking nebeneinander. So bleibt die Entscheidung auch für Geschäftsführung und Kanzlei nachvollziehbar.

Was kostet ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm kostet laut Preislisten (Stand 10/2026) zwischen 0 Euro im Gratistarif und rund 50 Euro im Monat für Programme mit Auftragsbearbeitung, zuzüglich Mehrwertsteuer. Lexware Office beginnt bei 7,90 Euro, FastBill bei 9 Euro bei jährlicher Zahlung, orgaMAX AUFTRAG kostet 49 Euro. Zusätzliche Nutzer, API und Abo-Rechnungen kommen oft hinzu. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software liegt ein Handwerksbetrieb mit FastBill Pro bei 924 Euro im ersten Jahr inklusive eigener Arbeitszeit. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen müssen nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufbewahrt werden, die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Auch Buchungsbelege nach § 147 AO sind acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss der strukturierte Teil unverändert vorliegen, ein Ausdruck reicht nicht. Klären Sie deshalb, ob Ihr Rechnungsprogramm das XML archiviert und wie Sie nach einer Kündigung weiter darauf zugreifen. Collmex nennt etwa zehn Jahre kostenlosen Lesezugriff.

Ist Find-Your-Software ein Vergleichsportal?

Nein. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Verträge und dokumentiert alles nachvollziehbar. Anbieterauszüge sind alphabetisch sortiert und ohne Bewertung. Für das Rechnungsprogramm heißt das: Sie erfassen Menge, Formate und Schnittstellen und erhalten passende Systeme. Ein kostenloses Erstgespräch hilft, wenn die Entscheidung über das Rechnungsprogramm hinaus zu Buchhaltung oder ERP führt. Im Portal sprechen Sie außerdem direkt mit den Anbietern Ihrer Shortlist.