ZUGFeRD.
Profile, Pflicht und Software für die E-Rechnung.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein hybrides Format für elektronische Rechnungen, das ein PDF/A-3 mit einem eingebetteten XML-Datensatz in der Syntax UN/CEFACT CII verbindet. Das PDF ist für Menschen lesbar, das XML wird von Buchhaltung und ERP automatisch verarbeitet. Herausgeber ist das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), das den Standard gemeinsam mit dem französischen Forum FNFE-MPE pflegt. ZUGFeRD ist keine Software, sondern eine Spezifikation, die Rechnungsprogramme umsetzen. Ab Version 2.0.1 erfüllt es in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG.

Welche ZUGFeRD-Profile sind als E-Rechnung zugelassen?

Zugelassen sind ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und das Referenzprofil XRECHNUNG. Keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG sind MINIMUM und BASIC WL, weil ihnen die Rechnungspositionen fehlen und sie nur als Buchungshilfe dienen. So steht es in Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 und in Frage 7 der BMF-FAQ. Für EU-konforme Rechnungen empfiehlt der FeRD das Profil EN 16931. EXTENDED sollten Sie nur nach Absprache mit dem Empfänger verschicken.

Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell?

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026, gültig ab dem 1. September 2026. Die Version ist ein Korrigendum zu ZUGFeRD 2.5 vom 10. Juni 2026 und entspricht technisch Factur-X 1.09.2. Neu seit 2.5 sind vor allem Funktionen im Profil EXTENDED aus der kommenden Norm EN 16931-1:2026 und Anforderungen der französischen B2B-Reform. Das nächste Release erwartet der FeRD voraussichtlich im Herbst 2026, unter anderem mit Bruttorechnungen. Das Infopaket mit Spezifikation, Schemas und Musterrechnungen gibt es kostenfrei beim FeRD.

Sind ZUGFeRD 2.3 und 2.4 noch gültig?

Ja. ZUGFeRD-Versionen haben laut FeRD kein Ablaufdatum, eine Rechnung nach Version 2.3, 2.3.3 oder 2.4 ist weiterhin eine zulässige E-Rechnung, solange sie mindestens Version 2.0.1 entspricht und nicht im Profil MINIMUM oder BASIC WL erstellt ist. Ausnahme ist das Profil XRECHNUNG: Dort müssen Form und Inhalt der jeweils gültigen XRechnung-Spezifikation entsprechen, derzeit XRechnung 3.0. Neue Funktionen wie Unterpositionen gibt es erst ab Version 2.4. Prüfen Sie, ob Ihr Empfänger die Version Ihrer Software problemlos einlesen kann.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugt ein Rechnungsprogramm, ein ERP oder eine Plattform aus den Rechnungsdaten. Legen Sie zuerst das Profil fest, für Geschäftskunden meist EN 16931, und pflegen Sie Stammdaten wie USt-IdNr., Leistungsdatum und Bankverbindung. Die Software erzeugt PDF und XML aus denselben Daten und bettet das XML in das PDF/A-3 ein. Prüfen Sie die Datei vor dem Versand mit einem Validator. Versenden dürfen Sie per E-Mail, Portal oder Peppol. Wer selbst entwickelt, nutzt das Infopaket des FeRD oder eine Bibliothek wie Mustang.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellen?

Ja, in begrenztem Umfang. Der Tarif Kostenlos von sevdesk erlaubt nach Angaben des Anbieters drei Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat im Format ZUGFeRD oder XRechnung, die Edition JTL Start der JTL-Wawi kostet 0 € im Monat. Bei Lexware Office beginnt das Erstellen von E-Rechnungen mit Version M für 12,90 € im Monat netto. DATEV-Kunden versenden aus den DATEV-Rechnungsprogrammen ohne Aufpreis über die E-Rechnungsplattform. Für regelmäßige Rechnungen mit Validierung, Archiv und Buchung lohnt meist ein Tarif mit vollem Funktionsumfang. Preise laut Anbieter, Stand Oktober 2026.

Wie kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung prüfen?

Geprüft wird das eingebettete XML gegen Schema und Geschäftsregeln des Profils, das in der Datei angegeben ist. Kostenfrei geht das mit der Open-Source-Bibliothek Mustang, die ZUGFeRD 2.5.2 unterstützt, oder für das Profil XRECHNUNG mit dem KoSIT-Validator und dessen Konfiguration für XRechnung. Viele Programme wie JTL-Wawi, weclapp oder Lexware Office bringen eine eigene Validierung mit. Prüfen Sie eine Rechnung im Profil EN 16931 nicht allein nach XRechnung-Regeln, sonst meldet der Validator laut FeRD Fehler, die keine sind. Bewahren Sie den Prüfbericht auf.

Womit kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen?

Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie mit jedem PDF-Programm, denn der sichtbare Teil ist ein normales PDF/A-3. Damit sehen Sie aber nur das Bild, nicht das steuerlich maßgebliche XML. Das XML zeigen ERP- und Buchhaltungsprogramme lesbar an, kostenfrei auch der Dienst E-Rechnung ansehen im ELSTER-Portal, den die Steuerverwaltung als unverbindlichen Service anbietet. Das BMF empfiehlt in Frage 12a seiner FAQ, das übermittelte XML selbst zu visualisieren, weil bei Abweichungen die XML-Daten gelten. Für viele Rechnungen lohnt eine Lösung mit automatischem Auslesen.

Was gilt, wenn PDF und XML einer ZUGFeRD-Rechnung abweichen?

Bei Abweichungen gilt das XML. Seit dem 1. Januar 2025 bilden die strukturierten Daten den führenden Teil, der Vorsteuerabzug richtet sich nur nach ihnen (UStAE 14.4 Abs. 3). Enthält das PDF andere Rechnungsangaben, etwa einen anderen Steuerbetrag, kann es nach UStAE 14c.1 Abs. 4a eine weitere Rechnung sein, für die § 14c UStG zu prüfen ist. Kleine technische Abweichungen wie Rundungen oder eine verkürzte Leistungsbeschreibung beanstandet die Verwaltung nicht. Klären Sie relevante Abweichungen mit dem Aussteller, bevor Sie buchen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?

Technisch gibt es keinen Unterschied. ZUGFeRD und Factur-X sind derselbe hybride Standard aus PDF/A-3 und XML, den der deutsche FeRD und das französische FNFE-MPE gemeinsam entwickeln. ZUGFeRD 2.5.2 entspricht Factur-X 1.09.2, die Profile sind gleich. Unterschiede gibt es nur bei den Länderprofilen: In Deutschland bindet das Referenzprofil XRECHNUNG die XRechnung ein, in Frankreich gibt es EXTENDED-CTC-FR. Factur-X ist Teil des Mindeststandards der französischen E-Rechnungsreform. Lassen Sie sich bestätigen, dass Ihre Software beide Bezeichnungen erkennt.

Soll ich ZUGFeRD oder XRechnung nutzen?

Beide Formate sind zulässige E-Rechnungen, die Wahl ist laut BMF zivilrechtlich Sache der Vertragspartner. ZUGFeRD im Profil EN 16931 passt gut für Geschäftskunden, weil auch Empfänger ohne Software das PDF lesen können. XRechnung ist ein reines XML und Standard bei öffentlichen Auftraggebern, die zusätzlich eine Leitweg-ID verlangen. Große Kunden geben das Format oft vor. Gute Software erzeugt und liest deshalb beide Formate. Alle Unterschiede im Detail erklärt unser Ratgeber XRechnung vs ZUGFeRD.

Muss ich ZUGFeRD-Rechnungen schon empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, also auch ZUGFeRD-Rechnungen ab Profil BASIC. Eine Übergangsregel für den Empfang gibt es nicht, auch Kleinunternehmer sind betroffen. Laut BMF genügt für den Empfang bereits ein E-Mail-Postfach. Damit die Buchhaltung die Rechnung prüfen kann, braucht sie aber eine Anzeige des XML, weil nur dieser Teil steuerlich zählt. Wer nur das PDF ausdruckt, übersieht Abweichungen und verschenkt die automatische Verarbeitung.

Wie archiviere ich ZUGFeRD-Rechnungen?

Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres der Ausstellung. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung muss zumindest das XML unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben, am einfachsten als unveränderte Originaldatei. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt die XML-Datei, das PDF ist nur bei abweichenden steuerrelevanten Angaben zusätzlich aufzubewahren. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Legen Sie den Validierungsbericht dazu, er belegt Ihre kaufmännische Sorgfalt.