E-Rechnung Software.
Die Pflicht 2027 sicher umsetzen.
E-Rechnung Software erzeugt, empfängt, prüft und archiviert Rechnungen im strukturierten Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz inländische B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen, ab 2028 gilt das für fast alle. Diese Seite zeigt für den Mittelstand, was das Gesetz verlangt, welche ERP-Systeme und Rechnungseingangslösungen das heute können und wie Sie prüfen, ob Ihr System bereit ist.
PDF per Mail reicht bald nicht mehr.
Was sich 2027 ändert.
Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung laufen die Übergangsfristen aus: Eine PDF-Rechnung gilt umsatzsteuerlich nur noch als sonstige Rechnung und ist nach dem jeweiligen Stichtag im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr zulässig.
Ohne E-Rechnung Software
- PDF oder Papier werden ab dem Stichtag zur nicht ordnungsgemäßen Rechnung
- Kunden riskieren den Vorsteuerabzug und fordern Korrekturen an
- Eingehende XML-Dateien werden manuell gelesen und abgetippt
- Fehlerhafte Datensätze fallen erst in der Betriebsprüfung auf
- Archiv speichert nur das PDF, nicht den maßgeblichen Datensatz
Mit E-Rechnung Software
- Ausgangsrechnungen direkt als XRechnung oder ZUGFeRD aus dem ERP
- Automatische Validierung gegen EN 16931 vor Versand und nach Empfang
- Eingangsrechnungen werden ausgelesen, zugeordnet und gebucht
- Revisionssicheres Archiv für XML und Begleitdokumente
- Vorbereitet auf das EU-Meldesystem ab 2030 (ViDA)
Quellen: BStBK FAQ E-Rechnung, Bayerisches Landesamt für Steuern, Stand 2026.
8 Lösungen für die E-Rechnung.
ERP, Rechnungseingang, Einstieg.
Die Auswahl deckt drei Wege ab: ein ERP-System mit nativer E-Rechnung, eine spezialisierte Lösung für den Rechnungseingang neben dem bestehenden ERP und schlanke Cloud-Tools für kleine Betriebe. Die Liste ist eine redaktionelle Auswahl und keine Rangfolge. Im Katalog von Find-Your-Software finden Sie über 390 ERP-Systeme, das Matching filtert sie nach Ihren Anforderungen.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Erzeugen | Empfangen und Validieren | Peppol | Kernstärke |
|---|---|---|---|---|---|---|
| weclappCloud-ERP, Kitzingen, gegründet 2008 | KMU | ab 39 €/Nutzer/Mo | ✓ XRechnung, ZUGFeRD | ✓ Import und technische Validierung | ≈ nicht ausgewiesen | E-Rechnung schon im Starter-Tarif |
| Microsoft Dynamics 365 Business CentralERP für den Mittelstand, Microsoft | Mittelstand | ab 69,30 €/Nutzer/Mo | ✓ XRechnung (UBL), ZUGFeRD | ✓ über E-Document-Services | ✓ Peppol BIS 3.0 | Breites Partnernetz, ab Version 26.3 |
| Sage 100ERP für den Mittelstand, Sage Software GmbH | Mittelstand | ab 56 €/Nutzer/Mo | ✓ XRechnung, ZUGFeRD | ✓ Komfortpaket mit Validierung | – nicht erwähnt | Etablierte DACH-Basis, Warenwirtschaft und FiBu |
| d.velopDMS und Rechnungseingang, Gescher, gegründet 1992 | Mittelstand | ab 340 €/Mo (250 Rechnungen) | ≈ Fokus Eingang | ✓ Validierung gegen EN 16931 | ≈ Funktion nicht belegt | Anbindung an SAP, Dynamics, DATEV, Sage 100 |
| DocuWareDMS, Germering, Teil von Ricoh | Mittelstand | auf Anfrage | ≈ Fokus Eingang | ✓ Empfang und Validierung | ✓ Peppol | Workflow und GoBD-Archiv aus einer Hand |
| xSuiteRechnungsverarbeitung für SAP, Ahrensburg | Enterprise | auf Anfrage | ✓ ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X | ✓ EN 16931 | ✓ Peppol in über 20 Ländern | Tiefe SAP-Integration, über 1.600 Kunden |
| Lexware OfficeCloud-Buchhaltung, Haufe-Lexware, Freiburg | KMU | ab 7,90 €/Mo | ✓ XRechnung, ZUGFeRD | ✓ Erfassung nach EN 16931 | – nicht erwähnt | E-Rechnung in allen Tarifen |
| sevdeskCloud-Buchhaltung, Offenburg, gegründet 2013 | KMU | ab 4,45 €/Mo | ✓ XRechnung, ZUGFeRD | ≈ Auslesen ab Tarif Buchhaltung | – nicht belegt | Günstiger Einstieg für Kleinbetriebe |
Preise laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026, sevdesk im 24-Monats-Plan, Business Central und Sage bei Jahresabrechnung. Quellen: weclapp, Microsoft, Sage, d.velop, DocuWare, xSuite, Lexware, sevdesk.
Kann Ihr ERP das?
Sechs Punkte für den Check.
Viele ERP-Systeme werben mit E-Rechnung, unterscheiden sich aber stark im Detail. Diese sechs Punkte sollten Sie mit Ihrem Anbieter oder in der Demo klären, bevor Sie in ein Zusatzmodul oder einen Systemwechsel investieren.
XRechnung und ZUGFeRD erzeugen
Beide Formate sind zulässig, wenn sie der EN 16931 entsprechen. Die Unterschiede erklärt XRechnung vs ZUGFeRD.
- XRechnung in UBL und CII
- ZUGFeRD ab Profil BASIC
- Gutschriften als E-Rechnung
Eingangsrechnungen lesen
Der strukturierte Datensatz ist maßgeblich, nicht das Bild.
- XML wird ausgelesen und angezeigt
- Zuordnung über USt-IdNr. und Bestellung
- Hybridformate mit Abweichungsprüfung
Fehler vor dem Versand finden
Das BMF unterscheidet Format-, Business-Rule- und Inhaltsfehler.
- Prüfung gegen EN 16931 und KoSIT-Regeln
- Klare Fehlermeldung je Feld
- Protokoll für die Betriebsprüfung
Den richtigen Kanal nutzen
E-Mail bleibt erlaubt, Peppol gewinnt an Bedeutung.
- Versand per E-Mail mit XML-Anhang
- Peppol-Zugang optional
- Kundenspezifische Formate je Profil
GoBD-konform aufbewahren
Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 genügt die XML-Datei.
- Unveränderbare Ablage für 8 Jahre
- Verknüpfung mit Buchung und Beleg
- Export für den Datenzugriff der Prüfer
Updates bis 2030 gesichert
XRechnung 4.0 und EN 16931:2026 kommen, ViDA folgt.
- Zugesagte Formatupdates im Vertrag
- Roadmap zum EU-Meldesystem
- Release-Zyklus des Anbieters prüfen
Quellen: Ebner Stolz zum BMF-Schreiben vom 15.10.2025, ZDH zur GoBD-Änderung, xeinkauf.de XRechnung, Stand 2026.
Was das Gesetz verlangt.
Fristen, Ausnahmen, Folgen.
Die Pflicht ergibt sich aus § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Übergangsregeln aus § 27 Abs. 38 UStG. Das BMF hat die Details in Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025 konkretisiert.
Gestaffelte Ausstellungspflicht
Empfang ist seit 2025 Pflicht, die Ausstellung folgt in zwei Stufen.
- Ab 1.1.2027 bei Vorjahresumsatz über 800.000 €
- Ab 1.1.2028 für alle übrigen Unternehmen
- EDI-Verfahren bis 31.12.2027 zulässig
Wer nicht ausstellen muss
Die Pflicht gilt nur für inländische B2B-Umsätze.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Empfang bleibt Pflicht
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, B2C, Ausland
Folgen für den Empfänger
Nach der Übergangszeit hängt der Vorsteuerabzug am richtigen Format.
- Formatfehler schließen den Abzug später aus
- Business-Rule-Fehler bei Pflichtangaben ebenso
- Falscher Steuersatz: Abzug nur in gesetzlicher Höhe
Zulässige Standards
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
- XRechnung 3.0.2, Version 4.0 final im Frühjahr 2027
- ZUGFeRD ab 2.0.1, aktuell 2.5.2
- EN 16931-1:2026 verabschiedet im März 2026
Aufbewahrung
Der strukturierte Teil muss unverändert erhalten bleiben.
- 8 Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG
- Inhaltsgleiche statt bildgleiche Kopie
- PDF nur bei abweichenden steuerrelevanten Angaben
Diskussion und ViDA
Der ZDH fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Ein Beschluss liegt nicht vor (Stand 03.10.2026).
- ViDA: Richtlinie (EU) 2025/516
- E-Rechnung im EU-Handel ab 1.7.2030
- Meldesystem mit Datenübermittlung an die Finanzverwaltung
Quellen: BStBK FAQ, KPMG zum BMF-Schreiben, ZDH Kompakt, EUR-Lex ViDA, FeRD, Stand 2026. Keine Steuerberatung.
Was die Umstellung kostet.
Listenpreise und Einrichtung.
Die Kosten hängen davon ab, ob Ihr bestehendes ERP die E-Rechnung schon kann. Die Tabelle zeigt Listenpreise der Anbieter und die einzige belastbare Erhebung zum Einrichtungsaufwand. Projektkosten für Integration und Datenpflege klären Sie im Angebot.
| Größenklasse | Typische Lösung | Software laut Liste | Einrichtung | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| Kleinbetriebbis 800.000 € Umsatz | Lexware Office, sevdesk | 4,45 bis 32,90 €/Mo | knapp 3.000 € im Schnitt | ZDH-Umfrage Handwerk 2026 |
| Mittelstand mit Cloud-ERP10 bis 50 Nutzer | weclapp, Business Central | 39 bis 179 €/Nutzer/Mo | auf Anfrage | E-Rechnung im Tarif enthalten |
| Bestehendes ERP plus Eingang250 bis 3.000 Rechnungen/Mo | d.velop, DocuWare | 340 bis 2.065 €/Mo | auf Anfrage | Lohnt sich ohne ERP-Wechsel |
| SAP-UmfeldKonzern und gehobener Mittelstand | xSuite | auf Anfrage | auf Anfrage | Projekt mit SAP-Partner |
Quellen: ZDH Pressemitteilung 18.05.2026, Herstellerseiten wie im Vergleich, Stand Oktober 2026. Mehr zu Gesamtkosten: Was kostet ein ERP wirklich.
In sechs Schritten zur E-Rechnung.
Bis zum Stichtag.
Betroffenheit klären
Prüfen Sie den Gesamtumsatz 2026 und ob Sie 2027 oder 2028 ausstellen müssen. Klären Sie, welche Umsätze steuerfrei oder B2C sind.
Rechnungsströme erfassen
Listen Sie Ausgangs- und Eingangskanäle, Volumen pro Monat, EDI-Partner und Kunden mit eigenen Formatvorgaben auf.
Bestehendes ERP prüfen
Gehen Sie die Prüfliste oben mit Ihrem Anbieter durch. Fragen Sie nach Version, Zusatzmodulen und zugesagten Formatupdates.
Lösungsweg wählen
Update des ERP, Zusatzlösung für den Eingang oder Wechsel des Systems. Bei einem Wechsel hilft eine strukturierte ERP-Auswahl.
Testen mit echten Partnern
Tauschen Sie Testrechnungen mit wichtigen Kunden und Lieferanten aus und validieren Sie beide Richtungen vor dem Stichtag.
Archiv und Prozesse anpassen
Stellen Sie die GoBD-konforme Ablage sicher, passen Sie die Verfahrensdokumentation an und schulen Sie Buchhaltung und Vertrieb.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen ab dem 1. Januar 2027 inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Für alle anderen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028. Maßgeblich für 2027 ist also der Umsatz des Jahres 2026. Die Regeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?
Bis zum Ende Ihrer Übergangsfrist darf eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers weiter verschickt werden. Umsatzsteuerlich ist sie eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. Nach dem Stichtag erfüllt sie die Anforderungen im inländischen B2B-Geschäft nicht mehr. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.
XRechnung oder ZUGFeRD, was ist besser?
Beide Formate sind zulässig, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz und im Behördengeschäft Standard. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML und ist für Empfänger ohne Software angenehmer. Bei ZUGFeRD sind die Profile MINIMUM und BASIC WL keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Gute Software kann beide Formate erzeugen und lesen. Alle Profile und Unterschiede im Detail finden Sie unter XRechnung vs ZUGFeRD.
Wer ist von der Ausstellungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Auch steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Rechnungen an Privatkunden und an ausländische Unternehmen fallen nicht unter die Pflicht.
Was passiert, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft ist?
Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15.10.2025 drei Fehlerarten. Formatfehler führen nach der Übergangszeit dazu, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Verstöße gegen Geschäftsregeln schließen den Vorsteuerabzug aus, wenn umsatzsteuerliche Pflichtangaben betroffen sind. Inhaltliche Fehler wie ein falscher Steuersatz erlauben den Abzug nur in Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer. Eine Validierung vor dem Versand ist deshalb Pflichtprogramm.
Wird die Pflicht für 2027 noch verschoben?
Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert seit Juni 2026, die Stufe für Unternehmen über 800.000 Euro auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Ein Gesetzentwurf oder eine Zusage des BMF dazu liegt nach unserem Stand vom 3. Oktober 2026 nicht vor. Unternehmen sollten deshalb mit dem Stichtag 1. Januar 2027 planen. Wir aktualisieren diese Seite, sobald sich das ändert.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Datensatz unverändert und lesbar erhalten bleiben. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt dafür die XML-Datei, eine zusätzliche Bildkopie ist nur nötig, wenn sie abweichende steuerrelevante Angaben enthält. Ein revisionssicheres Archiv im ERP oder DMS erfüllt das.
Brauche ich für die E-Rechnung ein neues ERP?
Nicht unbedingt. Viele aktuelle ERP-Systeme können XRechnung und ZUGFeRD nach einem Update erzeugen und lesen, oft ohne Aufpreis. Fehlt die Funktion, kann eine Zusatzlösung für Rechnungseingang und Versand die Lücke schließen. Ein Wechsel lohnt sich vor allem, wenn das System ohnehin am Ende seines Lebenszyklus steht. Die Prüfliste auf dieser Seite hilft bei der Entscheidung.
Muss ich Peppol nutzen?
Nein, eine Peppol-Pflicht gibt es im inländischen B2B-Geschäft derzeit nicht. Die E-Rechnung darf per E-Mail, über ein Portal oder über Peppol übermittelt werden. Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den sicheren Austausch, in Deutschland ist die KoSIT die nationale Peppol Authority. Mit Blick auf das EU-Meldesystem ab 2030 kann ein Peppol-Zugang trotzdem sinnvoll sein.
Was kostet die Umstellung auf die E-Rechnung?
Eine Umfrage des ZDH unter fast 2.000 Handwerksbetrieben nennt im Schnitt knapp 3.000 Euro Einrichtungskosten je Betrieb plus laufende Softwarekosten. Cloud-Buchhaltungen mit E-Rechnung starten laut Listenpreis bei wenigen Euro im Monat. Rechnungseingangslösungen kosten je nach Volumen einige hundert bis gut 2.000 Euro im Monat. Bei ERP-Systemen ist die Funktion oft im Tarif enthalten.
Das passende ERP
für die E-Rechnungspflicht.
Wenn Ihr System die E-Rechnung nicht kann, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine strukturierte Auswahl. Die Matching Engine von Find-Your-Software vergleicht über 390 ERP-Systeme mit Ihren Anforderungen. Im Selection Portal bilden Sie Ihre IT-Systemlandschaft ab, verwalten Anforderungen und sprechen Anbieter direkt an.