KI-ROI-Rechner.
Wann sich KI im Mittelstand rechnet.

Wie berechnet man den ROI von KI?

ROI gleich Nutzen minus Kosten, geteilt durch Kosten, über einen festen Zeitraum, hier drei Jahre. Zum Nutzen zählt freie Kapazität in Euro, dazu vermiedene Fehler. Zu den Kosten zählen Lizenz, Anbindung, Datenaufbereitung, Pflege, Prüfaufwand und Schulung. Im Beispiel Rechnungseingang stehen 24.480 € Nutzen im Jahr gegen 20.580 € Kosten im ersten Jahr, nach drei Jahren bleiben 27.060 €, das sind 64 % ROI (Rechenbeispiel mit angenommenen Werten). Rechnen Sie im Rechner oben mit Ihren Zahlen.

Wann lohnt sich KI im Mittelstand?

KI lohnt sich bei vielen gleichartigen Vorgängen, sauberen Daten und einem einheitlichen Prozess. In den Rechenbeispielen wird das Ergebnis nach drei Jahren ab etwa 410 Angeboten, 460 Rechnungen, 840 Anrufen oder 1.290 Serviceanfragen im Monat positiv. Bei kleiner Menge, veralteten Quellen oder wechselnden Abläufen rechnet es sich nicht. Bitkom meldet, dass 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI einsetzen, das heißt nicht, dass jedes Vorhaben trägt. Starten Sie dort, wo Sie die Menge aus Systemdaten kennen.

Wie lange dauert es bis zum Break-even?

In den sieben Rechenbeispielen liegt der Break-even zwischen 5,6 und 23,2 Monaten, im Mittel bei etwa einem Jahr. Er hängt an vier Größen: Einmalkosten, Nutzen im Monat, laufende Kosten und Anlaufzeit. Rechnet ein Vorhaben erst nach mehr als 24 Monaten, trägt meist die Annahme zur freien Kapazität die Last. Prüfen Sie diese zuerst und senken Sie sie im Rechner testweise um die Hälfte. Zwei der sieben Beispiele liegen unter 12 Monaten. Alle Werte sind angenommen.

Was kostet ein KI-Projekt?

Die Einmalkosten liegen in den Rechenbeispielen zwischen 5.400 € und 17.280 €, dazu kommen laufende Kosten von 6.990 € bis 17.400 € im Jahr. Preise einzelner Anbieter: Microsoft 365 Copilot 26,00 € je Nutzer und Monat, d.velop invoices Medium 680 € im Monat, sipgate Scale 199,95 € im Monat, Langdock 25 € je Nutzer und Monat (Preislisten, Abruf 03.11.2026). Wo keine Preisliste vorliegt, gibt es Preise nur auf Anfrage. Mehr im Ratgeber KI Kosten.

Was ist ein guter ROI für KI?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Legen Sie vor der Rechnung fest, nach wie vielen Monaten sich ein Vorhaben tragen muss, und wenden Sie dieselbe Schwelle auf alle Vorhaben an. Im Rechenbeispiel liegt der ROI nach drei Jahren zwischen 18 % und 121 %. Ein Vorhaben, das nur mit besten Annahmen positiv wird, ist keines. Prüfen Sie es deshalb im Rechner mit halber Zeitersparnis und doppelten Einmalkosten. Das schützt vor schöngerechneten Zahlen.

Wie rechne ich Zeitersparnis in Euro um?

Multiplizieren Sie die gesparten Stunden mit dem internen Stundensatz, hier angenommen 48 €. Das gilt nur für Zeit, die tatsächlich frei wird: weniger Überstunden, kein zusätzlicher Mitarbeiter, kleinerer Rückstand oder mehr bearbeitete Aufträge. Zehn Minuten, die auf 40 Personen verstreut sind, werden selten zu Kapazität. Im Rechner steht dafür das Feld „Anteil der gesparten Zeit, der wirklich frei wird“, in den Beispielen zwischen 35 und 85 %. Ohne diese Unterscheidung überschätzen Sie den Nutzen deutlich.

Welche KI-Anwendungen rechnen sich zuerst?

Zuerst rechnen sich Vorgänge mit hoher Menge, kurzer Bearbeitungszeit und klaren Regeln: Eingangsrechnungen, Standardanfragen im Service, Termine am Telefon, Angebotstexte aus Katalogdaten. Später und knapper rechnen sich Wissenssuche und Vertragsprüfung, weil dort der Nutzen verstreut oder schwer messbar ist. Starten Sie mit einem Vorgang, den Sie heute schon zählen, und ermitteln Sie Menge und Bearbeitungszeit aus Ihren Systemdaten. Als Daumenregel gilt: Je höher die Menge und je klarer die Regel, desto früher der Break-even.

Warum rechnet sich KI oft nicht?

Meist aus drei Gründen: Die Menge ist zu klein für die festen Kosten, die Daten sind nicht bereit, oder der Prozess läuft je Fall anders. Dazu kommt, dass Kosten außerhalb der Lizenz übersehen werden. Bitkom: Für 50 % der KI-Anwender ist die Datenaufbereitung ein großer Kostenpunkt, für 21 % sind es die Lizenzen. Drei Gegenbeispiele sind im Rechner auswählbar, ändern Sie dort Menge, Prüfzeit und Anlaufzeit. Das ist kein Argument gegen KI, sondern gegen ungeprüfte Annahmen.

Was gehört in die Kosten eines KI-Projekts außer der Lizenz?

Anbindung an ERP oder CRM, Datenaufbereitung, Prüfaufwand der Ergebnisse, Pflege, Schulung, Verbrauchspreise und die Anlaufzeit ohne Nutzen. Bitkom nennt als große Kostenpunkte Infrastruktur (51 %), Datenaufbereitung (50 %) und Integration (41 %). Die Tabelle „Kosten, die in keinem Angebot stehen“ ordnet jeden Block mit einer angenommenen Spanne ein und nennt, wie Sie ihn klein halten. Nehmen Sie diese Blöcke in jede Anbieterfrage auf und lassen Sie sich Preise je Einheit schriftlich bestätigen.

Wie berücksichtige ich Fehler und Prüfaufwand?

Rechnen Sie die Prüfzeit je Vorgang als Abzug von der Zeitersparnis. Fehlerkosten setzen Sie nur an, wenn Sie sie zählen können: Anzahl Fälle im Monat mal Kosten je Fall. KI macht eigene Fehler, daher gehört eine Stichprobe in den Betrieb, bei Geldbeträgen und Verträgen eine volle Prüfung. In den Rechenbeispielen liegt die angenommene Prüfzeit zwischen 18 Sekunden und 8 Minuten je Vorgang. Das Prüfen kostet Zeit, verhindert aber, dass Fehler im Prozess weiterlaufen.

Brauche ich einen Piloten, bevor ich entscheide?

Ja, wenn die Einmalkosten ein Vielfaches der Monatskosten betragen. Pilotieren Sie eine Vorgangsart über vier bis acht Wochen, messen Sie Menge, Bearbeitungszeit, Fehler und Prüfzeit vorher und nachher und legen Sie ein Abbruchkriterium fest. Rechnen Sie danach neu: Der Pilot ersetzt die angenommenen Werte durch gemessene, und erst dann lohnt sich die Freigabe des vollen Budgets. Bei geringen Einmalkosten genügt eine kurze Probephase von zwei Wochen mit denselben Messgrößen.

Wie finde ich die Vorhaben mit dem besten Verhältnis von Nutzen und Kosten?

Sammeln Sie Vorgänge mit Menge, Bearbeitungszeit und beteiligten Systemen, bewerten Sie Datenlage und Prozessreife und rechnen Sie die besten fünf durch. Sectorlens bewertet Prozesse auf KI-Potenzial und rechnet Kosten und Nutzen mit offengelegten Annahmen, das Vorgehen beschreibt die KI-Strategie-Beratung. Das Matching von Find-Your-Software gleicht Ihre Anforderungen mit über 16.000 Systemen und über 200.000 Referenzprojekten ab. Das Ergebnis ist eine kurze Liste mit Break-even je Vorhaben, kein Katalog. Prüfen Sie jede Zahl an Ihren Daten, bevor Sie budgetieren.