Rechnungseingang automatisieren mit KI.
Was die E-Rechnung schon löst und wo KI noch hilft.

Wie kann ich den Rechnungseingang automatisieren?

Den Rechnungseingang automatisieren Sie in drei Schritten: Eingang bündeln, Daten automatisch lesen lassen und Freigaben nach festen Regeln steuern. Legen Sie zuerst eine zentrale Eingangsadresse fest und pflegen Sie Lieferanten mit USt-IdNr. und IBAN. Dann wählen Sie eine Lösung, die E-Rechnungen validiert, PDF und Papier per KI ausliest und Kontierungen vorschlägt. Zum Schluss hinterlegen Sie Betragsgrenzen, Vertretungen und den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang. Die Übergabe an DATEV oder das ERP und die Archivierung über acht Jahre gehören in dieselbe Lösung oder in ein angebundenes DMS.

Brauche ich noch KI, wenn Lieferanten E-Rechnungen schicken?

Ja, aber an anderer Stelle. Eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung liefert Lieferant, Beträge und Steuersätze maschinenlesbar, das Abtippen entfällt. Sachkonto, Kostenstelle und Freigeber stehen aber in keiner E-Rechnung. Diese Vorschläge lernt eine KI aus früheren Buchungen. Dazu kommen Rechnungen, die weiter als PDF oder Papier kommen: von Lieferanten ohne Sitz im Inland, Kleinbeträge bis 250 Euro und bis Ende 2027 Rechnungen kleiner Lieferanten. Auch der Abgleich mit Bestellung und Wareneingang gelingt mit KI besser, wenn die Bestellnummer fehlt.

Was ist Intelligent Document Processing (IDP)?

Intelligent Document Processing (IDP) ist Software, die Dokumente klassifiziert, Daten daraus ausliest, prüft und an andere Systeme übergibt. Anders als reine OCR erkennt IDP Felder im Zusammenhang und braucht keine Vorlage je Lieferant. Plattformen wie ABBYY Vantage, Rossum oder DocuWare IDP bieten vortrainierte Modelle für Rechnungen, Lieferscheine und weitere Belege und lernen aus Korrekturen. IDP ist meist ein Baustein: Die Daten gehen per Schnittstelle an ERP, DMS oder eine Lösung für den Rechnungseingang, die Freigabe und Archiv übernimmt.

Welche Rechnungen kommen nach 2028 noch als PDF oder Papier?

Auch nach dem Ende der Übergangsregeln am 1. Januar 2028 bleiben Rechnungen ohne E-Rechnungspflicht. Dazu gehören Rechnungen von Lieferanten, die nicht im Inland ansässig sind, denn § 14 Abs. 2 UStG verlangt die E-Rechnung nur zwischen inländischen Unternehmen. Kleinbeträge bis 250 Euro und Fahrausweise sind nach §§ 33 und 34 UStDV ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen. Für Tankbelege, Bewirtungen und Rechnungen aus dem Ausland braucht der Rechnungseingang deshalb dauerhaft eine gute Belegerkennung.

Darf eine KI Rechnungen kontieren und freigeben?

Eine KI darf Kontierungen vorschlagen und Rechnungen weiterleiten, die Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Es gibt kein Verbot, Rechnungen ohne zweite Freigabe zu buchen, wenn Bestellung, Wareneingang und Preis übereinstimmen. Wichtig ist, dass die Regel festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar ist. § 145 Abs. 1 AO verlangt, dass ein sachverständiger Dritter jeden Geschäftsvorfall verfolgen kann. Beschreiben Sie deshalb in der Verfahrensdokumentation, welche Rechnungen automatisch laufen, wer KI-Vorschläge prüft und wie Stichproben aussehen.

Reicht die Validierung einer E-Rechnung als Rechnungsprüfung?

Nein. Die Validierung prüft, ob die Datei dem Format und den Geschäftsregeln entspricht. Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a, ersetzt sie nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Ein falscher Steuersatz kann eine Validierung bestehen. Auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierung dürfen Sie sich bei kaufmännischer Sorgfalt verlassen, den Validierungsbericht sollten Sie aufbewahren. Die inhaltliche Prüfung übernimmt der Abgleich mit Bestellung, Vertrag und Wareneingang.

Was muss ich bei KI-Daten nach GoBD aufbewahren?

Nach der 2. Änderung der GoBD vom 14.07.2025, Rz. 131, bleiben eingehende Rechnungen im Format des Eingangs. Bei einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil, also die XML-Datei. Werden Daten per OCR aus einem Bild gewonnen, sind diese Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. Für KI-Erkennung heißt das: Bewahren Sie das Original, die bestätigten Daten und die Korrekturen auf. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre.

Wie wichtig ist die DATEV-Schnittstelle?

Für Unternehmen, deren Buchhaltung bei einer Steuerkanzlei liegt oder die selbst mit DATEV Rechnungswesen buchen, ist sie oft entscheidend. Candis, Moss, Klippa, DocuWare und d.velop invoices beschreiben Wege zu DATEV Unternehmen online oder DATEV Rechnungswesen, bei d.velop als kostenpflichtige Produktschnittstelle. Fragen Sie, ob nur Belegbilder übertragen werden oder auch Buchungsvorschläge und Stammdaten. Candis nennt dafür den DATEV Rechnungsdatenservice 1.0. Stimmen Sie den Weg vor der Auswahl mit Ihrer Kanzlei ab.

Wo werden die Rechnungsdaten bei Cloud-Anbietern gespeichert?

Das hängt vom Anbieter ab und gehört in den Vertrag. Candis nennt Server in Deutschland, Moss die Google Cloud in Frankfurt, d.velop invoices AWS mit Standort unter anderem in Frankfurt oder T Cloud Public. Rossum speichert Daten europäischer Kunden standardmäßig bei AWS in Frankfurt mit Backup in Irland, Klippa auf Microsoft Azure in den Niederlanden. Fragen Sie auch, wo das KI-Modell rechnet und ob Ihre Rechnungen für das Training eines gemeinsamen Modells genutzt werden.

Was kostet eine Software für den Rechnungseingang?

Die meisten Anbieter rechnen nach Rechnungsvolumen ab. d.velop invoices beginnt bei 340 € im Monat für 250 Rechnungen, Candis bei 389 € im Monat, Klippa bei 95 € im Monat für bis zu 4.000 Rechnungen im Jahr. Rossum startet bei 18.000 $ im Jahr. Basware, DocuWare, Esker und ABBYY kalkulieren auf Anfrage. Dazu kommen Schnittstellen, Einrichtung und interne Zeit. In unserem Rechenbeispiel rechnen wir die Einrichtung mit 40 Stunden zu 60 € oder zwei Beratertagen zu 1.200 €. Wie der Rechnungseingang im Vergleich zu anderen KI-Vorhaben abschneidet, rechnet der KI-ROI-Rechner.

Wie lange dauert die Lernphase einer KI im Rechnungseingang?

Die Lernphase hängt davon ab, wie viele Rechnungen je Lieferant eingehen und wie einheitlich bisher kontiert wurde. Candis nennt etwa 30 Tage bei regelmäßigem Eingang, danach übernimmt die KI die Vorkontierung bekannter Rechnungsarten und markiert Unklarheiten. Bei d.velop invoices lernt die KI aus den Eingaben der Anwender. Basware SmartCoding nutzt die Rechnungshistorie eines Lieferanten. Planen Sie die ersten Wochen mit vollständiger Kontrolle ein und erhöhen Sie den Anteil ohne Eingriff erst danach.

Was ist der Unterschied zwischen DMS und Rechnungseingangssoftware?

Ein DMS legt Dokumente aller Art ab, steuert Workflows und archiviert revisionssicher. Eine Lösung für den Rechnungseingang ist auf Lieferantenrechnungen spezialisiert: Validierung, Kontierungsvorschlag, Bestellabgleich, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Viele Anbieter verbinden beides, etwa DocuWare und d.velop mit eigenen Rechnungsmodulen. Wer schon ein DMS nutzt, prüft zuerst dessen Rechnungsmodul, denn Archiv, Rechte und Aufbewahrung sind dann bereits geregelt. Wer kein DMS hat, braucht eine Lösung mit eigenem Archiv über acht Jahre. Mehr zur Abgrenzung finden Sie in unserem Ratgeber DMS Software.

Wie finde ich die passende Lösung für unseren Rechnungseingang?

Starten Sie mit Ihren Zahlen: Rechnungen pro Monat, Anteil PDF und Papier, Anteil mit Bestellbezug und Buchhaltung in DATEV oder im ERP. Daraus ergibt sich, ob eine DATEV-nahe Lösung, eine AP-Automation mit ERP-Anbindung oder eine IDP-Plattform passt. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und kein Vergleichsportal: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist und dokumentiert die Entscheidung. Eine erste Shortlist liefert das Matching mit Ihrer Unternehmens-URL. Danach testen Sie zwei bis drei Anbieter mit denselben 20 eigenen Rechnungen.