E-Rechnung für kleine Unternehmen.
Was 2025, 2027 und 2028 gilt.

Ab wann müssen kleine Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Kleine Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen an andere inländische Unternehmen ausstellen. Im Jahr 2027 dürfen sie noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schicken. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss schon ab dem 1. Januar 2027 umstellen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft ausgenommen. Die Regeln stehen in § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG, Stand Oktober 2026.

Gilt die E-Rechnung Pflicht 2027 auch für mich?

Die E-Rechnungspflicht ab 2027 gilt nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag und Sie Rechnungen an andere inländische Unternehmen schreiben. Liegt Ihr Umsatz darunter, beginnt Ihre Pflicht erst am 1. Januar 2028. Unabhängig vom Umsatz müssen Sie schon seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro und viele steuerfreie Umsätze sind auch 2027 nicht betroffen. Grundlage ist § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG.

Muss ich als kleines Unternehmen E-Rechnungen schon empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, unabhängig von Größe und Umsatz. Eine Übergangsfrist oder Ausnahme für den Empfang gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer, Freiberufler oder Vermieter. Laut BMF reicht dafür ein vorhandenes E-Mail-Postfach. Damit Sie die Rechnung prüfen können, brauchen Sie zusätzlich einen Viewer, etwa den kostenfreien E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal, oder ein Buchhaltungsprogramm, das das XML lesbar anzeigt. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt, hat keinen Anspruch auf eine PDF als Ersatz.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro Gesamtumsatz hat. Nach § 34a UStDV dürfen ihre Rechnungen immer als Papier oder, mit Zustimmung, als PDF gehen. Eine E-Rechnung ist freiwillig und braucht keine Zustimmung des Kunden. Wer die Grenze überschreitet oder zur Regelbesteuerung wechselt, ist ab dann wie jedes andere Unternehmen zur E-Rechnung verpflichtet.

Wie berechne ich die Grenze von 800.000 Euro?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für die Stufe 2027 also im Kalenderjahr 2026. Er wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet und umfasst die steuerbaren Umsätze ohne Umsatzsteuer. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG, und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor. Gewinn, Mitarbeiterzahl oder Bilanzsumme spielen keine Rolle. Wer knapp an der Grenze liegt, lässt den Wert am besten von der Steuerberatung bestätigen.

Reicht ein E-Mail-Postfach für den Empfang?

Ja, für die gesetzliche Empfangspflicht reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Das steht in Frage 8 der BMF-FAQ und in Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE. In der Praxis brauchen Sie aber mehr: Die XML-Datei muss lesbar werden, geprüft, bezahlt und unverändert acht Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Kleine Betriebe lösen das meist mit dem Buchhaltungsprogramm oder über die Kanzlei.

Müssen Vereine E-Rechnungen ausstellen?

Vereine müssen E-Rechnungen nur im unternehmerischen Bereich empfangen und ausstellen, etwa beim Vereinsheim mit Gastronomie, bei Sponsoring oder beim Verkauf von Waren. Dort gelten dieselben Fristen und Ausnahmen wie für andere Unternehmen, also auch die Umsatzgrenze von 800.000 Euro und die Kleinunternehmerregel. Im ideellen, nichtunternehmerischen Bereich muss ein Verein weder empfangen noch ausstellen. Lieferanten dürfen ihm dafür weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. So steht es in Frage 5 der BMF-FAQ.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Freiberufler?

Ja, Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer und fallen unter dieselben Regeln. Ärzte, Anwälte, Architekten, Berater oder Designer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie E-Rechnungen ab 2027 oder 2028, wenn sie Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnen und nicht Kleinunternehmer sind. Für steuerfreie Heilbehandlungen und Rechnungen an Privatpatienten besteht keine Pflicht. Das BMF nennt Freiberufler ausdrücklich in Frage 3 seiner FAQ zur E-Rechnung. Maßgeblich für den Stichtag ist auch hier der Gesamtumsatz des Vorjahres.

Brauche ich E-Rechnungen bei Privatkunden?

Nein, Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. An Endverbraucher dürfen Sie weiter Papier, Kassenbon oder PDF ausgeben. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit deren Zustimmung erlaubt. Wer gemischte Kundschaft hat, etwa ein Handwerksbetrieb mit Privat- und Firmenkunden, muss nur den Geschäftskundenteil umstellen. Ihr Programm sollte beide Rechnungsarten parallel beherrschen.

Was gilt für Kleinbetragsrechnungen und Barkäufe?

Rechnungen bis 250 Euro brutto dürfen nach § 33 UStDV immer als Papier oder PDF gehen, auch nach 2027. Über 250 Euro gibt es keine Ausnahme für Barzahlung. Das BMF nennt Geschäftsessen und Baumarkteinkäufe als Beispiele, bei denen ein Unternehmer als Kunde eine E-Rechnung bekommen muss, sobald der Verkäufer keine Übergangsregel mehr nutzen kann. Praktisch ist ein Kassenbeleg vor Ort, der später durch eine E-Rechnung an die E-Mail-Adresse des Kunden berichtigt wird. Das steht in Frage 10 der BMF-FAQ.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen werden nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Aufzubewahren ist mindestens das XML in seiner ursprünglichen, unveränderten Form. Ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht. Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein kein Verstoß, die GoBD verlangen aber Ordnung, Unveränderbarkeit und Datenzugriff. Legen Sie den Prüfbericht der Validierung zur Rechnung, das empfiehlt das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 in Rn. 35a.

Was kostet die E-Rechnung für ein kleines Unternehmen?

Für den Empfang fallen oft keine Lizenzkosten an: Ein Postfach und ein kostenloser Viewer reichen, die DATEV E-Rechnungsplattform empfängt kostenfrei. Zum Ausstellen nennen die Anbieter im Oktober 2026 zum Beispiel sevdesk ab 0 Euro für drei E-Rechnungen im Monat, WISO MeinBüro 10,90 Euro im Monat im Jahresabo und Lexware Office ab Version M 12,90 Euro im Monat netto. Hinzu kommt eigene Zeit für Stammdaten und Tests. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.

Kann mein Steuerberater die E-Rechnung für mich übernehmen?

Teilweise. Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV, und über die DATEV E-Rechnungsplattform können Mandanten E-Rechnungen kostenfrei empfangen und aus DATEV-Rechnungsprogrammen kostenfrei versenden. Die Pflicht bleibt aber bei Ihnen: Sie müssen empfangen können, die Rechnung inhaltlich prüfen und das XML acht Jahre aufbewahren. Klären Sie mit der Kanzlei, wie Eingangsrechnungen unverändert zu ihr gelangen und mit welchem Programm Sie Ausgangsrechnungen schreiben. Rechnungen aus Fremdsoftware kosten über DATEV laut Preisangabe 0,50 Euro je Stück, Stand Oktober 2026.