Microsoft 365 Copilot einführen.
Lizenzen, Kosten und Tenant-Check.

Was kostet Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot kostet laut Microsoft 26,00 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, bei monatlicher Zahlung im Jahresabo 27,30 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Für Unternehmen mit Business-Plänen und bis zu 300 Nutzern gibt es Copilot Business für regulär 18,20 €, im ersten Jahr bis 31.12.2026 für 15,60 €. Dazu kommt ein berechtigter Microsoft 365 Plan. Agenten aus Copilot Studio kosten zusätzlich Credits, ein Paket mit 25.000 Credits liegt bei 173,30 € im Monat. Rechnen Sie außerdem Beratung, Schulung und interne Lernzeit ein.

Was ist der Unterschied zwischen Copilot Chat und Microsoft 365 Copilot?

Copilot Chat ist ohne Aufpreis in berechtigten Microsoft 365 Abos enthalten und arbeitet mit Webdaten, hochgeladenen Dateien und in Outlook mit dem eigenen Postfach. Microsoft 365 Copilot ist die kostenpflichtige Lizenz und durchsucht über den semantischen Index alle Dokumente, Mails, Chats und Besprechungen, die der Nutzer öffnen darf. Sie bringt Copilot mit Vorrang in Word, Excel, PowerPoint und Teams. Für viele Rollen reicht Copilot Chat, für Vielschreiber und Führungskräfte lohnt sich eher die Lizenz.

Welche Lizenz brauche ich für Copilot?

Sie brauchen immer einen berechtigten Microsoft 365 Plan und zusätzlich die Copilot-Lizenz. Für Copilot Business kommen Business Basic, Standard und Premium sowie Apps for Business in Frage, mit höchstens 300 Copilot-Nutzern je Mandant. Die Enterprise-Lizenz setzt etwa E3, E5, F3, Office 365 E1 bis E5 oder Business-Pläne voraus. Microsoft 365 E7 enthält Copilot bereits. Mit gerätebasierter Lizenz für Apps for Enterprise ist Copilot laut Microsoft nicht verfügbar. Jeder Nutzer braucht außerdem ein Konto in Microsoft Entra ID.

Was ist Copilot Studio und was kostet es?

Copilot Studio ist die Umgebung von Microsoft, in der Unternehmen eigene Agenten bauen, mit Wissensquellen, Konnektoren und Abläufen. Abgerechnet wird über Copilot Credits: Ein Paket mit 25.000 Credits kostet laut Microsoft 173,30 € im Monat, nicht genutzte Credits verfallen am Monatsende. Alternativ zahlen Sie nutzungsbasiert über ein Azure-Abo oder kaufen Credits für ein Jahr vorab mit bis zu 20 % Ersparnis. Eine generative Antwort kostet laut Microsoft Learn 2 Credits, eine Antwort aus dem Microsoft Graph 10 Credits.

Verbrauchen lizenzierte Copilot-Nutzer Credits, wenn sie Agenten nutzen?

Für die meisten internen Fälle nicht. Laut Microsoft Learn zählen klassische und generative Antworten sowie Antworten aus dem Microsoft Graph nicht auf das Kontingent von Copilot Studio, wenn lizenzierte Nutzer Agenten in Copilot Chat, Teams oder SharePoint verwenden. Credits fallen an, wenn nicht lizenzierte Beschäftigte oder Kunden den Agenten nutzen oder wenn er Abläufe und Aktionen in anderen Systemen ausführt. Messen Sie den Verbrauch im Pilot und setzen Sie ein monatliches Limit je Agent.

Bleiben die Daten bei Microsoft Copilot in der EU?

Für Kunden in der EU ist Copilot laut Microsoft ein Dienst der EU-Datengrenze, EU-Datenverkehr bleibt innerhalb dieser Grenze. Die Grenze umfasst EU und EFTA, also nicht nur Deutschland. Modelle von Anthropic sind derzeit ausgenommen, der Administrator entscheidet, ob sie genutzt werden. Kunden mit Multi-Geo fallen laut Microsoft nicht unter die EU-Datengrenze. Prompts und Antworten nutzt Microsoft nach eigenen Angaben nicht für das Training der Basismodelle. Lassen Sie sich die Zusagen im Vertrag bestätigen.

Muss der Betriebsrat bei Microsoft Copilot zustimmen?

In aller Regel ja, wenn ein Betriebsrat besteht. Copilot speichert Prompts und Antworten, Copilot-Analysen werten die Nutzung aus, und beides kann Verhalten oder Leistung sichtbar machen. Das fällt unter die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Üblich ist eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Auswertungen, Aufbewahrung und Zugriff auf den Verlauf regelt. Binden Sie den Betriebsrat vor dem Pilot ein, nicht erst vor dem Rollout. Das ist eine Einschätzung und keine Rechtsberatung.

Wie verhindere ich, dass Copilot vertrauliche Dateien zeigt?

Copilot zeigt nur, was ein Nutzer öffnen darf, deshalb liegt der Hebel bei den Freigaben. Werten Sie die Berichte zur Datenzugriffs-Governance in der erweiterten SharePoint-Verwaltung aus, die in der Copilot-Lizenz enthalten ist. Schließen Sie Freigaben für das ganze Unternehmen auf Personal- und Finanzordnern und vergeben Sie Besitzer. Mit der eingeschränkten Inhaltsermittlung blenden Sie heikle Bereiche vorübergehend aus Copilot aus, ohne Rechte zu ändern. Vertraulichkeitsbezeichnungen in Purview schützen zusätzlich, weil Copilot bei verschlüsselten Dateien die Nutzungsrechte aus dem Label beachtet.

Wie lange dauert die Einführung von Microsoft 365 Copilot?

Die Dauer hängt vor allem vom Zustand Ihrer Freigaben ab, nicht von der Technik. Die Lizenzzuweisung selbst geht schnell. Davor liegen Aufgabenauswahl, Tenant-Bereinigung und die Abstimmung mit dem Betriebsrat, danach ein Pilot von vier bis acht Wochen und der Rollout in Wellen. Das ist eine Einschätzung von Find-Your-Software. Ein aufgeräumter Tenant mit Labels kommt deutlich schneller voran als einer mit vielen Bereichen ohne Besitzer. Planen Sie die Bereinigung deshalb als eigenes Arbeitspaket mit Verantwortlichen aus IT und Fachbereich.

Wie groß sollte die Pilotgruppe für Copilot sein?

Bewährt hat sich nach Einschätzung von Find-Your-Software eine Gruppe von 20 bis 30 Personen aus zwei bis drei Abteilungen. Nehmen Sie Vielschreiber wie Vertrieb oder Assistenz der Geschäftsführung auf, aber auch skeptische Kollegen, damit die Ergebnisse belastbar sind. Legen Sie vor dem Start Kennzahlen je Aufgabe fest und messen Sie nach vier Wochen erneut. Ein Pilot nur mit Begeisterten überschätzt den Nutzen. Halten Sie außerdem fest, welche Aufgaben Copilot nicht verbessert hat, denn daraus ergibt sich, welche Rollen später keine Lizenz brauchen.

Lohnt sich Copilot Business gegenüber der Enterprise-Lizenz?

Für Unternehmen mit Business-Plänen und bis zu 300 Copilot-Nutzern ja, denn die Funktionen in den Apps sind laut Microsoft dieselben. Copilot Business kostet regulär 18,20 € statt 26,00 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Wer E3 oder E5 nutzt oder mehr als 300 Nutzer lizenzieren will, braucht die Enterprise-Lizenz. Beachten Sie, dass der Aktionspreis von 15,60 € nur im ersten Jahr und nur für Bestandskunden mit Business-Tarif gilt.

Welche Alternativen gibt es zu Microsoft Copilot?

Die wichtigsten Alternativen sind ChatGPT Business und Enterprise von OpenAI, Gemini in Google Workspace und europäische Plattformen wie Langdock oder Mistral Vibe. ChatGPT Business kostet laut OpenAI 21 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, Gemini ist ab Google Workspace Business Standard für 13,60 € enthalten, Langdock kostet 25,00 €. Keine dieser Lösungen ist so tief in Word und Outlook eingebaut wie Copilot. Den breiten Vergleich finden Sie im KI-Assistenten-Vergleich.

Heißt Microsoft 365 Copilot jetzt Microsoft Copilot?

Ja. Laut Microsoft Learn heißt Microsoft 365 Copilot jetzt Microsoft Copilot und Microsoft 365 Copilot Chat jetzt Microsoft Copilot Chat, die App ist unter copilot.cloud.microsoft erreichbar. In der Preisliste und im Admin Center taucht der alte Name Microsoft 365 Copilot weiter auf. Lizenz, Preis und Funktionen ändern sich durch die Umbenennung nicht. Für Ihre Firewall ist wichtig, dass die Domäne cloud.microsoft mit allen Unterdomänen freigegeben ist, sonst können Nutzer die neue App nicht öffnen.