Kassensystem.
Anbieter, Preise und Pflichten.

Was ist ein Kassensystem?

Ein Kassensystem ist Hard- und Software, mit der ein Betrieb Verkäufe erfasst, Belege ausgibt und Bar- und Kartenumsätze abrechnet. Heute läuft es meist als App auf Tablet oder Smartphone mit Belegdrucker und Kartenleser. In Deutschland muss jede elektronische Kasse nach § 146a AO eine zertifizierte TSE haben und dem Finanzamt gemeldet werden. Gute Systeme übergeben den Tagesabschluss an die Buchhaltung und buchen den Bestand in der Warenwirtschaft ab. Beispiele sind orderbird für die Gastronomie, ready2order für Handel und Dienstleister und JTL-POS als Kasse zu JTL-Wawi.

Was kostet ein Kassensystem im Monat?

Die Software kostet je nach Anbieter zwischen 0 € und mehreren hundert Euro im Monat. Zettle und SumUp verlangen für die Grundfunktionen keine Monatsgebühr, verdienen aber 1,39 % an jeder Kartenzahlung. ready2order kostet 35,90 € je Kasse, mit TSE-Paket 51,80 € im Monat. orderbird PRO beginnt bei 99,90 € mit einem Gerät und TSE, Lightspeed bei 89 € für eine Lizenz. Hinzu kommen Hardware, Einrichtung und Kartengebühren. Alle Preise laut Anbieter, netto, Stand Oktober 2026.

Brauche ich eine TSE für meine Kasse?

Ja, sobald Sie eine elektronische Kasse nutzen. § 146a Abs. 1 AO verlangt, dass jedes elektronische Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt ist. Die Anforderungen legt das BSI in der TR-03153 fest, zertifizierte Modelle stehen auf der BSI-Liste, etwa fiskaly sign Cloud oder Swissbit TSE 2.0. Ohne TSE droht nach § 379 Abs. 6 AO eine Geldbuße bis 25.000 €. Eine offene Ladenkasse ohne Elektronik braucht keine TSE, dafür aber einen sauberen Kassenbericht.

Muss ich mein Kassensystem beim Finanzamt melden?

Ja. Nach § 146a Abs. 4 AO teilen Sie dem Finanzamt Art und Anzahl der Kassen, Seriennummern, TSE und Anschaffungsdatum mit. Die Meldung läuft seit 1. Januar 2025 über Mein ELSTER. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis 31. Juli 2025 gemeldet sein. Neue Kassen melden Sie innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ausgemusterte innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme. Melden Sie stets alle Kassen einer Betriebsstätte zusammen, auch gemietete oder geleaste Geräte.

Muss ich jedem Kunden einen Kassenbon geben?

Grundsätzlich ja. § 146a Abs. 2 AO verlangt einen Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Verkauf. Der Bon kann auf Papier oder mit Zustimmung des Kunden elektronisch ausgegeben werden, etwa als QR-Code auf dem Display. Er muss nach § 6 KassenSichV unter anderem Transaktionsnummer, Seriennummern von Kasse und TSE und den Prüfwert enthalten. Eine Befreiung ist nur nach § 148 AO beim Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen möglich, im Ermessen des Finanzamts und jederzeit widerruflich.

Welches Kassensystem passt für die Gastronomie?

Für die Gastronomie passen Systeme mit Tischplan, mobiler Bestellung und Küchenbon. Im Auszug sind das Lightspeed Restaurant, das frühere Gastrofix, orderbird und Vectron, dazu ready2order und Odoo mit eigenen Gastro-Funktionen. orderbird PRO enthält die TSE in jedem Paket ab 99,90 € im Monat, Lightspeed führt sie als eigenes Produkt. Vectron verkauft stationäre Kassen über Fachhändler vor Ort. Testen Sie in der Demo eine geteilte Rechnung und eine Bewirtungsrechnung über 250 € für einen Geschäftsgast.

Welches Kassensystem passt für den Einzelhandel?

Im Einzelhandel zählt, ob Kasse und Bestand zusammenpassen. Wer einen Onlineshop betreibt, prüft Kassen aus derselben Familie, etwa Shopify POS zum Shopify-Shop oder JTL-POS zu JTL-Wawi. Filialisten mit Cloud-ERP schauen auf weclapp POS als Add-on für 55 € im Monat. Kleine Läden ohne Shop starten oft mit ready2order, Tillhub oder Zettle. Prüfen Sie in der Demo Varianten, Barcode, Umtausch mit Gutschein und Inventur. Die Einordnung des Handels vertieft unser Ratgeber Software für den Handel.

Was ist eine Cloud-TSE?

Eine Cloud-TSE ist eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung, deren Sicherheitsmodul in einem Rechenzentrum läuft statt als USB-Stick oder microSD-Karte in der Kasse. Die Kasse signiert jeden Vorgang über das Internet. Beispiele auf der BSI-Liste sind fiskaly sign Cloud, DN TSE-Cloud und Swissbit Cloud TSE 2. Odoo und Shopify POS nutzen nach eigenen Angaben fiskaly. Vorteil: keine Hardware, die verloren geht oder getauscht werden muss. Fragen Sie, was bei Internetausfall passiert und wie lange Offline-Verkäufe nachsigniert werden.

Was ist die DSFinV-K?

Die DSFinV-K ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Sie legt fest, in welchem Format eine Kasse Einzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüsse für Außenprüfung und Kassen-Nachschau exportiert. Laut Bundeszentralamt für Steuern gilt die Version 3.0 für Aufzeichnungen ab 1. Januar 2029, freiwillig schon ab 2028. Bis dahin reicht Version 2.3. Fragen Sie Ihren Anbieter, wann er Version 3.0 liefert und ob das Update im Monatspreis enthalten ist. Bei einer Nachschau darf das Finanzamt die Daten nach § 146b Abs. 2 AO genau in diesem Format verlangen.

Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?

Bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO kommt ein Prüfer des Finanzamts ohne Ankündigung während der Geschäftszeit. Er darf Aufzeichnungen und Organisationsunterlagen einsehen und die Kassendaten über die digitale Schnittstelle verlangen, also im Format der DSFinV-K. Die Kosten der Datenbereitstellung tragen nach dem Gesetz Sie selbst. Ergeben sich Mängel, kann er ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Halten Sie deshalb Verfahrensdokumentation, TSE-Zertifikat und Meldebestätigung griffbereit. Üben Sie den Export einmal, bevor der Prüfer vor der Theke steht.

Muss ein Kassensystem E-Rechnungen schreiben?

Nur im Geschäft mit Unternehmen. An Verbraucher gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung. Bis 250 € brutto reicht ein Kassenbon als Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Über 250 € braucht ein Geschäftskunde eine E-Rechnung, laut BMF auch bei Barzahlung, etwa beim Geschäftsessen. Das gilt ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für die übrigen. Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 1. Januar 2025. Mehr dazu in unserem Ratgeber E-Rechnung Software.

Wie finde ich das passende Kassensystem?

Schreiben Sie zuerst Ihren Tagesablauf auf: Zahl der Kassen, Zahlarten, Umtausch, Gutscheine und Anbindung an Shop oder Buchhaltung. Legen Sie TSE, Belegausgabe und DSFinV-K-Export als Muss-Kriterien fest. Rechnen Sie zwölf Monate Lizenz, TSE, Hardware und Kartengebühr mit Ihrem echten Umsatz. Kassieren Sie in der Demo einen Storno und einen Tagesabschluss. Das Matching von Find-Your-Software gleicht Ihre Anforderungen mit passenden Systemen ab und liefert eine begründete Shortlist. Im Selection Portal halten Sie danach Demo, Vertrag und Entscheidung nachvollziehbar fest.