CRM für Dienstleister und Agenturen.
CRM, PSA oder ERP im Vergleich.
Dienstleister verkaufen Zeit und Wissen, nicht Artikel. Das CRM muss deshalb Akquise, Angebot und Projektstart verbinden. Die Kernfrage lautet: Wo liegen Zeiterfassung und Abrechnung, im CRM, in einer PSA-Lösung (Professional Services Automation) oder im ERP? Die Matrix unten zeigt es für Akquise, Angebot, Projekt, Zeit und Abrechnung.
Was Dienstleister
vom CRM erwarten.
Dienstleister, also Agenturen, IT-Dienstleister und technische Dienstleister, rechnen Leistung nach Zeit, Aufwand oder Festpreis ab. Ein CRM für Dienstleister ist deshalb mehr als eine Kontaktdatenbank: Es muss Akquise, Angebot und Projektstart verbinden und die Übergabe an Zeiterfassung und Abrechnung vorbereiten. Beratungen sind hier nur ein Randthema, die Vertiefung steht auf der Seite CRM für Beratung und Projektgeschäft.
Ohne durchgängige Kette
- Leads und Angebote liegen in E-Mails und Tabellen, der Stand einer Anfrage ist nur einer Person bekannt.
- Ein gewonnenes Angebot wird im Projektsystem von Hand neu angelegt, Preise und Leistungsumfang weichen ab.
- Stunden stehen in einer eigenen Liste, die Rechnung entsteht am Monatsende aus Rückfragen.
- Auslastung und Budgetverbrauch sind erst nach dem Projektende sichtbar.
- Welche Zahl gilt, entscheidet, wer zuletzt in die Tabelle geschaut hat.
Mit durchgängiger Kette
- Jede Anfrage hat Status, Verantwortlichen und Wert, die Pipeline zeigt den erwarteten Auftragseingang.
- Aus dem Angebot entsteht das Projekt mit Budget und Leistungsarten, ohne Abtippen.
- Zeiten werden auf Projekt und Leistungsart erfasst, von der Projektleitung freigegeben und in die Rechnung übernommen.
- Budgetverbrauch und Auslastung sind schon während des Projekts sichtbar.
- Für jedes Datenobjekt ist festgelegt, welches System die Datenhoheit hat.
Die Gegenüberstellung ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software und keine Herstellerangabe. Stand 10.10.2026.
CRM, PSA und ERP:
Wo liegen Projekte und Abrechnung?
Die Matrix zeigt, welches Systemmodell eine Aufgabe typischerweise abdeckt. Jede Zelle nennt eine Herstellerseite als Beleg oder ist als Erfahrungswert von Find-Your-Software gekennzeichnet. Lesehilfe: Das Häkchen steht für Kernaufgabe oder auf der Herstellerseite genannt, das Zeichen ≈ für teilweise oder nur mit Zusatzmodul, der Strich für auf der Herstellerseite nicht genannt oder keine Kernaufgabe.
| Aufgabe | CRM | PSA | ERP |
|---|---|---|---|
| AkquiseLeads, Chancen, Pipeline | ✓ Kernaufgabe. Pipedrive nennt Pipeline-Management, HubSpot Sales Hub Deal-Pipelines und Deal Scoring (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ≈ Teilweise. MOCO bietet Leads ab dem Tarif Pro, Productive.io Deals mit Pipelines und Phasen (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ≈ Meist als Zusatz. Odoo nennt CRM und Verkauf als Apps der Tarife Standard und Custom (Herstellerseite, Stand 10.10.2026). |
| AngebotPositionen, Preise, Annahme | ≈ Je nach Produkt. HubSpot nennt Angebote im Revenue Hub, Pipedrive Smart Docs als Add-on ab 32,50 $ (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ✓ MOCO erstellt Angebote schon im Tarif Core und legt aus dem Angebot ein Projekt an (Herstellerseite, Stand 10.10.2026). | ✓ Dynamics 365 Project Operations nennt Angebotspreise sowie Festpreis-, Zeit- oder Vorschussverträge (Microsoft, Stand 10.10.2026). |
| ProjektPlanung, Budget, Ressourcen | – Keine Kernaufgabe. Pipedrive bietet Projects als Add-on ab 16 $, die Sales-Hub-Seite von HubSpot nennt keine Projekte (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ✓ Kernaufgabe. Productive.io nennt Projektmanagement, Budgetierung und Ressourcenplanung, Projektron BCS Ressourcenplanung mit Skills (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ✓ Vorhanden. Business Central nennt Projektmanagement in der Tarifübersicht, Project Operations Ressourcenprofile und Kompetenzmodelle (Microsoft, Stand 10.10.2026). |
| ZeitStunden, Leistungsart, Freigabe | – Auf den abgerufenen Herstellerseiten von HubSpot Sales Hub und Pipedrive nicht genannt. Zeiterfassung liegt meist in der PSA (Erfahrungswert von Find-Your-Software). | ✓ Kernaufgabe. MOCO und Productive.io nennen Zeiterfassung schon im Einstiegstarif, Projektron BCS zusätzlich mobile Zeiterfassung (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ≈ Je nach Modul. Project Operations nennt Zeit- und Spesenerfassung, die Preisseite von Business Central nennt keine Zeitblätter (Microsoft, Stand 10.10.2026). |
| AbrechnungRechnung, Freigabe, Buchhaltung | ≈ Nicht Kernaufgabe. HubSpot nennt Rechnungen und Zahlungen im Revenue Hub, Pipedrive verweist auf Marketplace-Integrationen (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ✓ Kernaufgabe. MOCO nennt Abrechnung im Tarif Core, Projektron BCS Rechnungsstellung mit E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). | ✓ Project Operations nennt Abrechnungswarteschlangen und progressive Abrechnung (Microsoft, Stand 10.10.2026). Die Finanzbuchhaltung liegt im ERP (Erfahrungswert von Find-Your-Software). |
Quellen, Stand 10.10.2026: MOCO Preise, MOCO Angebote, Productive.io Preise, Projektron BCS Editionen und Preise, Pipedrive Preise, Pipedrive Funktionen, HubSpot Sales Hub, Odoo Preise, Microsoft Project Operations, Microsoft Business Central Preise.
Mehr zu CRM für Beratung und Projektgeschäft
Beratungen sind auf dieser Seite nur ein Randthema. Die Vertiefung mit Systemtabelle, Zeiterfassung, Abrechnungsmodellen und Rechenbeispiel steht auf find-your-crm.de. Den Preisvergleich von PSA-Lösungen für Beratungen zeigt die Seite Software für Beratungen.
Mehr zu CRM für Beratung und ProjektgeschäftAnbieter vergleichen
mit dem Selection Portal.
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es erfasst Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Vertragsprüfung und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar. Es ist kein Bewertungs- oder Vergleichsportal. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht.
Im Selection Portal bilden Sie Ihre IT-Systemlandschaft ab, sammeln Anforderungen und sprechen direkt mit den Anbietern. Für Dienstleister heißt das: Sie legen zuerst fest, welches System für Akquise, Projekt, Zeit und Abrechnung führend ist, und vergleichen erst danach Anbieter.
CRM-Matching startenSelection Portal ansehenFunktionen im Vergleich:
Auszug aus CRM, PSA und ERP.
Die Tabelle zeigt einen Auszug von acht Beispielanbietern aus drei Gruppen. Auswahlprinzip: je Gruppe bekannte Produkte mit öffentlicher Herstellerseite, alphabetisch sortiert, ohne Wertung und ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Alle Angaben stammen von Herstellerseiten mit Stand 10.10.2026. Preise stehen netto, wenn die Herstellerseite zzgl. oder exkl. MwSt. nennt, sonst steht Netto/Brutto: keine Angabe.
| Anbieter | Gruppe | Preis ab (Herstellerseite) | Akquise und Angebot | Projekt und Ressourcen | Zeit und Abrechnung | Betrieb und Schnittstellen | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Dynamics 365 Business CentralMicrosoft, Tarife Essentials und Premium | ERP | ab 69,30 € je Nutzer/Mo (Essentials, jährlich, zzgl. MwSt.) | – Auf der Preisseite nicht genannt, in der Demo prüfen | ✓ Projektmanagement in der Tarifübersicht genannt | – Ressourcen und Zeitblätter auf der Preisseite nicht genannt, in der Demo prüfen | Jährliche Abrechnung je Benutzer, Premium 95,30 € | Zum Profil → |
| Dynamics 365 Project OperationsMicrosoft, ERP und PSA | ERP und PSA | 117,00 € je Nutzer/Mo (jährlich, zzgl. MwSt.) | ✓ Angebotspreise, Festpreis-, Zeit- oder Vorschussverträge; Pipeline über Dynamics 365 Sales | ✓ Schätzungen für Arbeit, Ausgaben, Material; Ressourcenprofile und Kompetenzmodelle | ✓ Zeit- und Spesenerfassung (Agenten in Vorschau), Abrechnungswarteschlangen, progressive Abrechnung | Offene APIs zu Dynamics 365 Finance oder externen ERP | |
| HubSpot Sales HubCRM, Tarife Free bis Enterprise | CRM | Free bis 2 Nutzer, Professional 90 € je Lizenz/Mo, Netto/Brutto: keine Angabe | ✓ Deal-Pipelines und Deal Scoring; Angebote im Revenue Hub | – Projekte auf der Sales-Hub-Seite nicht genannt | – Zeiterfassung nicht genannt; Rechnungen und Zahlungen im Revenue Hub | Onboarding-Kauf ab Professional erforderlich, Betrag nicht genannt | Zum Profil → |
| MOCOPSA und Agentursoftware, Tarife Core, Pro, Unlimited | PSA | ab 15 € je Nutzer/Mo (Core, exkl. MwSt.) | ✓ Angebote im Tarif Core, Leads ab Pro; Projekt aus Angebot oder Lead | ✓ Projektcontrolling im Tarif Core, Kapazitätsplanung ab Pro | ✓ Zeiterfassung und Abrechnung im Tarif Core | DATEV Unternehmen online und DATEV CSV als Integration, API im Tarif Core | |
| OdooERP mit CRM und Projekten, Odoo Online | ERP | ab 24,90 US$ je Nutzer/Mo (Standard), Netto/Brutto: keine Angabe | ✓ Apps CRM und Verkauf in den Tarifen Standard und Custom | ✓ App Projekte in den Tarifen Standard und Custom | ≈ Zeiterfassung und Rechnungsstellung im Menü der Herstellerseite genannt, Tarifzuordnung in der Demo prüfen | Custom: Odoo Online, Odoo.sh oder On-Premise; Implementierung nicht im Preis enthalten | Zum Profil → |
| PipedriveVertriebs-CRM, Tarife Lite bis Ultimate | CRM | ab 14 US$ je Nutzer/Mo (Lite, jährlich, exkl. MwSt.) | ✓ Pipeline-Management; Smart Docs als Add-on ab 32,50 $ | ≈ Projects als Add-on ab 16 $ | – Zeiterfassung nicht genannt; Rechnungen über Marketplace-Integrationen | Add-ons einzeln zu buchen, Preisanzeige in US-Dollar | Zum Profil → |
| Productive.ioPSA und Agentursoftware, Tarife Essential, Professional, Ultimate | PSA | ab 10 US$ je Nutzer/Mo (Essential, monatlich), Netto/Brutto: keine Angabe | ✓ CRM-Deals mit Pipelines und Phasen laut Herstellerseite | ✓ Projektmanagement, Budgetierung und Ressourcenplanung im Tarif Essential | ✓ Zeiterfassung im Tarif Essential; Rechnungen als Funktion gelistet | API-Zugang im Tarif Essential, Rechnungs-Integrationen ab Professional | |
| Projektron BCSPSA und Projektmanagement, Editionen BCS und BCS.light | PSA | ab 20 € je Lizenz/Mo (BCS.light SaaS, zzgl. MwSt.) | ✓ Kundenmanagement und Akquisen in beiden Editionen | ✓ Ressourcenplanung mit Skills und Einsatzplänen in BCS | ✓ Zeiterfassung, Rechnungsstellung und E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) in beiden Editionen | Lizenz für die eigene IT oder SaaS; DATEV Unternehmen Online und DATEV Pro konfigurierbar |
Auszug, alphabetisch sortiert, ohne Rangfolge. Preise laut Herstellerseiten, Stand 10.10.2026: HubSpot, Pipedrive, MOCO, Productive.io, Projektron, Odoo, Business Central, Project Operations. Odoo nennt für Standard zusätzlich 31,10 und 38,90 US$, die Zuordnung zur Abrechnungsart ist auf der Seite nicht eindeutig. Weitere Anbieter finden Sie im CRM-Anbieterüberblick und im CRM-Katalog.
Auswahl nach Größe
und Leistungsart.
Die Größe entscheidet über die Architektur. Ab etwa zehn Mitarbeitenden und mehreren parallelen Projekten lohnt sich nach Erfahrung von Find-Your-Software eine PSA-Lösung, darunter genügt oft eine einfache Kombination aus CRM und Zeiterfassung. Sobald mehrere Vertriebsleute arbeiten, ist ein eigenes Vertriebs-CRM mit PSA-Schnittstelle meist sinnvoll. Die Leistungsart setzt die Schwerpunkte, wie die vier Profile zeigen. Zur Grundsatzfrage siehe Best of Breed oder All-in-One.
Agentur: Job, Budget und Kapazität steuern
Retainer, Kampagnen, Produktion
Agenturen arbeiten in vielen kleinen Jobs gleichzeitig. Wichtiger als eine tiefe Vertriebsfunktion sind meist Budgetkontrolle je Job, Zeiterfassung und Kapazitätsplanung (Erfahrungswert von Find-Your-Software).
- Productive.io nennt Deals, Budgetierung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Rechnungen auf der Herstellerseite (Stand 10.10.2026).
- MOCO nennt Angebote, Projektcontrolling, Zeiterfassung und Abrechnung im Tarif Core, Kapazitätsplanung ab dem Tarif Pro (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Bei Retainern in der Demo prüfen, wie Kontingente, Übertrag und Verfall abgebildet werden.
Beispiele: Productive.io ab 10 US$, MOCO ab 15 € je Nutzer und Monat (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026)
IT-Dienstleister: Verträge und Tickets mitdenken
Systemhaus, Managed Services, Softwarehaus
IT-Dienstleister verdienen oft zugleich an Projekten, Wartung und Lizenzen. Verträge und Verlängerungstermine brauchen deshalb einen festen Platz in der Kundenakte (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Die Vertiefung liefert CRM für IT-Systemhäuser und Softwarehäuser.
- Odoo nennt CRM, Projekte, Buchhaltung und weitere Apps zu einem Tarifpreis (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Projektron BCS nennt ein Ticket-System in beiden Editionen (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- In der Demo prüfen, ob Verträge, Tickets und Lizenzen im System geführt werden oder in einem Zusatzsystem liegen.
Beispiele: Odoo Standard ab 24,90 US$, Projektron BCS.light ab 20 € je Nutzer und Monat (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026)
Technischer Dienstleister: Kalkulation, Projekt und Rechnung
Ingenieurbüros, Planung, technische Beratung
Technische Dienstleister kalkulieren Aufträge nach Aufwand und rechnen häufig projektbezogen ab. Das spricht für ein System, das Angebotskalkulation, Projektzeiten und Rechnung verbindet (Erfahrungswert von Find-Your-Software).
- Projektron BCS nennt Kundenmanagement, Akquisen, Zeiterfassung und Rechnungsstellung mit E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Dynamics 365 Project Operations nennt Schätzungen für Arbeit, Ausgaben und Material sowie Festpreis-, Zeit- und Vorschussverträge (Microsoft, Stand 10.10.2026).
- Bei Festpreisen in der Demo prüfen, wie Meilensteine und Teilrechnungen abgebildet werden.
Beispiele: Projektron BCS.light ab 20 €, Project Operations 117,00 € je Nutzer und Monat (jeweils zzgl. MwSt., Stand 10.10.2026)
Beratung: eigene Seite mit Systemtabelle
Strategie, IT, Fachberatung
Beratungen gehören zu den Dienstleistern und nutzen dieselbe Matrix. Für ihre eigenen Themen wie Auslastung, Realisierungsgrad und Honorarmodelle liegt die Vertiefung auf find-your-crm.de, damit Inhalte nicht doppelt geführt werden.
- Systemtabelle und Szenarien: Mehr zu CRM für Beratung und Projektgeschäft.
- Preisvergleich von PSA-Lösungen: Software für Beratungen.
Die Zuordnung der Schwerpunkte ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software. Herstellerangaben: siehe Quellenzeilen der Tabelle, Stand 10.10.2026.
Anbindung an Zeiterfassung
und Buchhaltung.
Eine Anbindung gilt als fertig, wenn ein gewonnenes Angebot ohne Abtippen zum Projekt wird und freigegebene Zeiten ohne Medienbruch in Rechnung und Buchhaltung landen (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Die vier Bausteine unten zeigen, was zu prüfen ist.
Vom Angebot zum Projekt
- Kunde, Angebot und Preise sollen ohne Abtippen übergeben werden und Projekt, Budget und Leistungsarten anlegen.
- MOCO legt aus einem Angebot oder Lead ein Projekt an (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Dynamics 365 Project Operations nutzt für die Pipeline die Interaktion mit Dynamics 365 Sales und nennt offene APIs zu Finance oder externen ERP (Microsoft, Stand 10.10.2026).
- Grundlagen: Schnittstellen und Integration in der Systemlandschaft.
Projektzeit ist nicht Arbeitszeit
- Projektzeiten erfassen Projekt und Leistungsart, die gesetzliche Arbeitszeiterfassung erfasst Beginn und Ende des Arbeitstags.
- Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen, soweit der Gesetzgeber keine abweichende Regelung getroffen hat (Stand 10.10.2026).
- Ob die Projektzeiterfassung beides leistet, in der Demo prüfen. Eine PSA-Lösung ersetzt die Arbeitszeiterfassung nicht automatisch (Erfahrungswert von Find-Your-Software).
Von der freigegebenen Zeit zur Buchung
- MOCO nennt DATEV Unternehmen online und DATEV CSV als Integration (Herstellerseite Integrationen, Stand 10.10.2026).
- Projektron BCS nennt die Konfiguration für DATEV Unternehmen Online und DATEV Pro (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Klären: Welches System erzeugt die Rechnung, welches die Buchung, und wo liegt der Freigabeschritt?
- Die Tiefe der Anbindung unterscheidet sich je Anbieter, in der Demo mit echten Daten prüfen.
Rechtliche Pflichtpunkte
- Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland ist die Rechnung nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG als elektronische Rechnung auszustellen (Stand 10.10.2026).
- Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis 31.12.2026 sind Papier oder ein anderes Format noch zulässig, bis 31.12.2027 bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 € im Vorjahr (Stand 10.10.2026).
- Projektron BCS nennt E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) in beiden Editionen (Herstellerseite, Stand 10.10.2026).
- Bei Cloud-Systemen mit personenbezogenen Daten ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig (Stand 10.10.2026).
Quellen, Stand 10.10.2026: BAG 1 ABR 22/21, § 3 ArbSchG, § 14 UStG, § 27 UStG, DSGVO auf EUR-Lex, MOCO Integrationen, Projektron, Microsoft Project Operations.
Kostenstruktur:
Lizenz, Einführung, Betrieb.
Die Lizenz ist nur ein Teil der Kosten. Dazu kommen Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung und Betrieb. Die erste Tabelle rechnet nur die Lizenz mit Listenpreisen der Hersteller für 20 Nutzer und ist ein Rechenbeispiel von Find-Your-Software, kein Angebot. Wer PSA-Preise für Beratungen sucht, findet sie unter Software für Beratungen.
| Architektur | Beispiel (Listenpreise) | Lizenz pro Jahr | Lizenz 3 Jahre | Einführung |
|---|---|---|---|---|
| PSA mit Leads20 Nutzer | MOCO Pro, 21 € je Nutzer und Monat (exkl. MwSt.) | 5.040 € | 15.120 € | auf Anfrage |
| PSA mit Kundenmanagement20 Nutzer | Projektron BCS.light SaaS, 20 € je Lizenz und Monat (zzgl. MwSt., 6 Monate Mindestlaufzeit) | 4.800 € | 14.400 € | auf Anfrage |
| Vertriebs-CRM plus PSA4 CRM-Plätze, 20 PSA-Nutzer | Pipedrive Growth, 39 US$ je Nutzer und Monat, plus MOCO Core, 15 € je Nutzer und Monat (jeweils exkl. MwSt.) | 1.872 US$ plus 3.600 € | 5.616 US$ plus 10.800 € | auf Anfrage |
| ERP mit Projektmodul20 Nutzer | Dynamics 365 Business Central Essentials, 69,30 € je Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.) | 16.632 € | 49.896 € | auf Anfrage |
| ERP mit Project Operations20 Nutzer | Dynamics 365 Project Operations, 117,00 € je Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.) | 28.080 € | 84.240 € | auf Anfrage |
Erfahrungswerte von Find-Your-Software nach Größe (PSA-Systeme)
| Größenklasse | Lizenz je Nutzer und Monat | Implementierung einmalig | Jahres-TCO |
|---|---|---|---|
| Boutique1 bis 15 Projektmitarbeitende | 8 bis 18 € | 0 bis 2.000 € | 2.000 bis 4.000 € |
| Mittelstand15 bis 100 Projektmitarbeitende | 12 bis 25 € | 5.000 bis 20.000 € | 25.000 bis 80.000 € |
| Enterpriseohne feste Personenzahl | 20 bis 45 € | 25.000 bis 100.000 € | 150.000 bis 500.000 € |
Einführungsdauer eines CRM (Erfahrungswerte von Find-Your-Software)
| Einführung | Dauer |
|---|---|
| Einfaches Cloud-CRM | 2 bis 8 Wochen |
| Mittelstand mit ERP-Anbindung | 2 bis 4 Monate |
| Enterprise | 6 bis 12 Monate |
Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit Listenpreisen der Hersteller, Stand 10.10.2026: Lizenz je Nutzer und Monat × 20 Nutzer × 12 Monate, ohne Einführung, Betrieb, Add-ons und Steuern. Pipedrive zeigt Preise in US-Dollar, deshalb sind US-Dollar und Euro nicht addiert. Bei den Erfahrungswerten ist Datenmigration enthalten (1 bis 4 Wochen), die Einarbeitung des Teams dauert 2 bis 3 Monate. Für Preislisten, Abrechnungsregeln und Buchhaltungsschnittstelle zusätzliche Testzeit einplanen. Die Größenklassen entsprechen der Seite Software für Beratungen. Weitere Zahlen: Was kostet ein CRM wirklich und CRM Preise.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Welches CRM eignet sich für Dienstleister?
Ein CRM eignet sich für Dienstleister, wenn es Akquise, Angebot und Projektstart verbindet und eine saubere Übergabe an Zeiterfassung und Abrechnung bietet. Ein einzelnes bestes System gibt es nicht, die Wahl hängt von Größe, Leistungsart und Buchhaltung ab (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Kleine Teams starten häufig mit einer PSA-Lösung, die Leads und Angebote enthält, etwa MOCO ab dem Tarif Pro für 21 € je Nutzer und Monat (Herstellerseite, exkl. MwSt., Stand 10.10.2026). Größere Vertriebsteams kombinieren ein Vertriebs-CRM wie Pipedrive, ab 14 US$ je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Herstellerseite, exkl. MwSt., Stand 10.10.2026), mit einer PSA-Lösung. Wer bereits ein ERP nutzt, prüft zuerst dessen Projektmodul. Die Anbieter in der Tabelle sind Beispiele und keine Rangfolge.
Was ist PSA Software?
PSA steht für Professional Services Automation und bezeichnet Software, die Projekte, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Abrechnung für Dienstleister in einem System verbindet. Sie beantwortet, wer wann wie viele Stunden auf welchem Projekt gearbeitet hat und was davon abrechenbar ist (Erfahrungswert von Find-Your-Software). MOCO, Productive.io und Projektron BCS nennen auf ihren Herstellerseiten Zeiterfassung, Projektsteuerung und Abrechnung beziehungsweise Rechnungen (Stand 10.10.2026). Eine PSA ersetzt kein Vertriebs-CRM, einzelne Produkte enthalten aber Leads oder Deals, etwa MOCO ab dem Tarif Pro und Productive.io. Die Abgrenzung zwischen CRM, PSA und ERP zeigt die Matrix oben.
Brauche ich CRM und Projektsoftware getrennt?
Nicht zwingend, es hängt von der Größe des Vertriebs und der Zahl paralleler Projekte ab (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Kleine Teams kommen oft mit einem System aus, das Leads, Angebote und Projekte enthält, etwa MOCO oder Productive.io (Herstellerseiten, Stand 10.10.2026). Sobald mehrere Vertriebsleute parallel arbeiten, lohnt sich meist ein eigenständiges CRM mit PSA-Schnittstelle (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Entscheidend ist, dass ein gewonnenes Angebot ohne Abtippen zum Projekt wird. Legen Sie vorab fest, welches System für Kunden, Angebote, Projekte und Rechnungen die führende Datenquelle ist.
Wie hängen CRM und Zeiterfassung zusammen?
CRM und Zeiterfassung hängen über den Auftrag zusammen: Das CRM kennt Kunde und Angebot, die Zeiterfassung belegt, was im Projekt geleistet wurde. Die abgerufenen Herstellerseiten von HubSpot Sales Hub und Pipedrive nennen keine Zeiterfassung, sie liegt deshalb meist in einer PSA-Lösung oder im ERP (Stand 10.10.2026). Von der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung ist die Projektzeit zu trennen. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen, soweit der Gesetzgeber keine abweichende Regelung getroffen hat (Stand 10.10.2026). Ob ein System beides abbildet, ist in der Demo zu prüfen.
Was kostet ein CRM für eine Beratung?
Die Lizenz kostet bei den belegten Beispielen je Nutzer und Monat ab 14 US$ (Pipedrive Lite) beziehungsweise ab 15 € (MOCO Core) und bis 117,00 € (Dynamics 365 Project Operations, jährliche Abrechnung), jeweils laut Herstellerseite mit Stand 10.10.2026 und netto. Für 20 Nutzer ergibt MOCO Pro 5.040 € im Jahr (21 € × 20 × 12, Rechenbeispiel von Find-Your-Software, ohne Einführung). Einführung und Betrieb kommen hinzu: Als Erfahrungswert von Find-Your-Software liegt die einmalige Implementierung im Mittelstand bei 5.000 bis 20.000 €. Eine Systemtabelle mit Preisen für Beratungen steht auf find-your-crm.de unter CRM für Beratung und Projektgeschäft.
Welches CRM eignet sich für Agenturen?
Agenturen brauchen vor allem Budgetkontrolle je Job, Zeiterfassung und Kapazitätsplanung, ein reines Vertriebs-CRM reicht dafür selten (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Productive.io nennt auf der Herstellerseite Deals, Budgetierung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Rechnungen und kostet ab 10 US$ je Nutzer und Monat bei monatlicher Abrechnung (Stand 10.10.2026, Netto/Brutto: keine Angabe). MOCO nennt Angebote, Projektcontrolling, Zeiterfassung und Abrechnung im Tarif Core ab 15 €, Leads und Kapazitätsplanung ab dem Tarif Pro für 21 € (Herstellerseite, exkl. MwSt., Stand 10.10.2026). Wer Retainer verwaltet, prüft in der Demo, wie Kontingente, Übertrag und Verfall abgebildet werden. Die Anbieter sind Beispiele und keine Rangfolge.
Cloud oder On-Premise für Beratungen?
Für die meisten Dienstleister ist ein Cloud-System der übliche Weg, On-Premise kommt bei besonderen Vorgaben zur Datenhaltung oder bei eigener IT infrage (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Projektron BCS gibt es laut Herstellerseite als Lizenz für die eigene IT-Landschaft (300 bis 350 € je Nutzer) und als SaaS (5 % des Lizenzpreises pro Monat), Netto/Brutto bei BCS: keine Angabe (Stand 10.10.2026). Odoo bietet im Tarif Custom Odoo Online, Odoo.sh oder On-Premise (Herstellerseite, Stand 10.10.2026). Bei Cloud-Systemen mit personenbezogenen Daten ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Die Grundsatzfrage erläutert die Seite Cloud vs On-Premise.
Wie wählt man ein CRM für Dienstleister aus?
Wählen Sie ein CRM für Dienstleister in drei Schritten: Datenhoheit klären, Anforderungen sammeln, Shortlist in der Demo prüfen. Legen Sie zuerst fest, welches System für Kunde, Angebot, Projekt, Zeit und Rechnung führend ist, die Matrix oben hilft dabei. Sammeln Sie danach Anforderungen nach Muss, Soll und Kann und testen Sie zwei bis drei Systeme mit echten Daten, auch für Rechnung und Buchhaltungsschnittstelle (Empfehlung von Find-Your-Software). Planen Sie für die Einführung nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software bei einem einfachen Cloud-CRM 2 bis 8 Wochen ein, im Mittelstand mit ERP-Anbindung 2 bis 4 Monate und bei Enterprise 6 bis 12 Monate. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl und unterstützt diese Schritte im Selection Portal, von den Anforderungen bis zur Dokumentation.
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