Prozessautomatisierung:
RPA und Workflow-Tools im Vergleich.

Was ist Prozessautomatisierung Software?

Prozessautomatisierung Software erledigt wiederkehrende Arbeitsschritte, die sonst ein Mensch am Bildschirm ausführt, etwa Daten übertragen, Belege prüfen oder Freigaben anstoßen. Es gibt drei Werkzeugarten: RPA-Plattformen wie UiPath bedienen Oberflächen, Workflow-Tools wie n8n, Make oder Zapier verbinden Anwendungen über Schnittstellen, Prozessplattformen wie Camunda oder JobRouter steuern lange Abläufe mit Freigaben. Laut Bitkom nutzen 30 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Workflowmanagement für Freigaben. Welche Art passt, hängt vor allem davon ab, ob Ihre Systeme Schnittstellen haben.

Was ist der Unterschied zwischen RPA und Workflow-Automatisierung?

RPA arbeitet an der Oberfläche, Workflow-Automatisierung an der Schnittstelle. Ein RPA-Bot klickt durch Masken wie ein Mensch und eignet sich für Altsysteme und Portale ohne API. Ein Workflow-Tool ruft Schnittstellen direkt auf und bleibt stabil, wenn sich eine Maske ändert. RPA wird meist je Bot oder Benutzer lizenziert, bei Power Automate Process für 130,00 € je Bot und Monat. Workflow-Tools rechnen eher nach Ausführungen, Credits oder Tasks ab. Wenn eine API vorhanden ist, ist das Workflow-Tool fast immer die robustere Wahl.

n8n oder Make: was passt besser?

n8n passt besser, wenn Sie Daten im eigenen Rechenzentrum halten oder lange Workflows mit vielen Schritten bauen. Make passt besser, wenn ein Fachbereich ohne IT-Betrieb schnell starten will. n8n rechnet je Workflow-Ausführung ab, unabhängig von der Zahl der Schritte, und lässt sich als Community Edition selbst betreiben. Make zählt Credits je Modulaktion und läuft nur in der Cloud, mit Rechenzentrum in der EU oder den USA. Der Einstieg kostet bei n8n 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung, bei Make ab 9 $.

Was kostet RPA Software?

Die großen RPA-Plattformen UiPath, Automation Anywhere und SS&C Blue Prism kalkulieren für Unternehmen auf Anfrage. UiPath nennt für Basic einen Einstieg ab 25 $ im Monat, Standard und Enterprise gibt es nur im Angebot. Microsoft veröffentlicht Listenpreise: Power Automate Premium mit beaufsichtigter RPA kostet 13,00 € je Benutzer und Monat, ein unbeaufsichtigter Bot mit Process 130,00 €, jeweils bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt. Lassen Sie sich Lizenz, Einrichtung und Pflege getrennt ausweisen, denn die Einrichtung kostet oft mehr als das erste Lizenzjahr.

Welche RPA Software passt für den Mittelstand?

Für Mittelständler mit Microsoft 365 ist Power Automate meist der naheliegende Einstieg, weil Lizenz, Anmeldung und Region Deutschland schon vorhanden sind. UiPath passt, wenn viele Bots über verschiedene Systeme laufen sollen und Sie Orchestrierung und Agenten unter einer Steuerung wollen. SAP-Kunden prüfen SAP Build Process Automation, weil Rechte und Stammdaten aus dem ERP kommen. Entscheidend ist, wie viele Fälle im Monat anfallen und wie oft die Zielanwendungen ihre Oberfläche ändern. Testen Sie im Pilot mit echten Fällen, nicht mit Demodaten.

Kann ich Workflow-Tools DSGVO-konform nutzen?

Ja, wenn Datenstandort, Vertrag und Rechtsgrundlage stimmen. Für jeden Cloud-Anbieter brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. n8n speichert Cloud-Daten in Frankfurt und lässt sich selbst betreiben, Workato hat ein EU-Rechenzentrum in Frankfurt. Zapier speichert Daten auf AWS in den USA und bietet keine EU-Datenresidenz an, dann gelten die Regeln für Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO. Bei Make wählen Sie EU oder USA beim Anlegen der Organisation, eine spätere Änderung ist nicht möglich.

Ist Power Automate in Microsoft 365 enthalten?

Teilweise. Viele Microsoft-365-Lizenzen enthalten Power Automate mit Standard-Konnektoren, etwa für Outlook, SharePoint und Teams. Premium-Konnektoren, benutzerdefinierte Konnektoren und das lokale Datengateway sind dort nicht enthalten. Dafür brauchen Sie Power Automate Premium für 13,00 € je Benutzer und Monat, das auch beaufsichtigte Desktop-Flows einschließt. Unbeaufsichtigte Bots kosten mit Power Automate Process 130,00 € je Bot und Monat, mit gehosteter Microsoft-VM 186,30 €. Prüfen Sie vor dem Kauf, welche Konnektoren Ihre geplanten Flows wirklich brauchen.

Wann lohnt sich Automatisierung?

Automatisierung lohnt sich, wenn viele gleichartige Fälle nach festen Regeln anfallen und die Systeme stabil sind. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit 400 Fällen zu je 6 Minuten, 80 % ohne Eingriff und 55 € Stundensatz spart ein Bot rund 32 Stunden im Monat. Nach Lizenz von 130 € und anteiliger Pflege bleiben etwa 1.480 € im Monat, die Einrichtung von 7.200 € ist nach rund fünf Monaten bezahlt. Bei wenigen Fällen oder vielen Ausnahmen kippt die Rechnung schnell. Rechnen Sie Ihren Fall mit eigenen Werten im Rechner nach.

Was ändert sich durch KI-Agenten bei der Automatisierung?

KI-Agenten ergänzen feste Regeln dort, wo Freitext, Dokumente oder Ermessen ins Spiel kommen. UiPath, SS&C Blue Prism, Automation Anywhere, n8n, Camunda und JobRouter bauen Agenten direkt in ihre Abläufe ein. Laut Bitkom setzen 11 % der Unternehmen, die KI nutzen, planen oder diskutieren, schon Agenten ein, 29 % planen es. Gartner erwartet, dass über 40 % der Projekte mit agentischer KI bis Ende 2027 eingestellt werden. Starten Sie daher mit einem Agenten als einzelnem Schritt in einem regelbasierten Ablauf und lassen Sie Ergebnisse von einem Menschen freigeben.

Was regelt der AI Act für Prozessautomatisierung?

Der AI Act betrifft Automatisierung, sobald KI-Systeme darin arbeiten. Seit 02.02.2025 gilt Art. 4 zur KI-Kompetenz der Beschäftigten. Nach der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 gelten die Regeln für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III ab 02.12.2027, dazu zählen etwa Systeme für Bewerberauswahl und Personalentscheidungen. Reine Regel-Workflows ohne KI fallen nicht darunter. Unabhängig davon verbietet Art. 22 DSGVO ausschließlich automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen. Prüfen Sie jeden Agenten in Personalprozessen deshalb gesondert.

Wie verhindere ich Wildwuchs bei Bots und Flows?

Wildwuchs verhindern Sie mit einem Bot-Inventar und klaren Regeln für Konten und Freigaben. Jeder Bot und jeder Flow steht mit Zweck, Systemen, Datenklassen und Verantwortlichem in einer Liste und bekommt einen jährlichen Prüftermin. Bots laufen mit eigenen Dienstkonten und nur mit den Rechten, die der Ablauf braucht. Zugangsdaten liegen im Tresor, nie im Flow. Änderungen gehen erst durch eine Testumgebung. Fehlgeschlagene Läufe landen in einer Warteschlange mit Bearbeiter, nicht im Postfach einer einzelnen Person.

Prozessautomatisierung im ERP oder mit einem eigenen Werkzeug?

Liegt ein Ablauf fast ganz in einem System, lösen Sie ihn mit dessen eigener Workflow-Funktion. Rechte, Stammdaten und Updates kommen dann aus dem ERP, und es läuft kein weiteres System. SAP-Kunden nutzen dafür SAP Build Process Automation mit Joule. Ein eigenes Werkzeug lohnt sich, wenn der Ablauf mehrere Systeme verbindet, etwa Shop, ERP, DMS und Ticketsystem. Prüfen Sie zuerst Ihre vorhandene ERP-Lizenz, denn viele Freigabe-Workflows sind dort schon enthalten und nur nicht eingerichtet.

Wie hilft Find-Your-Software bei der Auswahl?

Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl, kein Vergleichsportal. Im Selection Portal nehmen Sie Abläufe im Process Hub als BPMN auf, sammeln Anforderungen mit den Wichtigkeiten A, B oder C und einer K.O.-Markierung und erstellen daraus ein begründetes Anbieter-Ranking. Die Anbieter- und Referenzdatenbank umfasst über 16.000 Systeme und über 200.000 Referenzprojekte. Vor dem Kauf prüfen Sie den Vertrag samt Auftragsverarbeitung. Das kostenlose Erstgespräch hilft, wenn Sie zwischen RPA, Workflow-Tool und ERP-Lösung schwanken.