Anbieterwechsel bei Software und IT.
Exit-Strategie und Ablauf.
Anbieterwechsel bei Software und IT ist der geplante Umzug von Daten und Prozessen zu einem neuen Anbieter, von der Exit-Klausel im Vertrag bis zur Abschaltung des Altsystems. Für Cloud-Dienste setzt der Data Act den Rahmen: höchstens zwei Monate Kündigungsfrist für den Wechsel, höchstens 30 Kalendertage Übergang und ab 12.01.2027 keine Wechselentgelte. Fordern Sie vor der Kündigung schriftlich die vollständige Liste der exportierbaren Daten und Formate an und laden Sie eine Probe davon ins neue System.
Wechseln können
ist eine Vertragsfrage.
Eine Exit-Strategie ist der schriftliche Plan, wie Sie Daten, Prozesse und Betrieb von einem Anbieter lösen, bevor Sie es müssen. Sie gehört in jedes IT-Sourcing, ob für Software, Cloud oder Dienstleister. Nach dem Bitkom Cloud Report 2026 nennen 59 Prozent der Unternehmen Lock-in-Effekte wie schwierige Datenexporte als größtes Hindernis für einen Wechsel des Cloud-Anbieters.
Ohne Exit-Strategie
- Die Kündigungsfrist fällt erst auf, wenn sich der Vertrag schon um ein Jahr verlängert hat.
- Der Export liefert Tabellen ohne Anhänge und Historie, und niemand hat ihn vorher getestet.
- Workflows, Berichte und Anpassungen gibt es nur im Altsystem, beschrieben sind sie nirgends.
- Altdaten für die Betriebsprüfung liegen nach der Abschaltung in keinem lesbaren System mehr.
Mit Exit-Strategie
- Fristen, Übergangszeit und Datenabruf stehen im Vertrag, für Cloud-Dienste nach Art. 25 Data Act.
- Eine Exportprobe im Jahr zeigt, ob alle Datenkategorien vollständig und lesbar herauskommen.
- Kernprozesse sind als Ablauf beschrieben, etwa in BPMN, und lassen sich im neuen System nachbauen.
- Ein Archivkonzept hält steuerlich relevante Daten so lange auswertbar, wie § 147 AO es verlangt.
Quelle: Bitkom Cloud Report 2026, telefonische Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Juni 2026. Gegenüberstellung: Einschätzung von Find-Your-Software.
Vier Signale,
dass ein Wechsel ansteht.
Ein Wechsel kostet Zeit und Geld, deshalb braucht er einen klaren Anlass. Laut Bitkom haben 26 Prozent der Unternehmen mit Cloud-Nutzung ihren Cloud-Anbieter einmal gewechselt und 8 Prozent mehrfach, 43 Prozent wollen bleiben. Alle Termine für 2027 bündelt unser Ratgeber IT-Fristen 2027.
Das Altsystem läuft aus
Am 11.01.2027 endet der erweiterte Support für Dynamics NAV 2017, am 12.01.2027 für Windows Server 2016. Für SAP ECC endet die Mainstream-Wartung am 31.12.2027, die Optionen erklärt unser Ratgeber SAP ECC Wartungsende.
- Der Termin steht fest und lässt sich planen
Die Kosten laufen davon
Typisch sind Preisanpassungen ohne Index oder Deckel, neue Pflichtpakete und Preise je Nutzer, die mit dem Wachstum schneller steigen als der Umsatz. Ein Wechsel lohnt erst, wenn die Ersparnis den einmaligen Wechselaufwand in absehbarer Zeit trägt.
- Vergleichsangebote stärken die Verhandlung
Das System passt nicht mehr
Excel-Listen neben dem System, doppelte Erfassung oder fehlende Schnittstellen zeigen, dass das Unternehmen dem System entwachsen ist. Das passiert oft nach Wachstum, Zukäufen oder einem neuen Geschäftsmodell.
- Prozesse lassen sich beim Wechsel bereinigen
Die Abhängigkeit wird zum Risiko
Übernahmen, ein Produktende auf Raten oder neue Anforderungen an Datenstandort und Rechtsraum machen einen Anbieter zum Risiko, auch wenn die Software gut läuft. Nach Bitkom ist eine einfache Wechselmöglichkeit für 37 Prozent der Unternehmen ein Kriterium bei der Wahl des Cloud-Anbieters.
- Ein Exit-Plan senkt das Risiko auch ohne Wechsel
Quellen: Anbieter- und Referenzdatenbank von Find-Your-Software, Termine nach Microsoft Lifecycle und SAP Maintenance Strategy wie in den genannten Ratgebern, Bitkom Cloud Report 2026, Stand 11/2026.
Exit-Klauseln:
was das Gesetz regelt und was Sie verhandeln.
Für Cloud-Dienste schreibt der Data Act Mindestinhalte vor. Für gekaufte Lizenzen mit Wartung, für Betrieb im eigenen Haus und für Dienstleistungsverträge gilt nur, was Sie vereinbaren. Die rechte Spalte ist Ihre Verhandlungsliste für beide Fälle.
| Klausel | Cloud-Dienst nach Data Act | Lizenz, Wartung oder Dienstleistung | Was Sie festhalten |
|---|---|---|---|
| Kündigungsfrist | ✓ höchstens zwei Monate, Art. 25 Abs. 2 Buchst. d | ≈ nach Vertrag, sonst nach den Regeln des Vertragstyps im BGB | Frist, Form und Stichtag, die späteste Kündigung im Kalender |
| Übergangszeitraum | ✓ höchstens 30 Kalendertage mit Unterstützung und Weiterbetrieb, Art. 25 Abs. 2 Buchst. a | ≈ nur wenn vereinbart, etwa als Auslaufunterstützung | Dauer, Leistungen und Tagessatz der Unterstützung |
| Datenumfang | ✓ erschöpfende Liste aller exportierbaren Daten, Art. 25 Abs. 2 Buchst. e | ≈ nur was der Vertrag nennt | Anhänge, Historie und Protokolle ausdrücklich nennen |
| Format | ✓ ohne gemeinsame Normen strukturiert, gängig und maschinenlesbar, Art. 30 Abs. 5 | ≈ nach Vertrag | Format je Datenkategorie, etwa CSV oder XML, mit Feldbeschreibung |
| Datenabruf | ✓ mindestens 30 Kalendertage, Art. 25 Abs. 2 Buchst. g | ≈ nach Vertrag | Lesezugang bis nach Abnahme und Archivierung |
| Löschung | ✓ vollständig nach dem Abrufzeitraum, Art. 25 Abs. 2 Buchst. h | ✓ bei Auftragsverarbeitung Rückgabe oder Löschung nach Ihrer Wahl, Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO | Löschbestätigung, auch für Sicherungskopien |
| Unterstützung | ✓ angemessene Unterstützung für Sie und beauftragte Dritte, Hilfe bei der Ausstiegsstrategie, Art. 25 Abs. 2 Buchst. a und b | ≈ nach Vertrag | Ansprechperson, Reaktionszeit und Tagessatz |
| Wechselentgelte | ✓ bis 11.01.2027 höchstens direkte Kosten, ab 12.01.2027 keine, Art. 29 | ≈ frei vereinbar | Exportkosten vorab festschreiben oder ausschließen |
| Restlaufzeit | ≈ feste Laufzeiten und verhältnismäßige Sanktionen bleiben zulässig, Erwägungsgrund 89 | ≈ nach Vertrag | Laufzeitende auf den geplanten Abschalttermin legen |
Quellen: VO (EU) 2023/2854 (Data Act), Art. 25, 29, 30 und Erwägungsgrund 89, VO (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 28, Rechtsstand 03.11.2026. Ausnahmen für kundenspezifische Dienste und Testversionen regelt Art. 31 Data Act. Die Hinweise ersetzen keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall. Wie Sie alle Klauseln vor der Unterschrift durchgehen, steht im Leitfaden Softwarevertrag prüfen.
Data Act beim Cloud-Wechsel:
was ab 2027 gilt.
Kapitel VI der Verordnung (EU) 2023/2854 regelt seit dem 12.09.2025 den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten, also IaaS, PaaS und SaaS. Nach Angaben der Bundesnetzagentur müssen auch Verträge, die vor diesem Tag geschlossen wurden, den Vorgaben entsprechen. Für gekaufte Software im eigenen Betrieb gilt das Kapitel nicht.
Seit 12.09.2025, auch für SaaS
Die Verordnung gilt seit dem 12.09.2025 (Art. 50). Erwägungsgrund 81 nennt IaaS, PaaS und SaaS, damit fallen auch Cloud-ERP, Cloud-CRM und Cloud-HR darunter. Ausnahmen gelten nach Art. 31 für Dienste, die für einen einzelnen Kunden gebaut wurden, und für Testversionen.
Zwei Monate, 30 Tage, 30 Tage
Der Vertrag muss eine Kündigungsfrist für den Wechsel von höchstens zwei Monaten, einen Übergang von höchstens 30 Kalendertagen und danach mindestens 30 Kalendertage Datenabruf vorsehen. Ist der Übergang technisch nicht machbar, muss der Anbieter das binnen 14 Arbeitstagen begründen und darf höchstens sieben Monate ansetzen. Sie dürfen den Übergang einmal verlängern.
Ab 12.01.2027 keine Wechselentgelte
Ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten für den Vollzug des Wechsels keine Wechselentgelte mehr erheben, Art. 29 Abs. 1. Seit dem 11.01.2024 sind sie auf die Kosten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Wechsel begrenzt. Laufende Nutzungsentgelte und vereinbarte Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung zählen nicht dazu (Art. 2 Nr. 36).
Auszug frei, Parallelbetrieb nicht
Zu den Wechselentgelten zählen auch Datenextraktionsentgelte, also Gebühren für den Datentransfer aus der Cloud (Art. 2 Nr. 35 und 36). Nutzen Sie zwei Dienste parallel, erlaubt Art. 34 Abs. 2 solche Entgelte weiter, aber nur in Höhe der entstandenen Kosten. Was diese Kosten sind, legt die Verordnung nicht fest.
- AWS erstattet nach eigenen Angaben seit 05.03.2024 Transferkosten beim Umzug aller Daten, auf Antrag beim Support
- Google Cloud verzichtet nach eigenen Angaben seit 12.01.2024 beim Ausstieg auf Transfergebühren
- Microsoft gewährt nach eigenen Angaben beim Verlassen von Azure kostenlosen Datentransfer per Gutschrift
Die Restlaufzeit zählt weiter
Feste Laufzeiten und verhältnismäßige Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung bleiben nach Erwägungsgrund 89 zulässig, der Anbieter muss vorab darüber informieren (Art. 29 Abs. 4). Planen Sie den Wechsel auf das Laufzeitende.
Digital Omnibus: Vorschlag, kein Gesetz
Die EU-Kommission hat am 19.11.2025 im Digital Omnibus (COM(2025) 837) Erleichterungen für Verträge vor dem 12.09.2025 vorgeschlagen, etwa für kundenspezifische Dienste. Das Verbot der Wechselentgelte nach Art. 29 bleibt im Vorschlag unberührt. Bis zu einer Annahme gilt die Verordnung unverändert.
Quellen: VO (EU) 2023/2854, Art. 2, 25, 29, 31, 34, 50 und Erwägungsgründe 81 und 89, Bundesnetzagentur zu Datenverarbeitungsdiensten und Anbieterwechsel, Vorschlag COM(2025) 837, AWS vom 05.03.2024, Google Cloud vom 12.01.2024, Microsoft Azure, Preise für Datentransfer. Rechtsstand 03.11.2026. Die Hinweise ersetzen keine anwaltliche Prüfung im Einzelfall.
So läuft ein Anbieterwechsel
in sechs Schritten.
Der Ablauf gilt für ERP, CRM, HR-Software und Cloud-Dienste gleichermaßen, nur Dauer und Datenmenge unterscheiden sich. Für einen ERP-Wechsel rechnet Find-Your-Software mit 1 bis 3 Monaten Auswahl und 4 bis 9 Monaten Migration. Kündigen Sie den Altvertrag erst, wenn die Probeladung aus Schritt 4 sitzt.
- 1
Bestandsaufnahme
Erfassen Sie Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist, dazu Datenobjekte, Schnittstellen und Anpassungen des Altsystems. Klären Sie, welche Daten Sie wie lange aufbewahren müssen.
✓PrüfpunktListe aller Datenkategorien und Schnittstellen liegt vor - 2
Auswahl
Leiten Sie Anforderungen aus Ihren Prozessen ab, gewichten Sie sie und holen Sie Angebote ein. Lassen Sie sich in jeder Demo zeigen, wie Daten hinein und wieder heraus kommen.
✓PrüfpunktShortlist mit Importprobe in der Demo - 3
Vertrag mit Exit
Schreiben Sie Exportumfang, Formate und Löschung in den neuen Vertrag, bevor Sie unterschreiben. Legen Sie das Laufzeitende des Altvertrags auf einen Termin nach dem geplanten Abschalten.
✓PrüfpunktExit-Klausel im neuen Vertrag unterschrieben - 4
Datenmigration
Bereinigen Sie Stammdaten, bilden Sie Felder ab und laden Sie mindestens zwei Proben, bevor der finale Ladelauf startet. In der Einführung plant Find-Your-Software dafür 3 bis 8 Wochen ein.
✓PrüfpunktProbeladung vom Fachbereich abgenommen - 5
Parallelbetrieb
Beide Systeme laufen eine festgelegte Zeit nebeneinander, mit klarer Regel, wo neue Daten entstehen. Für Cloud-Dienste sichert Art. 25 Data Act den Weiterbetrieb im Übergang von höchstens 30 Kalendertagen.
✓PrüfpunktStichtag und Rückweg schriftlich festgelegt - 6
Abschaltung
Exportieren Sie das Archiv, prüfen Sie es auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und fordern Sie die Löschbestätigung an. Erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung genügt nach § 147 Abs. 6 AO ein auswertbarer Datenträger.
✓PrüfpunktArchiv geprüft, Löschbestätigung liegt vor
Kündigen und Stichtag setzen
Kündigen Sie den Altvertrag fristgerecht und planen Sie den Parallelbetrieb rückwärts vom Laufzeitende.
Erst nachfordern, dann kündigen
Fordern Sie fehlende Datenkategorien beim Altanbieter an. Bei Cloud-Diensten muss der Vertrag sie nach Art. 25 Abs. 2 Buchst. e vollständig auflisten.
Dauern sind Einschätzungen von Find-Your-Software für den Mittelstand. Die Phasen nach der Unterschrift beschreibt unser Ratgeber Software-Einführung vom Vertrag zum Go-Live. Quellen: § 147 AO, Art. 25 VO (EU) 2023/2854, Stand 11/2026.
ERP, CRM, HR und Cloud:
was beim Wechsel je System zählt.
Der Ablauf ist gleich, die Fallstricke sind es nicht. Die Fachportale von Find-Your-Software vertiefen jeden Wechsel mit eigenen Checklisten.
Offene Posten und Steuerdaten
Beim ERP-Wechsel zählen Stichtag, offene Posten, Bestände und Aufbewahrung. Buchungsbelege sind nach § 147 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Wechseln Sie möglichst zum Geschäftsjahresende.
- Ob Upgrade oder Wechsel, klärt der Ratgeber ERP-Upgrade oder Ablösung auf Find-Your-ERP.
- Den Weg weg von SAP ECC beschreibt unser Ratgeber SAP-Ablösung als ERP-Wechsel.
Kontakthistorie und Einwilligungen
Beim CRM-Wechsel gehen leicht Aktivitäten, Anhänge und Einwilligungen verloren. Nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO müssen Sie eine Einwilligung nachweisen können, deshalb gehören Zeitpunkt und Quelle mit ins neue System.
- Dauer, Risiken und Checkliste stehen im Ratgeber CRM Datenmigration auf Find-Your-CRM.
Lohnhistorie und Fristen
Beim Wechsel der HR- oder Lohnsoftware liegt der Stichtag meist am Monats- oder Jahresanfang. Lohnkonten sind nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren.
- Migration, Kosten und Fristen behandelt der Ratgeber HR-System wechseln auf Find-Your-HR.
Bestände und laufende Aufträge
In Lager und Fertigung darf der Betrieb nicht stehen. Planen Sie den Umstieg auf ein Wochenende mit Inventur zum Stichtag und eine Rückfallebene für die ersten Tage.
- Wie ein Lagersystem ohne Stillstand wechselt, zeigt WMS Anbieter wechseln auf Find-Your-WMS.
- Für die Fertigung: MES wechseln auf Find-Your-MES.
Funktionsäquivalenz und Datenmengen
Für reine Infrastruktur wie Server und Speicher verlangt Art. 30 Abs. 1 Data Act, dass der Anbieter Ihnen hilft, im neuen Dienst ein vergleichbares Ergebnis zu erreichen. Planen Sie Datenmengen und Transferzeiten früh, große Bestände brauchen Tage.
- Europäische Anbieter für Server und Speicher nennt unser Ratgeber Europäische Alternativen zu US-Software.
Postfächer, Dateien und Rechte
Bei E-Mail, Office und Dateiablage hängt viel an Berechtigungen, Freigaben und Verknüpfungen. Art. 30 Abs. 2 Data Act verpflichtet SaaS-Anbieter, offene Schnittstellen für den Wechsel unentgeltlich bereitzustellen.
Quellen: § 147 AO, § 41 EStG, Art. 7 DSGVO, Art. 30 VO (EU) 2023/2854, Stand 11/2026.
Was ein Anbieterwechsel kostet:
neun Kostenblöcke.
Die Kosten hängen weniger an der neuen Lizenz als an Datenmenge, Schnittstellen und Anpassungen. Rechnen Sie jeden Block einzeln und lassen Sie ihn im Angebot getrennt ausweisen.
| Kostenblock | Was dazugehört | Wer berechnet | So senken Sie ihn |
|---|---|---|---|
| Restlaufzeit | Monate bis zum Laufzeitende, Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung | Altanbieter | Abschalttermin auf das Laufzeitende legen |
| Wechselentgelte | Datenauszug, Transfer, Unterstützung beim Wechsel | Altanbieter | Bei Cloud-Diensten ab 12.01.2027 unzulässig, sonst im Vertrag deckeln |
| Auswahl | Anforderungen, Angebote, Demos, Verhandlung | eigenes Team, Auswahlberatung | Anforderungen aus vorhandenen Prozessen ableiten |
| Datenmigration | Bereinigung, Mapping, Probeladungen, finaler Ladelauf | Implementierungspartner, eigenes Team | Altdaten vorher bereinigen, Historie begrenzen |
| Schnittstellen | Anbindung an Nachbarsysteme neu bauen und testen | Implementierungspartner | Standardkonnektoren vor Eigenbau prüfen |
| Anpassungen | Workflows, Berichte und Formulare im neuen System nachbauen | Implementierungspartner | Prozesse an den Standard anpassen statt umgekehrt |
| Parallelbetrieb | Doppelte Lizenz und doppelte Pflege für eine festgelegte Zeit | beide Anbieter | Dauer und Stichtag vorab festlegen |
| Schulung | Schulungen, Key-User, Einarbeitung im Alltag | eigenes Team, Partner | Key-User früh einbinden und als Trainer nutzen |
| Archivierung | Lesbarer Zugriff auf Altdaten bis zum Ende der Aufbewahrung | Archivanbieter oder Altanbieter | Archiv statt weiterlaufendem Altsystem |
Kostenblöcke nach Einschätzung von Find-Your-Software. Beträge nennt nur das Angebot, verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters. Quelle zu Wechselentgelten: Art. 29 VO (EU) 2023/2854, Stand 11/2026.
Was kostet ein Anbieterwechsel
mit Ihren Zahlen?
Gerechnet wird der einmalige Aufwand eines Wechsels, ohne die laufenden Kosten des neuen Systems. Wählen Sie die Systemart und ersetzen Sie die Startwerte durch Ihre Zahlen. Tagessätze und Grundaufwand sind Annahmen dieses Rechenbeispiels, keine Preise eines Anbieters.
- Beratertag 1.200 Euro, Entwicklertag 900 Euro
- Grundaufwand der gewählten Systemart: 30 Beratertage und 20 Entwicklertage, plus zwei Beratertage je 100 Nutzer
- Drei Entwicklertage je Schnittstelle, Datenmigration im Grundaufwand enthalten
- Lizenz des neuen Systems, Archiv und laufende Kosten nicht enthalten
- Keine Wechselentgelte, wie sie Art. 29 Data Act für Cloud-Dienste ab 12.01.2027 untersagt
Annahmen dieses Rechenbeispiels von Find-Your-Software, keine Aussage über einzelne Anbieter. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters oder Partners. Wie viel Aufwand in der ERP-Datenmigration steckt, vertieft unser Ratgeber ERP-Datenmigration.
Sind Sie
wechselbereit?
Beantworten Sie die zwölf Fragen für das System, das Sie ablösen wollen. Grün heißt: Sie können die Auswahl starten. Gelb heißt: Lücken schließen, bevor Sie kündigen. Blau heißt: erst den Ausstieg sichern, dann den Anbieter wählen.
Vertrag
Daten
Prozesse und Technik
Organisation
Auswahl starten, Vertrag mit Exit verhandeln
Ihre Grundlagen stehen. Starten Sie die Auswahl, lassen Sie sich in jeder Demo einen Datenimport zeigen und schreiben Sie die Exit-Klausel in den neuen Vertrag.
Lücken schließen, dann kündigen
Einzelne Punkte fehlen noch, meist Fristen, Aufbewahrung oder Budget. Klären Sie sie parallel zur Auswahl, aber kündigen Sie erst, wenn der Probeexport im neuen System geladen ist.
Erst den Ausstieg sichern
Ohne getesteten Export, Datenliste oder verantwortliche Person wird der Wechsel zum Risiko. Fordern Sie zuerst Datenliste und Exportprobe beim Altanbieter an und benennen Sie eine Projektleitung.
Fragen nach Art. 25 und 29 VO (EU) 2023/2854, § 147 AO und § 41 EStG. Einschätzungen von Find-Your-Software.
Wo KI beim Wechsel hilft
und wo Beratung entscheidet.
Find-Your-Software verbindet KI-Tempo im Sourcing und in der Prozessanalyse mit Beratung und Prozess-Know-how. Den IT-Betrieb übernimmt Find-Your-Software nicht, Personal vermittelt es nicht.
Anforderungen und Marktabgleich
Aus Ihrer Unternehmens-URL leitet das Matching ein Profil ab und gleicht es mit dem Katalog ab. Im Selection Portal sammeln Sie Anforderungen mit Wichtigkeit A, B, C und K.O. und vergleichen die Antworten im Anbieter-Ranking.
Vertragsprüfung
Die KI-Vertragsanalyse prüft Entwürfe auf Anfrage, auch auf Exit-Klauseln, das Ergebnis kommt per Mail binnen 24 Stunden. Für KI-Funktionen nutzt Find-Your-Software ausschließlich eigene, lokal betriebene Modelle, die Daten bleiben bei Find-Your-Software.
Entscheidung, Verhandlung, Stichtag
Welche Anforderung K.O. ist, wie Sie mit dem Altanbieter verhandeln und wann abgeschaltet wird, entscheiden Menschen mit Projekterfahrung. Anbieter zahlen im Anbieter-Cockpit für Kontakte, nicht für Plätze im Ranking.
Wie Sie laufende Anbieter steuern und Alternativen im Blick behalten, beschreibt unser Ratgeber Vendor-Management.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was versteht man unter einem Anbieterwechsel in der IT?
Ein Anbieterwechsel ist der geplante Umzug von Daten, Prozessen und Verträgen von einem Software- oder IT-Anbieter zu einem anderen. Er umfasst Bestandsaufnahme, Auswahl, einen Vertrag mit Exit-Klausel, Datenmigration, Parallelbetrieb und die Abschaltung des Altsystems. Im Einkauf heißt er oft Providerwechsel, bei Cloud-Diensten Cloud-Switching. Für Cloud-Dienste regelt Kapitel VI des Data Act, VO (EU) 2023/2854, seit dem 12.09.2025 Fristen, Datenrückgabe und Entgelte. Bei gekaufter Software im eigenen Betrieb gilt nur, was im Lizenz- und Wartungsvertrag steht.
Wie wechsle ich den ERP-Anbieter?
Wechseln Sie den ERP-Anbieter in sechs Schritten: Bestandsaufnahme, Auswahl, Vertrag mit Exit-Klausel, Datenmigration, Parallelbetrieb und Abschaltung. Find-Your-Software rechnet für einen ERP-Wechsel mit 1 bis 3 Monaten Auswahl und 4 bis 9 Monaten Migration. Legen Sie den Stichtag möglichst auf ein Geschäftsjahresende, dann bleiben offene Posten und Bestände übersichtlich. Klären Sie früh, wie Sie Altdaten für die Betriebsprüfung lesbar halten, § 147 Abs. 6 AO. Ob ein Upgrade reicht, prüfen Sie mit dem ERP-Upgrade oder Ablösung Self-Check auf Find-Your-ERP.
Was kostet ein Anbieterwechsel?
Ein Anbieterwechsel kostet vor allem Projektarbeit, weniger Lizenz: Datenmigration, Schnittstellen und Anpassungen, dazu Schulung und doppelte Lizenz im Parallelbetrieb. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software kostet ein ERP-Wechsel für 80 Nutzer mit fünf Schnittstellen und zwei Monaten Parallelbetrieb rund 117.420 Euro einmalig, also rund 1.468 Euro je Nutzer. Gerechnet ist mit Beratertagen zu 1.200 Euro und Entwicklertagen zu 900 Euro. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters, lassen Sie jeden Kostenblock getrennt ausweisen.
Darf mein Cloud-Anbieter ab 2027 noch Wechselgebühren verlangen?
Nein, ab dem 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Cloud-Diensten für den Wechsel keine Wechselentgelte mehr verlangen, Art. 29 Abs. 1 VO (EU) 2023/2854. Dazu zählen auch Gebühren für den Datentransfer beim Auszug. Bis dahin dürfen sie höchstens die Kosten berechnen, die unmittelbar durch den Wechsel entstehen. Weiter zulässig sind laufende Nutzungsentgelte und vereinbarte Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung. Nutzen Sie zwei Dienste parallel, dürfen Datenextraktionsentgelte in Höhe der Kosten anfallen, Art. 34 Abs. 2.
Wie bekomme ich meine Daten zurück?
Fordern Sie die Daten schriftlich an, mit Liste der Datenkategorien und gewünschtem Format. Bei Cloud-Diensten muss der Vertrag nach Art. 25 Abs. 2 Buchst. e Data Act alle exportierbaren Daten erschöpfend auflisten, nach dem Übergang bleiben sie mindestens 30 Kalendertage abrufbar. Gibt es keine gemeinsamen Normen, muss der Export strukturiert, gängig und maschinenlesbar sein, Art. 30 Abs. 5. Bei personenbezogenen Daten wählen Sie nach Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO zwischen Rückgabe und Löschung. Laden Sie eine Probe ins neue System, bevor Sie kündigen.
Was ist eine Exit-Strategie bei IT-Verträgen?
Eine Exit-Strategie ist der vorab vereinbarte Plan, wie Sie einen Anbieter verlassen: welche Daten in welchem Format zurückkommen, wer beim Übergang hilft und wann gelöscht wird. Sie gehört vor die Unterschrift, denn dann verhandelt der Anbieter noch. Der Data Act verpflichtet Cloud-Anbieter, die Ausstiegsstrategie des Kunden mit allen einschlägigen Informationen zu unterstützen, Art. 25 Abs. 2 Buchst. b. Halten Sie auch fest, wie lange beide Systeme parallel laufen. Testen Sie den Plan einmal im Jahr mit einem echten Export.
Wie lange dauert ein Softwarewechsel?
Die Dauer hängt vor allem an Datenmenge und Schnittstellen. Find-Your-Software rechnet für einen ERP-Wechsel mit 1 bis 3 Monaten Auswahl und 4 bis 9 Monaten Migration, für die Einführung eines einfachen Cloud-CRM mit 2 bis 8 Wochen. Bei Cloud-Diensten kommen die Fristen des Data Act dazu: höchstens zwei Monate Kündigungsfrist für den Wechsel und höchstens 30 Kalendertage Übergang. Planen Sie rückwärts vom Laufzeitende des Altvertrags und rechnen Sie Schulung und Stabilisierung nach dem Go-Live mit ein.
Wann sollte man den Softwareanbieter wechseln?
Wechseln Sie, wenn ein Signal dauerhaft bleibt, etwa ein Supportende, steigende Kosten ohne Nutzen oder Arbeit, die um das System herum läuft. Feste Termine sind zum Beispiel das Supportende von Dynamics NAV 2017 am 11.01.2027 und das Ende der Mainstream-Wartung von SAP ECC am 31.12.2027. Prüfen Sie vorher, ob ein Upgrade oder Nachverhandeln reicht. Laut Bitkom Cloud Report 2026 wollen 43 Prozent der Unternehmen mit Cloud-Nutzung bei ihrem Cloud-Anbieter bleiben, 20 Prozent planen fest einen Wechsel.
Was muss in einer Exit-Klausel stehen?
Eine Exit-Klausel regelt Kündigungsfrist und Stichtag, Umfang und Format der Daten, Unterstützung beim Übergang, Kosten und Löschung. Für Cloud-Dienste gibt Art. 25 Data Act Mindestinhalte vor: höchstens zwei Monate Kündigungsfrist für den Wechsel, höchstens 30 Kalendertage Übergang und mindestens 30 Kalendertage Datenabruf. Dazu kommt eine erschöpfende Liste der exportierbaren Daten. Ergänzen Sie Ansprechperson, Tagessatz für Zusatzleistungen und Zugriff auf die Schnittstellen bis zum Abschalttag. Lassen Sie die Klausel vor der Unterschrift juristisch prüfen.
Wie lange muss ich alte Daten nach einem Systemwechsel aufbewahren?
Die Fristen laufen unabhängig vom Wechsel weiter. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren. Lohnkonten gelten nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung. Nach einem Systemwechsel genügt es erst nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten nur auf einem maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, § 147 Abs. 6 AO.
Kann ich einen SaaS-Vertrag vorzeitig kündigen, wenn ich wechseln will?
Nicht automatisch. Der Data Act begrenzt die Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels auf höchstens zwei Monate, erlaubt aber weiter feste Laufzeiten und verhältnismäßige Sanktionen bei vorzeitiger Kündigung, Erwägungsgrund 89. Über solche Sanktionen muss der Anbieter vor Vertragsschluss informieren, Art. 29 Abs. 4. Prüfen Sie daher Laufzeitende, automatische Verlängerung und mögliche Sanktionen, bevor Sie den Wechsel terminieren. Lassen Sie sich mögliche Sanktionen schriftlich nennen. Am günstigsten ist meist ein Abschalttermin kurz vor dem regulären Laufzeitende.
Was ist ein Vendor-Lock-in und wie vermeide ich ihn?
Ein Vendor-Lock-in ist eine Abhängigkeit, die einen Wechsel teuer oder riskant macht, etwa durch eigene Formate, Eigenentwicklungen oder lange Laufzeiten. Laut Bitkom Cloud Report 2026 ist er für 59 Prozent der Unternehmen das größte Hindernis beim Wechsel des Cloud-Anbieters. Vermeiden lässt er sich mit offenen Formaten, dokumentierten Schnittstellen und einer Exit-Klausel im Vertrag. Ein jährlicher Exporttest zeigt, ob das im Ernstfall trägt. Behalten Sie über das Vendor-Management auch Alternativen im Blick.
Wie unterstützt Find-Your-Software beim Anbieterwechsel?
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl mit Beratung. Das Matching leitet aus Ihrer Unternehmens-URL ein Profil ab und gleicht es mit dem Katalog ab. Im Selection Portal sammeln Sie Anforderungen und vergleichen Antworten im Anbieter-Ranking. Die KI-Vertragsanalyse prüft Entwürfe auf Anfrage, auch auf Exit-Klauseln, und Berater begleiten Demos und Verhandlung. Für KI-Funktionen nutzt Find-Your-Software eigene, lokal betriebene Modelle, den IT-Betrieb übernimmt es nicht. Anbieter zahlen im Anbieter-Cockpit für Kontakte, nicht für Plätze im Ranking.
Den nächsten Anbieter
mit Exit auswählen.
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Vertrag und dokumentiert alles nachvollziehbar. Im Selection Portal erfassen Sie Ihre IT-Systemlandschaft mit allen Schnittstellen des Altsystems. Den Rahmen von Make-or-Buy bis Steuerung beschreibt unser Ratgeber IT-Sourcing. Angaben laut Anbieter, Stand November 2026, ohne Gewähr. Einschätzungen geben die Meinung von Find-Your-Software wieder.