KI-Potenzialanalyse.
Use-Cases finden und priorisieren.

Was ist eine KI-Potenzialanalyse?

Eine KI-Potenzialanalyse ist eine strukturierte Bestandsaufnahme: Sie sammelt Aufgaben in Ihren Prozessen, bei denen KI Arbeit abnehmen kann, bewertet jede nach Nutzen, Aufwand, Datenlage, Systemanbindung sowie Risiko und Recht und ordnet sie nach Priorität. Am Ende steht eine kurze Liste mit Rechnung für die ersten Vorhaben, kein Katalog. Sie ist der Kern des KI-Readiness Assessments, das 1 bis 5 Tage dauert, und baut auf Ihren vorhandenen Systemen auf. Das Vorgehen beschreibt die KI-Strategie-Beratung.

Wie finde ich Use-Cases für KI?

Suchen Sie nach Arbeit, die immer gleich abläuft: Abtippen, Suchen, Prüfen, Zusammenfassen, Vorsortieren. Fragen Sie jeden Fachbereich nach den drei Aufgaben mit dem größten Zeitverbrauch und notieren Sie Prozess, System und Menge pro Woche. Ergänzen Sie, was Ihre Software schon mitbringt, etwa KI-Funktionen im ERP. Aus 20 Ideen werden so wenige Kandidaten, die Sie mit dem Raster bewerten. Der Weg über Technik statt über Aufgaben führt meist zu Pilotprojekten ohne Nutzer.

Wie lange dauert eine KI-Analyse?

Das KI-Readiness Assessment, in dem die Potenzialanalyse steckt, dauert 1 bis 5 Tage. Bei einem Bereich und wenigen Systemen laufen mehrere Schritte an einem Tag, bei mehreren Standorten oder vielen Systemen brauchen Sie die vollen fünf. Die Dauer hängt weniger an der Zahl der Ideen als an der Vorbereitung: Liegen Systemliste und Prozessbeschreibungen vor, fällt Tag 1 kurz aus. Das Ergebnis liegt in wenigen Tagen vor, nicht erst nach Wochen.

Was kostet eine KI-Beratung?

Der Preis richtet sich nach Umfang: Zahl der Bereiche, Standorte und Systeme sowie Tiefe der Rechnung. Wir nennen ihn im Erstgespräch, nicht pauschal. Wichtiger ist, wo bei KI-Vorhaben das Geld fließt. Nach Bitkom nennen 51 % der KI-Anwender die Infrastruktur, 50 % die Aufbereitung von Daten und 41 % die Integration in bestehende Systeme als großen Kostenpunkt, Lizenzen nur 21 %. Mehr zu Kostentreibern steht im Ratgeber KI Kosten, Beispielrechnungen finden Sie oben.

Wie bewerte ich KI-Use-Cases?

Bewerten Sie jeden Use-Case nach fünf Kriterien auf einer Skala von 1 bis 5: Nutzen, Aufwand, Datenlage, Systemanbindung sowie Risiko und Recht. Drehen Sie die Skala so, dass 5 immer der bessere Fall ist, also beim Aufwand 5 für gering. Gewichten Sie die Kriterien nach Ihrem Ziel und bilden Sie den Durchschnitt. Das Werkzeug oben rechnet das vor, mit sechs Beispiel-Use-Cases, die Sie nach Ihren Zahlen ändern. Die Methode entspricht der Nutzwertanalyse aus der Softwareauswahl.

Welche Prozesse im Mittelstand eignen sich für KI?

Gut geeignet sind Prozesse mit viel Text, Belegen und Wiederholung. Nach Bitkom arbeitet KI am häufigsten im Kundenkontakt, etwa bei der Bearbeitung von Anfragen (72 %), gefolgt von Marketing (54 %), Controlling und Rechnungswesen (25 %) sowie Produktionsabläufen und internem Wissensmanagement (je 22 %). Im Einkauf kommen Belegprüfung und Lieferantenanfragen hinzu, mehr dazu im Ratgeber KI im Einkauf. Weniger geeignet sind Entscheidungen über Personen, sie gelten schnell als Hochrisiko und brauchen den Betriebsrat.

Brauche ich saubere Daten, bevor ich mit KI anfange?

Sie brauchen saubere Daten für den gewählten Use-Case, nicht für das ganze Unternehmen. Eine Belegprüfung braucht gepflegte Bestellungen und Lieferantenstammdaten, ein Wissensassistent braucht aktuelle Dokumente. Bitkom nennt die Aufbereitung von Daten als großen Kostenpunkt bei 50 % der KI-Anwender, 40 % der Unternehmen ohne KI fehlen die nötigen Daten. Die Analyse prüft deshalb je Use-Case die Datenlage und wählt zuerst jene, bei denen die Daten schon da sind. Der Rest folgt, sobald die Daten stimmen.

Was ist der Unterschied zwischen KI-Potenzialanalyse und KI-Strategie?

Die Potenzialanalyse beantwortet, wo KI sich lohnt und was zuerst drankommt. Eine KI-Strategie geht weiter: mehrjährige Roadmap, Budgetrahmen, Governance und Regeln nach der KI-Verordnung. Für den Einstieg reicht im Mittelstand meist die Analyse, die Strategie folgt, wenn mehrere Use-Cases laufen. Beide Schritte beschreibt die KI-Strategie-Beratung. Für Regeln im Alltag, etwa zu privaten KI-Konten, hilft die KI-Richtlinie. Wer mit einem Use-Case sicher startet, kann die Strategie später darauf aufbauen und muss nichts neu bewerten.

Muss ich für KI Systeme austauschen?

In der Regel nicht. Die Analyse baut auf Ihrem ERP, MES, CRM und DMS auf und prüft, ob sie Daten liefern und Ergebnisse zurücknehmen können. Fehlt einem System die Schnittstelle, lohnt zuerst der Blick auf Update oder Zusatzmodul. Erst wenn das nicht reicht, ist ein Wechsel Thema. Dann hilft der Abgleich Ihrer Anforderungen mit über 16.000 Systemen in der Matching Engine. Mehr zur Rolle der Systeme steht im Ratgeber KI im IT-Sourcing.

Wie berechne ich den Nutzen eines KI-Use-Cases?

Rechnen Sie die eingesparte Zeit mal Stundensatz, ziehen Sie die laufenden Kosten ab und teilen Sie die einmaligen Kosten durch den Nettonutzen pro Monat. Im Beispiel gilt ein Stundensatz von 48 €, ein Entwicklertag von 900 € und ein Beratertag von 1.200 €, alle Werte sind angenommen und lassen sich durch Ihre ersetzen. Freie Zeit spart nur dann Geld, wenn Sie Kapazität abbauen oder Wachstum auffangen. Eine ausführliche Rechnung mit weiteren Kostenblöcken bietet der KI-ROI-Rechner.

Welche rechtlichen Punkte muss ich vorab prüfen?

Prüfen Sie vier Punkte: Datenschutz nach DSGVO mit Auftragsverarbeitung, die KI-Verordnung (Art. 4 zur KI-Kompetenz, Art. 50 zur Kennzeichnung bei Kontakt mit KI, Anhang III für Hochrisiko, etwa Bewerberauswahl, ab 02.12.2027), die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und das Urheberrecht bei Texten, die die KI erzeugt. Die Fristen finden Sie unter IT-Fristen 2027. Das ist keine Rechtsberatung. Klären Sie diese Punkte vor dem Pilot, nicht danach, denn sie bestimmen Stufe und Umfang des Vorhabens.

Was kann ich selbst vorbereiten?

Drei Dinge verkürzen die Analyse: eine Liste Ihrer Systeme mit Verantwortlichen, die zehn zeitfressendsten Aufgaben je Bereich mit Menge pro Woche und zwei bis drei Beispieldokumente ohne Kundendaten, etwa eine Rechnung oder ein Ticket. Hilfreich ist auch ein Blick in die IT-Bestandsaufnahme Ihrer Systeme. Beantworten Sie den Prüf-Check oben, dann sehen Sie, wo Lücken liegen. Je klarer Aufgaben, Systeme und Zuständigkeiten sind, desto mehr Zeit bleibt für Bewertung und Rechnung. Lücken schließen Sie in der Analyse gemeinsam.