E-Rechnung 2027.
Wer ab Januar ausstellen muss und wie Sie umstellen.

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Die Pflicht gilt für steuerpflichtige Leistungen an andere Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Unternehmen bis 800.000 Euro dürfen 2027 noch Papier oder mit Zustimmung eine PDF schicken, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht auch für sie. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise, Privatkunden und viele steuerfreie Umsätze (§ 14 Abs. 2, § 27 Abs. 38 UStG).

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Es zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für die Stufe 2027 also der Umsatz 2026. Gemeint ist die Summe der steuerbaren Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, ohne Umsatzsteuer. Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 Buchstabe i, Nr. 9 Buchstabe b und Nr. 11 bis 29 UStG sowie Anlagenverkäufe bleiben außen vor. Gewinn und Beschäftigtenzahl spielen keine Rolle. Weil der Wert erst nach Jahresende feststeht, stellen Unternehmen knapp an der Grenze besser vorsorglich zum 1. Januar 2027 um.

Was passiert, wenn ich ab 2027 trotzdem eine PDF-Rechnung schicke?

Dann ist die Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung, und Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug. Nach den BMF-FAQ kann er die Vorsteuer nur ziehen, wenn Sie die PDF durch eine E-Rechnung mit eindeutigem Bezug berichtigen oder die Finanzverwaltung die Angaben unter strengem Maßstab als Objektivnachweis anerkennt. Durfte der Kunde annehmen, dass Sie die Übergangsregel nutzen, wird sein Abzug nicht allein wegen des Formats beanstandet. Ein Bußgeld droht Ihnen nicht, der Kunde hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf die E-Rechnung.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Nein, am 3. November 2026 ist keine Verschiebung beschlossen. § 27 Abs. 38 UStG nennt weiter den 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 verweist auf die Übergangsregeln bis 31. Dezember 2027. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert eine Verschiebung auf den 1. Januar 2028, weil die überarbeitete Norm EN 16931 und eine verbindliche Zuordnung der Pflichtangaben fehlten. Ein Gesetz dazu gibt es nicht.

Darf ich meine EDI-Rechnungen weiter nutzen?

Ja, mit einem Unterschied. EDI-Verfahren, deren Daten sich richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen, gelten dauerhaft als E-Rechnung. Alle anderen EDI-Verfahren dürfen Sie nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG mit Zustimmung des Kunden bis 31. Dezember 2027 weiterverwenden, auch bei mehr als 800.000 Euro Umsatz. Ab dem 1. Januar 2028 braucht jedes Verfahren ein zulässiges Format. Klären Sie mit Ihrem EDI-Dienstleister, ob er EANCOM- oder VDA-Nachrichten in XRechnung oder ZUGFeRD übersetzen kann.

Brauche ich für die E-Rechnung die Zustimmung meines Kunden?

Nein, wo die Pflicht gilt, brauchen Sie für die E-Rechnung keine Zustimmung. Zustimmen muss der Kunde nur, wenn Sie in der Übergangszeit statt einer E-Rechnung eine PDF oder ein anderes elektronisches Format schicken. Die Zustimmung ist formlos, sie kann in Rahmenverträgen oder AGB stehen und sich auch aus gelebter Praxis ergeben. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro, Fahrausweisen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen Sie eine E-Rechnung ebenfalls ohne Zustimmung schicken. An Privatkunden geht eine E-Rechnung nur mit deren Einverständnis.

Gilt die Pflicht auch für Kunden im Ausland und für Behörden?

Für Kunden ohne Sitz, Geschäftsleitung oder beteiligte Betriebsstätte in Deutschland gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Dorthin dürfen Sie Papier oder mit Zustimmung eine elektronische Rechnung schicken, ab dem 1. Juli 2030 bringt die Richtlinie (EU) 2025/516 eigene Regeln für Umsätze in der EU. Behörden, die nicht unternehmerisch handeln, fallen nicht unter die Pflicht nach dem UStG. Für sie gilt aber die E-Rechnungsverordnung, beim Bund ab 1.000 Euro mit Leitweg-ID. Gelten beide Regeln, ist die strengere maßgeblich.

Was gilt für Anzahlungs- und Schlussrechnungen?

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die Sie vor Ihrem Pflichtbeginn erteilen, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung danach liegen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Rn. 2). Die Schlussrechnung nach dem Stichtag ist eine E-Rechnung. Die gezahlten Teilbeträge dürfen Sie bis 30. Juni 2030 als Summe im Feld BT-113 abziehen und Einzelheiten im Freitextfeld BT-22 nennen oder in einem eingebetteten Anhang mit Hinweis im XML. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, ob das System BT-113 befüllt.

Wie korrigiere ich eine fehlerhafte E-Rechnung?

Eine Korrektur stellen Sie ebenfalls als E-Rechnung aus, mit dem Rechnungstyp für Berichtigungen und einem eindeutigen Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Weil die Codes für ersetzende und kumulierende Berichtigung oder kaufmännische Gutschrift technisch noch nicht festgelegt sind, ist nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 derzeit jede taugliche Art erlaubt. Entscheidend ist, dass sich aus Original und Korrektur die richtigen Angaben klar ergeben. Ein Skonto nach Rechnungsstellung braucht keine Berichtigung. In der Übergangszeit darf die Korrektur auch ohne E-Rechnung erfolgen.

Was gilt für Leistungen aus Dezember 2026, die ich erst 2027 abrechne?

Für Unternehmen über 800.000 Euro gilt: Die Übergangsregel für 2026 erlaubt Papier oder PDF nur, wenn die Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird. So steht es im Wortlaut von § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG. Eine Rechnung über eine Dezemberleistung, die erst im Januar 2027 hinausgeht, sollte deshalb eine E-Rechnung sein. Rechnen Sie Dezemberleistungen möglichst noch im Dezember ab oder stellen Sie Ihr System vorher um. Anzahlungsrechnungen aus 2026 müssen Sie nicht nachträglich umstellen.

Wie lange muss ich ausgehende E-Rechnungen aufbewahren?

Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung bewahren Sie nach § 14b Abs. 1 UStG acht Jahre auf, ab dem Schluss des Jahres der Ausstellung. Bei der E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen, also die versendete XML-Datei. Ein später erzeugtes PDF ersetzt sie nicht. Nach den GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 genügt bei ZUGFeRD der strukturierte Teil, das Bild nur bei abweichenden steuerlichen Angaben.

Was kostet die Umstellung des Rechnungsausgangs?

Das hängt vor allem davon ab, ob Ihr ERP oder Fakturaprogramm die E-Rechnung schon kann. Im Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit 6 Entwicklertagen zu 900 Euro, 4 Beratertagen zu 1.200 Euro und rund 82 internen Stunden zu 60 Euro kommt ein Unternehmen mit Zusatzmodul auf rund 15.140 Euro einmaligen Aufwand. Ist die Funktion schon vorhanden, sinkt der Betrag deutlich, eine Anbindung über eine Plattform kostet mehr. Lizenzen und Preise je Rechnung kommen dazu. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.