RFP beantworten als Softwareanbieter.
Von Go oder No Go bis zum Zuschlag.

Was ist ein RFP?

Ein RFP (Request for Proposal, deutsch Angebotsaufforderung) ist ein strukturiertes Dokument, mit dem ein Käufer ausgewählte Anbieter um vergleichbare Angebote bittet. Es enthält Ausgangslage, Umfang, Anforderungskatalog, technische Rahmenbedingungen, Vorgaben zu Kosten und Einführung sowie Fristen und Ablauf. Grundlage ist meist ein Lastenheft, in dem der Käufer seine Anforderungen beschreibt. Der Anbieter antwortet mit einem Angebot, das jede Anforderung einzeln beantwortet. Bei öffentlichen Aufträgen heißt das Pendant Ausschreibung oder Vergabeunterlagen.

Wie beantworte ich ein RFP richtig?

Beantworten Sie ein RFP in sechs Schritten: Unterlagen lesen und eine Antwortmatrix bauen, über Go oder No Go entscheiden, Bieterfragen früh stellen, jede Anforderung mit Erfüllungsgrad beantworten, das Preisblatt vollständig ausfüllen und fristgerecht abgeben. Folgen Sie dabei immer der Gliederung des Käufers. Belegen Sie Muss Kriterien mit Screenshots, Dokumentation oder Referenzen. Lassen Sie die Antwort vor der Abgabe von einer Person prüfen, die nicht mitgeschrieben hat.

Was ist der Unterschied zwischen RFP und öffentlicher Ausschreibung?

Im privatwirtschaftlichen RFP legt der Käufer Fristen, Ablauf und Teilnehmer selbst fest und darf frei verhandeln. Bei öffentlichen Aufträgen ab dem EU Schwellenwert gelten GWB und VgV mit Mindestfristen, festen Verfahrensarten und Ausschlussgründen. Im offenen Verfahren nach § 15 VgV darf über Angebot und Preis nicht verhandelt werden. Unterhalb der Schwelle gilt die UVgO oder Landesrecht. Bieter haben im öffentlichen Bereich zudem Rechtsschutz über Rüge und Nachprüfungsverfahren.

Wie lange habe ich Zeit, ein RFP zu beantworten?

Im privaten RFP setzt der Käufer die Frist selbst, nach Erfahrungswerten von Find-Your-Software meist zwei bis vier Wochen. Im offenen Verfahren beträgt die Angebotsfrist nach § 15 VgV mindestens 35 Tage ab Absendung der Bekanntmachung und verkürzt sich um 5 Tage bei elektronischer Abgabe. Im nicht offenen Verfahren und im Verhandlungsverfahren gelten 30 Tage für Teilnahmeanträge und 30 Tage für Angebote. Bei Dringlichkeit sind kürzere Fristen möglich. Maßgeblich ist immer die Frist in den Unterlagen.

Welche Schwellenwerte gelten 2026 für EU Ausschreibungen?

Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU Schwellenwert für Liefer und Dienstleistungen bei 216.000 € netto für Länder, Kommunen und sonstige Auftraggeber. Für oberste und obere Bundesbehörden gelten 140.000 €, für Sektorenauftraggeber 432.000 €. Grundlage sind die Delegierten Verordnungen (EU) 2025/2151 und 2025/2152, die Werte gelten für 2026 und 2027. Software und SaaS Aufträge fallen in der Regel unter Liefer und Dienstleistungen. Unterhalb der Schwelle gelten UVgO oder Landesrecht.

Was bedeutet Go oder No Go bei einem RFP?

Go oder No Go ist die bewusste Entscheidung, ob sich eine Antwort auf ein RFP lohnt. Der Fachverband APMP empfiehlt, jede Chance mit einer einheitlichen Methode zu qualifizieren. Bewährte Fragen sind: Erfüllen wir die harten Ausschlusskriterien, treffen wir die Muss Kriterien, kennen wir den Käufer, passt der Preisrahmen, haben wir passende Referenzen und schaffen wir die Frist in Qualität. Eine begründete Absage schadet der Beziehung weniger als eine schwache Antwort.

Wie gebe ich den Erfüllungsgrad an?

Geben Sie für jede Anforderung an, ob sie im Standard, per Konfiguration, durch Erweiterung, über eine Partnerlösung, erst laut Roadmap oder gar nicht erfüllt wird. Ergänzen Sie eine kurze, prüfbare Erläuterung mit Aufwand und Beleg. Nutzen Sie immer die Skala, die der Käufer vorgibt. Seien Sie ehrlich, denn überzogene Angaben fallen in der Szenario Demo auf und Angaben im Angebot werden häufig Vertragsbestandteil. Eine offene Teilerfüllung kostet weniger Vertrauen als eine widerlegte Zusage.

Was gehört in das Preisblatt?

In das Preisblatt gehören alle Kosten in der Struktur, die der Käufer vorgibt. Typisch sind Lizenz oder Subscription je Nutzer und Laufzeit, Einführung mit Tagen je Arbeitspaket, Betrieb und Hosting, Wartung und Support, Schulung, Schnittstellen und Datenübernahme. Legen Sie Annahmen zu Nutzerzahl und Projektumfang offen. Bei öffentlichen Aufträgen führen fehlende Preisangaben nach § 57 VgV zum Ausschluss. Tragen Sie deshalb auch Null Euro ausdrücklich ein.

Welcher EVB-IT Vertrag gilt für Software as a Service?

Für Cloud Leistungen wie SaaS, PaaS und IaaS gibt es seit 2022 den Mustervertrag EVB-IT Cloud, den Bund und Bitkom gemeinsam erarbeitet haben und der den BSI Kriterienkatalog C5 berücksichtigt. Für Softwareüberlassung, Pflege, Dienstleistungen und Systeme gibt es eigene EVB-IT Typen. Im März 2026 wurden acht Typen neu gefasst, unter anderem mit Regeln zu Open Source und zur Software Stückliste. Welcher Typ gilt, legt der Auftraggeber in den Vergabeunterlagen fest.

Brauche ich ISO 27001 oder BSI C5 für Ausschreibungen?

Das hängt von der Ausschreibung ab. ISO/IEC 27001 ist in vielen RFPs für Unternehmenssoftware eine Muss Anforderung, besonders bei Cloud Lösungen mit personenbezogenen Daten. Der BSI Kriterienkatalog C5 wird bei Cloud Beschaffungen der öffentlichen Hand herangezogen, aktuell gilt C5:2020 und eine Revision C5:2026 ist in Arbeit. TISAX ist nur für Kunden aus der Automobilindustrie relevant. Prüfen Sie die geforderten Nachweise schon bei der Go oder No Go Entscheidung.

Darf ich nach der Abgabe noch etwas nachreichen?

Im privaten RFP entscheidet der Käufer, ob Ergänzungen möglich sind, häufig im Rahmen von Rückfragen oder der Präsentation. Im öffentlichen Verfahren darf der Auftraggeber fehlende unternehmensbezogene Unterlagen nach § 56 VgV unter Umständen nachfordern. Leistungsbezogene Unterlagen, die in die Wertung eingehen, dürfen dagegen nicht nachgefordert werden. Im offenen Verfahren ist eine inhaltliche Nachbesserung des Angebots ausgeschlossen. Planen Sie deshalb so, dass das Angebot bei Abgabe vollständig ist.

Wie stelle ich Bieterfragen richtig?

Stellen Sie Bieterfragen gebündelt, früh und ausschließlich über den vorgesehenen Kanal, im öffentlichen Bereich also über die Vergabeplattform. Formulieren Sie neutral und konkret mit Bezug auf den Abschnitt der Unterlagen. Antworten gehen in der Regel an alle Bieter. Nach § 20 Abs. 3 VgV muss der Auftraggeber die Frist verlängern, wenn rechtzeitig angeforderte Informationen nicht spätestens 6 Tage vor Fristende vorliegen. Erkannte Vergabeverstöße müssen Sie zudem innerhalb von 10 Kalendertagen rügen.

Wie komme ich über Find-Your-Software an RFPs?

Käufer, die ihre Softwareauswahl über Find-Your-Software steuern, erhalten von der Matching Engine passende Anbieter vorgeschlagen und laden ihre Shortlist im Selection Portal zum RFP ein. Anbieter mit gepflegtem Profil im Anbieter Cockpit werden dabei besser gefunden. Der Basis Zugang zum Anbieter Cockpit ist kostenlos. Laut Find-Your-Software entstehen rund 700 Matchings pro Monat, über 50 Auswahlprojekte laufen aktiv im Selection Portal. Die Matching Engine arbeitet anbieterneutral.