Software-Verträge nach der Übernahme.
Erst ordnen, dann entscheiden.
Software-Verträge nach der Übernahme ordnen Sie in vier Schritten: einsammeln, auf Zustimmung und Kündigung prüfen, Fristen in einen Kalender legen, Lieferanten bündeln. Je Vertrag klären Sie drei Fragen: Läuft er unverändert weiter, wer muss zustimmen, und bis wann können Sie kündigen? Tragen Sie zuerst die späteste Kündigung jedes Vertrags ein, bevor Sie mit einem Anbieter über Standards sprechen.
Unser Autor: Dr. Benedict Bender. Begleitet seit über 15 Jahren ERP-Auswahl und IT-Transformationen, häufig als Berater der Geschäftsführung im Steuerungskreis. Promoviert an der Universität Potsdam zu digitalen Plattformen, Autor des Fachbuchs „Plattformbasierte Geschäftsmodelle“. Bewertet Systeme mit gewichteten Kriterien und über die gesamte Laufzeit, weil die Lizenz meist der kleinste Posten ist. Zum Profil.
Verträge zuerst,
dann Standards.
Nach einem Zukauf, Zusammenschluss oder Eigentümerwechsel stehen zwei Vertragsstapel nebeneinander. Das Vertragsinventar ist die gemeinsame Liste aller Software-, Lizenz-, Wartungs-, Cloud- und Dienstleistungsverträge mit Laufzeit, Kündigung, Zustimmungspflicht und Verantwortlichem. Den Rahmen der Zusammenführung beschreibt unser Ratgeber Software nach dem Zukauf harmonisieren.
Ohne gemeinsames Inventar
- Eine Kündigungsfrist läuft ab, bevor jemand entschieden hat.
- Zwei Anbieter liefern dasselbe, beide Verträge verlängern sich.
- Eine Klausel zum Kontrollwechsel bleibt ungelesen.
- Lizenzen lauten auf eine Gesellschaft, die nicht mehr nutzt.
Mit gemeinsamem Inventar
- Jeder Vertrag hat späteste Kündigung und Verantwortlichen im Kalender.
- Doppelte Anbieter sind sichtbar, bevor Fristen verstreichen.
- Klauseln zu Kontrollwechsel und Übertragung sind bewertet.
- Vertragspartner und Nutzer sind je Gesellschaft zugeordnet.
Einschätzung von Find-Your-Software. Vor dem Kauf prüft die IT Due Diligence, den Bestand der Systeme erfasst die IT-Bestandsaufnahme.
Vom Vertragsstapel
zum gemeinsamen Register.
Die fünf Schritte sind ein Arbeitsplan, keine Messwerte. Den Takt über die ersten drei Monate beschreibt unser Ratgeber IT in den ersten 100 Tagen.
- 1
Verträge einsammeln
Fordern Sie von beiden Seiten alle Verträge an, auch die der Fachbereiche, und gleichen Sie sie mit den Rechnungen der letzten zwölf Monate ab.
✓PrüfpunktListe mit Anbieter und Vertragsgesellschaft liegt vor - 2
Landschaften nebeneinanderlegen
Legen Sie die Systeme beider Seiten nebeneinander. Mit IT-Systemlandschaft erfassen halten Sie je System Kategorie, Status, Kritikalität, Hersteller und Nutzerzahl fest, Vertragsende und Verantwortliche in den Notizen.
✓PrüfpunktJedes System hat einen Vertrag, jeder Vertrag ein System - 3
Klauseln prüfen
Lesen Sie je Vertrag die Klauseln zu Kontrollwechsel, Abtretung, Kündigung, Lizenzmetrik und Standort. Verträge mit Zustimmungspflicht prüft zuerst die Rechtsabteilung.
✓PrüfpunktJe Vertrag vermerkt: bleibt, Zustimmung nötig oder Kündigungsrecht - 4
Fristen eintragen
Tragen Sie je Vertrag die späteste Kündigung als Datum in einen gemeinsamen Kalender ein, dazu einen Entscheidungstermin davor.
✓PrüfpunktAlle Fristen der nächsten zwölf Monate stehen im Kalender - 5
Lieferanten bündeln
Entscheiden Sie je Anbieter: zusammenlegen, nachverhandeln oder beenden. Was als Standard gilt, legt der Standard-Stack für mehrere Gesellschaften fest.
✓PrüfpunktEntscheidung je Anbieter ist im Register dokumentiert
Bündeln und verhandeln
Verhandeln Sie dort, wo die Fristen Spielraum lassen.
Erst Fristen sichern
Tragen Sie zuerst alle Fristen der nächsten zwölf Monate ein.
Reihenfolge und Prüfpunkte: Arbeitsplan von Find-Your-Software. Betroffene Teams binden Sie früh ein, wie im Ratgeber Change Management.
- Niemand weiß genau, welche Softwareverträge die Tochter hat. Wo fangen wir mit dem Inventar an?
- Ein Vertrag läuft in drei Monaten aus. Verlängern, kündigen oder bündeln?
- Der Eigentümer wechselt. Müssen wir Anbieter um Zustimmung bitten?
In einem ersten Termin schauen wir uns gemeinsam Ihre Herausforderungen an und sagen Ihnen offen, wie wir vorgehen würden.
Zehn Angaben
je Vertrag.
Legen Sie diese Angaben als Spalten in Ihr Register, in Vertragsmanagement Software als Datenfelder am Vertrag.
| Angabe | Wo Sie sie finden | Warum sie zählt | Prüffrage |
|---|---|---|---|
| Vertragsgesellschaft | Kopf des Vertrags, Rechnung | Auf sie lautet der Vertrag | Besteht diese Gesellschaft nach der Zusammenführung weiter? |
| Laufzeit und Verlängerung | Laufzeitklausel | Eine automatische Verlängerung verschiebt das Ende | Wann endet die Periode, wie lang ist die nächste? |
| Kündigungsfrist und Form | Kündigungsklausel, AGB | Die Kündigung muss rechtzeitig und in der Form zugehen | Genügt Textform, oder ist Schriftform vereinbart? |
| Kontrollwechsel | Klausel zu Kontrollwechsel oder Sonderkündigung | Ein Eigentümerwechsel kann dem Anbieter ein Zustimmungs- oder Kündigungsrecht geben | Löst der Anteilserwerb Anzeige oder Zustimmung aus? |
| Abtretung und Übertragung | Abtretungsklausel, Lizenzbedingungen | Ohne Zustimmung lässt sich der Vertrag oft nicht übertragen | Wer darf die Lizenz nach einer Umstrukturierung nutzen? |
| Lizenzmetrik | Preisblatt, Lizenzbedingungen | Nutzer, Kerne oder Umsatz zählen verschieden | Was wird gezählt, und ändert sich die Zahl? |
| Nutzerkreis und Gesellschaften | Definition von Nutzer und Lizenznehmer, Konzernklausel | Mitarbeitende der zugekauften Gesellschaft sind nicht automatisch Nutzer | Dürfen verbundene Unternehmen mitnutzen? |
| Standort und Betrieb | Auftragsverarbeitung, Betriebsbeschreibung | Rechenzentrum und Unterauftragnehmer bestimmen Datenschutz und Sicherheit | Wo laufen Daten und Support? |
| Schnittstellen und Zugriffe | Leistungsbeschreibung, API-Bedingungen | Konnektoren und API-Zugriffe können gesondert lizenziert sein | Welche Schnittstelle läuft über welchen Vertrag? Technik: Schnittstellen und Integration in der Systemlandschaft |
| Verantwortliche Person | Register, Einkauf, Fachbereich | Ohne Verantwortlichen entscheidet niemand rechtzeitig | Wer entscheidet, und wer vertritt? |
Vertragsart und Preisanpassung ergänzen Sie nach dem Ratgeber Softwarevertrag prüfen. Das Inventar ersetzt keine juristische Prüfung einzelner Klauseln.
Was mit dem Vertrag passiert,
hängt von der Transaktion ab.
Beim Kauf von Anteilen bleibt der Vertragspartner dieselbe Gesellschaft. Beim Kauf von Geschäftsbetrieb oder einzelnen Verträgen wechselt er.
| Transaktion | Vertragspartner danach | Was das Gesetz regelt | Was Sie prüfen |
|---|---|---|---|
| Kauf von AnteilenBeteiligung | Dieselbe Gesellschaft, der Vertrag läuft unverändert weiter | Keine Zustimmung kraft Gesetz. Bei wesentlich geänderten Beteiligungsverhältnissen kann der Urheber das Nutzungsrecht zurückrufen, wenn ihm die Ausübung nicht zuzumuten ist, § 34 Abs. 3 UrhG | Klauseln zu Kontrollwechsel, Anzeigepflicht und Sonderkündigung |
| Kauf von Geschäftsbetrieb oder einzelnen VerträgenÜbernahme von Verträgen | Ein anderer Vertragspartner, der Anbieter muss mitwirken | Eine Vertragsänderung braucht den Vertrag der Beteiligten, § 311 Abs. 1 BGB. Die Schuldübernahme hängt von der Genehmigung des Gläubigers ab, § 415 Abs. 1 BGB. Bei Veräußerung eines Unternehmens oder von Teilen ist das Nutzungsrecht ohne Zustimmung des Urhebers übertragbar, § 34 Abs. 3 Satz 1 UrhG | Zustimmung des Anbieters je Vertrag, Stichtag, Kosten der Übertragung |
| Verschmelzung von GesellschaftenUmwandlung | Die übernehmende Gesellschaft tritt an die Stelle der übertragenden | Das Vermögen geht einschließlich der Verbindlichkeiten über, die übertragenden Rechtsträger erlöschen, § 20 Abs. 1 UmwG | Nutzerkreis, Anzeige an den Anbieter, Rechnungsadresse |
| Herauslösen aus einem KonzernCarve-out | Der Vertrag läuft oft auf die abgebende Gesellschaft weiter | Keine pauschale Regel, maßgeblich ist der Vertrag, für das Nutzungsrecht § 34 Abs. 3 UrhG | Übergangsleistungen der abgebenden Seite, eigene Verträge ab Stichtag |
| Zusammenschluss, beide Gesellschaften bleibenBeteiligungsportfolio | Beide Gesellschaften bleiben Vertragspartner ihrer Anbieter | Die Nutzung durch verbundene Unternehmen richtet sich nach dem Vertrag | Konzernklausel, Beitrittsrecht, Zählung der Nutzer |
Allgemeine Prüfpunkte nach dem Gesetzestext, Stand 11/2026, kein Rechtsrat. Verbindlich klärt das Ihre Rechtsberatung. Quellen: § 34 UrhG, § 311 BGB, § 415 BGB, § 20 UmwG. Die Prüfung vor dem Kauf beschreibt die IT Due Diligence.
Fünf Klauseln,
die Sie zuerst lesen.
Allgemeine Prüfpunkte, keine Auskunft zu Ihrem Vertragstext. Beginnen Sie mit den Verträgen, an denen Betrieb oder Finanzabschluss hängen.
Wer gibt wann was frei?
Die Klausel nennt, wann der Anbieter informiert werden muss und ob er zustimmen oder kündigen darf. Maßgeblich ist die Definition des Kontrollwechsels.
- Anzeigepflicht und Frist
- Zustimmungs- oder Sonderkündigungsrecht
Darf der Vertrag auf eine andere Gesellschaft?
Schließt der Vertrag die Abtretung aus, kann eine Forderung nicht abgetreten werden, § 399 BGB. Übernimmt eine andere Gesellschaft die Zahlungspflicht, braucht das die Genehmigung des Anbieters, § 415 Abs. 1 BGB. Für Nutzungsrechte setzt § 34 UrhG den Rahmen, für gekaufte Kopien § 69c Nr. 3 UrhG, mit Ausnahme des Vermietrechts.
- Abtretungsausschluss im Vertrag
- Gebühr und Frist für die Übertragung
Was wird gezählt, und für wen?
Zählt der Vertrag benannte Nutzer, gleichzeitige Nutzer, Kerne oder Umsatz? Mit der Zusammenführung wachsen Nutzerzahl und Umsatz.
- Definition von Nutzer und Lizenznehmer
- Konzernklausel
- Nachweis der Nutzerzahl je Gesellschaft
Wann endet der Vertrag, wie kündigen Sie?
Eine Kündigung wird wirksam, wenn sie dem Anbieter zugeht, § 130 Abs. 1 BGB. Textform meint eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, § 126b BGB. Aus wichtigem Grund kündigen Sie nach § 314 BGB.
- Späteste Kündigung als Datum
- Form und Adressat
- Sonderkündigungsrecht bei Preiserhöhung
Wer verarbeitet welche Daten wo?
Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Jede Gesellschaft, die Daten durch den Anbieter verarbeiten lässt, braucht eine Vereinbarung oder steht als Partei im Vertrag. Zum Standort: DSGVO und Serverstandort bei Software prüfen.
- Auftragsverarbeitung je Gesellschaft
- Unterauftragnehmer, Art. 28 Abs. 2
- Rückgabe oder Löschung zum Vertragsende
Quellen: § 126b BGB, § 130 BGB, § 314 BGB, § 399 BGB, § 69c UrhG, VO (EU) 2016/679 (DSGVO), Stand 11/2026. Die 20 Punkte für neue Verträge stehen im Ratgeber Softwarevertrag prüfen.
Zusammenlegen, nachverhandeln
oder beenden.
Nicht jeder doppelte Vertrag wird gekündigt. Entscheiden Sie je Anbieter nach Voraussetzung und Aufwand.
| Situation | Entscheidung | Voraussetzung | Aufwandstreiber | Prüffrage |
|---|---|---|---|---|
| Beide Seiten nutzen denselben Anbieter | ✓ZusammenlegenEin Vertrag für die Gruppe | Metrik und Laufzeit sind vergleichbar | Nutzer, Mandanten, Preisstaffel, Laufzeitende | Gilt der bessere Preis für alle Gesellschaften, ab wann? |
| Vertrag mit Zustimmungspflicht oder Kündigungsrecht des Anbieters | ≈NachverhandelnZustimmung und Konditionen vor dem Stichtag | Der Anbieter kennt den Eigentümerwechsel | Kosten der Zustimmung, Zeitpunkt der Anzeige | Lässt sich die Zustimmung mit einem neuen Laufzeitende verbinden? |
| Lizenz lautet auf eine Gesellschaft, die nicht mehr nutzt | ≈NachverhandelnUmschreibung auf die nutzende Gesellschaft | Der Anbieter stimmt der Übertragung zu | Übertragungsgebühr, neue Lizenzbedingungen | Wer ist nach dem Stichtag Lizenznehmer? |
| Zwei Anbieter für dieselbe Aufgabe | ✕BeendenAblösung auf den Anbieter, der bleibt | Ein Zielsystem ist entschieden, Daten sind übertragbar | Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung | Geht die Kündigung vor dem Fristende zu? |
| System wird nur noch lesend gebraucht | ✕BeendenArchivzugang statt Vollbetrieb | Aufbewahrungspflichten sind geklärt | Exportformat, Archivierung | Wie lange müssen die Daten lesbar bleiben? |
Entscheidungshilfe von Find-Your-Software, ohne Preisangaben. Wer im Unternehmen entscheidet, regelt die IT-Governance.
Welche Fristen
in den Kalender gehören.
Der Kalender führt vertragliche, gesetzliche und Aufbewahrungsfristen. Beginnen Sie mit den vertraglichen, sie stehen nur im Vertrag.
| Frist | Quelle | Was Sie eintragen | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Kündigung | Vertrag oder § 314 BGB | Späteste Kündigung und Entscheidungstermin davor | Maßgeblich ist der Zugang beim Anbieter, § 130 Abs. 1 BGB |
| Zustimmung des Anbieters | Vertrag, § 415 BGB | Datum der Mitteilung und Frist zur Erklärung | Nach gesetzter Frist gilt eine fehlende Erklärung als Verweigerung, § 415 Abs. 2 BGB |
| Cloud-Dienste | Art. 25 Abs. 2 Data Act | Kündigungsfrist für den Wechsel höchstens zwei Monate, Datenabruf mindestens 30 Kalendertage | Für IaaS, PaaS und SaaS, mehr im Ratgeber Anbieterwechsel |
| Wechselentgelte | Art. 29 Abs. 1 Data Act | Stichtag 12.01.2027 | Ab diesem Tag keine Wechselentgelte mehr bei Datenverarbeitungsdiensten |
| Aufbewahrung | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB | Sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege | Beginn mit dem Schluss des Kalenderjahres, § 147 Abs. 4 AO. Kein Fristablauf bei offener Festsetzungsfrist, § 147 Abs. 3 Satz 5 AO |
Quellen: § 130 BGB, § 415 BGB, § 147 AO, § 257 HGB, VO (EU) 2023/2854 (Data Act), Stand 11/2026. Weitere Termine bündelt der Ratgeber IT-Fristen 2027. Die Fristen für Finanzunternehmen stehen unter DORA-Software.
Wie weit ist Ihr
Vertragsstand?
Beantworten Sie die Fragen für die Verträge einer Gesellschaft. Grün: Sie können über Lieferanten verhandeln. Gelb: erst Lücken schließen. Blau: erst Klauseln und Fristen sichern.
Inventar
Klauseln
Fristen
Lieferanten und Daten
Lieferanten ansprechen
Inventar, Klauseln und Fristen stehen. Verhandeln Sie mit den Anbietern, bei denen Sie bündeln wollen.
Inventar vervollständigen
Ergänzen Sie die markierten Angaben, bevor Sie Anbieter ansprechen.
Erst Klauseln und Fristen sichern
Tragen Sie die Fristen der nächsten zwölf Monate ein und lassen Sie Verträge mit Zustimmungspflicht oder Kündigungsrecht des Anbieters juristisch prüfen.
Fragen nach Art. 28 DSGVO. Einschätzungen von Find-Your-Software.
Lieferanten bündeln:
vier Wege.
Wo beide Seiten denselben Anbieter oder dieselbe Aufgabe haben, lässt sich bündeln. Zwei ERP-Verträge sind ein eigenes Projekt, siehe ERP-Systeme zusammenführen.
Ein Vertrag für die Gruppe
Ein Rahmenvertrag mit Beitrittsrecht verbundener Unternehmen ersetzt mehrere Einzelverträge. Konditionen gelten für alle Gesellschaften, die der Vertrag nennt.
Bestehenden Vertrag erweitern
Der besser passende Vertrag wächst um Nutzer und Gesellschaften, der andere läuft zum Fristende aus. Der Anbieter muss dem erweiterten Nutzerkreis zustimmen.
Einen Anbieter auslaufen lassen
Die Nutzer wechseln auf ein System, der andere Vertrag endet zum Fristende. Die Ablösung beschreibt der Ratgeber Anbieterwechsel, ERP-Daten behandelt ERP-Datenmigration.
Beide Verträge bis zum Fristende führen
Beide Verträge laufen weiter, bis das Zielbild steht, höchstens bis zur nächsten Kündigungsfrist. Das Zielbild legt der Standard-Stack für mehrere Gesellschaften fest.
Wie Sie laufende Anbieter steuern, beschreibt der Ratgeber Vendor-Management.
Pflichten, die an den Verträgen hängen:
drei Bereiche.
Nicht jede Pflicht gilt für jedes Unternehmen.
DORA: Register auch für die Gruppe
Finanzunternehmen führen ein Informationsregister aller Verträge über IKT-Dienstleistungen von Drittdienstleistern, auch auf teilkonsolidierter und konsolidierter Ebene, Art. 28 Abs. 3 DORA. Verträge müssen auch bei wesentlichen Änderungen kündbar sein, die sich auf die Vereinbarung oder den Dienstleister auswirken, Art. 28 Abs. 7 Buchst. b.
- Verträge der übernommenen Gesellschaft ins konsolidierte Register
- Einzelheiten unter DORA-Software
Auftragsverarbeitung je Gesellschaft
Verantwortlich ist die jeweilige juristische Person, Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Erwägungsgrund 48 erkennt ein berechtigtes Interesse an der Übermittlung innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke an.
- Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 je Gesellschaft
Lieferkette nach § 30 BSIG
Für besonders wichtige und wichtige Einrichtungen gehört die Sicherheit der Lieferkette zu den Mindestmaßnahmen, § 30 Abs. 2 Nr. 4 BSIG. Die Betroffenheit hängt von Sektor und Größe ab, nach einem Zukauf können Zahlen der Gruppe mitzählen. Mehr unter NIS2 Software.
- Anbieterliste als Teil der Risikoanalyse
Quellen: VO (EU) 2022/2554 (DORA), VO (EU) 2016/679 (DSGVO), § 30 BSIG, Stand 11/2026. Die Betroffenheit prüfen Sie für Ihr Unternehmen gesondert.
Wo Werkzeuge helfen
und wo Menschen entscheiden.
Find-Your-Software verbindet KI-Tempo im Sourcing mit Beratung. Den IT-Betrieb übernimmt Find-Your-Software nicht, Personal vermittelt es nicht.
Systeme und Vertragsende an einem Ort
Mit IT-Systemlandschaft erfassen halten Sie im Selection Portal Systeme und Schnittstellen fest und legen Zielbilder als Soll-Szenarien neben das Ist-Szenario.
Marktabgleich und Vertragstext
Das Matching leitet aus Ihrer Unternehmens-URL ein Profil ab und gleicht es mit dem Katalog ab. Die KI-Vertragsanalyse gleicht auf Anfrage einen Vertragstext mit Ihrer Checkliste ab, das Ergebnis kommt innerhalb von bis zu 24 Stunden per Mail. Die KI läuft auf eigenen, lokal betriebenen Modellen.
Entscheidung und Verhandlung
Welche Verträge bleiben und wann gekündigt wird, entscheiden Menschen mit Erfahrung in Auswahl und Vertrag. Anbieter zahlen im Anbieter-Cockpit für Kontakte, nicht für Plätze im Ranking.
Quellen: Anbieter- und Referenzdatenbank von Find-Your-Software (anbieterneutral und datenbasiert, über 16.000 Systeme und über 200.000 Referenzprojekte), Selection Portal, Stand 11/2026. Die KI liefert Hinweise, keine rechtliche Bewertung.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was passiert mit Softwareverträgen bei einer Übernahme?
Das hängt von der Transaktion ab. Beim Kauf von Anteilen bleibt die Gesellschaft Vertragspartner, der Vertrag läuft weiter, außer eine Klausel zum Kontrollwechsel gibt dem Anbieter ein Zustimmungs- oder Kündigungsrecht. Beim Kauf von Geschäftsbetrieb oder einzelnen Verträgen wechselt der Vertragspartner, der Anbieter muss mitwirken, für die Zahlungspflicht nach § 415 Abs. 1 BGB. Bei einer Verschmelzung geht das Vermögen einschließlich der Verbindlichkeiten über, § 20 Abs. 1 Nr. 1 UmwG.
Was ist eine Change-of-Control-Klausel in einem Softwarevertrag?
Sie knüpft Rechte des Anbieters an einen Wechsel der Eigentümer oder der Kontrolle beim Kunden. Üblich sind Anzeigepflicht, Zustimmungsvorbehalt oder Sonderkündigungsrecht. Was als Kontrollwechsel gilt, steht im Vertrag. Beim Nutzungsrecht kann der Urheber es bei wesentlich geänderten Beteiligungsverhältnissen zurückrufen, wenn ihm die Ausübung nicht zuzumuten ist, § 34 Abs. 3 UrhG.
Muss ich dem Softwareanbieter einen Eigentümerwechsel mitteilen?
Das richtet sich nach dem Vertrag. Prüfen Sie die Klauseln zu Kontrollwechsel, Anzeige und Sonderkündigung, eine Anzeigepflicht hat meist eine Frist ab Vollzug. Ohne Klausel ist eine Mitteilung sinnvoll, sobald sich Vertragsgesellschaft, Nutzerkreis oder Rechnungsadresse ändern.
Dürfen Mitarbeitende der zugekauften Gesellschaft unsere Lizenzen nutzen?
Das regelt der Vertrag. Ob verbundene Unternehmen mitnutzen dürfen, steht in der Definition von Nutzer und Lizenznehmer, oft in einer Konzernklausel. Prüfen Sie außerdem Standort und Zählweise. Reicht der Vertrag nicht, verhandeln Sie vor Nutzungsbeginn.
Wie lange muss ich Softwareverträge aufbewahren?
Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, § 147 Abs. 4 AO, und läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für Steuern läuft, für die die Unterlagen von Bedeutung sind. Löschen Sie gekündigte Verträge deshalb nicht aus dem Register.
Wie finde ich alle Softwareverträge beider Unternehmen?
Fordern Sie von beiden Seiten Verträge an und gleichen Sie sie mit den Rechnungen der letzten zwölf Monate ab, denn Fachbereiche können Abonnements selbst abschließen. Ordnen Sie jedem Vertrag ein System zu, etwa mit IT-Systemlandschaft erfassen. Die gesamte IT erfasst die IT-Bestandsaufnahme.
Welche Softwareverträge prüfe ich zuerst?
Zuerst die Verträge, an denen laufender Betrieb und Finanzabschluss hängen, dann die mit nahen Fristen oder Zustimmungspflicht. Das sind meist ERP, Buchhaltung, Lohn und Cloud-Dienste mit Kundendaten. Für den Konzernabschluss gehört die Konsolidierung dazu, siehe Konsolidierungssoftware Vergleich.
Kann ich doppelte Softwareverträge sofort kündigen?
Nur zum Laufzeitende oder mit der vereinbarten Frist. Ob eine Kündigung aus wichtigem Grund trägt, hängt vom Einzelfall ab: Die Fortsetzung muss unzumutbar sein, § 314 Abs. 1 BGB. Planen Sie rückwärts vom Fristende. Bei Cloud-Diensten begrenzt Art. 25 Abs. 2 Buchst. d Data Act die Kündigungsfrist für den Wechsel auf zwei Monate.
Was kostet es, einen Softwarevertrag zu übertragen?
Das legt der Anbieter fest. Klären Sie im Gespräch Übertragungsgebühr, Wartungsstand und neue Laufzeit getrennt. Zahlen nennt nur das Angebot des Anbieters.
Was gilt für Softwareverträge bei einer Verschmelzung?
Mit der Eintragung geht das Vermögen der übertragenden Gesellschaft einschließlich der Verbindlichkeiten auf die übernehmende über, die übertragende erlischt, § 20 Abs. 1 Nr. 1 und 2 UmwG. Informieren Sie den Anbieter, damit Rechnungen und Lizenzen auf die richtige Gesellschaft lauten.
Müssen Finanzunternehmen Verträge nach der Übernahme anders behandeln?
Ja. Finanzunternehmen führen ein Informationsregister ihrer IKT-Verträge, auch auf teilkonsolidierter und konsolidierter Ebene, Art. 28 Abs. 3 DORA. Verträge über kritische oder wichtige Funktionen brauchen eine Ausstiegsstrategie, Art. 28 Abs. 8. Nehmen Sie die Verträge der übernommenen Gesellschaft früh auf. Einzelheiten: DORA-Software.
Worin unterscheidet sich die Vertragsarbeit von der IT Due Diligence?
Die IT Due Diligence prüft vor dem Kauf, ob Verträge Risiken tragen, etwa Kontrollwechsel-Klauseln, und fließt in Kaufpreis und Garantien ein. Die Vertragsarbeit danach ordnet den Bestand: Inventar, Zustimmungen, Fristen, Lieferanten.
Erst das Register,
dann der Standard.
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erzeugt eine begründete Shortlist, unterstützt Demos und Vertrag und dokumentiert alles nachvollziehbar. Angaben laut Anbieter, Stand November 2026, ohne Gewähr. Einschätzungen geben die Meinung von Find-Your-Software wieder.