Anbieter Ranking.
Vergleichen, bewerten, begründet entscheiden.

Was ist das Anbieter Ranking im Selection Portal?

Das Anbieter Ranking vergleicht Anbieter anhand Ihrer gewichteten Anforderungen. Sie bewerten jeden Anbieter, halten Notizen fest und erhalten eine nachvollziehbare Reihenfolge. Die Kriterien stammen aus Ihrem Anforderungskatalog, nicht von Dritten. Das Ranking ist damit ein Entscheidungswerkzeug in Ihrer Hand, kein Urteil über Produkte. Es ordnet Anbieter nach Nutzwert und macht sichtbar, wie dieser Wert zustande kommt, damit Ihr Team die Reihenfolge erklären und bei Bedarf neu berechnen kann. Es ersetzt weder die Anforderungsarbeit noch die Demo, sondern macht deren Ergebnisse vergleichbar.

Wie unterscheidet sich das Ranking von einem Bewertungsportal?

Bewertungsportale starten beim Produkt und zeigen Meinungen anderer Nutzer. Das Ranking im Selection Portal startet bei Ihrem Bedarf und rechnet mit Ihren Kriterien und Gewichten. Nutzerbewertungen sind laut Produktseite keine Grundlage der Empfehlungen, und Anbieter können keine Platzierung kaufen. Dadurch ist die Reihenfolge Ihre eigene Begründung. Sie sagt nicht, welches System allgemein besser ist, sondern welches Ihre Anforderungen im Rahmen Ihrer Gewichtung am besten erfüllt. Prüfen Sie bei jedem Vergleichsangebot, wessen Kriterien gelten und wer an einer Platzierung verdient.

Wer legt Kriterien und Gewichte fest?

Ihr Team legt beides fest, idealerweise mit Freigabe durch den Sponsor des Projekts. Die Kriterien entstehen aus dem Anforderungskatalog, die Gewichte aus der Priorität und aus der Frage, welche Gruppen für Ihr Unternehmen den größten Unterschied machen. Wichtig ist der Zeitpunkt: Gewichte sollten feststehen, bevor die Antworten der Anbieter gesichtet werden. Eine spätere Änderung ist möglich, muss aber begründet und sichtbar sein, sonst entsteht der Verdacht eines Wunschergebnisses. Der Sponsor trägt damit die Verantwortung dafür, dass das Raster zum Geschäftsziel passt und nicht zum Lieblingsanbieter.

Wie viele Anbieter sollten im Ranking stehen?

Für die Detailbewertung empfiehlt Find-Your-Software als Praxisrichtwert eine Shortlist von drei bis fünf Anbietern. Eine größere Liste überfordert das Team in Demos und Bewertung. Die Zahl ist ein Richtwert und nicht durch Studien belegt. Die breite Vorauswahl, die Longlist, kann deutlich größer sein. K.O. Kriterien sortieren aus, bevor Punkte vergeben werden. Wenn nach dem Ausschluss weniger als drei Anbieter übrig bleiben, prüfen Sie, ob ein K.O. Kriterium zu streng gesetzt ist.

Was ist der Unterschied zwischen Muss, Soll, Kann und K.O. Kriterien?

Muss Anforderungen sind zwingend, Soll Anforderungen wichtig und gewichtet, Kann Anforderungen wünschenswert. Auf anderen Seiten von Find-Your-Software heißt Kann auch Kür. Ein K.O. Kriterium ist eine Muss Anforderung, bei deren Verletzung ein Anbieter ausscheidet, bevor er Punkte erhält. Nicht jede Muss Anforderung muss ein K.O. Kriterium sein. Halten Sie die Zahl der K.O. Kriterien klein und begründen Sie jedes, damit das Ranking nicht schon vor der Bewertung entschieden ist. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Anbieter ausgeschieden ist.

Wie gehe ich mit knappen Abständen um?

Behandeln Sie kleine Abstände als Gleichstand. Die Nutzwertanalyse wird in der Fachliteratur wegen Scheingenauigkeit kritisiert, weil ordinale Urteile wie exakte Messwerte verrechnet werden. Prüfen Sie dann die Sensitivität: Verändern Sie die Gewichte der Hauptgruppen und beobachten Sie, ob die Reihenfolge hält. Halten zwei Anbieter gleichauf, entscheiden Szenarien, Referenzen, Gesamtkosten, Risiko und Kann Anforderungen. Dokumentieren Sie, warum Sie so entschieden haben. Eine Sensitivitätsprüfung kostet wenig Zeit und verhindert, dass ein Abstand von wenigen Zehnteln über eine Investition mit langer Laufzeit entscheidet.

Wie vermeide ich den Ankereffekt beim Bewerten?

Der Ankereffekt bedeutet, dass ein Bezugspunkt, auch ein irrelevanter, spätere Urteile prägt. Tversky und Kahneman zeigten das 1974 in Science. Gegenmittel sind: die Reihenfolge der Anbieter mischen, bei der Erstbewertung Name, Marke und Preis ausblenden, jede Person zuerst allein bewerten lassen und beschriebene Skalenstufen verwenden. Der erste genannte Preis oder der erste gezeigte Anbieter sollte nicht der Maßstab für alle weiteren werden. Besonders wirksam ist der Wechsel der Reihenfolge je Bewerter, weil sich Anker dann nicht in einer Richtung auswirken.

Warum sollen Gewichte vor den Antworten feststehen?

Weil Gewichte die Rangfolge maßgeblich bestimmen und subjektiv sind. Wer sie nach Sicht der Angebote festlegt, kann sie unbewusst so wählen, dass der Favorit gewinnt. Das zeigt auch das Rechenbeispiel auf dieser Seite: Mit anderen Gewichten wechselt die Spitze, obwohl sich an den Punkten nichts ändert. Feste, freigegebene Gewichte schützen das Team vor diesem Vorwurf. Wenn eine Änderung nötig ist, halten Sie Grund, Datum und Freigabe schriftlich fest. Das gilt auch für K.O. Kriterien.

Gehören Kosten in das Ranking?

Das hängt vom Verfahren ab. Viele Teams bewerten den Nutzwert getrennt von den Kosten und stellen beides danach gegenüber, damit der Preis die fachliche Bewertung nicht überlagert. Alternativ kann Preis oder Gesamtkosten als eigene Gruppe mit festem Gewicht aufgenommen werden. Wichtig sind Gesamtkosten über die Laufzeit statt nur des Kaufpreises, siehe den TCO Rechner für Unternehmenssoftware. Preise nehmen Sie nur aus Angeboten, nie aus Schätzungen. Erst wenn beides vorliegt, lässt sich ein Mehrpreis gegen einen höheren Nutzwert abwägen.

Was gehört in die Notizen zu einer Bewertung?

Eine Notiz erklärt, worauf ein Punktwert beruht: Beleg aus Demo, Dokument oder Referenz, offene Fragen, vereinbarte Nachweise. Halten Sie sie kurz und sachlich. Meinungen über Personen gehören nicht hinein, auch aus Gründen der Datenminimierung nach Art. 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO. Die Notiz hilft Ihnen in der Verhandlung, bei der Abnahme und wenn jemand nach Monaten fragt, warum ein Anbieter ausgeschieden ist. Eine gute Notiz lässt sich ohne Rückfrage lesen.

Wie viele Personen sollten bewerten?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Wichtig ist, dass jede Gruppe von jemandem bewertet wird, der sie fachlich beurteilen kann, und dass mehr als eine Person urteilt. Das Vergaberecht verlangt in § 58 Absatz 5 VgV, dass an der Zuschlagsentscheidung in der Regel mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers mitwirken, für private Unternehmen ist das eine gute Orientierung. Jede Person bewertet zuerst allein, danach werden Abweichungen besprochen und nicht einfach gemittelt. Das entspricht dem Prinzip unabhängiger Urteile.

Gilt das Vergaberecht für mein Ranking?

Nur wenn ein öffentlicher Auftraggeber beschafft und die Schwellenwerte oder Verfahrensregeln greifen. Dann gelten unter anderem § 127 GWB, wonach Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung vorab bekannt sein müssen, § 97 GWB zur Gleichbehandlung und § 58 VgV zur Gewichtung. Private Unternehmen sind daran nicht gebunden, können die Grundsätze aber als Maßstab für ein faires, transparentes Verfahren nutzen. Ob das Vergaberecht in Ihrem Fall gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsabteilung oder Ihrem Anwalt.

Was tun, wenn sich Anforderungen nach dem Ranking ändern?

Ändern Sie den Katalog über den dokumentierten Weg und berechnen Sie das Ranking neu. Das Selection Portal hält spätere Anpassungen an Anforderungen, Gewichtungen und Bewertungen sichtbar. Achten Sie auf Rangumkehr: Wenn sich Kriterien oder die Menge der Alternativen ändern, kann sich die Reihenfolge verschieben, obwohl die Bewertung einzelner Anbieter gleich bleibt. Prüfen Sie deshalb nach jeder Änderung, ob die Shortlist noch trägt, und halten Sie den Grund fest. Das schafft Klarheit für alle, die der Entscheidung später folgen müssen.