Payroll Software Vergleich: Lohnabrechnung im Mittelstand.
Auswahl nach Größe, DATEV und Zeiterfassung.
Payroll Software ist die Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Sie berechnet Brutto und Netto, führt Lohnsteuer und Sozialversicherung ab, erzeugt die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung und übergibt die Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Diese Seite richtet sich an Geschäftsführung, Personalleitung und Finanzleitung im Mittelstand in Deutschland, die ihre Lohnabrechnung neu aufstellen: an Lohnbüro oder Steuerberater auslagern, im HR System abrechnen oder eine eigene Abrechnungssoftware betreiben. Der Vergleich ist nach Größe gegliedert (bis 50, 51 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende) und zeigt in einem Auszug mit 13 Beispiel Herstellern, ob ein Produkt selbst abrechnet oder nur vorbereitet, wie es Zeiterfassung und DATEV Schnittstelle behandelt und in welchem Betriebsmodell es läuft. Die Tabelle ist ein Auszug, nicht der ganze Markt. Österreich und die Schweiz haben eigene Meldewege und sind nicht Gegenstand dieser Seite. Die allgemeine Einordnung steht auf der Seite HR Software Übersicht, die Kosten eines HR Systems auf HR System Kosten. Stand aller Angaben: Oktober 2026.
Was leistet Payroll Software?
Rechnen, melden, buchen.
Payroll Software rechnet Lohn und Gehalt ab, erzeugt die Meldungen und übergibt Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Die Auswahl hängt von Unternehmensgröße, Tarifbindung, Zeiterfassung und DATEV Anbindung ab, nicht von der Zahl der Funktionen. Die erste Entscheidung lautet: auslagern oder selbst abrechnen. Erst danach lohnt der Vergleich einzelner Produkte. Das Selection Portal von Find-Your-Software sammelt Ihre Anforderungen, liefert eine begründete Shortlist und unterstützt Demos und Verträge. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl, kein Bewertungsportal, und erhält keine Zahlung für Platzierungen. Direkt unter dieser Kurzantwort folgt die Vergleichstabelle, danach die Entscheidungsregeln und die drei Größenblöcke. Zu jedem Produkt nennt die Seite nur, was die Herstellerseite sagt, Stand Oktober 2026. Wo eine Seite eine Funktion nicht nennt, steht in der Tabelle: in der Demo prüfen.
Wenn die Lohnabrechnung ohne passende Software läuft
- Stammdaten, Zeiten und Abwesenheiten werden mehrfach erfasst, einmal im Personalsystem, einmal in Excel, einmal beim Lohnbüro.
- Zuschläge und Tarifregeln stecken in Tabellen und im Kopf einer einzelnen Person, die Vertretung kann sie nicht nachvollziehen.
- Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt entstehen unter Zeitdruck, Fehler fallen erst bei der Rückfrage auf.
- Die Buchungen für die Finanzbuchhaltung werden von Hand erzeugt und weichen von der Lohnabrechnung ab.
- Beschäftigte fragen nach Abrechnungen und Bescheinigungen, die Personalabteilung verschickt sie einzeln.
Wenn Payroll Software zum Betrieb passt
- Zeiten, Abwesenheiten und Stammdaten fließen aus einer Quelle in die Abrechnung, Doppelerfassung entfällt.
- Tarif, Schicht und Zuschläge sind als Regeln hinterlegt und für mehrere Personen nachvollziehbar.
- Die Meldungen entstehen aus einem systemgeprüften Programm und werden elektronisch übermittelt.
- Die Lohnbuchungen gehen per Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung oder zur Kanzlei.
- Lohnabrechnungen stehen den Beschäftigten digital zur Verfügung, Rückfragen sinken.
Payroll Software im Auszug A bis Z:
Abrechnung, Zeiterfassung, DATEV, Betrieb.
Die Tabelle ist ein Auszug mit 13 Beispiel Herstellern, nicht der ganze Markt und keine Rangliste. Ausgewählt wurde nach der Abdeckung von fünf Gruppen: kanzleinahe Systeme (DATEV, ADDISON), Software für kleine Betriebe (Lexware, Sage), HR Systeme mit eigener oder vorbereitender Abrechnung (HeavenHR, HR WORKS, Papershift, Personio, rexx), Abrechnungsplattformen für größere Unternehmen (P&I, SD Worx) sowie Konzernprodukte und Dienstleister (ADP, SAP). Eine Bewertung floss nicht ein, die Zeilen sind alphabetisch nach Produktname sortiert. Ein Häkchen bedeutet: Die Herstellerseite nennt die Funktion. Das Zeichen für teilweise bedeutet: nur teilweise genannt oder in der Demo zu prüfen. Ein Strich bedeutet: Die Herstellerseite sagt, dass das Produkt die Funktion nicht selbst übernimmt. Preise sind Listenpreise laut Herstellerseite, Euro nur dort, wo der Hersteller Euro Preise nennt. Weitere Hersteller zeigt der Software Katalog, die Spalte Profil führt zu den HR Profilen der gezeigten Hersteller, soweit ein Profil besteht. Die Auswahl nach Unternehmensgröße vertieft die Seite Softwareauswahl nach Unternehmensgröße.
| Hersteller und Produkt | Segment | Preis ab laut Herstellerseite | Abrechnung | Zeiterfassung | DATEV Schnittstelle | Betrieb | Quelle und Stand | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ADDISON Lohn und GehaltWolters Kluwer Tax & Accounting Deutschland, Ludwigsburg | KMU und Lohnbüros | auf Anfrage | ✓ Lohnabrechnungsprogramm für kleine und mittelständische Unternehmen und Lohnbuchhaltungsbüros | ✓ Zeiterfassungs-App, Arbeitszeiten mobil oder am Desktop | ≈ Schnittstellen nicht einzeln genannt, in der Demo prüfen | ≈ Betriebsmodell nicht beschrieben, in der Demo prüfen | Produktseite, Impressum, Stand Oktober 2026 | |
| ADP LohnabrechnungADP Employer Services GmbH, Neu-Isenburg | Mittelstand bis groß, AdvancedPay ab 200 | auf Anfrage | ✓ Software (EasyPay, SmartPay, AdvancedPay) und Outsourcing in drei Servicestufen | ✓ Zeiterfassung über GFOS for ADP an AdvancedPay angebunden | ≈ DATEV auf der Produktseite nicht genannt, in der Demo prüfen | ✓ AdvancedPay cloudbasiert, Outsourcing möglich | AdvancedPay, Outsourcing, Impressum, Stand Oktober 2026 | Zum Profil → |
| DATEV Lohn und GehaltDATEV eG, Nürnberg, gegründet 1966 | Unternehmen und Kanzleien | ab 26,68 € je Monat (comfort, netto oder brutto nicht angegeben) | ✓ unbegrenzte Zahl abrechenbarer Arbeitnehmer, Abrechnung vor Ort oder in der DATEV-Cloud | ≈ auf der Produktseite nicht genannt, Zeitwirtschaft als vorgelagertes System anbindbar | ✓ Übergabe lohnrelevanter Daten über Schnittstellen in die Finanzbuchführung | Vor Ort am PC, DATEV-Cloud und Cloud-Sourcing, Rechenzentrum optional | Shop, Payroll, Unternehmensprofil, Stand Oktober 2026 | |
| HeavenHR PayrollHeavenHR GmbH, Berlin | KMU | Payroll 12,50 € je Mitarbeitende und Monat, HR Admin 5,50 € (Mindestpreis 99 €), Kommunikationsservice 99 € je Monat | ✓ Payroll Modul, Berechnung nach deutschem Recht laut Hersteller | ✓ Time Tracking im Modul HR Admin | ≈ DATEV auf den abgerufenen Seiten nicht genannt, in der Demo prüfen | ≈ Betriebsmodell nicht genannt, in der Demo prüfen | Preise, Payroll, Impressum, Stand Oktober 2026 | Zum Profil → |
| HR WORKSHRworks GmbH, Freiburg | Mittelstand (Einordnung) | auf Anfrage | – keine eigenständige Lohnabrechnungssoftware, Daten gehen an das Abrechnungssystem | ✓ Modul Zeitwirtschaft | ✓ Schnittstellen zu DATEV und ADDISON | ✓ Cloud-Lösung, keine Mindestlaufzeit | Lohnprogramm, Impressum, Stand Oktober 2026 | Zum Profil → |
| Lexware lohn+gehaltHaufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg | Kleinbetriebe bis 50, Varianten bis 250 | basis 31,90 € bis premium 95,40 € je Monat netto, Lizenz je Variante | ✓ Lohn und Gehalt für bis zu 50 (basis, plus) oder bis zu 250 Mitarbeitende (pro, premium) | ≈ Stundenerfassung, Stundenwerte aus Excel oder App, Erfassung per Browser über myCenter | ≈ Übergabe an Lohnbüros mit DATEV möglich, DATEV Schnittstelle laut FAQ in premium | Windows Desktop Software, pro und premium netzwerkfähig, myCenter im Browser | Produktseite, Impressum, Stand Oktober 2026 | |
| P&I LogaHRP&I Personal & Informatik AG, Wiesbaden, gegründet 1968 | ab 250 Mitarbeitende bis Konzern | ab 20 € je Mitarbeitende und Monat zzgl. MwSt. | ✓ LogaHR mit Lohn- und Gehaltsabrechnung, HR as a Service als Outsourcing | ✓ Zeitmanagement als Funktion genannt | ≈ DATEV nicht genannt, Schnittstellen zu ERP, Zeiterfassung und Finanzbehörden | Cloud auf eigenem Server im Rechenzentrum in Deutschland | FAQ, Preise, Impressum, Hg, Stand Oktober 2026 | |
| PapershiftPapershift GmbH, Karlsruhe | kleine Teams bis mehrere Standorte | auf Anfrage (Kosten nach Teamgröße und Funktionsumfang) | ≈ bereitet die Abrechnung zum Stichtag vor, Berechnung mit Steuern und Sozialabgaben in der Lohnbuchhaltung, Full-Service Option mit Partnern | ✓ Zeiterfassung per App, Browser oder Terminal | ✓ Export im DATEV-/SBS-optimierten Format | Cloud-Software | Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Impressum, Stand Oktober 2026 | |
| Personio PayrollPersonio, München, gegründet 2015 | 10 bis 10.000 Beschäftigte laut Personio | auf Anfrage (nach Beschäftigtenzahl und Apps, einmalige Einrichtungsgebühr) | ✓ Personio Payroll und vorbereitende Entgeltabrechnung, nativ und ITSG-zertifiziert laut Personio | ✓ Zeiterfassung im Core Plan | ✓ Schnittstelle zu DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt | Plattform, Datenspeicherung in Europa laut Hersteller | Preise, DATEV, Payroll Vergleich, Über uns, Stand Oktober 2026 | Zum Profil → |
| rexx Suiterexx systems, Hamburg | 100 bis 50.000 Mitarbeitende | auf Anfrage | – keine eigene Abrechnung, Schnittstellen zu DATEV und ADP Paisy | ✓ Zeitwirtschaft per Browser, App oder Terminal | ✓ zertifizierte, bidirektionale DATEV Schnittstelle für LODAS und Lohn und Gehalt | Cloud oder eigene Installation auf Ihren Servern | HR Software, DATEV Schnittstelle, Stand Oktober 2026 | Zum Profil → |
| Sage LohnabrechnungSage GmbH, Frankfurt am Main | kleine Unternehmen, bis 50 (Option bis 150) | Essentials 20 €, Standard 30 €, Premium 40 € je Monat zzgl. MwSt. inklusive 5 Mitarbeitende, danach 3, 5 bzw. 7 € je Mitarbeitende | ✓ Lohnabrechnung inklusive gesetzlicher Meldungen, drei Tarife | ≈ Arbeitszeiten und Überstunden ab Standard, Schichtplanung in Premium, Zeiterfassung in der Demo prüfen | ✓ Buchhaltungsexport für Sage und DATEV im Tarif Essentials | Cloud-Lösung | Produktseite, Impressum, Stand Oktober 2026 | |
| SAP SuccessFactors Employee Central PayrollSAP SE, Walldorf, gegründet 1972 | Konzern und international tätige Unternehmen (Einordnung) | auf Anfrage | ≈ Payroll als Teil der SuccessFactors Suite, Deutschland in der SAP Community Länderliste (Release Q4 2019), aktuelle Abdeckung in der Demo prüfen | ✓ native Integration mit Time Management | ≈ DATEV nicht genannt, in der Demo prüfen | Betrieb in house, ausgelagert oder hybrid laut Hersteller, technisches Modell in der Demo prüfen | Funktionen, Länderliste, SAP, Stand Oktober 2026 | |
| SD Worx LohnabrechnungSD Worx GmbH, Sitz Berlin laut Impressum | KMU bis Konzern und öffentliche Verwaltung | auf Anfrage (Preisrechner für einen ersten Preisindikator) | ✓ ACCURAT HCM, LogaHR und Fidelis sowie Payroll Outsourcing bis zur kompletten Abrechnung | ≈ Zeiterfassung als anbindbares System genannt, Umfang in der Demo prüfen | ≈ DATEV nicht genannt, in der Demo prüfen | Deutsches Hosting bei ACCURAT HCM und LogaHR, Outsourcing möglich | Software, Impressum, Stand Oktober 2026 |
Auszug mit 13 Beispiel Herstellern, nicht vollständig und kein Ranking. Quellen je Zeile in der letzten Spalte, Abruf der Herstellerseiten am 9. Oktober 2026. Die Spalte Segment ist eine Einordnung von Find-Your-Software nach Herstellerangaben. Preise sind nicht eins zu eins vergleichbar: Lexware verkauft Lizenzen je Variante, Sage, HeavenHR und P&I rechnen je Mitarbeitende. Wie P&I LogaHR und das gleichnamige Angebot bei SD Worx zusammenhängen, nennen die abgerufenen Seiten nicht. Bewertungen und Schätzungen von Vergleichsportalen nutzen wir nicht. Weitere Hersteller: Software Katalog HR. Stand Oktober 2026.
Auslagern oder selbst abrechnen:
sechs Regeln für die erste Entscheidung.
Bevor Sie Produkte vergleichen, legen Sie fest, wer die Abrechnung durchführt. Drei Wege gibt es: Ein Lohnbüro oder Steuerberater rechnet ab (auslagern), das HR System bereitet vor und eine Kanzlei rechnet ab (hybrid), oder Ihr Haus rechnet mit eigener Software ab (selbst). Lesen Sie jede Zeile als Wenn Dann Regel: Trifft die Bedingung in der zweiten Spalte auf Ihren Betrieb zu, prüfen Sie zuerst die dritte Spalte. Die Größenangaben in der dritten Spalte sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software, keine Herstellerangaben und keine feste Schwelle. Die Beispiele stammen aus dem Auszug dieser Seite. Die allgemeine Logik von Make or Buy beschreibt die Seite IT-Sourcing, die Schwellen für natives Payroll im Mittelstand nennt HR Software Mittelstand. Stand der Herstellerangaben: Oktober 2026.
| Situation | Weg | Größe (Erfahrungswerte) | Wenn das gilt | Dann zuerst prüfen | Beispiele aus dem Auszug | Grenze |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Wenige Abrechnungen, einfache FälleSteuerberater oder Lohnbüro rechnet ab | Auslagern | bis etwa 20 Mitarbeitende | Keine Tarifbindung, kaum Zuschläge, der Steuerberater betreut die Buchhaltung ohnehin | Angebot der Kanzlei, Rolle im Datenschutz klären, Übergabe von Zeiten und Abwesenheiten festlegen | DATEV Lohn und Gehalt (die Kanzlei arbeitet damit), Papershift oder HR WORKS als Vorbereitung | Abhängigkeit von den Terminen der Kanzlei, Rückfragen kosten Zeit |
| Eigene HR Arbeit, Kanzlei rechnet abHybrid: Vorbereitung im System, Berechnung extern | Hybrid | etwa 20 bis 250 Mitarbeitende | Sie pflegen Zeiten und Abwesenheiten selbst, die Kanzlei arbeitet mit DATEV oder ADDISON | Schnittstelle zur Kanzlei, Rückfluss der Abrechnungen in das HR System, Zuständigkeit bei Korrekturen | Personio (vorbereitende Entgeltabrechnung), HR WORKS, rexx, Papershift | Doppelte Pflege, wenn die Rückübertragung fehlt |
| Selbst abrechnen im kleinen BetriebLohnprogramm als Desktop oder Cloud Lösung | Selbst | bis etwa 50 Mitarbeitende | Wenige Tarife, ein bis zwei Personen in der Abrechnung, begrenztes Budget | Gesetzliche Meldungen, Updates bei Gesetzesänderungen, Support, Vertretung bei Ausfall | Lexware lohn+gehalt, Sage Lohnabrechnung, DATEV Lohn und Gehalt comfort | Wissen bleibt bei einer Person, Wachstum über 50 Mitarbeitende erfordert oft den Wechsel |
| Selbst abrechnen mit Tarif und SchichtAbrechnungssoftware mit Zeitwirtschaft | Selbst | ab etwa 250 Mitarbeitende | Tarifverträge, Zuschläge, Schichtmodelle und mehrere Standorte | Tarifabbildung, Zeitkonten, Zuschlagslogik und Kostenstellen in der Demo mit echten Fällen prüfen | P&I LogaHR, SD Worx, ADP AdvancedPay, SAP SuccessFactors | Projektaufwand, Berechtigungskonzept und Pflege der Regeln |
| Abrechnung als DienstleistungPayroll Outsourcing | Auslagern | ab etwa 200 Mitarbeitende | Kein Personal für die Abrechnung, Ausfallrisiko vermeiden, einheitliche Abläufe über Standorte | Servicestufen, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, Ort der Verarbeitung, Kündigung und Datenrückgabe | ADP (Processing, Managed, Comprehensive), SD Worx, P&I HR as a Service | Wissen und Kontrolle wandern zum Dienstleister, ein späterer Wechsel ist aufwendig |
| Payroll im HR SystemEine Datenbasis für HR und Abrechnung | Integriert | etwa 20 bis 500 Mitarbeitende | Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten und Abrechnung sollen in einem System liegen | Rechenlogik, Meldungen, Korrektur nach Monatsabschluss, Rückfallweg zu DATEV bei einem Wechsel | Personio Payroll, HeavenHR Payroll, Sage Lohnabrechnung | Tiefe bei komplexem Tarifrecht, Wechselkosten betreffen das gesamte HR System |
Größen und Regeln: Erfahrungswerte von Find-Your-Software. Beispiele aus der Anbietertabelle, Quellen dort. Vorbereitende Abrechnung heißt: Das HR System prüft und übergibt Daten, die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben erfolgt extern. Weiterführend: Software Preise. Stand Oktober 2026.
ADP vs DATEV: Auslagern oder selbst abrechnen
ADP und DATEV lösen dieselbe Aufgabe an unterschiedlichen Stellen. ADP beschreibt AdvancedPay als Outsourcing Lösung für HR und Entgeltabrechnung für Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden, cloudbasiert und mit Zugang zu Abrechnungsexperten. Die Outsourcing Services gibt es in drei Stufen, Processing, Managed und Comprehensive, und ADP nennt für sie eine Zertifizierung durch das Bundeszentralamt für Steuern. DATEV bietet Lohn und Gehalt als Software an, die Sie vor Ort oder in der DATEV Cloud betreiben. Laut DATEV lassen sich beliebig viele Arbeitnehmer abrechnen, genannt sind unter anderem Baulohn, öffentlicher Dienst und Haustarife. Bestellt wird die Software in Abstimmung mit einem DATEV Mitglied, etwa der Steuerberatung. ADP nennt auf den abgerufenen Seiten keine Preise, DATEV nennt für Lohn und Gehalt comfort einen Preis ab 26,68 € je Monat. Ob Sie die Abrechnung abgeben oder selbst führen wollen, entscheidet meist mehr als der Funktionsumfang (Einschätzung von Find-Your-Software). Eine DATEV Schnittstelle nennt ADP auf den abgerufenen Seiten nicht, das klären Sie in der Demo.
| Kriterium | ADP (AdvancedPay und Outsourcing) | DATEV (Lohn und Gehalt) |
|---|---|---|
| Zielgruppe | AdvancedPay für Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden, für 1 bis 199 Mitarbeitende nennt ADP ein eigenes Angebot | Unternehmen, Bestellung in Abstimmung mit einem DATEV Mitglied (Steuerberatung, Rechtsanwalt) |
| Fokus | Entgeltabrechnung und HR Administration als Dienstleistung, Pflichtmeldungen an die Sozialversicherungen, ITSG Zertifizierung durch ADP | Abrechnungssoftware mit hoher Funktionstiefe, Sonderformen wie Baulohn und öffentlicher Dienst, flexible Tarifunterstützung |
| Betriebsmodell | Cloudbasiert, Outsourcing in drei Stufen (Processing, Managed, Comprehensive) | Vor Ort (On Premises) oder DATEV Cloud, deutsches Rechenzentrum |
| Besonderheit | Übernimmt laut ADP auch Krankengeldzahlungen und gesetzlich vorgeschriebene Umfragen, Support rund um die Uhr über ein Callcenter | Unbegrenzte Zahl abrechenbarer Arbeitnehmer und Mehrmandantenfähigkeit, eine Testversion ist laut DATEV technisch nicht möglich, stattdessen Produktdemo |
| Zeiterfassung und Schnittstellen | Zeiterfassung über GFOS for ADP, DATEV Schnittstelle auf den abgerufenen Seiten nicht genannt | Schnittstellen zu vor und nachgelagerten Systemen wie Zeitwirtschaft oder ERP, Übergabe an die Finanzbuchführung |
| Preismodell laut Hersteller | Keine Preise auf den abgerufenen Seiten, Angebot auf Anfrage | Lohn und Gehalt comfort ab 26,68 € je Monat (DATEV Shop), netto oder brutto nicht angegeben |
Quellen, abgerufen am 13.10.2026: ADP AdvancedPay, ADP Outsourcing, DATEV Payroll, DATEV Shop Lohn und Gehalt comfort.
Personio vs DATEV: HR System oder Abrechnungssoftware
Personio und DATEV treffen oft in derselben Konstellation aufeinander: Das HR System führt Stammdaten, Zeiten und Abwesenheiten, die Abrechnung läuft bei der Kanzlei oder im eigenen Haus. DATEV ist in erster Linie Abrechnungssoftware mit engem Bezug zur Steuerberatung, die Sie vor Ort oder in der DATEV Cloud betreiben. DATEV nennt eine unbegrenzte Zahl abrechenbarer Arbeitnehmer, Sonderformen wie Baulohn und flexible Tarifunterstützung (DATEV, abgerufen am 13.10.2026). Personio ist dagegen ein HR System. Wie weit dessen Abrechnungsfunktionen reichen und wie die Schnittstelle zu DATEV arbeitet, steht auf den Seiten Personio Erfahrungen und DATEV HR Integration. HR Daten in Personio und Abrechnung über DATEV ist eine verbreitete Kombination (Einschätzung von Find-Your-Software). Prüfen Sie in der Demo, wer Korrekturen nach dem Monatsabschluss verantwortet und ob die Abrechnungsdaten in das HR System zurückfließen.
Payroll Software nach Größe:
bis 50, 51 bis 499 und ab 500 Mitarbeitende.
Die drei Blöcke ordnen die Beispiele aus dem Auszug nach der Zahl der Mitarbeitenden. Die Grenzen beruhen auf den Größenangaben der Hersteller, soweit sie genannt werden (Lexware bis 50 und bis 250, Sage bis 50 mit Option bis 150, rexx ab 100, ADP AdvancedPay ab 200, P&I ab 250), und auf Erfahrungswerten von Find-Your-Software. Mittelstand meint nach der Definition des IfM Bonn Unternehmen bis 499 Beschäftigte und bis 50 Millionen Euro Jahresumsatz. Die genannten Kandidaten sind Beispiele und kein Ranking, weitere Hersteller finden Sie im Software Katalog. Eine allgemeine Hilfe zur Größe gibt die Seite Softwareauswahl nach Unternehmensgröße. Stand der Herstellerangaben: Oktober 2026.
Wenige Abrechnungen, klare Regeln
Für Betriebe bis 50 Mitarbeitende (Erfahrungswert)
In dieser Größe rechnet oft eine Person nebenbei ab oder die Kanzlei übernimmt die Abrechnung. Wichtig sind ein sicherer Meldeweg, ein planbarer Preis und eine Vertretung für Urlaub und Krankheit. Lohnprogramme für kleine Betriebe sind für diese Größe gebaut. Prüfen Sie, wie viele Mitarbeitende im Preis enthalten sind und was ein weiterer Mitarbeitender kostet. Wenn die Kanzlei ohnehin mit DATEV arbeitet, ist der Export in das DATEV Format der kürzeste Weg.
- Kandidaten aus dem Auszug: Lexware lohn+gehalt (basis und plus bis 50), Sage Lohnabrechnung, DATEV Lohn und Gehalt comfort, HeavenHR Payroll
- Stärke: niedrige Einstiegskosten, einfache Einrichtung, Export für Steuerberater
- Grenze: komplexe Tarife, Schichtzuschläge und mehrere Standorte erreichen schnell die Grenzen der Einstiegstarife
Beispiele: DATEV ab 26,68 € je Monat, Lexware plus 42,90 € netto je Monat, Sage Essentials 20 € zzgl. MwSt. inklusive 5 Mitarbeitende
Zeiten, Abwesenheiten und Abrechnung zusammenführen
Für Unternehmen mit 51 bis 499 Mitarbeitenden (Erfahrungswert)
Im Mittelstand wächst die Zahl der Sonderfälle: Teilzeit, Schicht, Zulagen, Dienstwagen, Austritte und Eintritte. Hier entscheidet sich, ob die Abrechnung im HR System liegt, ob das HR System vorbereitet und die Kanzlei rechnet, oder ob eine eigene Abrechnungssoftware läuft. Die Zeiterfassung sollte die Zuschlagslogik kennen, sonst entstehen Nacharbeiten am Monatsende. Planen Sie den Wechsel nicht in den Monat mit den meisten Eintritten.
- Kandidaten aus dem Auszug: Personio Payroll, HR WORKS, rexx, Papershift, Lexware pro und premium (bis 250), Sage mit Option bis 150
- Stärke: eine Datenbasis für Stammdaten, Zeiten und Abrechnung, Schnittstelle zur Kanzlei bei Bedarf
- Grenze: bei Tarifbindung und Schichtbetrieb die Rechenlogik mit echten Fällen testen, auch bei HR Systemen mit Payroll Modul
Beispiele: Lexware pro 73,90 € netto je Monat, Sage Standard 30 € zzgl. MwSt. inklusive 5 Mitarbeitende und 5 € je weitere, Personio und rexx auf Anfrage
Tarife, Standorte und Revisionssicherheit
Für Unternehmen ab 500 Mitarbeitenden (Erfahrungswert)
Ab dieser Größe zählen Tarifabbildung, Mandantenfähigkeit, Berechtigungen und Prüfbarkeit. Viele Häuser betreiben eine Abrechnungsplattform oder lagern die Abrechnung an einen Dienstleister aus. Die Integration mit Zeitwirtschaft, Personalstammdaten und Finanzbuchhaltung ist ein Projekt, kein Schalter. Planen Sie Testläufe über mehrere Abrechnungsmonate und klären Sie die Rollen bei Auslagerung im Vertrag.
- Kandidaten aus dem Auszug: P&I LogaHR (ab 250), SD Worx, ADP AdvancedPay (ab 200), SAP SuccessFactors, rexx (bis 50.000)
- Stärke: Tarif, Zeitwirtschaft und Mehrstandort Betrieb aus einer Plattform, Outsourcing Stufen bei ADP, SD Worx und P&I
- Grenze: Projektaufwand und Wechselaufwand, Preise nur auf Anfrage, außer P&I LogaHR ab 20 €
Beispiel: P&I LogaHR ab 20 € je Mitarbeitende und Monat zzgl. MwSt., ADP, SAP, SD Worx und rexx auf Anfrage
Sechs Funktionen,
an denen sich Payroll Software messen lässt.
Payroll Software ist mehr als ein Rechenkern. Die sechs Karten zeigen, welche Aufgaben im Monatslauf anfallen und was Sie in der Demo prüfen sollten. Rechtliche Hinweise stammen von Behörden mit Stand, Produktangaben von den Herstellerseiten, Stand Oktober 2026. Die Karten ersetzen keine Rechtsberatung. Eine Checkliste für die gesamte Softwareauswahl bietet die Seite Software Auswahl Checkliste.
Brutto, Netto, Lohnkonto
Der Abrechnungslauf berechnet aus Stammdaten, Zeiten und Zulagen das Brutto und Netto, führt Lohnsteuer und Sozialversicherung ab und erstellt Abrechnung und Lohnkonto. HeavenHR nennt die Berechnung nach geltendem deutschem Recht, Personio nennt eine Echtzeit Berechnung mit laufender Prüfung auf fehlende Daten. Prüfen Sie, wie Korrekturen nach Monatsabschluss behandelt werden.
- Testen Sie Sonderfälle: Austritt im Monat, Einmalzahlung, Pfändung, Krankheit
- Fragen Sie nach dem Ablauf für Korrekturabrechnungen
- Lassen Sie sich Vorjahreswerte und Vortragswerte beim Wechsel zeigen
Finanzamt und Sozialversicherung
Die Lohnsteuer-Anmeldung muss laut ELSTER authentifiziert an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Meldungen zur Sozialversicherung sind nach den Hinweisen der Rentenversicherung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen zu übermitteln. Fragen Sie jeden Hersteller, welche Meldungen das Produkt selbst erzeugt und wer sie versendet.
- ELSTER Zertifikat des Unternehmens oder der Kanzlei bereithalten
- Nachweis der Systemprüfung (ITSG) beim Hersteller anfordern
- Meldeweg klären: im Programm, über das SV-Meldeportal oder durch die Kanzlei
Von der Zeiterfassung zur Abrechnung
Arbeitszeit, Überstunden, Urlaub und Krankheit bestimmen den Lohn. SAP nennt die native Integration mit Time Management, rexx übergibt Überstunden und Abwesenheiten an DATEV, Papershift exportiert am Monatsende für die Payroll in DATEV, PDF oder CSV. Entscheidend ist, ob Zuschläge bei der Zeiterfassung oder erst in der Abrechnung entstehen.
- Klären Sie, wo Pausen, Rundungen und Zuschläge berechnet werden
- Prüfen Sie die Rückmeldung von Korrekturen in die Zeiterfassung
- Berücksichtigen Sie die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit
Übergabe an die Finanzbuchhaltung
Nach dem Lauf müssen Löhne, Steuern und Beiträge verbucht werden. DATEV beschreibt die Übergabe lohnrelevanter Daten über Schnittstellen in die Finanzbuchführung, Lexware nennt Datenexporte für Lexware buchhaltung, ASCII und Excel, Sage den Buchhaltungsexport für Sage und DATEV. Der Kontenrahmen und die Kostenstellen müssen zur Buchhaltung passen.
- Lassen Sie eine Beispielbuchung mit Ihren Kostenstellen erzeugen
- Klären Sie Zuständigkeit für Abgrenzungen und Rückstellungen
- Prüfen Sie den Datenweg, wenn die Buchhaltung bei der Kanzlei liegt
Dokumente für Beschäftigte
Beschäftigte erhalten Abrechnungen und Bescheinigungen zunehmend digital. DATEV Arbeitnehmer online stellt Lohnabrechnungen, SV Nachweise und Lohnsteuerbescheinigungen bereit und setzt DATEV Payroll Software voraus, Personio verteilt Abrechnungen mit einem Klick in die Mitarbeiterprofile. Zugriff und Zugriffsrechte müssen zum Datenschutzkonzept passen.
- Fragen Sie nach Zwei-Faktor-Anmeldung und Zugriff nach dem Austritt
- Klären Sie, ob Beschäftigte Dokumente selbst herunterladen können
- Stimmen Sie die Einführung mit dem Betriebsrat ab, wenn vorhanden
Aufbewahrung und Betriebsprüfung
Entgeltunterlagen sind nach § 28f SGB IV in Verbindung mit § 8 BVV in deutscher Sprache, vollständig, richtig und chronologisch zu führen, begleitende Unterlagen seit dem 1. Januar 2022 elektronisch (Deutsche Rentenversicherung, Stand Mai 2026). Das Programm sollte Unterlagen für die Prüfung bereitstellen können.
- Klären Sie, wo Altdaten nach einem Wechsel liegen und wer Zugriff hat
- Fragen Sie nach Exportformaten für die Betriebsprüfung
- Dokumentieren Sie, wie lange Daten im Dienstleister Betrieb gehalten werden
Tarif, Schicht und Zuschläge:
vier Prüffragen für die Demo.
Bei Tarifbindung und Schichtbetrieb entscheidet die Rechenlogik über den Aufwand im Monatslauf. Hersteller beschreiben das selten im Detail, deshalb gehört es in die Demo mit Ihren echten Fällen. Die vier Karten bündeln, was Sie vorbereiten sollten. Die genannten Werte für Mindestlohn und Minijob stammen von Bundesregierung und Rentenversicherung, Stand 2026. Für die steuerliche Behandlung von Zuschlägen verweist das Amtliche Lohnsteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums auf § 3b EStG (Steuerfreiheit von Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit, Fassung LStH 2026). Sätze und Grenzen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Welche Tarifverträge bildet die Software ab?
Wer tarifgebunden ist, braucht Entgeltgruppen, Stufen, Tariferhöhungen zum Stichtag und Sonderzahlungen. Hersteller nennen Tarife meist nur allgemein. SD Worx beschreibt, dass die Software tarifliche und gesetzliche Besonderheiten unterstützt, ADDISON nennt die Eignung für mittelständische Unternehmen. Lassen Sie sich Ihren Tarif in der Demo zeigen.
- Bringen Sie Ihren Entgeltrahmen und drei typische Abrechnungen mit
- Fragen Sie, wer Tarifänderungen einspielt und bis wann
- Klären Sie, ob Tarifrechte im Standard oder als Zusatzmodul enthalten sind
Zeitkonten und Schichtmodelle
Im Schichtbetrieb entstehen Mehrarbeit, Nachtstunden und Feiertagsstunden. Papershift verbindet Dienstplanung und Zeiterfassung mit dem Export für die Payroll, Sage nennt Schichtplanung im Tarif Premium, SAP verweist auf die native Integration mit Time Management. Prüfen Sie, wo Zuschläge berechnet werden.
- Legen Sie ein Schichtmodell mit Nachtarbeit als Testfall fest
- Prüfen Sie Zeitkonten, Ausgleichszeiträume und Auszahlung
- Klären Sie, wie Änderungen im Dienstplan nachträglich in die Abrechnung gelangen
Steuerfrei und beitragsfrei getrennt führen
Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit können steuerlich und sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich zu behandeln sein. Die Software muss die Lohnarten so führen, dass beides nachvollziehbar bleibt. Nennen Sie dem Hersteller Ihre Zuschlagsarten und lassen Sie die Zuordnung vorführen.
- Listen Sie alle Zuschlagsarten mit Prozentsatz und Bezugsgröße
- Fragen Sie nach Prüfhinweisen bei Überschreitung von Grenzen
- Dokumentieren Sie die Freigabe durch Steuerberatung oder Lohnbuchhaltung
Gesetzliche Grenzen als Parameter
Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein Mindestlohn von 13,90 € brutto je Stunde, ab 2027 14,60 € (Bundesregierung, Stand 21. September 2026). Die Minijob Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat und steigt 2027 auf 633 €, der Übergangsbereich reicht 2026 von 603,01 bis 2.000 € (Deutsche Rentenversicherung, Stand Februar 2026). Diese Werte sollten als Parameter pflegbar sein.
- Fragen Sie, wie schnell Änderungen im Programm bereitstehen
- Prüfen Sie Warnhinweise bei Unterschreitung der Grenzen
- Legen Sie Ablaufdaten für Verträge im Übergangsbereich fest
Cloud oder On-Premise:
vier Betriebsmodelle für die Lohnabrechnung.
Bei Payroll Software gibt es mehr als die Wahl zwischen Cloud und eigener Installation. Zum Betriebsmodell gehört auch, wer die Abrechnung durchführt und wer Gesetzesänderungen einspielt. Die vier Zeilen ordnen die Beispiele aus dem Auszug nach dem Betriebsmodell laut Herstellerseite. Die Grundsatzentscheidung beschreibt die Seite Cloud oder On-Premise, die Frage nach Datenhoheit und Abhängigkeit der Leitfaden Digitale Souveränität und Cloud. Stand der Herstellerangaben: Oktober 2026.
| Betriebsmodell | Typ | Beispiele aus dem Auszug | Was es bedeutet | Stärke | Grenze | Prüfen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cloud SoftwareBetrieb beim Hersteller | Cloud | Sage, Papershift, HR WORKS, P&I LogaHR, ADP AdvancedPay | Zugriff per Browser, Updates durch den Hersteller, Hosting laut Herstellerangabe | Schneller Start, keine eigene Serverpflege, Zugriff von mehreren Standorten | Abhängigkeit vom Anbieter, Datenstandort und Vertrag müssen geprüft werden | Auftragsverarbeitung, Standort des Rechenzentrums (P&I nennt Deutschland, Personio nennt Europa), Kündigung und Datenrückgabe |
| Desktop und On-PremiseBetrieb im eigenen Haus | Vor Ort | Lexware lohn+gehalt, DATEV vor Ort, rexx eigene Installation | Software läuft auf Arbeitsplatz oder Server im Unternehmen, Daten bleiben im eigenen Netz | Volle Kontrolle über Daten und Zeitpunkt von Updates | Eigener Aufwand für Betrieb, Datensicherung und Einspielen von Updates | Wer spielt Gesetzesänderungen ein, wie läuft die Datensicherung, wie ist der Zugriff für die Vertretung |
| HybridVor Ort oder Cloud nach Wahl | Hybrid | DATEV (vor Ort und Cloud), rexx (Cloud oder eigene Installation), SAP (in house, ausgelagert oder hybrid) | Der Hersteller bietet mehrere Betriebsformen, Sie wählen oder wechseln später | Flexibilität bei Wachstum oder Änderung der IT Strategie | Kosten und Funktionsumfang können sich je Betriebsform unterscheiden | Welche Funktionen in welcher Betriebsform verfügbar sind, was ein späterer Wechsel kostet |
| OutsourcingBetrieb und Abrechnung beim Dienstleister | Dienstleister | ADP, SD Worx, P&I HR as a Service, Steuerberater | Der Dienstleister rechnet ab und übernimmt je nach Stufe weitere Aufgaben | Entlastung der Personalabteilung, Abdeckung von Ausfall und Spitzen | Weniger eigene Kontrolle, Abhängigkeit vom Dienstleister, Wechsel aufwendig | Servicestufen, Reaktionszeiten, Zertifizierungen (ADP nennt die Zertifizierung durch das BZSt), Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO |
Betriebsmodelle laut Herstellerseiten: DATEV, Lexware, rexx, P&I, ADP, SAP, Stand Oktober 2026.
Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung, HR Suite:
vier Schnittstellen entscheiden.
Payroll Software lebt von den Systemen um sie herum. Wo die Anbindung fehlt, werden Daten doppelt gepflegt, und der Monatslauf dauert länger. Die vier Karten zeigen, was Sie bei Zeiterfassung, Finanzbuchhaltung, HR Suite und Behörden klären sollten, mit Beispielen aus Herstellerquellen. Eine allgemeine Einordnung von Schnittstellen finden Sie auf der Seite Schnittstellen und Integration in der Systemlandschaft. Stand der Herstellerangaben: Oktober 2026.
Welches System führt die Zeiten?
Papershift erfasst Zeiten per App, Browser oder Terminal und exportiert am Monatsende für die Payroll, auch im DATEV Format. rexx erfasst per Browser, App oder Terminal und übergibt Überstunden und Abwesenheiten an DATEV. ADP bindet GFOS for ADP an AdvancedPay an. Die ITSG weist darauf hin, dass seit dem 1. Januar 2022 auch Zeiterfassungssysteme, die Daten zu Arbeitsunfähigkeit abrufen, in die Systemprüfung fallen.
- Klären Sie die Richtung des Datenflusses und den Zeitpunkt der Übergabe
- Prüfen Sie Zuschläge, Pausen und Rundungen an der Schnittstelle
- Lassen Sie Korrekturen nach der Übergabe vorführen
Buchungen für Löhne, Steuern und Beiträge
DATEV übergibt lohnrelevante Daten über Schnittstellen in die Finanzbuchführung. Sage nennt den Buchhaltungsexport für Sage und DATEV bereits im Tarif Essentials, Lexware nennt Datenexporte für Lexware buchhaltung, ASCII und Excel. Wenn die Buchhaltung bei einer Kanzlei liegt, zählt das Format, das die Kanzlei erwartet.
- Fragen Sie die Kanzlei, welche Formate sie annimmt
- Prüfen Sie Kontenzuordnung und Kostenstellen
- Klären Sie, wer die Buchung nach Korrekturen neu erzeugt
Stammdaten und Abrechnung im Fluss
Personio sendet laut Herstellerseite Stammdaten, Festgehälter, Stundenlöhne, Einmal- und wiederkehrende Vergütungen und Abwesenheiten an DATEV und erhält Lohnabrechnungen und eAU Bescheinigungen zurück, die Einrichtung dauert zwischen einigen Stunden und mehreren Wochen. HR WORKS nennt Schnittstellen zu DATEV und ADDISON. Bei einer HR Suite zählt der Rückfluss ebenso wie der Hinweg.
- Fragen Sie, welche Felder in welcher Richtung übertragen werden
- Prüfen Sie, wie Abweichungen zwischen HR System und Abrechnung auffallen
- Planen Sie die Einrichtung ein, sie dauert je nach Umfang Stunden bis Wochen
ELSTER, SV-Meldeportal und Betriebsprüfung
Meldungen gehen an Finanzamt (ELSTER mit Authentifizierung) und Sozialversicherung. Das SV-Meldeportal löst seit Oktober 2023 sv.net ab, Arbeitgeber, Dienstleister und Selbständige registrieren sich mit einem Elster Zertifikat (Deutsche Rentenversicherung, Stand März 2024). Für die Prüfung der Rentenversicherung stellt die Software Entgeltunterlagen bereit.
- Klären Sie, wer Zertifikate und Zugänge verwaltet
- Fragen Sie nach der Rückmeldung von Krankenkassen und Trägern im Programm
- Prüfen Sie den Export für die Betriebsprüfung
Sechs Rechtspunkte bei der Lohnabrechnung:
Meldungen, Fristen, Datenschutz.
Die Lohnabrechnung berührt Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Datenschutz. Die sechs Punkte sind keine Rechtsberatung, sondern eine Prüfreihenfolge für das Gespräch mit Ihrer Steuerberatung, Ihrem Datenschutzbeauftragten und dem Hersteller. Jede Karte nennt die Behördenquelle und den Stand. Nicht alle Gesetzestexte konnten für diese Seite am Wortlaut geprüft werden, deshalb stehen Fristen und Sätze nur dort, wo eine Behörde sie nennt. Stand der Rechtsangaben: Oktober 2026.
Elektronisch und authentifiziert über ELSTER
Nach der ELSTER Seite für Arbeitgeber muss die Lohnsteuer-Anmeldung authentifiziert an die Finanzverwaltung übermittelt werden, ebenso die Lohnsteuerbescheinigung. Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) können nur authentifiziert abgerufen werden. Die Nutzung von Mein ELSTER setzt eine Registrierung mit einem elektronischen Zertifikat voraus.
- Zertifikat und Zuständigkeit im Unternehmen oder in der Kanzlei klären
- Fristen und Anmeldezeitraum mit der Steuerberatung abstimmen
- Quelle: ELSTER Arbeitgeber, Stand Oktober 2026
DEÜV, §§ 28a bis 28c SGB IV und systemgeprüfte Programme
Die Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) bildet mit §§ 28a bis 28c SGB IV die Grundlage des Meldeverfahrens (Deutsche Rentenversicherung, Auflage 2026, Stand 23. Dezember 2025). Übermittelt wird nach § 95 SGB IV aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen (Stand Mai 2026). Die ITSG prüft die Programme in der Systemuntersuchung.
- Systemprüfung des Programms beim Hersteller nachfragen
- Meldeweg klären: Programm, SV-Meldeportal oder Kanzlei
- Gemeinsames Rundschreiben Meldeverfahren, Fassung vom 11. September 2025, beachten
13,90 € seit 2026, Minijob Grenze 603 €
Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Stunde und steigt 2027 auf 14,60 € (Bundesregierung, Stand 21. September 2026). Die Minijob Grenze liegt bei 603 € im Monat, 2027 sind es 633 €. Der Übergangsbereich beginnt 2026 bei 603,01 € und endet bei 2.000 € (Deutsche Rentenversicherung, Stand Februar 2026).
- Grenzen als Parameter im Programm pflegen
- Verträge mit Stundenlohn und Minijobs vor dem Jahreswechsel prüfen
- Quellen: Bundesregierung und Deutsche Rentenversicherung
Entgeltunterlagen, Betriebsprüfung und Fristen
Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (Deutsche Rentenversicherung, Stand Mai 2026). Für Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltslisten hat die Bundesregierung die handels- und steuerrechtlichen Fristen von zehn auf acht Jahre verkürzt (Stand Januar 2025). Weitere Fristen klären Sie mit der Steuerberatung.
- Aufbewahrungskonzept in Software und Archiv abstimmen
- Löschkonzept für Bewerber- und Altdaten ergänzen
- Datenrückgabe bei Wechsel des Dienstleisters vertraglich regeln
Art. 28 DSGVO und Rolle des Dienstleisters
Art. 28 DSGVO verlangt hinreichende Garantien, einen Vertrag und Weisungsbindung. Nach dem DSK Kurzpapier Nr. 13 (Stand Januar 2018) ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rechenzentrum regelmäßig Auftragsverarbeitung, bei Steuerberatern als Berufsgeheimnisträgern in der Regel nicht. Die Bayerische Aufsicht nennt Lohnbuchhaltung nach Anweisung des Arbeitgebers als Beispiel (EDSA Leitlinien 07/2020). Bei Verstößen sind Bußgelder bis 10 Mio. € oder 2 % des Jahresumsatzes möglich.
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung prüfen, wenn der Dienstleister weisungsgebunden arbeitet
- Unterauftragnehmer und Standorte der Verarbeitung abfragen
- Welche nationale Norm daneben gilt, etwa § 26 BDSG, mit dem Datenschutzbeauftragten klären
Aufzeichnung der Arbeitszeit und EuGH Urteil
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen, laut Bundesarbeitsministerium ohne Formvorschrift, Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich (Stand August 2025). Zum Beschäftigtendatenschutz hat der EuGH am 30. März 2023 (C-34/21) Art. 88 DSGVO ausgelegt, für die hessischen Vorschriften steht die Entscheidung des VG Frankfurt aus (Hessischer Datenschutzbeauftragter).
- Zeiterfassung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem abstimmen
- Zugriffsrechte auf Lohndaten eng fassen
- Entwicklung im Arbeitszeitgesetz beobachten, eine elektronische Aufzeichnungspflicht ist geplant
Kosten von Payroll Software:
sechs Blöcke und ein Rechenbeispiel.
Diese Seite nennt nur Preise, die Hersteller auf ihren Seiten veröffentlichen, Stand Oktober 2026. Alle anderen Preise gibt es auf Anfrage. Die Kostenblöcke eines HR Systems insgesamt beschreibt die Seite HR System Kosten, die Grundlagen für Preise und Einstiegstarife die Seite Software Preise, die Gesamtkosten der Einführung der TCO-Rechner. Das Honorar einer Steuerberatung für die Lohnabrechnung ist hier nicht beziffert, Richtwerte nennt HR System Kosten. Das Rechenbeispiel steht unter der Tabelle.
| Kostenblock | Beispiele | Bezugsgröße | Spanne laut Herstellerseite | Zusätzlich einplanen |
|---|---|---|---|---|
| Lizenz DesktopMonatliche Rate je Variante | Lexware lohn+gehalt, DATEV Lohn und Gehalt comfort vor Ort | Variante, Arbeitsplätze, Mitarbeitende bis 50 oder bis 250 | 26,68 € bis 95,40 € je Monat | Support-Service-Paket (Lexware plus mit Paket 53,80 €, premium mit Paket 113,30 € netto je Monat, jeweils Gesamtpreis inklusive Lizenz), Updates, Server bei netzwerkfähigen Varianten |
| Lizenz Cloud je MitarbeitendePreis nach Kopfzahl | Sage Lohnabrechnung, HeavenHR Payroll, P&I LogaHR | Mitarbeitende und Monat | 3 € bis 20 € je Mitarbeitende und Monat | Sage ab dem sechsten Mitarbeitenden 3 bis 7 €, HeavenHR 12,50 €, P&I ab 20 €; Mindestpreise, Rabatt von 10 % bei Jahreszahlung bei HeavenHR, Mehrwertsteuer |
| Meldeservice und KommunikationOft ein eigener Posten | HeavenHR Kommunikationsservice, ADP Kommunikationsmanager | Pauschal je Monat | 99 € je Monat bei HeavenHR, sonst auf Anfrage | Prüfen, ob Meldungen im Preis enthalten sind oder gesondert berechnet werden |
| HR Plattform mit PayrollPreise auf Anfrage | Personio, rexx, SAP, SD Worx, ADP | Beschäftigte und Apps oder Module | auf Anfrage | Einrichtungsgebühr (Personio nennt eine einmalige Gebühr, Höhe auf Anfrage), Implementierung, Schnittstellen |
| Outsourcing oder KanzleiPreise auf Anfrage | ADP Outsourcing, SD Worx, P&I HR as a Service, Steuerberatung | Abrechnungen und Servicestufe | auf Anfrage | Sonderfälle, Korrekturen, Meldungen, Schulung; Angebote mit gleicher Leistungsbeschreibung vergleichen |
| Zeiterfassung und SchnittstellenMeist zusätzliche Module | Papershift, rexx Zeitwirtschaft, HR WORKS Zeitwirtschaft, GFOS for ADP | Nutzer und Modul | auf Anfrage, HeavenHR HR Admin mit Time Tracking ab 5,50 € | Terminals, Lizenzen für Schnittstellen, Pflege des Exports |
Preise laut Herstellerseiten, Abruf am 9. Oktober 2026: DATEV, Lexware, Sage, HeavenHR, P&I, Personio. Ob Beträge netto oder brutto gelten, nennen DATEV und HeavenHR nicht. Stand Oktober 2026.
Rechenbeispiel von Find-Your-Software:
drei Größen, offene Annahmen.
Das Rechenbeispiel von Find-Your-Software rechnet ausschließlich mit den veröffentlichten Listenpreisen aus dem Auszug. Es ist kein Angebot und keine Marktpreisaussage. Annahmen: Alle Mitarbeitenden sind abrechnungsrelevant, Listenpreise ohne Rabatt, Monatszahlung, keine Zusatzmodule, Zeiterfassung und Einrichtung nicht eingerechnet. Die Produkte unterscheiden sich im Umfang und sind nicht Zeile für Zeile vergleichbar, Lexware verkauft eine Lizenz für bis zu 50 oder 250 Mitarbeitende, die anderen berechnen je Mitarbeitende. Wo ein Hersteller nur auf Anfrage anbietet, fehlt er im Beispiel. Stand der Preise: Oktober 2026.
| Größenklasse | Annahme | Spanne der Listenpreise je Monat | Rechnung im Einzelnen | Nicht enthalten |
|---|---|---|---|---|
| Bis 50 MitarbeitendeBeispiel mit 30 Mitarbeitenden | Eine Person in der Abrechnung, keine Tarifbindung | 26,68 € bis 474 € | DATEV comfort ab 26,68 €. Lexware plus 42,90 € netto. Sage Essentials 20 € + 25 × 3 € = 95 € zzgl. MwSt., Sage Standard 30 € + 25 × 5 € = 155 € zzgl. MwSt. HeavenHR Payroll 30 × 12,50 € = 375 € plus Kommunikationsservice 99 € = 474 € | Einrichtung, Schulung, Datenübernahme, Zeiterfassung, Umsatzsteuer bei Nettopreisen, Kanzleihonorar |
| 51 bis 499 MitarbeitendeBeispiel mit 100 Mitarbeitenden | Eine bis zwei Personen in der Abrechnung, einfache Zuschläge | 73,90 € bis 1.349 € | Lexware pro 73,90 € netto (bis 250). Sage Essentials mit Option bis 150: 20 € + 95 × 3 € = 305 € zzgl. MwSt., Sage Standard: 30 € + 95 × 5 € = 505 € zzgl. MwSt. HeavenHR Payroll 100 × 12,50 € = 1.250 € plus 99 € = 1.349 € | Personio, rexx, HR WORKS, Papershift (auf Anfrage), Einrichtung, Schulung, Schnittstellen, Zeiterfassung |
| Ab 500 MitarbeitendeBeispiel mit 600 Mitarbeitenden | Abrechnungsteam, Tarifbindung, mehrere Standorte | ab 12.000 € | P&I LogaHR ab 20 € × 600 = 12.000 € zzgl. MwSt. als Untergrenze, weil der Hersteller nur einen Ab-Preis nennt | ADP, SAP, SD Worx, rexx (auf Anfrage), Projektkosten, Zeitwirtschaft, Outsourcing Stufen, Schnittstellen |
Rechenbeispiel von Find-Your-Software auf Basis veröffentlichter Listenpreise der Hersteller, kein Angebot. Quellen: Lexware, Sage, HeavenHR, P&I, DATEV. Stand Oktober 2026.
Von der Entscheidung zur Shortlist
in sechs Schritten.
Das Selection Portal von Find-Your-Software sammelt Anforderungen, liefert eine begründete Shortlist und unterstützt Demos und Verträge. Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl, kein Bewertungsportal, und erhält keine Zahlung für Platzierungen. Die Funktionen beschreiben die Seiten Anforderungen sammeln, Softwarevertrag prüfen und Werkzeug statt Bewertungsportal. Die sechs Schritte funktionieren mit oder ohne Portal. Nach der Methodik der Seite Nutzwertanalyse und Bewertungsraster gewichten Sie die Kriterien vor der Demo.
Weg festlegen: auslagern, vorbereiten oder selbst abrechnen
Beginnen Sie mit der Entscheidung, wer abrechnet. Nutzen Sie die sechs Regeln auf dieser Seite und halten Sie fest, warum Sie sich so entscheiden: Zahl der Abrechnungen, Tarife, Know how, Kosten der Kanzlei, Risiko bei Ausfall. Diese Entscheidung verkleinert die Auswahl sofort, denn ein Outsourcing Dienstleister und eine Desktop Software lassen sich nicht in einer Demo vergleichen.
Anforderungen und Testfälle sammeln
Sammeln Sie Tarife, Zuschläge, Schichtmodelle, Standorte, Zeiterfassung, DATEV Schnittstelle, Betriebsmodell und Datenschutzvorgaben. Schreiben Sie fünf bis zehn echte Abrechnungsfälle auf, die in der Demo gerechnet werden sollen. Diese Testfälle sind wertvoller als jede Funktionsliste, weil sie die Besonderheiten Ihres Betriebs zeigen.
Longlist aus Auszug und Katalog bilden
Nehmen Sie aus dem Auszug dieser Seite und dem Katalog zehn bis fünfzehn Hersteller, die zu Größe und Weg passen. Streichen Sie Muss-Kriterien, die der Hersteller auf seiner Seite verneint, etwa bei HR WORKS die eigene Abrechnung. Bleiben Sie anbieterneutral: Der Auszug ist nach Alphabet sortiert und kein Ranking.
Demo mit echten Fällen durchführen
Laden Sie drei bis fünf Hersteller ein und lassen Sie Ihre Testfälle rechnen. Prüfen Sie Zuschläge, Korrekturen, Meldungen, Export an DATEV und Buchung. Beziehen Sie die Person ein, die später abrechnet, und die Kanzlei, wenn sie beteiligt ist. Lassen Sie offene Punkte schriftlich beantworten.
Recht und Datenschutz klären
Fordern Sie den Nachweis der Systemprüfung an, prüfen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Standort der Daten und die Zuständigkeit für Gesetzesänderungen. Stimmen Sie Zeiterfassung und Zugriff mit dem Betriebsrat und dem Datenschutzbeauftragten ab.
Vertrag, Wechseltermin und Parallellauf planen
Verhandeln Sie Laufzeit, Kündigung, Datenrückgabe und Preise für Zusatzmodule. Legen Sie den Wechseltermin fest, planen Sie mindestens einen Parallellauf und prüfen Sie die Ergebnisse gegen die bisherige Abrechnung. Wer den Vertrag mit Unterstützung prüfen möchte, nutzt die Funktion Softwarevertrag prüfen im Selection Portal.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist Payroll Software?
Payroll Software ist Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Sie berechnet aus Stammdaten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten das Brutto und Netto, führt Lohnsteuer und Sozialversicherung ab, erstellt Lohnabrechnung und Lohnkonto und erzeugt die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung. Außerdem übergibt sie die Buchungen an die Finanzbuchhaltung. Manche Produkte rechnen selbst ab, andere bereiten nur vor und übergeben an DATEV oder ein Lohnbüro. Welche Variante ein Hersteller anbietet, zeigt die Tabelle dieser Seite, Stand Oktober 2026 laut Herstellerseiten.
Welche Payroll Software eignet sich für den Mittelstand?
Das hängt von Größe und Tarifbindung ab, nicht von einem Siegerprodukt. Bis 50 Mitarbeitende reichen oft Lohnprogramme wie Lexware, Sage oder DATEV Lohn und Gehalt comfort. Zwischen 51 und 499 Mitarbeitenden kommen HR Systeme mit eigener oder vorbereitender Abrechnung wie Personio, HR WORKS oder rexx in Frage, dazu Abrechnungsplattformen. Ab 500 Mitarbeitenden prüfen Sie P&I, SD Worx, ADP oder SAP. Die Beispiele stammen aus dem Auszug dieser Seite und sind keine Empfehlung, Stand Oktober 2026.
Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern?
Auslagern lohnt sich bei wenigen Abrechnungen, einfachen Fällen und fehlendem Abrechnungswissen im Haus. Selbst abrechnen lohnt sich bei Tarifbindung, Schichtbetrieb, vielen Zuschlägen oder mehreren Standorten, weil Rückfragen mit einer Kanzlei dann Zeit kosten. Dazwischen liegt die Hybridform: Das HR System bereitet vor, Kanzlei oder Dienstleister rechnet ab. Prüfen Sie bei jeder Auslagerung die Rolle im Datenschutz nach Art. 28 DSGVO. Die sechs Entscheidungsregeln stehen weiter oben, die Größenangaben sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software.
Welche Payroll Software hat eine DATEV Schnittstelle?
Laut Herstellerseiten nennen Personio (DATEV LODAS und Lohn und Gehalt), rexx (zertifizierte, bidirektionale Schnittstelle), HR WORKS (DATEV und ADDISON), Papershift (Export im DATEV Format) und Sage (Buchhaltungsexport für Sage und DATEV im Tarif Essentials) eine Anbindung. Lexware nennt die Übergabe an Lohnbüros mit DATEV und eine DATEV Schnittstelle in premium. Bei ADP, P&I, SAP, SD Worx, HeavenHR und ADDISON nennen die abgerufenen Seiten DATEV nicht, deshalb gilt: in der Demo prüfen. Stand Oktober 2026.
Was kostet Payroll Software?
Nur ein Teil der Hersteller nennt Preise. Laut Herstellerseiten, Stand Oktober 2026: DATEV Lohn und Gehalt comfort ab 26,68 € je Monat, Lexware lohn+gehalt von 31,90 € bis 95,40 € netto je Monat, Sage Lohnabrechnung ab 20 € je Monat zzgl. MwSt. inklusive fünf Mitarbeitende, HeavenHR Payroll 12,50 € und P&I LogaHR ab 20 € je Mitarbeitende und Monat. Personio, ADP, SAP, SD Worx und rexx nennen Preise auf Anfrage. Das Rechenbeispiel steht im Abschnitt Kosten und Aufwand.
Payroll Software mit Zeiterfassung: was ist möglich?
Es gibt drei Muster. Erstens Abrechnung und Zeitwirtschaft aus einer Hand, etwa SAP mit nativer Integration von Time Management oder Personio, dessen Core Plan Zeiterfassung enthält. Zweitens eine eigene Zeiterfassung mit Export an die Abrechnung, etwa Papershift oder rexx mit Übergabe von Überstunden und Abwesenheiten an DATEV. Drittens Einfachlösungen wie die Stundenerfassung von Lexware. Seit der Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ist die Arbeitszeit aufzuzeichnen, laut BMAS ohne Formvorschrift (Stand August 2025).
Cloud oder On-Premise bei Payroll Software?
Beides ist am Markt. DATEV läuft vor Ort am PC und in der DATEV-Cloud, Lexware als Windows Desktop Software, rexx in der Cloud oder auf eigenen Servern, Sage, Papershift und P&I LogaHR in der Cloud. Entscheidend sind Datenstandort, Auftragsverarbeitung, Verantwortung für Gesetzesupdates und die Frage, wer die Meldungen an Finanzamt und Sozialversicherung übermittelt. Prüfen Sie Hosting-Angaben im Vertrag. Die Grundsatzentscheidung beschreibt die Seite Cloud oder On-Premise. Fragen Sie im Gespräch mit den Anbietern auch nach Backup, Zugriffsrechten und dem Umgang mit Updates.
Wie wechselt man die Lohnabrechnung?
Planen Sie den Wechsel zu einem Monats- oder Jahreswechsel, damit Lohnkonten und Meldungen sauber getrennt sind (Erfahrungswert von Find-Your-Software). Übernehmen Sie Stammdaten, Lohnarten, Vortragswerte und Zeitkonten, rechnen Sie Testfälle gegen die alte Abrechnung und führen Sie einen Parallellauf durch. Klären Sie die Aufbewahrung der Altdaten: Entgeltunterlagen sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (Deutsche Rentenversicherung, Stand Mai 2026). Die Wechselkosten im HR Umfeld behandelt HR System Kosten.
Was ist der Unterschied zwischen vorbereitender und vollständiger Lohnabrechnung?
Bei der vorbereitenden Abrechnung erfassen und prüfen Sie Daten im HR System, etwa Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten und Zulagen, und übergeben sie an DATEV, ADDISON oder ein Lohnbüro, das Steuern und Sozialabgaben berechnet. Bei der vollständigen Abrechnung berechnet die Software selbst und erstellt Lohnabrechnung und Meldungen. Laut Herstellerseiten ist HR WORKS keine eigenständige Lohnabrechnungssoftware, Papershift bereitet vor, Personio bietet beides, Stand Oktober 2026. Ob Ihr Fall mit der vorbereitenden Variante ausreicht, hängt von Zahl der Beschäftigten, Tarifregeln und der Rolle Ihrer Steuerberatung ab; prüfen Sie das in der Demo.
Was bedeutet die ITSG Systemprüfung bei Payroll Software?
Die ITSG prüft in der Systemuntersuchung, ob Programme zur Abrechnung von Entgelten die gesetzlichen Regeln für Meldungen und Beiträge einhalten. Nur Programme, die diese Systemprüfung bestanden haben, dürfen für den elektronischen Datenaustausch genutzt werden (ITSG, Stand Oktober 2026). Die Rentenversicherung nennt die Übermittlung aus systemgeprüften Programmen nach § 95 SGB IV (Stand Mai 2026). Fragen Sie jeden Hersteller nach dem Nachweis, denn nicht jede Produktseite nennt ihn. Personio nennt sich ITSG-zertifiziert, ADP erwähnt die ITSG-Zertifizierung seines Kommunikationsmanagers.
Was gilt bei Auslagerung der Lohnabrechnung für den Datenschutz?
Lohndaten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten. Beim Einsatz eines Dienstleisters verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag, Weisungsbindung und eine Regelung zu Unterauftragnehmern. Nach dem DSK Kurzpapier Nr. 13 (Stand Januar 2018) ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rechenzentrum regelmäßig Auftragsverarbeitung, bei Steuerberatern als Berufsgeheimnisträgern liegt in der Regel keine vor. Der Einzelfall ist zu prüfen. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie es mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Dokumentieren Sie die Entscheidung, den Vertrag und die technischen Schutzmaßnahmen, damit Sie bei Anfragen von Beschäftigten oder Aufsichtsbehörden Auskunft geben können.
Welche Grenzen für Mindestlohn und Minijob muss die Software abbilden?
Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 13,90 € brutto je Stunde, ab 2027 14,60 € (Bundesregierung, Stand 21. September 2026). Die Minijob Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat und steigt 2027 auf 633 €. Der Übergangsbereich reicht 2026 von 603,01 bis 2.000 € (Deutsche Rentenversicherung, Stand Februar 2026). Prüfen Sie in der Demo, ob diese Werte als Parameter pflegbar sind, wie schnell Änderungen eingespielt werden und ob das Programm bei Unterschreitung warnt.
Wie lange müssen Lohnunterlagen aufbewahrt werden?
Das hängt von der Unterlage ab. Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV sind bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (Deutsche Rentenversicherung, Stand Mai 2026). Für Buchungsbelege wie Lohn- und Gehaltslisten hat die Bundesregierung die handels- und steuerrechtliche Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt (Stand Januar 2025). Für das Lohnkonto und weitere steuerliche Fristen klären Sie die aktuellen Fristen mit Ihrer Steuerberatung. Legen Sie intern fest, wer Unterlagen aufbewahrt und wer löscht, und klären Sie das auch für den Zugriff nach einem Anbieterwechsel.
Die richtige Payroll Software
für Ihren Betrieb.
Die Tabellen auf dieser Seite sind Auszüge mit Beispielen, nicht der ganze Markt. Die Matching Engine von Find-Your-Software vergleicht Ihre Anforderungen mit passenden HR Systemen und liefert eine begründete Shortlist. Im Selection Portal erfassen Sie danach Anforderungen, planen Demos mit Ihren Abrechnungsfällen und prüfen Angebote und Verträge. Find-Your-Software ist kein Bewertungsportal und erhält keine Zahlung für Platzierungen. Wer lieber zuerst mit einer Person spricht, bucht ein kostenloses Erstgespräch.