XRechnung vs ZUGFeRD.
Welches Format für Ihre E-Rechnung?
XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden verbreiteten Formate für die E-Rechnung in Deutschland. XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz und Standard bei öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit eingebettetem XML und ist im B2B-Geschäft verbreitet. Diese Seite erklärt für den Mittelstand vor der Ausstellungspflicht ab 2027 die technischen Unterschiede, die sechs ZUGFeRD-Profile, die Rechtslage laut BMF und welche Software beide Formate beherrscht.
Reines XML oder PDF mit XML.
Zwei Wege zur E-Rechnung.
Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind laut BMF zulässige E-Rechnungen. Welches Format Sie nutzen, regeln Sie zivilrechtlich mit Ihrem Geschäftspartner. Steuerlich maßgeblich ist immer der strukturierte XML-Teil.
XRechnung
- Reine XML-Datei, für Menschen nur mit Viewer lesbar
- Syntax UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII
- Deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931 von der KoSIT
- Standard bei Bund und vielen Ländern, Leitweg-ID nötig
- Nur die jeweils aktuelle Version darf genutzt werden
ZUGFeRD
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML, direkt lesbar
- Syntax nur UN/CEFACT CII
- Herausgegeben vom FeRD, identisch mit Factur-X in Frankreich
- Im B2B verbreitet, Empfänger ohne Software sehen das PDF
- Sechs Profile, vier davon gelten als E-Rechnung
Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, xeinkauf.de XRechnung, FeRD ZUGFeRD, Stand 2026.
Welche Software beide Formate kann.
8 Werkzeuge im Überblick.
Die meisten aktuellen ERP- und Buchhaltungssysteme erzeugen beide Formate. Für Prüfung und Anzeige gibt es kostenlose Werkzeuge der Verwaltung und aus der Open-Source-Welt. Die Auswahl ist redaktionell und keine Rangfolge, mehr Anbieter finden Sie im Vergleich der E-Rechnung Software.
| Anbieter | Segment | Preis ab | XRechnung | ZUGFeRD | Prüfen und Anzeigen | Einsatz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KoSIT ValidatorPrüfwerkzeug der KoSIT, Open Source | Payroll | kostenlos | ✓ Prüfung gegen Schema und Schematron | ≈ über passende Konfiguration | ✓ Prüfbericht als XML | Technische Prüfung, für IT und Dienstleister |
| MustangOpen-Source-Bibliothek, Apache 2 | Payroll | kostenlos | ✓ Validierung und Anzeige | ✓ Validierung und Anzeige | ✓ HTML-Visualisierung | Entwickler und Eigenlösungen |
| ELSTER E-Rechnung ansehenService der Steuerverwaltung | Payroll | kostenlos | ✓ Anzeige | ≈ Unterstützung uneinheitlich | ≈ nur Anzeige, unverbindlich | Gelegentliche Einzelrechnungen |
| Microsoft Dynamics 365 Business CentralERP für den Mittelstand | Mittelstand | ab 69,30 €/Nutzer/Mo | ≈ nur UBL | ✓ senden und empfangen | ✓ E-Document-Services | Ein Format je Versandprofil, ab Version 26.3 |
| weclappCloud-ERP, Kitzingen | KMU | ab 39 €/Nutzer/Mo | ✓ erzeugen und importieren | ✓ erzeugen und importieren | ✓ technische Validierung | E-Rechnung im Starter-Tarif |
| Sage 100ERP für den Mittelstand | Mittelstand | ab 56 €/Nutzer/Mo | ✓ erzeugen und lesen | ✓ erzeugen und lesen | ✓ Komfortpaket mit Validierung | Mit UBL-Konverter |
| Lexware OfficeCloud-Buchhaltung, Freiburg | KMU | ab 7,90 €/Mo | ✓ erstellen und erfassen | ✓ erstellen und erfassen | ✓ Erfassung nach EN 16931 | Kleinbetriebe, alle Tarife |
| d.velopRechnungseingang und DMS, Gescher | Mittelstand | ab 340 €/Mo | ✓ Eingang | ✓ Eingang, auch Factur-X | ✓ Validierung gegen EN 16931 | Eingangsrechnungen neben dem ERP |
Angaben laut Herstellerseiten und Projektseiten, Stand Oktober 2026. Quellen: KoSIT Validator, Mustang, ELSTER, Microsoft Learn, weclapp, Sage, Lexware, d.velop.
Sechs Profile, vier sind E-Rechnung.
Das richtige Profil wählen.
ZUGFeRD unterscheidet Profile nach Umfang der Daten im XML. Laut BMF ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 eine zulässige E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL. Der FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931.
Keine E-Rechnung
Nur Kopfdaten als Buchungshilfe.
- Keine Positionsdaten
- Nicht als vollständige Rechnung anerkannt
- Für die Pflicht ungeeignet
Keine E-Rechnung
Kopf- und Summendaten ohne Positionen.
- Buchungshilfe ohne Zeilen
- Nicht als vollständige Rechnung anerkannt
- Für die Pflicht ungeeignet
E-Rechnung für einfache Fälle
Vollständige Rechnung mit Positionsdaten.
- Zulässig nach UStAE 14.1 Abs. 14
- Für einfache Rechnungen
- Keine Anlagen im XML
Empfohlener Standard
Früher COMFORT, deckt die EU-Norm vollständig ab.
- Empfehlung des FeRD
- Anlagen im XML möglich
- Für die meisten B2B-Rechnungen
Für komplexe Rechnungen
Erweiterung der EN 16931 um zusätzliche Felder.
- Branchen- und Sonderfälle
- Anlagen im XML möglich
- Empfänger muss Felder verarbeiten können
XRechnung im PDF
Seit ZUGFeRD 2.1.1, bindet die KoSIT-XRechnung ein.
- Nur Syntax CII
- Beim Bund nur als reine XML-Datei
- Brücke zwischen B2B und B2G
Quellen: FeRD FAQ, BMF-Schreiben vom 15.10.2025, UStAE 14.1 Abs. 14, FeRD ZUGFeRD 2.5.2, Stand 2026.
Was BMF und Verwaltung vorgeben.
Sechs Regeln im Überblick.
Grundlage ist § 14 UStG mit den Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG. Wie Formate und Fehler zu behandeln sind, regelt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15.10.2025.
Beide Formate erlaubt
XRechnung und ZUGFeRD erfüllen die EN 16931.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1
- Ohne MINIMUM und BASIC WL
- Formatwahl zivilrechtlich zwischen den Parteien
XML ist führend
Bei ZUGFeRD geht der strukturierte Teil dem PDF vor.
- Vorsteuerabzug nur aus dem XML
- Abweichendes PDF kann eigene Rechnung sein (§ 14c UStG prüfen)
- Geringfügige technische Abweichungen unschädlich
Drei Fehlerklassen
Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler.
- Formatfehler: keine E-Rechnung
- Verlass auf Validierung bei kaufmännischer Sorgfalt
- Validierungsbericht aufbewahren
Öffentliche Auftraggeber
Beim Bund Pflicht seit 27.11.2020, Länder unterschiedlich.
- XRechnung als Standard nach § 4 ERechV
- Leitweg-ID im Feld Buyer reference (BT-10)
- PDF allein ist keine E-Rechnung
XRechnung aktuell halten
Nur die veröffentlichte aktuelle Version gilt.
- 3.0 gilt mindestens bis 31.07.2027
- 4.0 final im Frühjahr 2027
- ZUGFeRD-Versionen ohne Ablaufdatum
Aufbewahrung
Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG.
- XML unverändert archivieren
- PDF nur bei abweichenden Angaben zusätzlich
- Inhaltsgleiche Kopie nach GoBD vom 14.07.2025
Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2025, E-Rechnung Bund FAQ, xeinkauf.de Versionen, ZDH zur GoBD, Stand Oktober 2026. Keine Steuerberatung.
Das richtige Format in sechs Schritten.
Für Ihre Kunden und Lieferanten.
Kunden einteilen
Trennen Sie öffentliche Auftraggeber, Geschäftskunden und Privatkunden. Für Privatkunden gilt keine E-Rechnungspflicht.
Öffentliche Kunden mit XRechnung
Für Bund und Länder nutzen Sie XRechnung als reine XML-Datei mit Leitweg-ID. Erfragen Sie die Leitweg-ID beim Auftraggeber.
Geschäftskunden mit ZUGFeRD
Für B2B ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die einfachste Wahl, weil auch Empfänger ohne Software das PDF lesen können.
Wünsche abfragen
Große Kunden geben oft ein Format oder Peppol vor. Halten Sie die Absprache schriftlich fest, die Formatwahl ist zivilrechtlich.
Software prüfen
Klären Sie, ob Ihr ERP beide Formate erzeugt, validiert und archiviert. Die Prüfliste steht auf der Seite zur E-Rechnung Software.
Validieren und archivieren
Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand und nach dem Empfang. Bewahren Sie XML und Validierungsbericht acht Jahre auf.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, den Menschen nur mit einem Viewer lesen können. ZUGFeRD ist ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML, das sich wie eine normale PDF-Rechnung öffnen lässt. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind laut BMF zulässige E-Rechnungen. XRechnung ist Standard bei öffentlichen Auftraggebern, ZUGFeRD ist im B2B-Geschäft verbreitet.
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung?
Ja, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist laut UStAE 14.1 Abs. 14 ein zulässiges E-Rechnungsformat. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL, weil sie keine vollständigen Rechnungsdaten enthalten. Zulässig sind BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Der FeRD empfiehlt für EU-konforme Rechnungen das Profil EN 16931.
Welches Format muss ich an Behörden senden?
Der Bund verlangt seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen, Standard ist die XRechnung nach § 4 ERechV. Akzeptiert werden XRechnung und ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, jeweils als reine XML-Datei, ein PDF allein gilt nicht. Pflicht ist die Leitweg-ID des Auftraggebers im Feld Buyer reference, sonst wird die Rechnung abgelehnt. Die Länder haben eigene Regeln, fragen Sie beim jeweiligen Auftraggeber nach.
Was gilt, wenn PDF und XML bei ZUGFeRD abweichen?
Steuerlich ist der strukturierte XML-Teil führend und geht dem PDF bei Abweichungen vor. Der Vorsteuerabzug richtet sich nur nach den XML-Daten. Ein abweichender Bildteil kann laut BMF eine weitere Rechnung sein, deshalb ist § 14c UStG zu prüfen. Geringfügige technische Abweichungen werden nicht beanstandet.
Welche XRechnung-Version ist aktuell?
Aktuell gilt XRechnung 3.0, die seit dem 1. Februar 2024 verwendet wird und mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig bleibt, mit dem Fehlerkorrekturstand 3.0.2. Die Vorabversion von XRechnung 4.0 erschien am 15. September 2026, die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt. Version 4.0 setzt die neue EN 16931-1:2026 um und erlaubt etwa mehrere Bestellungen je Rechnung. Achten Sie darauf, dass Ihre Software Updates rechtzeitig liefert.
Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Eine XRechnung ist eine XML-Datei und braucht eine Visualisierung. Gute ERP- und Buchhaltungssysteme zeigen sie direkt lesbar an. Kostenlos gibt es den Dienst E-Rechnung ansehen im ELSTER-Portal, die Open-Source-Bibliothek Mustang und eine XSLT-Visualisierung der KoSIT. Für die technische Prüfung stellt die KoSIT ihren Validator als Open Source bereit.
Brauche ich für ZUGFeRD oder XRechnung Peppol?
Nein, im inländischen B2B-Geschäft gibt es derzeit keine Peppol-Pflicht. Peppol ist ein Übertragungsnetz, kein Format, und E-Rechnungen dürfen auch per E-Mail versendet werden. Peppol BIS Billing und XRechnung sind seit XRechnung 3.0 inhaltlich gleichbedeutend, BIS nutzt aber nur die Syntax UBL. Der Bund bietet Peppol als einen von mehreren Eingangskanälen an.
Welches Format sollte ich für B2B wählen?
Für Geschäftskunden ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist die praktischste Wahl. Empfänger mit Software verarbeiten das XML, Empfänger ohne Software lesen das PDF. Die Formatwahl ist zivilrechtlich Sache der Vertragspartner, große Kunden geben oft XRechnung oder Peppol vor. Ihre Software sollte deshalb beide Formate erzeugen und empfangen können.
Was muss ich bei E-Rechnungen archivieren?
Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, bei der E-Rechnung zählt der strukturierte XML-Teil. Seit der GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 genügt die XML-Datei, das PDF muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es abweichende steuerrelevante Angaben enthält. Bewahren Sie auch den Validierungsbericht auf, er belegt Ihre kaufmännische Sorgfalt. Ein revisionssicheres Archiv im ERP oder DMS erledigt das automatisch.
Software, die beide Formate
sicher beherrscht.
Wenn Ihr System XRechnung oder ZUGFeRD nicht sauber erzeugt und prüft, ist vor 2027 der richtige Zeitpunkt für eine Auswahl. Die Matching Engine von Find-Your-Software vergleicht über 390 ERP-Systeme mit Ihren Anforderungen. Im Selection Portal bilden Sie Ihre IT-Systemlandschaft ab, verwalten Anforderungen und sprechen Anbieter direkt an.