DMS-Schnittstellen.
Was Ihr DMS anbinden muss und wie Sie es prüfen.
DMS-Schnittstellen verbinden das Dokumentenmanagement mit ERP, DATEV, Postfach, Scanner und E-Rechnung. Entscheidend ist, ob der Hersteller die Anbindung für Ihre Version fertig liefert oder nur eine API anbietet, etwa bei SAP über ArchiveLink oder CMIS und bei DATEV über Unternehmen online oder Buchungsstapel. Lassen Sie in der Demo eine XRechnung vom Postfach bis zur Buchung laufen und das Dokument danach aus ERP oder DATEV wieder aufrufen.
Unser Autor: Tim Körppen. Hat die Plattform selbst gebaut, CRM- und HR-Systeme angebunden und weiß, wo Schnittstellen im Alltag reißen. Hat KI-Anbindungen per MCP in die Plattform integriert. Zum Profil.
Was sind DMS-Schnittstellen?
Anbindungen an ERP, Buchhaltung, Postfach und Scanner.
Eine DMS-Schnittstelle ist die Verbindung, über die ein Dokumentenmanagement-System Dokumente und Daten mit anderen Systemen austauscht. Welche Funktionen ein DMS hat, steht im Ratgeber DMS Software. Wo ein DMS endet und ein ECM beginnt, zeigt DMS gegen ECM. Was die Anbindungen kosten, rechnet DMS-Kosten vor.
Ohne geprüfte Schnittstellen
- Belege werden exportiert und von Hand abgelegt
- Mails mit Rechnungen bleiben im Postfach
- E-Rechnungen im XML-Format landen als Bild im Archiv, der Datensatz fehlt
- Nach dem ERP-Update zeigt der Beleg-Knopf ins Leere
Mit geprüften Schnittstellen
- Das ERP legt Belege selbst ab und ruft sie per Klick wieder auf
- Das Postfach wird automatisch abgeholt, Absender und Typ stehen als Metadaten am Dokument
- Das XML der E-Rechnung bleibt erhalten und wird vor der Buchung geprüft
- Der Vertrag regelt die Pflege nach Updates
Einordnung von Find-Your-Software.
Schnittstelle gegen Prüffrage:
Was Sie in der Demo verlangen.
Diese acht Anbindungen kommen in fast jedem DMS-Projekt vor. Verlangen Sie jede Prüffrage als Vorführung mit Ihren Dokumenten.
| Schnittstelle | Prüffrage in der Demo | Typische Technik | Stolperstelle |
|---|---|---|---|
| ERP | Beleg ablegen und per Klick aus dem ERP-Vorgang öffnen | Fertiger Konnektor, SAP ArchiveLink oder CMIS, REST-API | Der Konnektor gilt für eine ERP-Version, die Pflege gehört in den Vertrag |
| DATEV | Rechnung als Buchungsstapel übergeben, Beleg aus DATEV öffnen | Belege nach DATEV Unternehmen online, Buchungsstapel im EXTF-Format, DATEVconnect | Rechnungswesen im Haus und Unternehmen online sind zwei Wege, nicht jeder Anbieter bindet beide an |
| E-Rechnung | XRechnung und ZUGFeRD einlesen: XML gelesen, geprüft, unverändert abgelegt | XML nach EN 16931, Empfang per E-Mail-Postfach oder Peppol | Wird das XML zum Bild, fehlt der maßgebliche Datensatz (GoBD Rz. 125) |
| Microsoft 365 und Outlook | Mail mit Anhang aus Outlook und aus dem Sammelpostfach ablegen | Outlook-Add-in, Postfachüberwachung, IMAP, Microsoft Graph | Läuft der Mailabruf über Exchange Web Services, endet das in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise |
| Scanner und Posteingang | Gemischten Stapel mit Trennblatt oder Barcode scannen | Netzwerkordner, Scan-App, Multifunktionsgerät, Barcodeerkennung | Mengenlimits je Edition, d.velop nennt 10.000 Dokumente je Monat und Mandant |
| CMIS und REST-API | Beleg per API anlegen, lesen und löschen | REST-API mit JSON, CMIS 1.1 mit Web Services, AtomPub und Browser Binding, WebDAV | Der API-Zugang ist oft kontingentiert, ecoDMS zählt je Upload einen API-Connect |
| E-Signatur | Vertrag im Workflow signieren, signiertes Dokument am Vorgang zeigen | Signaturdienst als Workflow-Aktivität, eigene Signaturkomponente | Signaturen sind oft an die Edition gebunden, bei d.velop kosten zusätzliche extra |
| Revisionssicherheit | Index eines Belegs ändern, Änderungsprotokoll und Export für die Prüfung zeigen | Unveränderbare Ablage, Protokoll, maschinell auswertbarer Export | GoBD hängt am Gesamtverfahren mit Verfahrensdokumentation, nicht an einer Schnittstelle |
Einordnung von Find-Your-Software. Quellen: d.velop, ecoDMS, OASIS CMIS 1.1, Microsoft Learn, BMF GoBD, Abruf 09.11.2026.
- Eingangsrechnungen landen im Postfach und werden ausgedruckt. Wie kommen sie ins DMS und ins ERP?
- Der Steuerberater will die Belege über DATEV. Spricht das DMS mit DATEV?
- DMS und ERP sind von verschiedenen Herstellern. Hält die Schnittstelle das nächste Update aus?
In einem ersten Termin schauen wir uns gemeinsam Ihre Herausforderungen an und sagen Ihnen offen, welche Systeme passen und welche nicht.
DMS und ERP:
SAP, Dynamics und Odoo.
Beim ERP entscheidet die Version, denn ein Konnektor gilt für ein Produkt, eine Version und eine Betriebsform. Die ERP-Seite beschreibt Find-Your-ERP, die Schnittstellenarten der Ratgeber ERP Schnittstellen.
ArchiveLink für Bestand, CMIS für die Cloud
- nscale nennt ArchiveLink für On-Premises und Private Cloud, für Cloud und hybride Landschaften gewinne CMIS an Bedeutung
- Optimal Systems und Doxis nennen eine CMIS-Zertifizierung von SAP
- Testfall: Beleg aus SAP ablegen, wieder öffnen, Löschfrist über SAP ILM auslösen
Ein Konnektor je Produkt
- Optimal Systems nennt Dynamics 365 Business Central und Finance, Amagno einen Konnektor zu Business Central
- Business Central und Finance sind zwei Produkte
- Testfall: Konnektor für Ihr Produkt zeigen lassen
API-Zugang hängt am Tarif
- Odoo beschreibt ab Version 19 eine externe JSON-2-API über HTTP
- Der Zugriff über die externe API steht laut Odoo nur in Custom-Plänen bereit, nicht in One App Free und Standard
- Testfall: Klären, ob Ihr Odoo-Tarif die API einschließt
Quellen: nscale SAP-Archivierung, Optimal Systems ECM und SAP, Doxis CMIS, Optimal Systems und Microsoft, Amagno Schnittstellen, Odoo External JSON-2 API, Stand 11/2026. Wer eine einfache Schnittstelle kalkuliert, findet den Rechenweg im Ratgeber Integrationskosten ERP, WMS, MES.
DMS und DATEV:
Vier Wege, vier Prüffragen.
DATEV-Produkte setzen laut DATEV die Zusammenarbeit mit einem DATEV-Mitglied voraus, etwa einem Steuerberater. Klären Sie zuerst mit Ihrer Kanzlei, welchen Weg sie nutzt.
| Weg zu DATEV | Was fließt | Wer bietet es laut Anbieter | Prüffrage in der Demo |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Belege und Belegbilder gehen ins DATEV-Rechenzentrum | d.velop, DocuWare und Amagno nennen die Übergabe nach Unternehmen online | Kommen Beleg und Rechnungsdaten gemeinsam an oder nur das Bild |
| DATEV Rechnungswesen im Haus | Buchungsstapel im EXTF-Format oder über DATEVconnect, Stammdaten zurück ins DMS | DocuWare nennt DATEVconnect und EXTF, Optimal Systems einen DATEV Service | Öffnet DATEV den Beleg zum Buchungssatz, DocuWare nennt dafür das Modul Beleganzeige Drittanbieter |
| DATEV Rechnungsdatenservice | Rechnungsdokumente und strukturierte Rechnungsdaten über die DATEV Cloud | dataglobal nennt für windream dg connect DATEV in Echtzeit | Läuft die Übergabe in Echtzeit oder periodisch, und wer betreibt die Schnittstelle |
| DATEV E-Rechnungspostfach | Empfang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail, Weiterverarbeitung über Unternehmen online | DATEV nennt eine Schnittstelle für andere Software, Archivierung ist im Postfach nicht möglich | Wohin geht die empfangene E-Rechnung, ins DMS oder nach Unternehmen online |
Quellen: DATEV Unternehmen online, DATEV E-Rechnungsplattform, DocuWare und DATEV, d.velop und DATEV, Optimal Systems und DATEV, dataglobal dg connect DATEV, Abruf 09.11.2026. Buchhaltung ohne DMS: Buchhaltungsprogramm. Kanzleien: Software für Steuerberater.
Was das Recht von der Anbindung verlangt.
Sechs Normen für E-Rechnung und Archiv.
Stand November 2026, maßgeblich ist der Gesetzestext. Die Fristen der E-Rechnungspflicht stehen im Ratgeber E-Rechnung Software.
§ 14 Abs. 1 UStG
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für den Empfang genügt laut BMF-FAQ ein E-Mail-Postfach.
- Prüffrage: Liest das DMS das XML oder nur das PDF
§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO
Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§ 14 Abs. 3 UStG).
- Prüffrage: Wie hinterlegt das DMS Fristen
GoBD Rz. 131, Rz. 125
Eingehende elektronische Belege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Bei ZUGFeRD zählt der strukturierte Teil, er darf nicht durch Umwandlung etwa in TIFF verloren gehen.
- Prüffrage: Liegt das XML nach der Ablage unverändert vor
§ 146 Abs. 4 AO
Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
- Prüffrage: Wo steht die Änderung eines Dokuments im Protokoll
§ 147 Abs. 6 AO, GoBD Rz. 166
Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Einsicht nehmen, eine maschinelle Auswertung nach seinen Vorgaben oder die Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format verlangen. Liegen die Daten bei einem Dritten, etwa in einer DMS-Cloud, hat dieser Einsicht zu gewähren.
- Prüffrage: Wie exportiert das DMS Belege samt Index
§ 147 Abs. 2 AO, BSI TR-03138
Unterlagen dürfen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe jederzeit lesbar ist. Die BSI-Richtlinie TR-RESISCAN beschreibt Maßnahmen für das Scannen.
- Papier erst vernichten, wenn Scanprozess und Verfahrensdokumentation stehen
Primärquellen: § 14 UStG, § 14b UStG, § 146 AO, § 147 AO, BMF-Schreiben vom 14.07.2025 zu den GoBD, BMF-FAQ zur E-Rechnung, BSI TR-RESISCAN, Abruf 09.11.2026.
Eine Rechnung, sechs Stationen:
So prüfen Sie den Weg durch alle Schnittstellen.
Die Eingangsrechnung berührt Postfach, DMS, ERP und Buchhaltung. Wer diesen Weg in der Demo durchspielt, hat die wichtigsten Schnittstellen geprüft. Vorgelagert hilft die KI-Rechnungserfassung, zu den Formaten der Vergleich XRechnung gegen ZUGFeRD.
- 1
Empfang
Die Rechnung kommt per E-Mail, über Peppol oder als Papier. DATEV nennt Empfang über TRAFFIQX, Peppol oder E-Mail.
✓PrüfpunktGeben Sie dieselbe Rechnung als XRechnung, ZUGFeRD und Papierscan ein - 2
Erkennen und prüfen
Das System liest das XML aus oder erkennt Felder per OCR. d.velop nennt das Auslesen von XRechnungen in CII und UBL.
✓PrüfpunktSpielen Sie eine fehlerhafte XRechnung ein - 3
Ablegen mit Metadaten
Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeit werden Index am Dokument. Das empfangene Format bleibt erhalten (GoBD Rz. 131).
✓PrüfpunktÖffnen Sie die abgelegte ZUGFeRD-Datei und prüfen Sie, ob das XML unverändert vorliegt - 4
Zuordnen im ERP
Der Beleg hängt am Bestellvorgang. DocuWare unterscheidet bei SAP frühes Ablegen (erst DMS, dann Buchung) und spätes Ablegen.
✓PrüfpunktFragen Sie, wo der Verweis gespeichert wird - 5
Freigeben
Der Workflow leitet nach Betrag und Zuständigkeit weiter, Vertretungen und Fristen stehen im Workflow.
✓PrüfpunktSpielen Sie eine Vertretung bei Urlaub und eine Skontofrist durch - 6
Buchen und zurückverweisen
Rechnungsdaten gehen als Buchungsstapel oder per Cloud-Schnittstelle an DATEV oder ERP. Der Beleg muss zum Buchungssatz erreichbar sein.
✓PrüfpunktÖffnen Sie aus dem Buchungssatz in DATEV oder im ERP den Beleg im DMS
Schnittstelle trägt den Prozess
Notieren Sie Version, Betriebsform und Modul der Vorführung. Diese Angaben gehören in den Vertrag.
Rückverweis fehlt
Klären Sie, ob ein Zusatzmodul fehlt, etwa die Beleganzeige für DATEV, und was es kostet.
Quellen: DocuWare SAP, d.velop Preisliste, DATEV E-Rechnungsplattform, Abruf 09.11.2026.
DMS mit Schnittstellen im Auszug:
11 Systeme in zwei Gruppen.
Der Auszug umfasst 11 Systeme in zwei Gruppen, innerhalb jeder Gruppe alphabetisch, ohne Bewertung und ohne Rangfolge. Auswahlprinzip: Herstellerangaben zu Schnittstellen sind einsehbar, der Anbieter ist im deutschsprachigen Markt tätig. Weitere Systeme: DMS Software Vergleich und Matching.
| Anbieter | Typ | Preis ab | Sitz | Schnittstellen laut Anbieter | Prüfen |
|---|---|---|---|---|---|
| DMS für den MittelstandAblage, Workflow und Konnektoren, Cloud oder eigenes Haus | |||||
| agorum coreagorum Software GmbH | Mittelstand | 32,00 bis 8,96 Euro je Nutzer und Monat zzgl. MwSt., Richtwert nach Nutzerzahl | Ostfildern | REST-API, MCP, WebDAV, CMIS, IMAP, SMB/CIFS, SSO über AD, LDAP, SAML | Schnittstellen der Open-Source-Variante |
| AmagnoAmagno GmbH | Mittelstand | Pakete ab 5 Benutzern, Preis im Kalkulator des Anbieters | Oldenburg | RESTful API, DATEV Pro, DATEV Unternehmen online, Dynamics 365 Business Central, Outlook-Add-in, lexoffice, sevDesk | SAP ERP und SAP Business One mit „Informationen folgen“ |
| d.velopd.velop AG | Mittelstand | Preisliste mit drei Editionen, Umfang je Edition in der Demo klären | Gescher | REST-API, SAP über ArchiveLink und CMIS, Microsoft 365, DATEV, Salesforce, Sage | Portalanbindung per API und zusätzliche Signaturen kosten extra |
| docuvitadocuvita GmbH & Co. KG | Mittelstand | in der Demo klären | Liederbach am Taunus | HTTP- und JSON-API, SystemLink zu ERP und CRM per SQL oder ODBC | SystemLink liest direkt aus der Datenbank, nach ERP-Updates prüfen |
| DocuWareDocuWare GmbH | Mittelstand | in der Demo klären | Germering | REST und SOAP Web Services, Webhooks, Platform Service, SAP, DATEV, Outlook, Teams, Signature Service | Connect to Outlook nutzt MAPI am Desktop |
| ecoDMSecoDMS GmbH | Mittelstand | Lizenz je gleichzeitiger Verbindung, Preis im Online-Shop | Aachen | JSON-REST-API, ecoMAILZ für Outlook und Thunderbird, ERP- und CRM-Anbindung über Reseller | 10 API-Connects je Verbindung und Monat, unbegrenzt mit ecoDMS ONE |
| windreamdataglobal Bochum GmbH | Mittelstand | in der Demo klären | Bochum | dg connect DATEV mit Rechnungsdatenservice 1.0, Übergabe in Echtzeit | On-Premises-Variante gleicht periodisch ab |
| ECM-PlattformenFür viele Fachsysteme, Akten und regulierte Prozesse | |||||
| DoxisDoxis GmbH | ECM | in der Demo klären | Bonn | Konnektoren für ERP und CRM, Add-ins für Outlook, Office und SharePoint, CMIS-Konnektor mit SAP-Zertifizierung | CMIS löst ArchiveLink in der Cloud ab, SAP-Betriebsmodell klären |
| enaioOPTIMAL SYSTEMS GmbH | ECM | in der Demo klären | Berlin | SAP ArchiveLink und CMIS, SAP ILM über WebDAV, DATEV Service, Microsoft 365, Exchange, Dynamics 365 | DATEV-Basispaket für DATEV On-Premises, Beleganzeige und Rückübertragung sind Ergänzungen |
| M-FilesM-Files | ECM | Essentials 65 Euro je Nutzer und Monat, Enterprise auf Anfrage | Tampere (Finnland) | Microsoft 365 mit Outlook, Office, Teams und SharePoint, SAP-Plugin, Salesforce | SAP-Plugin importiert Datenobjekte wie Lieferanten, Belegablage in SAP klären |
| nscaleCeyoniq Technology GmbH | ECM | in der Demo klären | Bielefeld | SAP mit ArchiveLink, CMIS und SAP ILM, Microsoft 365 mit SharePoint, Teams und Outlook, E-Rechnung | Daten- und Dokumentenarchivierung in SAP sind zwei Aufgaben |
Quellen: Anbieter- und Referenzdatenbank von Find-Your-Software, Impressum und Schnittstellenbeschreibung der Anbieter, Preise laut Anbieter, Abruf 09.11.2026. Angaben laut Anbieter, Stand November 2026, ohne Gewähr. Einschätzungen geben die Meinung von Find-Your-Software wieder. Verbindlich ist nur das Angebot des Anbieters.
Wo Schnittstellen im Projekt hängen.
Fünf Beispiele aus Herstellerangaben.
Der Konnektor passt zu einer Version
windream bietet die DATEV-Anbindung für On-Premises periodisch an, die Online-Variante gibt Rechnungsdaten in Echtzeit weiter.
- Testfall: Version, Betriebsform und Modul der Demo schriftlich festhalten
Der Zugang hängt am Paket
ecoDMS zählt je Upload oder Download einen API-Connect, die Vollversion enthält 10 je Verbindung und Monat. Odoo stellt die externe API laut Dokumentation nur in Custom-Plänen bereit.
- Testfall: Aufrufe pro Monat schätzen und gegen das Kontingent halten
Wenn die Anbindung in die Datenbank greift
docuvita liest Stammdaten über SystemLink per SQL oder ODBC direkt aus der Datenbank von ERP oder CRM. Ändert ein ERP-Update das Schema, kann die Verbindung brechen.
- Testfall: Im Vertrag festlegen, wer nach einem ERP-Update testet
Alte Protokolle laufen aus
Microsoft schaltet Exchange Web Services in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise ab, im April 2027 endgültig. Eine EWS-Anbindung braucht dann einen anderen Weg, etwa Microsoft Graph.
- Testfall: Fragen, über welche Schnittstelle der Mailabruf läuft
Ein Eintrag ist noch kein Produkt
Amagno listet bei SAP ERP und SAP Business One „Informationen folgen“. Klären Sie, ob die Anbindung heute läuft.
- Testfall: Referenzkunden mit Ihrer ERP-Version nennen lassen
Quellen: dataglobal, ecoDMS, d.velop, Odoo, docuvita, Microsoft Learn, Amagno, Abruf 09.11.2026.
Von der Systemlandschaft
zur geprüften Schnittstelle.
Schnittstellen scheitern selten an der Technik, sondern an unklaren Zuständigkeiten. Eine Vorlage für Anforderungen bietet die Lastenheft-Vorlage.
Systeme erfassen
Listen Sie ERP, Buchhaltung, Postfach, Scanner und Signatur mit Version und Betriebsform. Die IT-Systemlandschaft hält das fest.
Datenflüsse zeichnen
Zeichnen Sie je Dokumentart, was von wo nach wo fließt. Der Ratgeber Schnittstellen und Integration ordnet die Arten.
Anforderungen gewichten
Gewichten Sie jede Anbindung im Anforderungsmanager mit A, B oder C und markieren Sie K.O.-Kriterien wie DATEV Unternehmen online oder CMIS für SAP.
Demo mit Ihren Dokumenten
Geben Sie drei Anbietern dieselben Fälle. Das Anbieter-Ranking hält die Bewertung fest.
Version und Betriebsform festschreiben
Halten Sie fest, mit welcher Version die Demo lief. Die Betriebsform (Cloud oder On-Premise) entscheidet, welche Konnektoren gelten.
Vertrag und Pflege
Regeln Sie, wer die Anbindung nach Updates pflegt, welche Kontingente enthalten sind und wie Sie Daten beim Ausstieg exportieren. Hilfe bietet die Vertragsprüfung.
Schnittstellen vor dem Kauf prüfen
mit Werkzeug und Erfahrung im IT-Sourcing.
Find-Your-Software ist Experte im IT-Sourcing: Auswahl, Digitalisierung und KI. Das Selection Portal führt von den Anforderungen über Demos bis zum Vertrag. Ihr Team gewichtet Anforderungen im Anforderungsmanager. Die Auswahl ist anbieterneutral und datenbasiert: über 16.000 Systeme und über 200.000 Referenzprojekte. Anbieter zahlen im Anbieter-Cockpit für Kontakte, nicht für Plätze im Ranking.
Dieselben Fälle für alle
- Testfälle als Anbieterszenario vorgeben, Präsentationen mit Noten von 1 bis 6 bewerten und im Anbieter-Ranking begründen
Auswahl mit Beratung
- Beratung zu Softwareauswahl und IT-Sourcing: Das Angebot folgt nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Für KI-Funktionen nutzt Find-Your-Software nur eigene, lokal betriebene Modelle, die Daten bleiben bei Find-Your-Software. Find-Your-Software übernimmt keinen IT-Betrieb und vermittelt kein Personal. Mehr zur IT-Beratung.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was sind DMS-Schnittstellen?
DMS-Schnittstellen sind Anbindungen, über die ein Dokumentenmanagement-System Dokumente und Daten mit ERP, Buchhaltung, Postfach, Scanner und Signaturdienst austauscht. Sie kommen als fertiger Konnektor, als offener Standard wie CMIS oder als API.
Welche Schnittstellen braucht ein DMS?
Fast jedes DMS braucht Anbindungen an ERP, Buchhaltung, Postfach mit Outlook oder Microsoft 365 und Scanner oder Posteingang. Dazu kommen E-Rechnung, je nach Prozess E-Signatur und eine API für eigene Anwendungen. Gewichten Sie sie im Anforderungsmanager.
Wie funktioniert die DMS-Anbindung an DATEV?
Belege und Rechnungsdaten gehen an DATEV Unternehmen online, Buchungsstapel gehen im EXTF-Format oder über DATEVconnect an DATEV Rechnungswesen, der Rechnungsdatenservice überträgt Rechnungsdaten über die Cloud. Welcher Weg passt, bestimmt Ihre Kanzlei.
Wie funktioniert die DMS-ERP-Anbindung bei SAP, Dynamics und Odoo?
Meist über einen fertigen Konnektor für ein Produkt in einer Version, bei SAP über ArchiveLink oder CMIS, sonst über eine API. Bei Odoo steht die externe API laut Odoo nur in Custom-Plänen bereit. Mehr im Ratgeber ERP Schnittstellen.
Was ist CMIS und brauche ich es?
CMIS ist ein offener OASIS-Standard, Version 1.1 seit Mai 2013, mit Web Services, AtomPub und Browser Binding (JSON) für den Zugriff auf Content-Management-Systeme. Sie brauchen ihn vor allem bei SAP in Cloud und hybriden Landschaften, wo er laut Anbietern ArchiveLink ablöst. Sonst genügt oft eine REST-API.
Reicht eine REST-API oder brauche ich einen Konnektor?
Eine REST-API erlaubt jede Anbindung, aber Sie oder ein Partner programmieren und pflegen sie. Ein fertiger Konnektor spart das, gilt aber für ein Produkt in einer Version. Fragen Sie bei der API nach Dokumentation, Edition und Kontingent, denn ecoDMS zählt API-Connects je Upload und d.velop weist die Portalanbindung als zahlungspflichtig aus.
Wie verarbeitet ein DMS Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD?
Das System liest das XML, prüft es gegen EN 16931 und legt es im empfangenen Format ab. Bei ZUGFeRD zählt der strukturierte Teil, das PDF nur bei zusätzlichen steuerlich relevanten Angaben (GoBD Rz. 131). Mehr im Vergleich XRechnung gegen ZUGFeRD und im Ratgeber E-Rechnung Software.
Muss ich bei ZUGFeRD das PDF aufbewahren?
Nur wenn es zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Sonst genügt der strukturierte Teil. Stimmen Sie das mit Ihrem Steuerberater ab.
Ist die Anbindung an Outlook und Microsoft 365 ein Risiko?
Sie kann es sein, wenn der Mailabruf auf Exchange Web Services beruht. Microsoft schaltet EWS in Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise und im April 2027 vollständig ab. Fragen Sie, ob der Abruf auf Microsoft Graph läuft. Mehr zu Microsoft: Microsoft 365 Copilot.
Was kosten DMS-Schnittstellen?
Es gibt keine Pauschale. Kostenblöcke sind Konnektor oder Modul, API-Zugang, Einrichtung, Module auf der Gegenseite, Pflege nach Updates und Partner. Der Ratgeber Integrationskosten rechnet für eine einfache Schnittstelle 8 Personentage zu 900 Euro, zusammen 7.200 Euro. Lizenzpreise nennt DMS-Kosten.
Macht eine Schnittstelle das DMS GoBD-konform?
Nein. Die GoBD betreffen das gesamte Verfahren einschließlich Verfahrensdokumentation. Schnittstellen helfen, wenn Belege vollständig, unverändert und im empfangenen Format ankommen und das Finanzamt Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO erhält.
Wer ist verantwortlich, wenn ERP oder DMS aktualisiert werden?
Der Vertrag legt es fest. Regeln Sie, wer vor einem Update testet, wer bei Fehlern haftet und ob die Pflege im Wartungsvertrag steckt, bei Reseller-Lösungen wie ecoDMS auch den Händler. Eine Checkliste bietet der Ratgeber Softwarevertrag prüfen.
Wie prüfe ich DMS-Schnittstellen in der Demo?
Geben Sie allen Anbietern dieselben Fälle: XRechnung, ZUGFeRD-Datei, Mail mit Anhang, Beleg zum Buchungssatz, Export für die Prüfung. Das Anbieter-Ranking bewertet jede Vorführung.
Ihr nächster Schritt
nach Ausgangslage.
Welcher Weg passt, hängt vom Taktgeber ab.
Erst ERP-Schnittstellen klären
Das ERP bestimmt, welche Konnektoren infrage kommen.
- Fachportal Find-Your-ERP
- Ratgeber ERP Schnittstellen
DATEV-Weg mit der Kanzlei festlegen
Den DATEV-Weg bestimmt die Kanzlei, danach prüfen Sie das DMS.
- Ratgeber Buchhaltungsprogramm
- Branche Software für Steuerberater
Formate und Archiv zuerst
Hier entscheiden Formate, Prüfung und Aufbewahrung.
- Pflichten im Ratgeber E-Rechnung Software
- Erkennung im Ratgeber KI-Dokumentenverarbeitung
Das passende DMS
mit Ihren Schnittstellen.
Die Matching Engine gleicht Ihre Anforderungen mit dem Markt ab, anbieterneutral und datenbasiert: über 16.000 Systeme und über 200.000 Referenzprojekte. Im Selection Portal sammeln Sie danach Anforderungen, bilden Ihre IT-Systemlandschaft ab, sprechen direkt mit Anbietern und dokumentieren die Entscheidung. Wer zuerst mit uns sprechen möchte, bucht ein kostenloses Erstgespräch.