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IT-Transformation · ERP nach dem Zukauf

ERP-Systeme zusammenführen.
Vier Wege nach Zukauf oder Zusammenschluss.

ERP-Systeme zusammenführen heißt nach einem Zukauf zuerst, je Datenart ein maßgebliches System festzulegen, und erst danach, Systeme abzuschalten. Vier Wege stehen offen: nebeneinander mit Konsolidierung, Leitsystem mit Anbindung, Migration auf ein Zielsystem oder Neuaufsetzen. Konzernabschluss (§§ 303 bis 305 HGB) und Aufbewahrung (§ 147 AO) setzen die Grenzen. Zählen Sie vor der Wahl, wie viele Kunden und Artikel in beiden Systemen vorkommen.

4 Wege
vom Nebeneinander bis zum Neuaufsetzen, jeder mit Voraussetzung, Aufwandstreibern und Prüffrage
§§ 303 bis 305 HGB
Forderungen, Zwischenergebnisse, Erlöse und Aufwendungen zwischen den Gesellschaften werden im Konzernabschluss eliminiert
5. Kalenderjahr
nach dem Systemwechsel genügt für steuerlich relevante Daten ein maschinell auswertbarer Datenträger (§ 147 Abs. 6 AO)
Dr. Benedict Bender

Unser Autor: Dr. Benedict Bender. Begleitet seit über 15 Jahren ERP-Auswahl und IT-Transformationen, häufig als Berater der Geschäftsführung im Steuerungskreis. Promoviert an der Universität Potsdam zu digitalen Plattformen, Autor des Fachbuchs „Plattformbasierte Geschäftsmodelle“. Bewertet Systeme mit gewichteten Kriterien und über die gesamte Laufzeit, weil die Lizenz meist der kleinste Posten ist.

Was ERP-Systeme zusammenführen heißt

Erst festlegen,
dann umziehen.

Zwei ERP-Systeme nach einem Zukauf sind kein Fehler, solange klar ist, welches System welche Datenart verantwortet. Wo die Aufgabe im Ganzen steht, beschreibt der Ratgeber Software nach dem Zukauf harmonisieren.

Ohne Leitsystem

  • Kunden liegen in beiden Systemen mit verschiedenen Nummern und Konditionen
  • Konzerninterne Rechnungen werden von Hand abgestimmt
  • Jede Auswertung für die Gruppe beginnt in Excel
  • Bei Abweichungen weiß niemand, welcher Stand gilt

Mit Leitsystem

  • Je Datenart ist ein System maßgeblich, die anderen übernehmen
  • Konzerninterne Geschäfte sind je Beleg gekennzeichnet
  • Der Konzernabschluss liest aus einem festgelegten Kontenplan
  • Die Entscheidung für einen Weg steht schriftlich und gilt für alle Gesellschaften

Einordnung von Find-Your-Software, Stand 11/2026. Die vier Wege beschreibt als Überblick auch die IT Due Diligence vor dem Kauf. Den Rahmen für die ganze Reise gibt der Leitfaden IT-Transformation. Welches System als Ziel taugt, klärt die ERP-Auswahl auf find-your-erp.de.

Entscheidungstabelle

Vier Wege,
vier Prüffragen.

Jeder Weg hat eine Voraussetzung. Wenn Sie die Prüffrage nicht beantworten können, ist der Weg noch nicht reif.

WegVoraussetzungAufwandstreiberPrüffrage
1 NebeneinanderKonsolidierung auf BerichtsebeneGesellschaften arbeiten getrennt, wenig gemeinsame Kunden, beide Abschlüsse laufen sauberKontenzuordnung, Abstimmung der Konzerngeschäfte, Währungen, StichtageWie viele Geschäfte laufen zwischen den Gesellschaften, und wer stimmt sie ab?
2 LeitsystemEin System je Datenart, Anbindung der anderenGemeinsamer Einkauf, gemeinsame Kunden oder Artikel bei verschiedenen AbläufenZahl der Schnittstellen, Datenqualität, Betrieb und ÜberwachungWelches System ist je Datenart maßgeblich, und wo wird korrigiert?
3 ZielsystemMigration auf eines der vorhandenen SystemeÄhnliche Abläufe, ein System trägt Größe, Länder und Währungen der GruppeDatenbereinigung, Sonderprozesse, Schulung, Archivierung des AltsystemsBildet das Zielsystem die Sonderprozesse ohne Eigenentwicklung ab?
4 NeuaufsetzenNeues System für beide GesellschaftenBeide Systeme technisch am Ende, oder keines trägt die GruppeAuswahl, zwei Migrationen, Änderung in zwei OrganisationenGibt es ein Zielbild, das keines der beiden Systeme erreicht?

Einschätzung von Find-Your-Software, Stand 11/2026. Endet die Wartung eines Systems, setzt das den Zeitrahmen, ein Beispiel ist das SAP ECC Wartungsende. Beschaffung und Anbieterwahl bei Weg 4: Software-Auswahl und Vendor.

Herausforderungen, die wir oft hören
  • Beide Gesellschaften buchen in einem anderen ERP. Müssen wir auf ein System wechseln?
  • Die Kontenrahmen passen nicht zusammen. Reicht die Zusammenführung auf Berichtsebene?
  • Die Kundenstämme enthalten Dubletten. Wer bereinigt sie vor der Migration?

In einem ersten Termin schauen wir uns gemeinsam Ihre Herausforderungen an und sagen Ihnen offen, wie wir vorgehen würden.

Dr. Benedict BenderDr. Benedict BenderMitgründer, Find-Your-Software
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Die Wege im Einzelnen

Was in jedem Weg passiert.
Ablauf, Grenze, Praxistipp.

Die Wege schließen einander nicht aus. Weg 1 oder 2 kann als befristeter Übergang auf Weg 3 oder 4 führen.

Weg 1 · Nebeneinander
AusgangslageBeide Gesellschaften arbeiten weitgehend getrennt

Beide Systeme behalten, Zahlen konsolidieren

Die Einzelabschlüsse laufen in eine Konsolidierungslösung. Abläufe und Stammdaten bleiben je Gesellschaft.

  • Jedes Einzelkonto einem Konzernkonto zuordnen
  • Konzerninterne Salden und Umsätze regelmäßig abstimmen
  • Währungen, Stichtage und Bewertungsregeln angleichen
Grenze: Doppelte Lizenz- und Betriebskosten bleiben, jede weitere Gesellschaft bringt ein weiteres System.
PraxistippLegen Sie zuerst den Konzernkontenplan fest. Er bleibt in jedem späteren Weg erhalten.
Weg 2 · Leitsystem
AusgangslageGemeinsamer Einkauf, gemeinsame Kunden oder Artikel, aber verschiedene Abläufe

Ein Leitsystem je Datenart, die anderen lesen mit

Das Leitsystem pflegt den Stamm, das andere übernimmt per Schnittstelle. Jede Gesellschaft bleibt in ihrem ERP buchungsfähig.

  • Eine Tabelle führen: Datenart, Leitsystem, Empfänger, Richtung, Takt
  • Korrekturen nur im Leitsystem zulassen
  • Schnittstellen mit Fehlerprotokoll und Verantwortlichem betreiben
Grenze: Jede weitere Gesellschaft braucht eine weitere Anbindung. Ohne Zielbild wird aus dem Übergang ein Dauerzustand.
PraxistippBeginnen Sie mit einer Datenart, etwa dem Artikelstamm, und prüfen Sie die Fehler der Übergabe, bevor Sie die nächste anbinden.
Weg 3 · Zielsystem
AusgangslageAbläufe ähneln sich, ein System trägt die Gruppe

Auf ein vorhandenes Zielsystem umziehen

Eine Gesellschaft zieht in das System der anderen. Das Altsystem wird abgeschaltet, seine Daten werden archiviert.

  • Stammdaten bereinigen, bevor sie wandern
  • Probeläufe mit echten Daten, Abnahme durch die Fachbereiche
  • Altsystem erst nach dem Archivkonzept abschalten
Grenze: Sonderprozesse der übernommenen Gesellschaft passen nicht immer in den Standard. Jede Anpassung bindet Betrieb und Aufwand bei Updates.
PraxistippLassen Sie die Fachbereiche der übernommenen Gesellschaft ihre wichtigsten Abläufe im Zielsystem vorführen, bevor Sie entscheiden.
Weg 4 · Neuaufsetzen
AusgangslageBeide Systeme sind technisch am Ende, oder keines trägt die Gruppe

Ein neues System für beide Gesellschaften

Beide Seiten ziehen um. Die Auswahl beginnt mit den Anforderungen beider Häuser, nicht mit einem Produkt.

  • Anforderungskatalog aus beiden Gesellschaften, gewichtet
  • Eine Migration je Gesellschaft, mit gleicher Datenregel
  • Auswahl und Vertrag zuerst, Umstellung danach
Grenze: Beide Organisationen ändern ihre Abläufe zugleich. Das braucht Führung und Change Management.
PraxistippLegen Sie Weg 1 als Übergang fest, solange die Auswahl läuft, und befristen Sie ihn.
Sechs Datenbereiche

Stammdaten zusammenführen.
Was Sie vorher festlegen.

Jede Datenart bekommt ein Leitsystem, bevor ein Datensatz wandert. Das gilt für alle vier Wege. Den Ablauf der Übernahme beschreibt der Ratgeber ERP-Datenmigration.

01 · Kunden

Gleicher Kunde, zwei Nummern

Kunden, die beide Gesellschaften beliefern, stehen doppelt im Bestand.

  • Abgleich über Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Name und Anschrift
  • Zahlungsbedingungen und Rechnungsempfänger je Gesellschaft prüfen
  • Rechtsgrundlage für den Abgleich klären, wenn Ansprechpartner enthalten sind
02 · Lieferanten

Gleicher Lieferant, zwei Konditionen

Gemeinsamer Einkauf beginnt mit einer gemeinsamen Lieferantenliste.

  • Rahmenverträge und Konditionen beider Seiten nebeneinanderlegen
  • Bankverbindungen vor dem ersten gemeinsamen Zahlungslauf bestätigen
  • Mehrfach angelegte Lieferanten zusammenführen oder bewusst getrennt lassen
03 · Artikel

Nummern, Einheiten, Klassifikation

Derselbe Artikel trägt zwei Nummern, oder dieselbe Nummer meint zwei Artikel.

  • Nummernkreis der Gruppe oder Zuordnungstabelle festlegen
  • Mengeneinheiten, Varianten und Klassifikation angleichen
  • Stücklisten und Arbeitspläne nur übernehmen, wo beide Seiten fertigen
04 · Konten

Kontenrahmen und Kostenstellen

Der Konzernkontenplan ist die gemeinsame Sprache für den Abschluss.

  • Jedes Einzelkonto einem Konzernkonto zuordnen
  • Kostenstellen und Kostenträger nach einer Regel aufbauen
  • Offene Posten und Salden zum selben Stichtag übernehmen
05 · Berechtigungen

Benutzer, Rollen, Freigaben

Wer in welchem System bucht, bestellt und freigibt, ändert sich mit dem Weg.

  • Rollenkonzept mit Funktionstrennung für die Gruppe festlegen
  • Freigabegrenzen je Gesellschaft übernehmen oder angleichen
  • Zugänge des Altsystems nach dem Umzug sperren
06 · Bewegungsdaten

Offene Aufträge, Bestände, Anlagen

Laufende Vorgänge brauchen einen Stichtag und eine Abnahme.

  • Bestände per Inventur zum Stichtag abstimmen
  • Offene Bestellungen und Aufträge einzeln entscheiden: übernehmen oder im Altsystem auslaufen lassen
  • Anlagenbuchhaltung mit Zugangsdatum und Abschreibung übernehmen
Vier Schnittstellenorte

Schnittstellen zwischen den Systemen.
Wo es nach dem Zukauf eng wird.

Rechenbeispiel von Find-Your-Software: Sprechen k Systeme direkt miteinander, ergeben sich k × (k − 1) ÷ 2 Verbindungen. Bei 3 Systemen sind es 3, bei 5 Systemen 10, bei 8 Systemen 28. Mit einem Leitsystem in der Mitte sind es k − 1.

Zwischen beiden ERP

Konzerninterne Belege

Lieferungen und Leistungen zwischen den Gesellschaften brauchen ein Partnerkennzeichen am Beleg, sonst bleibt die Abstimmung Handarbeit.

Zu Nachbarsystemen

Jede Anbindung am Altsystem

CRM, Lager, Shop, Lohn, Bank und Archiv hängen am alten ERP. Bei Weg 3 und 4 zieht jede Anbindung um, bei Weg 2 kommt eine hinzu.

Zu Geschäftspartnern

Belegaustausch und E-Rechnung

Partner kennen Ihre Gesellschaft unter Name, Nummer und Format. Ändern Sie nichts davon ohne Ankündigung. Mehr im Überblick E-Rechnung Software.

Im Übergang

Dateien und manuelle Übergaben

Fachbereiche kennen Übergaben, die in keiner Dokumentation stehen. Fragen Sie nach Excel-Listen und Mailanhängen, bevor Sie ein System abschalten.

Rechenbeispiel von Find-Your-Software, rechnerische Obergrenze ohne Gewähr für Ihre Landschaft. Mehr zu ERP-Anbindungen in unseren Ratgebern ERP Schnittstellen und Schnittstellen und Integration in der Systemlandschaft. Rechenwege für Personentage zeigt Integrationskosten ERP WMS MES.

Abschluss, Aufbewahrung, Datenschutz

Was Gesetze beim Zusammenführen verlangen.
Sechs Punkte mit Fundstelle.

Die Normen setzen Grenzen für Konto, Beleg und Datensatz. Wie ein Konzernabschluss entsteht, zeigt der Konsolidierungssoftware Vergleich.

01 · Konzernabschluss

Pflicht nach § 290 HGB

Eine Kapitalgesellschaft mit Sitz im Inland, die auf ein anderes Unternehmen beherrschenden Einfluss ausüben kann, stellt in den ersten fünf Monaten des Konzerngeschäftsjahres einen Konzernabschluss auf (Abs. 1).

  • Mehrheit der Stimmrechte gilt als beherrschender Einfluss (Abs. 2 Nr. 1)
  • Ob Befreiungen greifen, klärt Ihr Abschlussprüfer
02 · Konzerngeschäfte

§§ 303 bis 305 HGB

Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen einbezogenen Unternehmen werden weggelassen (§ 303), Zwischenergebnisse bereinigt (§ 304), Erlöse und Aufwendungen verrechnet (§ 305).

  • Das ERP muss die Partnergesellschaft je Beleg kennen
  • Abstimmung vor dem Abschluss statt danach
03 · Bewertung und Stichtag

§§ 308 und 299 HGB

Vermögensgegenstände und Schulden werden nach den Methoden des Mutterunternehmens einheitlich bewertet. Der Konzernabschluss gilt für den Stichtag des Mutterunternehmens.

  • Abschreibungs- und Bewertungsregeln in beiden Systemen vergleichen
  • Abweichende Stichtage im Plan berücksichtigen
04 · Rechnungen

§ 14 Abs. 4 UStG

Eine Rechnung nennt Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Empfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden und eine fortlaufende Rechnungsnummer.

  • Jede Gesellschaft bleibt eigener Aussteller
  • Ein gemeinsames System führt getrennte Buchungskreise oder Mandanten und Nummernkreise
05 · Aufbewahrung

§ 147 AO und § 257 HGB

Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Die Daten müssen verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO).

  • Nach einem Systemwechsel genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell auswertbarer Datenträger, sofern keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO)
  • Altsystem erst nach dem Archivkonzept abschalten
06 · Datenschutz

Art. 5, 6 und 26 DSGVO

Zweckbindung und Datenminimierung gelten auch beim Zusammenführen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und c). Die Weitergabe innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke kann ein berechtigtes Interesse sein (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f, Erwägungsgrund 48).

  • Legen Gesellschaften Zwecke und Mittel gemeinsam fest, sind sie gemeinsam Verantwortliche (Art. 26)
  • Beschäftigtendaten gesondert mit der Datenschutzbeauftragten klären

Wortlaut: § 290 HGB, § 299 HGB, § 303 HGB, § 304 HGB, § 305 HGB, § 308 HGB, § 257 HGB, § 14 UStG, § 147 AO, Verordnung (EU) 2016/679, Stand 11/2026.

Arbeitsplan in sechs Phasen

Vom Bestand zum Archiv.
Ergebnis je Phase.

Der Plan gliedert die Arbeit, er misst keine Zeit. Wie lange eine Phase dauert, hängt von Größe und Zustand beider Systeme ab.

PhaseErgebnisAufgabenEntscheidung am Ende
1 Bestand erfassenBeide Seiten, nichts auslassenListe aller ERP-Module, Nachbarsysteme, Anpassungen und VerträgeSysteme, Schnittstellen und manuelle Übergaben aufnehmen, Verantwortliche je System benennen. Methodik: IT-BestandsaufnahmeIst der Bestand vollständig genug für den Vergleich?
2 Landschaften nebeneinanderlegenGleiche Felder für beide SeitenBeide Landschaften in denselben Feldern, Doppelungen je Kategorie erkennbarMit IT-Systemlandschaft erfassen beide Seiten im IT Landscape Designer anlegen: Kategorie, Status, Kritikalität, Hersteller und Nutzerzahl je System, Typ, Datenobjekt und Frequenz je SchnittstelleWelche Systeme kommen doppelt vor, welche nur einmal?
3 Zielbild und WegEntscheidung der GeschäftsleitungSchriftliche Wahl eines der vier Wege, Leitsystem je DatenartWege gegen Voraussetzung und Prüffrage halten, Ampel-Prüfung durchgehen, das Zielbild neben dem Ist-Stand als Soll-Szenario festhaltenWeg 1, 2, 3 oder 4, und wer entscheidet bei Abweichungen?
4 Verträge und AbschlussFristen und KonzernkontenplanVertragsübersicht der ERP-Systeme, Konzernkontenplan, AbschlussplanLaufzeit, Kündigung, Zustimmung und Lizenzmetrik prüfen, Konten zuordnen, Konzerngeschäfte kennzeichnen. Mehr: Software-Verträge nach der ÜbernahmeWelche Verträge laufen weiter, welche enden, und wann?
5 Vorbereiten und umstellenDaten, Probelauf, UmstellungBereinigte Stammdaten, abgenommener Probelauf, umgestellter BetriebDubletten auflösen, Zuordnungstabellen bauen, mit echten Daten proben, Fachbereiche abnehmen lassen, Anwender schulen, Termin außerhalb der Abschlussphase wählenGeben Fachbereiche und Finanzen die Umstellung frei?
6 Abschalten und archivierenAltsystem sauber beendenArchiv mit Zugriff nach § 147 AO, gesperrte Zugänge, beendete VerträgeAltdaten archivieren, Zugriff für die Außenprüfung sichern, Benutzer sperren, Verträge zum Fristende beendenWer verantwortet das Archiv, und bis wann?

Arbeitsplan von Find-Your-Software, Stand 11/2026, kein Messwert. Der Plan für die ersten Wochen nach dem Kauf steht in IT in den ersten 100 Tagen.

Ampel-Prüfung

Ist ein gemeinsames System jetzt realistisch?
Zehn Fragen, eine Ampel.

Die Ampel prüft Weg 3 und Weg 4. Zeigt sie Gelb oder Rot, tragen Weg 1 oder Weg 2 den Betrieb, bis die Lücken geschlossen sind.

Abläufe und Ziel

01Sind die Kernabläufe beider Gesellschaften ähnlich genug für ein System?Von Angebot bis Rechnung, von Einkauf bis Zahlung.
02Hat die Geschäftsleitung entschieden, ob beide Gesellschaften auf Dauer eigenständig bleiben?Davon hängt ab, ob Buchungskreise oder Mandanten gebraucht werden.
03Trägt das Zielsystem Größe, Länder und Währungen der Gruppe?Berücksichtigen Sie weitere geplante Zukäufe.

Daten und Abschluss

04Ist festgelegt, welches System je Datenart maßgeblich ist?Kunden, Lieferanten, Artikel, Konten.
05Sind die Konten beider Seiten einem Konzernkontenplan zugeordnet?Ohne Zuordnung bleibt auch der Konzernabschluss offen.
06Sind Kunden und Lieferanten, die in beiden Systemen vorkommen, über eine Kennung verbunden?Etwa über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
07Ist geklärt, wie die Altdaten nach der Abschaltung zugänglich bleiben?Aufbewahrung nach § 147 AO und § 257 HGB.

Technik, Verträge, Zuständigkeit

08Sind alle Schnittstellen beider Systeme erfasst, auch Dateien und manuelle Übergaben?Fachbereiche kennen Übergaben, die in keiner Dokumentation stehen.
09Sind Laufzeit, Kündigungsfrist und Zustimmungspflichten der ERP-Verträge bekannt?Besonders wichtig bei einem Eigentümerwechsel.
10Gibt es eine Person, die Stammdatenregeln für die Gruppe verbindlich entscheidet?Ohne diese Rolle bleibt jede Bereinigung offen.
Beantwortet: 0 von 10
Beantworten Sie die zehn Fragen. Die Ampel erscheint hier.
Grün

Der Weg zum gemeinsamen System ist frei.

Abläufe, Daten und Verträge sind so weit geklärt, dass Sie Weg 3 oder 4 planen können. Legen Sie jetzt Zielsystem, Probelauf und Stichtag fest.

Gelb

Erst nachbessern, dann planen.

Einzelne Grundlagen fehlen. Schließen Sie die markierten Lücken, bevor Sie einen Umstellungstermin nennen. Weg 1 oder 2 trägt den Betrieb bis dahin.

Rot

Erst Zielbild und Zuständigkeit klären.

Es fehlt eine Entscheidung, auf der jede Migration aufbaut. Klären Sie sie zuerst. Weg 1 oder 2 trägt den Betrieb bis dahin.

Einschätzung von Find-Your-Software, Stand 11/2026. Die Fragen sind ein Raster, kein vollständiger Katalog.

FAQ

Häufige Fragen
direkt beantwortet.

Wie führt man zwei ERP-Systeme zusammen?

Sie legen zuerst fest, welches System je Datenart maßgeblich ist, und wählen dann einen von vier Wegen: beide Systeme behalten und auf Berichtsebene konsolidieren, ein Leitsystem mit Anbindung des anderen, Migration auf ein vorhandenes Zielsystem oder ein neues System für beide. Die Wahl hängt davon ab, wie ähnlich die Abläufe sind, ob ein System die Gruppe trägt und ob weitere Zukäufe folgen.

Was ist der Unterschied zwischen zusammenführen, migrieren und konsolidieren?

Zusammenführen ist der Oberbegriff für die Entscheidung, wie die Systeme künftig zusammenarbeiten. Migrieren heißt, Daten in ein anderes System zu übertragen und das alte abzuschalten (Weg 3 und 4). Konsolidieren heißt, die Zahlen der Gesellschaften zum Konzernabschluss zu verdichten, ohne die Systeme zu ändern (Weg 1). Ein Leitsystem mit Anbindung (Weg 2) liegt dazwischen.

Welches ERP-System bleibt nach dem Zukauf?

Das System, das die Abläufe beider Gesellschaften mit den wenigsten Anpassungen trägt, Größe und Länder der Gruppe abdeckt und dessen Wartung gesichert ist. Prüfen Sie auch Lizenzmetrik und Laufzeit. Besteht keines, beginnt eine Auswahl: Vergleiche finden Sie auf find-your-erp.de, den Weg beschreibt Software-Auswahl und Vendor. Für einheitliche Systeme in der Gruppe legt der Standard-Stack für mehrere Gesellschaften die Kategorien fest.

Wann können beide ERP-Systeme nebeneinander bleiben?

Wenn die Gesellschaften getrennte Märkte, Kunden und Abläufe haben und die Konzernzahlen über eine Konsolidierung entstehen. Dann sparen Sie die Migration, tragen aber doppelte Lizenz- und Betriebskosten. Legen Sie einen Konzernkontenplan fest und befristen Sie den Zustand, wenn weitere Zukäufe geplant sind. Lösungen vergleicht der Konsolidierungssoftware Vergleich.

Wie lange dauert es, zwei ERP-Systeme zusammenzuführen?

Das lässt sich ohne Bestandsaufnahme nicht belegbar beantworten, und eine Spanne ohne Quelle nennen wir nicht. Die Dauer bestimmen die Zahl der Sonderprozesse, die Datenqualität, die Schnittstellen und die Abschlusstermine beider Gesellschaften. Planen Sie rückwärts vom nächsten Konzernabschluss und legen Sie Umstellungen nicht in die Abschlussphase. Der Arbeitsplan gliedert die Schritte, er ersetzt keine Zeitschätzung.

Was kostet es, ERP-Systeme zusammenzuführen?

Das hängt vom Weg ab, und Zahlen ohne Bestand wären geraten. Die Kostenblöcke sind: Doppelbetrieb von Lizenz und Hosting, Datenbereinigung und Migration, Schnittstellen, Anpassungen, Schulung, Archivierung des Altsystems und die Zeit der eigenen Fachbereiche. Rechenwege für Schnittstellen und Personentage zeigt der Ratgeber Integrationskosten ERP WMS MES.

Welche Stammdaten sind beim Zusammenführen am schwierigsten?

Kunden und Lieferanten mit Mehrfachanlage sowie Artikel mit verschiedenen Nummern, weil sie Entscheidungen verlangen, die kein Import trifft. Danach folgt der Kontenrahmen: Jedes Einzelkonto braucht ein Konzernkonto. Beginnen Sie mit einer Datenart, prüfen Sie das Ergebnis mit den Fachbereichen und gehen Sie erst dann weiter. Den Ablauf beschreibt der Ratgeber ERP-Datenmigration.

Was passiert mit den Daten des alten ERP-Systems?

Steuerlich relevante Daten bleiben aufbewahrungspflichtig: Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, sonstige Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Nach einem Systemwechsel genügt nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, ein maschinell auswertbarer Datenträger, wenn keine Außenprüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO). Schalten Sie das Altsystem erst nach einem Archivkonzept ab.

Müssen beide Gesellschaften dasselbe ERP-System nutzen?

Nein. Der Konzernabschluss nach § 290 HGB verdichtet Einzelabschlüsse, gleich in welchem System sie entstehen. Jede Gesellschaft bleibt eigene Rechtseinheit und nennt auf ihren Rechnungen die eigene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 Abs. 4 UStG). Ein gemeinsames System führt deshalb je Gesellschaft getrennte Buchungskreise oder Mandanten.

Wie entstehen Konzernzahlen ohne gemeinsames ERP?

Die Einzelabschlüsse werden auf einen gemeinsamen Kontenplan abgebildet und in einer Konsolidierung verdichtet. Dabei werden Forderungen und Verbindlichkeiten (§ 303 HGB) weggelassen, Zwischenergebnisse (§ 304 HGB) bereinigt sowie Erlöse und Aufwendungen zwischen den Gesellschaften (§ 305 HGB) verrechnet. Ein Partnerkennzeichen am Beleg spart Abstimmung. Lösungen vergleicht der Konsolidierungssoftware Vergleich.

Was ist bei den Verträgen der bisherigen ERP-Systeme zu prüfen?

Laufzeit und Kündigungsfrist, Abtretung und Zustimmung bei Eigentümerwechsel, Lizenzmetrik und Nutzerzahl, Standort von Nutzung und Betrieb sowie Wartung und Support. Das Ergebnis zeigt, ob ein System noch gebraucht wird, bis die Migration steht. Mehr steht in Software-Verträge nach der Übernahme, die Übersicht führt das Vertragsmanagement Software. Verbindlich klärt das Ihre Rechtsberatung.

Wie hängen Datenschutz und ERP-Zusammenführung zusammen?

Beim Zusammenführen von Kunden-, Lieferanten- und Beschäftigtendaten gelten Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Die Weitergabe innerhalb einer Unternehmensgruppe für interne Verwaltungszwecke kann ein berechtigtes Interesse sein (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f, Erwägungsgrund 48). Legen Gesellschaften Zwecke und Mittel gemeinsam fest, sind sie gemeinsam Verantwortliche (Art. 26). Beziehen Sie die Datenschutzbeauftragte früh ein.

Womit beginnt man in den ersten Wochen nach dem Zukauf?

Mit Bestand, Zugängen und Verantwortlichen, nicht mit der Systemwahl. Erfassen Sie beide Landschaften, benennen Sie je System eine verantwortliche Person und klären Sie, welche Verträge Fristen auslösen. Die Wahl des Weges folgt, wenn die Landschaften nebeneinanderliegen. Der Arbeitsplan steht in IT in den ersten 100 Tagen, die Rollen beschreibt IT-Governance.

Nächster Schritt

Welcher Weg passt
zu Ihren beiden Systemen?

Beginnen Sie mit dem Bestand. Liegen beide Landschaften nebeneinander, ist die Wahl zwischen den vier Wegen klar begründet, und eine Auswahl, falls nötig, beginnt mit Anforderungen beider Häuser.