HR-Module und Systeme im Überblick.
HR-Software bündelt Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung, Recruiting und Lohnabrechnung in einem System. Welches System passt, hängt vor allem an der Unternehmensgröße. Für kleine Unternehmen nennt der Vergleich unten Sage HR. Für den Mittelstand nennt er Personio, rexx systems, Umantis, ATOSS und SD Worx, für große Unternehmen SAP SuccessFactors und Workday HCM.
Die Tabelle direkt darunter ordnet acht Systeme nach Segment, Modulen und Preis ein, ohne Rangfolge. Den Gesamtmarkt mit allen Anbietern und Preisen zeigt unser Fachportal HR Software. Erfahrungen mit einem konkreten Anbieter lesen Sie unter Personio Erfahrungen, die Systeme für 50 bis 500 Mitarbeitende auf HR Software für den Mittelstand.
HR-Software im Direktvergleich 2026.
8 führende HR-Systeme für den DACH-Markt nach Segment, Modulumfang und Preispunkt. Stand: Juni 2026.
| Anbieter | Segment | Core HR | Payroll DACH | BetrVG | Recruiting | Talent | Preis ab | Profil |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
PersonioMünchen, 2015 · Cloud |
Mittelstand | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Add-on | ab 4 EUR/MA | Zum Portal → |
SAP SuccessFactorsWalldorf · Cloud |
Enterprise | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ab 8 EUR/MA | Zum Portal → |
rexx systemsHamburg, 2000 · Cloud/On-Prem |
Mittelstand | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ab 5 EUR/MA | Zum Portal → |
ATOSS SoftwareMünchen, 1987 · Cloud/On-Prem |
Mittelstand | Basis | Add-on | ✓ | – | Basic | auf Anfrage | Zum Portal → |
Umantis HR SuiteSt. Gallen · Cloud |
Mittelstand | ✓ | Extern | ✓ | ✓ | ✓ | ab 6 EUR/MA | Zum Portal → |
SD WorxBrüssel/München · Cloud |
Mittelstand | ✓ | ✓ | ✓ | Basic | Basic | auf Anfrage | Zum Portal → |
Workday HCMPleasanton CA · Cloud |
Enterprise | ✓ | ✓ | Konfigurierbar | ✓ | ✓ | auf Anfrage | Profil folgt |
Sage HRDublin · Cloud |
KMU | ✓ | Sage-Integration | Basis | ✓ | Basic | ab 3 EUR/MA | Zum Portal → |
Vom Papierchaos zur digitalen Personalakte.
Manuelle HR-Prozesse kosten Zeit, erzeugen Fehler und erfüllen Compliance-Anforderungen nur schwer. HR-Software schafft eine zentrale Datenbasis für alle Personalprozesse.
- ✕Personalstammdaten in Excel-Tabellen verteilt
- ✕Urlaubsanträge per E-Mail ohne Revisionssicherheit
- ✕Payroll durch manuelle Zuarbeit fehleranfällig
- ✕DSGVO-Löschpflichten nicht strukturiert umsetzbar
- ✕Betriebsrat-Beteiligung dokumentarisch lückenhaft
- ✕Kennzahlen (FTE, Fluktuation, Time-to-Hire) fehlen
- ✓Zentrale Personalakte für alle Mitarbeitenden
- ✓Self-Service-Portal für Urlaub, Dokumente, Stammdaten
- ✓Payroll-Integration mit Steuer- und SV-Abrechnung
- ✓Automatisierte Datenlöschung nach gesetzl. Fristen
- ✓BetrVG-Workflows für Einstellungen und Versetzungen
- ✓Echtzeit-HR-Dashboard mit Kernkennzahlen
Drei Systeme im Detail.
Drei Systeme aus der Tabelle im Detail, in der Reihenfolge der Tabelle und ohne Rangfolge.
Personio
Personio (gegründet 2015, München) ist eine Cloud-HR-Plattform für KMU und Mittelstand im DACH-Raum. Die Lösung deckt den gesamten Employee Lifecycle ab: Core HR, Recruiting, Onboarding, Zeiterfassung, Payroll (DE) und Performance-Management. Stärke ist die schnelle Implementierung (typisch 4 bis 12 Wochen) und der Self-Service-Ansatz für HR und Mitarbeitende.
- ›Schnelle Einführung
- ›Starker DACH-Support
- ›Intuitives UI
- ›BetrVG-Workflows
- ›Talent-Mgmt begrenzt
- ›AT/CH-Payroll extra
- ›Kein On-Premise
- ›20 bis 500 Mitarbeitende
- ›Erstmalige HR-Software
- ›Schnelles Wachstum
SAP SuccessFactors
SAP SuccessFactors ist die globale HCM-Suite für mittlere bis große Unternehmen. Im DACH-Raum punktet sie mit BetrVG-Modul, zertifizierter Payroll für DE/AT/CH sowie nativer S/4HANA-Integration. Das Rechenzentrum in Frankfurt erfüllt EU-DSGVO-Anforderungen. SuccessFactors deckt den vollständigen HCM-Umfang ab: Employee Central, Recruiting, Learning, Performance, Compensation und Analytics.
- ›Vollständige HCM-Suite
- ›DACH-Payroll zertifiziert
- ›Native S/4HANA-Integration
- ›BetrVG-Modul zertifiziert
- ›Hohe Implementierungskosten
- ›Komplexe Administration
- ›Für KMU überdimensioniert
- ›Ab 250 Mitarbeitende
- ›SAP S/4HANA-Umfeld
- ›Internationale Konzerne
rexx systems
rexx systems (gegründet 2000, Hamburg) ist eine umfassende HR-Suite für den deutschsprachigen Mittelstand. Die Plattform deckt Recruiting (ATS), Talent-Management, Performance, Zeitwirtschaft und Payroll (DE/AT/CH) ab. Besonders stark: tiefe DACH-Compliance-Expertise und Flexibilität zwischen Cloud und On-Premise. Beliebt in produzierenden Unternehmen und dem klassischen Mittelstand.
- ›Umfassende HR-Suite
- ›Cloud oder On-Premise
- ›DACH-Payroll zertifiziert
- ›DSGVO + BetrVG
- ›UI weniger modern
- ›Wenig internationale Präsenz
- ›Kein englisches UI
- ›50 bis 1000 Mitarbeitende
- ›Produzierendes Gewerbe
- ›DACH-only ohne Internationalisierung
6 Kernmodule einer vollständigen HR-Plattform.
Moderne HR-Software deckt weit mehr als Personalstammdaten ab. Diese sechs Module bilden den Standard einer vollständigen HCM-Suite für den DACH-Mittelstand.
HR-Software im digitalen Ökosystem des Mittelstands.
HR-Daten fließen in alle Unternehmensbereiche. Die wichtigsten Schnittstellen im DACH-Mittelstand.
ERP & Finanzen
- SAP S/4HANA
- SAP Business One
- Microsoft Dynamics 365
- Proalpha
- Sage 100
Payroll-Systeme
- DATEV Lohn & Gehalt
- DATEV Unternehmen Online
- Lexware
- Addison
- ELSTER (direkt)
Kommunikation & IAM
- Microsoft Teams
- Microsoft 365 / Azure AD
- Google Workspace
- Slack
- Zoom
Stellenmärkte
- StepStone
- XING / New Work
- LinkedIn Jobs
- Indeed
- Experteer
6 Compliance-Anforderungen, die jede HR-Software im DACH-Raum erfüllen muss.
Deutsches Arbeitsrecht gehört zu den komplexesten weltweit. HR-Software muss diese Anforderungen systemseitig abbilden.
Beschäftigtendatenschutz
Personaldaten dürfen nur zweckgebunden und mit Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Löschfristen, Betroffenenrechte und Verarbeitungsverzeichnis müssen systemseitig abgebildet sein. Datenschutzkonforme Verarbeitung ist Pflicht.
Betriebsratsrechte
Der Betriebsrat hat Mitbestimmungsrechte bei der Einführung von HR-Software (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Betriebsvereinbarungen regeln Einsatz, Auswertungen und Zugriffsrechte. Systemseitige Rollentrennung ist erforderlich.
Arbeitszeitdokumentation
Seit EuGH-Urteil 2019 und BAG-Beschluss 2022 sind Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. HR-Software muss revisionssichere Zeitdaten liefern. Pflicht ab 2026 für alle Betriebsgrößen.
Entgelttransparenz
Mitarbeiter ab 200 Beschäftigten können Auskunft über Vergütungsstrukturen verlangen. HR-Software muss Gehaltsreporting nach Tätigkeit, Entgeltgruppe und Geschlecht ermöglichen. Reporting-Pflicht gilt ab 500 Mitarbeitenden.
Diskriminierungsfreiheit
Stellenanzeigen, Einstellungsprozesse und Beförderungsentscheidungen müssen diskriminierungsfrei dokumentiert sein. Bewerbermanagementsysteme sollten Audit-Trails für alle Entscheidungen entlang der Candidate Journey liefern.
Arbeitnehmerüberlassung
Beim Einsatz von Leiharbeitnehmern gelten Höchstüberlassungszeiten (18 Monate), Equal-Pay-Grundsatz und Dokumentationspflichten. HR-Software mit AÜG-Modul verwaltet Überlassungszeiten und Vergütungsvergleiche automatisiert.
Was kostet HR-Software im DACH-Mittelstand?
Typische Preisstrukturen 2026. Alle Angaben netto, pro Mitarbeiter und Monat (PMPM), zuzüglich einmaliger Implementierungskosten. Quelle: Anbieterangaben und FYS-Markterhebung Q1 2026.
| Unternehmensgröße | Typische Anbieter | Lizenz PMPM | Implementierung | TCO Jahr 1 | Hinweis |
|---|---|---|---|---|---|
| Kleinunternehmen 10 bis 100 MA |
Personio Start, Sage HR, HRworks | 6 bis 12 EUR | 0 bis 3.000 EUR | 7.200 bis 17.400 EUR | SaaS-only, Self-Service-Onboarding, DATEV-Export |
| Mittelstand 100 bis 500 MA |
Personio Pro, rexx, Umantis, ATOSS | 9 bis 18 EUR | 15.000 bis 60.000 EUR | 68.000 bis 168.000 EUR | Payroll-Modul oft separat bepreist, BetrVG-Modul inkl. |
| Großunternehmen 500+ MA |
SAP SuccessFactors, Workday HCM, SD Worx | 15 bis 35 EUR | 80.000 bis 500.000 EUR | individuell | Vollständige HCM-Suite inkl. Talent, Analytics, Global Payroll |
Alle Preise sind Richtwerte. Endpreise hängen von Modulauswahl, Vertragslaufzeit und Verhandlung ab. Für eine individuelle Kostenschätzung empfehlen wir den HR-Software-Vergleich auf find-your-hr.de.
In 6 Schritten zur richtigen HR-Software.
Strukturierte Auswahl reduziert das Risiko von Fehlinvestitionen. Mittelständische Unternehmen, die diesen Prozess durchlaufen, berichten von 40% höherer Zufriedenheit nach Go-live (Haufe HR-Studie 2025).
HR Themen im Detail bei Find-Your-HR
Für einzelne HR Bereiche gibt es eigene, ausführliche Ratgeber auf unserer Fachseite find-your-hr.de. Dort finden Sie Anbieter, Kriterien und Kosten je Thema.
- Recruiting. Bewerbermanagement und ATS im Vergleich: Recruiting Software und ATS.
- Zeiterfassung. Pflicht, Zeitwirtschaft und Einsatzplanung: Zeiterfassung und Workforce Management sowie Arbeitszeiterfassungspflicht.
- Kleine Unternehmen. HR Software bis etwa 50 Beschäftigte: HR Software für kleine Unternehmen.
- Große Unternehmen. Architektur, Integrationen und Gesamtkosten: HR Software für große Unternehmen.
- KI und Recht. Pflichten für KI im Personalbereich: EU AI Act im HR.
- Anbieter. Preise und Einordnung eines verbreiteten Systems: HRworks im Überblick.