Software für Kanzleien.
Mandate, Fristen und Akten in einem System.
Kanzleisoftware umfasst alle Systeme, mit denen Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwaltskanzleien Mandate führen, Fristen überwachen, Leistungen abrechnen und mit Mandanten, Gerichten und Finanzverwaltung kommunizieren. Diese Seite richtet sich an Kanzleien im Mittelstand mit Schwerpunkt Deutschland. Sie zeigt die Systemlandschaft, sieben Anbieter mit Herstellerangaben, die Pflichten rund um beA, beSt und Berufsgeheimnis sowie eine Auswahl in sechs Schritten.
Welche Software
braucht eine Kanzlei?
Eine Kanzlei braucht ein Kanzleimanagement mit Akte, Fristen und Abrechnung, dazu Finanzbuchhaltung und Lohn für Mandanten, ein DMS, Zeiterfassung, ein Mandantenportal und die Anbindung an beA oder beSt. Entscheidend sind das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB, saubere Schnittstellen zu DATEV und ein Anbieter, der die Dienstleisterpflichten vertraglich abdeckt.
Viele Mandate,
eine Akte.
Am 1. Januar 2026 zählten die Steuerberaterkammern 105.953 Mitglieder in 53.932 Praxen, davon 36.167 Einzelpraxen (BStBK Berufsstatistik 2025). Die Rechtsanwaltskammern hatten zum selben Stichtag 173.504 Mitglieder (BRAK, Pressemitteilung Nr. 7 vom 15.04.2026). Gerade in kleinen und mittleren Kanzleien entscheidet die Software darüber, ob Fristen, Belege, Schriftsätze und Mandantenkommunikation an einem Ort zusammenlaufen oder in Postfächern, Ordnern und Tabellen verstreut bleiben.
Ohne integrierte Kanzleisoftware
- Fristen stehen im Kalender einzelner Mitarbeitender und nicht an der Akte
- beA- oder beSt-Nachrichten werden ausgedruckt oder per Hand abgelegt
- Belege der Mandanten kommen per Mail, Post und USB-Stick
- Zeiten werden nachträglich geschätzt und nicht vollständig abgerechnet
- Niemand weiß sicher, welcher Dienstleister Zugriff auf Mandantendaten hat
Mit einer durchgängigen Lösung
- Akte, Fristen und Wiedervorlagen hängen am Mandat und sind für Vertretungen sichtbar
- beA- und beSt-Eingänge landen direkt in der richtigen Akte
- Mandanten laden Belege über ein Portal hoch, die Buchhaltung greift darauf zu
- Leistungen fließen aus der Zeiterfassung direkt in die Rechnung nach RVG oder StBVV
- Jeder Dienstleister ist nach § 43e BRAO oder § 62a StBerG vertraglich verpflichtet
Sechs Bausteine
einer digitalen Kanzlei.
Kanzleisoftware ist selten ein einzelnes Programm. In der Praxis greifen sechs Bausteine ineinander. Manche Anbieter decken alle sechs ab, andere spezialisieren sich auf die Steuerberatung oder die Anwaltschaft und binden den Rest über Schnittstellen an. Die Zuordnung der Bausteine ist eine Einschätzung von Find-Your-Software.
Mandate, Akten und Fristen
Das Herz der Kanzlei: Mandanten- und Adressverwaltung, Aktenanlage, Kollisionsprüfung, Termine, Fristen und Wiedervorlagen.
- Fristenkontrolle mit Vorfristen und Vertretung
- Kollisionsprüfung vor Mandatsannahme
Mandantenbuchhaltung
Steuerkanzleien buchen für Mandanten, erstellen Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Lohnabrechnungen. Das ist der Kern von Systemen wie DATEV, ADDISON oder Agenda.
- Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss
- Lohn und Gehalt, auch für Sonderfälle
Dokumente revisionssicher ablegen
Ein Dokumentenmanagement legt Schriftsätze, Belege und Korrespondenz an der Akte ab, mit Volltextsuche und Versionen. Mehr dazu auf der Seite DMS Software.
- Volltextsuche über OCR
- Zugriffsrechte je Mandat
Leistungen vollständig abrechnen
Zeiten, Auslagen und Pauschalen fließen in die Rechnung, nach RVG, nach StBVV oder nach Vereinbarung. Für die Arbeitszeit der eigenen Mitarbeitenden gilt zusätzlich die Arbeitszeiterfassungspflicht.
- Stoppuhr und mobile Erfassung
- Rechnung nach Gebührenordnung oder Honorar
Belege und Freigaben digital
Über ein Portal laden Mandanten Belege hoch, sehen Auswertungen und geben Dokumente frei. Beispiele sind DATEV Unternehmen online oder ADDISON Direkt.
- Belegupload per App oder Browser
- Freigabe von Erklärungen und Abschlüssen
Elektronischer Rechtsverkehr
Anwälte kommunizieren über das beA mit Gerichten, Steuerberater über das beSt mit den Finanzgerichten. Die Kanzleisoftware sollte beide Postfächer direkt anbinden.
- Eingang direkt an der Akte
- Versand mit Prüfprotokoll
Quellen: DATEV Anwalt classic, ADDISON Komplettlösung für Steuerberater, Abruf 13.10.2026.
Was das Berufsrecht
von der Software verlangt.
Kanzleien unterliegen strengeren Regeln als die meisten Unternehmen. Die folgenden Pflichten sind mit Gesetzestext oder Kammerquelle belegt. Sie ersetzen keine Rechtsberatung im Einzelfall. Die allgemeinen Anforderungen an Datenschutz und Hosting stehen auf der Seite DSGVO und Serverstandort.
Zustellungen zur Kenntnis nehmen
Seit dem 1.1.2018 gilt für Anwälte die passive Nutzungspflicht. Nach § 31a Abs. 6 BRAO müssen sie die technischen Einrichtungen vorhalten und Zustellungen über das beA zur Kenntnis nehmen.
- Quelle: BRAK und § 31a BRAO
Schriftsätze nur elektronisch
Seit dem 1.1.2022 gilt die aktive Nutzungspflicht. Nach § 130d ZPO sind vorbereitende Schriftsätze, Anträge und Erklärungen von Anwälten als elektronisches Dokument zu übermitteln.
- Quelle: BRAK und § 130d ZPO
Postfach für Steuerberater
Seit dem 1.1.2023 stehen Steuerberaterplattform und beSt zur Verfügung. Nach § 86d Abs. 6 StBerG muss der Inhaber Zustellungen zur Kenntnis nehmen, Schriftsätze an die Finanzgerichte gehen nach § 52d FGO elektronisch.
- Quelle: BStBK, § 86d StBerG, § 52d FGO
Berufsgeheimnis
Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer machen sich strafbar, wenn sie fremde Geheimnisse unbefugt offenbaren. Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen sie Geheimnisse mitwirkenden Personen wie IT-Dienstleistern zugänglich machen, soweit das erforderlich ist.
- Quelle: § 203 StGB
Vertrag in Textform
§ 43e BRAO und § 62a StBerG verlangen eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht, Belehrung über die Strafbarkeit und Regeln für Unterauftragnehmer.
- Gilt für Softwarehersteller, Hosting und Support
- Bei Diensten im Ausland: vergleichbarer Geheimnisschutz nötig
Fristen für Mandanten
Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Papierrechnungen im Inland nur bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 übermittelt werden. Kanzleien stellen dafür Rechnungsausgang und Mandantenbuchhaltung um.
- Details: E-Rechnung Software
Quellen: BRAK beA und ERV, BStBK Steuerberaterplattform, § 31a BRAO, § 43e BRAO, § 130d ZPO, § 86d StBerG, § 62a StBerG, § 52d FGO, § 203 StGB, § 27 UStG, Justizportal EGVP. Abruf 13.10.2026.
Kanzleisoftware im Vergleich:
ein Auszug aus dem Markt.
Die Tabelle zeigt einen Auszug von sieben Anbietern, alphabetisch sortiert und ohne Wertung. Ausgewählt haben wir Systeme für die Steuerberatung und für Anwaltskanzleien mit Bezug zum deutschen Markt, deren Angaben auf der Herstellerseite abrufbar sind. Preise stehen nur dort, wo der Hersteller sie veröffentlicht. Alle weiteren Systeme finden Sie über das Matching.
| Anbieter | Segment | Preis ab | Zielgruppe | Betrieb | Schwerpunkte laut Hersteller |
|---|---|---|---|---|---|
| ActaportdokSAFE GmbH, Leipzig | Recht | ab 79 € pro Nutzer und Monat (Starter, max. 2 Nutzer) | Anwaltskanzleien, Professional ohne Nutzerlimit | Cloud, Hosting in Deutschland laut Hersteller | Aktenführung, Mobile App, Forderungsmanagement ab Professional |
| ADDISONWolters Kluwer | Steuerberatung | auf Anfrage | Steuerkanzleien vom Einzelarbeitsplatz bis über 50 Arbeitsplätze | ≈ in der Demo prüfen | Fibu, Lohn, Steuern, Kanzleiorganisation, DMS, Portal ADDISON Direkt |
| AdvowareSTP, Septeo Legal Solutions Deutschland GmbH | Recht | ab 109 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. (Cloud Standard) | Kleinere und mittelgroße Kanzleien und Notariate | Cloud oder Kanzleiserver, Rechenzentren nach ISO 27001 in Deutschland laut Hersteller | Akte, Fristen, beA, RVG-Abrechnung, Kollisionsprüfung |
| AgendaRosenheim, gegründet 1984 | Steuerberatung | auf Anfrage | Steuerkanzleien und selbstständige Buchhalter, 380.000 Nutzer laut Hersteller | ≈ in der Demo prüfen | Komplettsystem aus Software, IT-Lösungen und Service für Kanzleien |
| DATEVDATEV eG, Nürnberg, gegründet 1966 | Steuer und Recht | auf Anfrage, DATEV DMS ab 40,96 € monatlich | Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte, über 40.000 Mitglieder | ≈ je Produkt unterschiedlich, in der Demo prüfen | Rechnungswesen, DATEV Anwalt classic mit Akte, Fristen, beA und RVG, DATEV DMS |
| KleosWolters Kluwer | Recht | auf Anfrage | Anwaltskanzleien, über 30.000 Nutzer in sieben Ländern laut Hersteller | Cloud auf Microsoft Azure laut Hersteller | Akte, Zeiterfassung, Dokumente, E-Rechnung, Fibu, beA-Vollintegration |
| RA-MICROStammhaus Berlin, Ursprung 1982 | Recht | auf Anfrage | Anwaltskanzleien, über 60.000 Arbeitsplätze laut Hersteller | Kanzlei-EDV vor Ort und in der Cloud laut Hersteller | E-Akte, E-Eingangsfach, beA-Integration, digitales Diktat |
Auszug, keine Rangfolge. Angaben laut Herstellerseiten, Abruf 13.10.2026: Actaport Preise, ADDISON, Advoware, Agenda, DATEV Unternehmen, DATEV DMS, Kleos, RA-MICRO. Ob Actaport netto oder brutto ausweist, nennt die Preisseite nicht.
KI hilft,
die Verantwortung bleibt.
Viele Hersteller bauen KI-Funktionen in ihre Kanzleisoftware ein. Die Bundessteuerberaterkammer hat dazu einen FAQ-Katalog veröffentlicht (Stand 27. Januar 2026). Für die Auswahl zählt vor allem, wohin die Daten fließen und wer das Ergebnis prüft. Einen breiteren Überblick gibt die Seite KI in Unternehmenssoftware.
Was die BStBK betont
- Entscheidungen und Verantwortung bleiben beim Menschen
- Eigene Kapitel zu Qualitätssicherung, Dokumentation und Datenschutz
KI in der Kanzleisoftware
- Advoware: Legal Twin Case Knowledge direkt nutzbar laut STP
- Kleos: Kleos Expert AI als Anbindung laut Wolters Kluwer
Verschwiegenheit auch bei KI
- Externe KI-Dienste wie Dienstleister behandeln (Einschätzung von Find-Your-Software)
- Vertrag nach § 43e BRAO oder § 62a StBerG prüfen
- Bei Mandatsbezug Einwilligung nach § 43e Abs. 5 BRAO beachten
Fragen an den Anbieter
- Wo werden Eingaben verarbeitet und gespeichert?
- Werden Mandantendaten zum Training genutzt?
Quellen: BStBK FAQ KI im steuerberatenden Berufsstand, Advoware, Kleos, § 43e BRAO, Abruf 13.10.2026.
Kanzlei oder Beratung:
zwei verschiedene Seiten.
Diese Seite behandelt Kanzleien mit Berufsrecht und Kammerpflichten. Für Unternehmensberatungen, Agenturen und Projektdienstleister gibt es die eigene Seite Software für Beratungen. Dort stehen Projektsteuerung, Ressourcenplanung und Professional Services Automation im Mittelpunkt.
Software für Kanzleien
- Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsanwaltskanzleien
- Mandantenbuchhaltung, Steuern, Lohn für Dritte
- Akte, Fristenkontrolle und Kollisionsprüfung
- beA, beSt und Kommunikation mit Gerichten und Finanzverwaltung
Software für Beratungen
- Unternehmensberatungen und Projektdienstleister
- Projekte, Budgets und Auslastung
- Angebote, Meilensteine und Projektabrechnung
- CRM und Pipeline im Vordergrund
Worauf Kanzleien
bei der Auswahl achten.
Die folgenden Kriterien entscheiden aus unserer Erfahrung darüber, ob eine Kanzleisoftware im Alltag trägt. Gewichtung und Reihenfolge sind eine Einschätzung von Find-Your-Software und hängen von Kanzleigröße und Schwerpunkt ab.
Fachliche Abdeckung
Fristen, Kollisionsprüfung, Gebührenrecht und Aktenführung müssen zum Fachgebiet passen.
- RVG oder StBVV abgebildet
- Vertretungsregeln für Fristen
DATEV, beA und beSt
Viele Mandanten und Kanzleien arbeiten mit DATEV. Prüfen Sie Datenformate und Postfachanbindung live. Wie Buchhaltung und Kanzlei zusammenspielen, zeigt die Seite Buchhaltungssoftware.
- Export und Import von Buchungsdaten
- beA- und beSt-Anbindung im Workflow
Cloud, Rechenzentrum, Kanzleiserver
Klären Sie Standort, Zertifikate und Unterauftragnehmer. Bei Diensten im Ausland verlangt § 43e Abs. 4 BRAO einen vergleichbaren Geheimnisschutz.
- Standort der Daten und Backups
- Zertifikate wie ISO 27001
Dienstleisterklauseln
Der Vertrag muss die Anforderungen aus § 43e BRAO oder § 62a StBerG abdecken. Eine Checkliste bietet Softwarevertrag prüfen.
- Verschwiegenheit in Textform
- Regeln für Subunternehmer
Portal und Belegfluss
Je mehr Mandanten digital liefern, desto weniger wird abgetippt. Für die Lohnabrechnung lohnt ein Blick auf den Payroll Software Vergleich.
- Upload per App
- Freigabeprozesse
Migration und Ausstieg
Altakten, Vorlagen und Fristen müssen vollständig übernommen werden. Ebenso wichtig ist, wie Sie später wieder herauskommen.
- Migrationsangebot schriftlich
- Exportformate für Akten und Dokumente
Was Kanzleisoftware
kosten kann.
Die meisten Hersteller von Kanzleisoftware veröffentlichen keine vollständigen Preislisten. Die Tabelle nennt nur Preise, die auf der Herstellerseite stehen, und rechnet sie in einem Rechenbeispiel von Find-Your-Software mit eigenen Annahmen hoch. Einführung, Migration und Schulung kommen hinzu.
| Posten | Herstellerangabe | Rechenbeispiel von Find-Your-Software | Vor Vertrag klären |
|---|---|---|---|
| Cloud-Anwaltssoftware, EinstiegActaport Starter | 79 € pro Nutzer und Monat, höchstens 2 Nutzer | 2 Nutzer mal 79 € = 158 € pro Monat | Netto oder brutto, Speicher über 200 GB je Nutzer |
| Cloud-Anwaltssoftware, 5 NutzerAdvoware Cloud Standard bis Premium | 109 € bis 129 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. | 545 € bis 645 € pro Monat zzgl. MwSt. | Optionale Module wie Notariat und KI-Funktionen |
| DokumentenmanagementDATEV DMS | ab 40,96 € monatlich | ab 491,52 € pro Jahr | Lizenzierung nach Nutzern und benötigte Erweiterungen |
| Einführung und Migrationalle Anbieter | meist ohne Listenpreis, Actaport Professional enthält zwei Schulungen zu je 60 Minuten | Erfahrungswert von Find-Your-Software: Aufwand steigt mit Altakten, Vorlagen und Schnittstellen | Festpreis oder schriftliche Aufwandsschätzung |
Preise laut Herstellerseiten, Abruf 13.10.2026: Actaport, Advoware, DATEV DMS. Rechenbeispiele ohne Gewähr, ersetzen kein Angebot.
So finden Kanzleien
die passende Software.
Der Ablauf hat sich in Auswahlprojekten bewährt und ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software. Er funktioniert für eine Einzelkanzlei ebenso wie für eine Berufsausübungsgesellschaft mit mehreren Standorten.
Bestand erfassen
Listen Sie alle Programme, Postfächer, Schnittstellen und Datenbestände auf. Die IT-Systemlandschaft zeigt, was ersetzt und was angebunden wird.
Anforderungen sammeln
Berufsträger, Fachangestellte und Buchhaltung beschreiben ihre Abläufe. Trennen Sie Muss und Kann. Hilfe bietet Anforderungen sammeln.
Berufsrecht prüfen
Klären Sie beA oder beSt, Fristenkontrolle, Gebührenrecht und die Dienstleisterpflichten nach § 43e BRAO oder § 62a StBerG, bevor Sie Anbieter einladen.
Shortlist bilden
Wählen Sie drei bis fünf Anbieter, die zu Fachgebiet und Kanzleigröße passen. Das Anbieter Ranking ordnet sie nach Ihren Anforderungen.
Demo mit eigenen Fällen
Lassen Sie sich echte Abläufe zeigen: eine Frist mit Vertretung, einen beA-Eingang, eine Rechnung nach RVG oder StBVV, einen Belegupload.
Vertrag und Umstieg
Prüfen Sie Dienstleisterklauseln, Datenrückgabe und Migrationsangebot. Legen Sie Stichtag, Parallelbetrieb und Schulungen fest.
Häufige Fragen
direkt beantwortet.
Was ist Kanzleisoftware?
Kanzleisoftware ist Software, mit der Steuerberatungskanzleien, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwaltskanzleien Mandate, Akten, Fristen und Abrechnung führen. Dazu kommen je nach Beruf Finanzbuchhaltung und Lohn für Mandanten, ein Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, ein Mandantenportal und die Anbindung an beA oder beSt. Manche Anbieter decken alles in einem System ab, andere verbinden spezialisierte Programme über Schnittstellen.
Welche Kanzleisoftware nutzen Steuerberater?
Steuerberater arbeiten häufig mit Komplettsystemen für Mandantenbuchhaltung, Steuern, Lohn und Kanzleiorganisation. Beispiele mit Herstellerseite sind DATEV, ADDISON von Wolters Kluwer und Agenda aus Rosenheim. DATEV nennt über 40.000 Mitglieder aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Anwaltschaft, Agenda 380.000 Nutzer. Welches System passt, hängt von Kanzleigröße, Mandantenstruktur und vorhandenen Schnittstellen ab.
Welche Anwaltssoftware gibt es?
Für Rechtsanwaltskanzleien gibt es spezialisierte Anwaltssoftware wie RA-MICRO, Advoware, Kleos, Actaport und DATEV Anwalt classic. Alle genannten Anbieter beschreiben auf ihrer Herstellerseite Aktenführung und eine beA-Anbindung. Unterschiede liegen im Betrieb als Cloud oder auf dem Kanzleiserver, in der Kanzleigröße und im Preismodell. Advoware nennt ab 109 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt., Actaport ab 79 € pro Nutzer und Monat.
Muss Kanzleisoftware das beA anbinden?
Für Anwälte gilt seit dem 1.1.2018 die passive und seit dem 1.1.2022 die aktive Nutzungspflicht des beA nach § 31a BRAO und § 130d ZPO. Schriftsätze an Gerichte müssen elektronisch übermittelt werden. Die Software muss das beA nicht zwingend selbst anbinden, eine direkte Anbindung spart aber Ablage und Fehler. Steuerberater nutzen seit dem 1.1.2023 das beSt für die Finanzgerichte.
Was bedeutet § 203 StGB für die Softwareauswahl?
§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse durch Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unter Strafe. Nach Absatz 3 dürfen Kanzleien Geheimnisse mitwirkenden Dienstleistern zugänglich machen, soweit das erforderlich ist. § 43e BRAO und § 62a StBerG verlangen dafür einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitspflicht. Softwarehersteller, Hosting und Support müssen diese Vereinbarung unterschreiben.
Darf eine Kanzlei Cloud-Software nutzen?
Ja, wenn der Dienstleister sorgfältig ausgewählt und nach § 43e BRAO oder § 62a StBerG vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Bei Diensten im Ausland muss der Geheimnisschutz dem Schutz im Inland vergleichbar sein. Prüfen Sie Standort der Rechenzentren, Zertifikate und Unterauftragnehmer. Mehrere Anbieter wie Actaport und Advoware geben Hosting in Deutschland an.
Was kostet Kanzleisoftware?
Veröffentlichte Preise sind selten. Actaport nennt ab 79 € pro Nutzer und Monat für bis zu zwei Nutzer, Advoware Cloud 109 € bis 129 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt., DATEV DMS ab 40,96 € monatlich, Abruf 13.10.2026. Für fünf Nutzer ergeben sich bei Advoware rechnerisch 545 € bis 645 € pro Monat. Einführung, Migration und Schulung kommen hinzu und werden meist individuell angeboten.
Wie unterscheidet sich Kanzleisoftware von Software für Beratungen?
Kanzleisoftware bildet Berufsrecht ab: Fristenkontrolle, Kollisionsprüfung, Gebührenrecht, beA oder beSt und Mandantenbuchhaltung. Software für Unternehmensberatungen konzentriert sich auf Projekte, Ressourcen, Angebote und Projektabrechnung. Für Unternehmensberatungen gibt es auf Find-Your-Software eine eigene Branchenseite. Steuerberater und Anwälte sind mit dieser Seite richtig.
Die passende Kanzleisoftware
für Ihre Kanzlei.
Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Es sammelt Anforderungen, erstellt daraus eine begründete Shortlist, begleitet Demos und Vertragsprüfung und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar. Grundlage sind über 200.000 Referenzprojekte und über 1.000 gestartete Auswahlprojekte, die Shortlist steht in rund 6 Minuten, Provisionen nehmen wir keine. Im Selection Portal erfassen Sie IT-Systemlandschaft und Anforderungen und sprechen Anbieter direkt an.