Softwareauswahl nach Unternehmensgröße.
Bis 50, rund 200, 51 bis 499, ab 500 und Konzern.

Wie wählt ein kleines Unternehmen Software aus?

Ein kleines Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitenden hält die Auswahl bewusst schlank. Eine Person verantwortet das Projekt, die Geschäftsführung entscheidet. Sie schreiben eine Seite Anforderungen mit höchstens fünf Muss Kriterien, sammeln eine kurze Longlist und vergleichen drei Anbieter mit denselben Demo Aufgaben. Prüfen Sie Gesamtkosten statt nur den Listenpreis und planen Sie die Datenübernahme als eigene Aufgabe. So bleibt der Aufwand klein, ohne dass die Entscheidung dem Bauchgefühl folgt. Das Selection Portal kann dabei als Werkzeug helfen.

Wie läuft die Softwareauswahl im Mittelstand?

Im Mittelstand, bei Find-Your-Software als 51 bis 499 Mitarbeitende gefasst, läuft die Auswahl in klaren Phasen: Ziel und Rollen, Anforderungskatalog mit Muss, Soll und Kann, Longlist, Shortlist mit drei bis fünf Anbietern, Demos mit gleichen Szenarien, Nutzwertanalyse, Vertrag. Die Checkliste rechnet mit 8 bis 16 Wochen, die Einführung dauert laut Software Einführung typisch 3 bis 12 Monate. Fachbereiche, IT, Datenschutz und gegebenenfalls der Betriebsrat sind früh beteiligt. Das sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software. Zwei Finalisten bleiben bis zur Vertragsprüfung im Rennen.

Was ist bei der Softwareauswahl in Konzernen anders?

In Konzernen verschiebt sich das Gewicht von der Funktion zur Steuerung. Mehrere Gesellschaften, Länder und Gremien verlangen Entscheidungsregeln, die vorab feststehen, eine Zielarchitektur für die Systemlandschaft und ein formales Vergabeverfahren mit RFP und Vertragsprüfung. Hinzu kommen Compliance Pflichten, Mitbestimmung auf Gesamtbetriebsratsebene und ein Rollout in Wellen. Der Methodik Hub nennt für Enterprise Projekte 12 bis 24 Monate Einführung. Das ist ein Erfahrungswert von Find-Your-Software und kein Garantiewert. Planen Sie für Abstimmungen ausreichend Zeit ein.

Wie groß sollte die Shortlist sein?

Als Praxisrichtwert gelten drei bis fünf Anbieter. Was ist ein RFP staffelt nach Projektgröße: drei Anbieter bei kleinen Vorhaben, drei bis vier bei mittleren, vier bis fünf bei großen. Acht Anbieter im Detail zu prüfen gilt als zu viel, weil Demos, Fragen und Verhandlung den Aufwand erhöhen, ohne die Entscheidung zu verbessern. Verhandeln Sie am Ende mit zwei Finalisten parallel. Die Werte sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software, keine Normen. Das Selection Portal hält die Auswahl und die Gründe dafür nachvollziehbar fest.

Wie lange dauert eine Softwareauswahl?

Es gibt keine einheitliche Dauer. Der Methodik Hub nennt je Ansatz Tage bei einer Bauchentscheidung, 4 bis 12 Wochen bei kriteriengestützter Auswahl, 6 bis 16 Wochen mit Beratung und 2 bis 6 Monate beim klassischen Verfahren mit Lastenheft und Ausschreibung. Die Checkliste rechnet mit 8 bis 16 Wochen. Die Einführung kommt danach hinzu. Die Spannen sind Erfahrungswerte von Find-Your-Software und hängen von Umfang, Beteiligten und Datenqualität ab. Planen Sie Puffer für Verträge und Datenschutz ein.

Wer sollte an der Auswahl beteiligt sein?

Beteiligt sind die Geschäftsführung als Auftraggeber, die Fachbereiche als spätere Anwender, die IT für technische Anforderungen, der Einkauf für kaufmännische Bedingungen sowie Datenschutz und Recht für Compliance. Wo ein Betriebsrat besteht, wird er früh einbezogen, da technische Einrichtungen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung unterliegen können. Je kleiner das Unternehmen, desto mehr Rollen übernimmt eine Person. Je größer, desto wichtiger ist eine feste Aufteilung nach RACI. Das Selection Portal bildet diese Rollen mit Rechten ab.

Welche Kategorien braucht ein Unternehmen mit 50 Mitarbeitenden?

Meist beginnen Unternehmen dieser Größe mit einem ERP oder einer Warenwirtschaft für Finanzen, Einkauf und Lager. Dazu kommen häufig eine HR Lösung für Personalakte und Abwesenheiten, ein CRM für den Vertrieb und die Lohnabrechnung, die in der HR Kategorie liegt. WMS, Procurement Software und Business Intelligence folgen meist erst bei wachsender Komplexität. Welche Reihenfolge passt, hängt von Branche und Engpass ab. Die Matrix auf dieser Seite führt zu den Kategorien. Die Verlinkung in der Matrix zeigt jeweils die nächste Detailseite.

Wie vermeide ich Fehler bei der Auswahl?

Die häufigsten Fehler sind die Entscheidung nach Bauchgefühl, Lücken im Anforderungskatalog, blindes Vertrauen in die Demo, ein reiner Feature Fokus, zu späte Einbindung der Beteiligten, eine unterschätzte Datenmigration und der Blick nur auf den Listenpreis. Dagegen helfen gewichtete Kriterien, gleiche Szenarien für alle Anbieter, Echtdaten in der Demo, ein Rollenmodell und eine Gesamtkostenrechnung über mehrere Jahre. Die Seite zu Kriterien und Fehlern beschreibt acht teure Fehler im Detail. Die Gewichtung legen Sie fest, bevor Anbieter gezeigt werden.

Was gilt als kleines, mittleres und großes Unternehmen?

Nach der EU Empfehlung 2003/361/EG hat ein mittleres Unternehmen unter 250 Beschäftigte und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme, ein kleines unter 50 Beschäftigte und höchstens 10 Mio. €. Das IfM Bonn zählt mittlere Unternehmen bis 499 Beschäftigte. Die Arbeitsklassen bis 50, 51 bis 499 und ab 500 von Find-Your-Software sind keine Rechtsbegriffe. Für Rechtsfolgen zählt immer die jeweilige Norm. Stand der Quellen: Oktober 2026. Maßgeblich ist bei Rechtsfragen immer die jeweilige Norm.

Wie plane ich die Auswahl bei einem wachsenden Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden?

Teilen Sie jede Anforderung in zwei Zeithorizonte: Muss heute und Muss in etwa 24 Monaten. Klären Sie Preisstufen bei 250 und 500 Nutzern, Skalierung von Mandanten und Standorten, Schnittstellen zu Buchhaltung und CRM sowie den Datenexport bei einem späteren Wechsel. Setzen Sie Projektleitung, Key User und Sponsor früh ein und führen Sie in Etappen ein. Die Dauer liegt laut Methodik Hub im Mittelstand bei 3 bis 9 Monaten, ein Erfahrungswert von Find-Your-Software. Das Selection Portal hilft, beide Horizonte im Katalog abzubilden.

Ab wann lohnt sich ein RFP oder eine formale Ausschreibung?

Ein RFP lohnt sich, wenn viele Anforderungen vergleichbar beantwortet werden müssen, mehrere Fachbereiche beteiligt sind und die Entscheidung dokumentiert werden soll, etwa bei ERP, CRM, HR oder BI. Für ein kleines Zusatzmodul genügen oft Demo oder Preisanfrage. Je größer das Unternehmen, desto eher ist ein formales Verfahren mit einheitlichem Preisblatt üblich. Für öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vergaberegeln. Lesen Sie dazu Was ist ein RFP und RFP erstellen. Der Vergleich der Anbieter bleibt dadurch fair und nachvollziehbar.

Muss der Betriebsrat an der Softwareauswahl beteiligt werden?

Wo ein Betriebsrat besteht, unterliegt die Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das Bundesarbeitsgericht hat dies am 16. Juli 2024 (1 ABR 16/23) für ein Headset System auch ohne Aufzeichnung bejaht und die Zuständigkeit des Gesamtbetriebsrats bei unternehmenseinheitlicher IT bestätigt. Beteiligen Sie den Betriebsrat früh. Das ist keine Rechtsberatung, klären Sie den Einzelfall juristisch. Ob ein Betriebsrat besteht, ist für den Zeitplan entscheidend.

Cloud oder On-Premise: Hängt die Antwort von der Größe ab?

Nur zum Teil. Kleine Unternehmen wählen oft Cloud, weil Betrieb und Updates entfallen. Mit wachsender Größe treten Fragen zu Datenstandort, Integration, Sicherheitsnachweisen und Souveränität hinzu. Nach Destatis beziehen 2025 in der Größenklasse 10 bis 49 Beschäftigte 22 Prozent, bei 50 bis 249 Beschäftigten 26 Prozent und bei 250 und mehr 29 Prozent Cloud Services für ERP Software, Bezugsgröße sind Unternehmen mit bezahlten Cloud Services. Prüfen Sie Betriebsmodell als Kriterium, nicht als Vorgabe. Die Entscheidung bleibt dennoch immer eine Frage des Einzelfalls.