Software-Kategorie · CRM

CRM Software für Vertrieb, Marketing & Service.

CRM Software (Customer Relationship Management) bündelt Vertrieb, Marketing und Service auf einer gemeinsamen Datenbasis. Dieser Überblick richtet sich an Unternehmen im DACH Mittelstand, die eine CRM Lösung auswählen, ein Excel basiertes Vorgehen ablösen oder ein bestehendes System ersetzen wollen. Sie erfahren, was CRM Software, ein CRM Programm und ein CRM System unterscheidet, wie sich CRM von ERP abgrenzt, welche Kriterien im Mittelstand zählen, was Cloud und On-Premise für Datenschutz und Serverstandort bedeuten und wie die Auswahl in sechs Schritten abläuft. Laut Eurostat nutzten 2025 in Deutschland 29,64 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten CRM Software (Stand Februar 2026). Vergleich, Anbieter und Preise finden Sie auf eigenen Seiten, die dieser Überblick verlinkt.

Sales-Pipeline
Marketing-Automation
Service & Ticketing
DSGVO-konform
20,0 %
globaler CRM Marktanteil von Salesforce 2025 (laut Salesforce unter Verweis auf IDC, Stand Juni 2026)
28,5 %
der Unternehmen in der EU nutzten 2025 CRM Anwendungen (Eurostat)
56,30 €
Dynamics 365 Sales Professional je Nutzer und Monat (Stand Oktober 2026)
0 €
Einstieg mit HubSpot oder CentralStationCRM
Was ist CRM?

Eine Datenbasis für die gesamte Kundenbeziehung

CRM-Software verbindet alle Berührungspunkte mit dem Kunden, von der ersten Anfrage bis zur langfristigen Bindung. Statt verteilter Excel-Listen und isolierter Postfächer entsteht eine gemeinsame, auswertbare Sicht für Vertrieb, Marketing und Service.

Was CRM-Software leistet
📇
Kontakte & Accounts zentral
Alle Kontaktdaten, Ansprechpartner, Aktivitäten und Dokumente an einem Ort. Eine Quelle der Wahrheit statt verstreuter Datensilos.
📈
Pipeline & Forecast
Jeder Deal durchläuft nachvollziehbare Phasen. Vertriebsleitung sieht Forecast, Conversion und Engpässe in Echtzeit statt am Quartalsende.
🤝
Marketing & Service verbunden
Kampagnen, Lead-Nurturing und Tickets greifen auf dieselben Kundendaten zu. Übergaben zwischen Abteilungen laufen ohne Informationsverlust.
🤖
Automatisierung & KI
Wiederkehrende Aufgaben, Lead-Scoring und Next-Best-Action übernimmt das System. Moderne CRMs integrieren KI-Assistenten wie Einstein oder Copilot.
Wann sich ein CRM lohnt
✓
Mehr als eine Handvoll aktiver Deals
Sobald die Pipeline in Excel unübersichtlich wird
✓
Mehrere Personen im Vertrieb
Wissen darf nicht an einzelnen Köpfen hängen
✓
Wiederkehrende Kunden & Service
Historie und Tickets gehören zur Kundenakte
✓
Marketing soll messbar werden
Vom Lead bis zum Umsatz lückenlos nachvollziehbar
Markt 2026
Salesforce nennt für 2025 einen globalen CRM Marktanteil von 20,0 Prozent unter Verweis auf IDC (Salesforce Newsroom, Stand Juni 2026). In der EU nutzten laut Eurostat 2025 rund 28,5 Prozent der Unternehmen CRM Anwendungen.
BEGRIFFE

CRM Software, CRM Programm, CRM System: was gemeint ist

CRM Software, CRM Programm, CRM System und CRM Lösung bezeichnen im Alltag dasselbe Werkzeug: Anwendungen, mit denen ein Unternehmen Informationen über seine Kunden verwaltet. Die europäische Statistikbehörde Eurostat beschreibt CRM in ihrer Erhebung zur Digitalisierung der Wirtschaft als Software zur Verwaltung von Kundeninformationen (Eurostat, Stand Mai 2026). Unterschiede bestehen vor allem im Umfang. Für Beratungen, Agenturen und andere Dienstleister gibt es eine eigene Seite zu CRM für Dienstleister.

Begriff 01

CRM Programm

Meist eine schlanke Verwaltung von Kontakten, Aufgaben und Verkaufschancen für kleine Vertriebsteams. Der Einstieg ist schnell, der Funktionsumfang bewusst begrenzt.

Begriff 02

CRM System und CRM Lösung

Eine Plattform, die Vertrieb, Marketing und Service auf einer Datenbasis verbindet und Berichte, Rollen und Schnittstellen zu ERP, E-Mail und Telefonie bietet.

Begriff 03

Kundenmanagement Software

Der deutsche Oberbegriff, der häufig gleichbedeutend mit CRM verwendet wird. Wer so sucht, meint in der Regel die Verwaltung von Kunden und Kontakten, oft mit Vertriebsfunktionen.

In der EU nutzten 2025 laut Eurostat 28,51 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten CRM Software, in Deutschland 29,64 Prozent und in Österreich 29,86 Prozent. Mit der Unternehmensgröße steigt der Anteil: In der EU waren es 24,69 Prozent bei kleinen und 65,43 Prozent bei großen Unternehmen (Eurostat, Datensatz isoc_eb_iip, Stand Februar 2026). Für den Mittelstand heißt das: Die Bezeichnung ist weniger wichtig als die Frage, wie viel Funktionsumfang der eigene Vertriebsprozess braucht.

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CRM
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CRM-Typen

Drei Arten von CRM, ein Zusammenspiel

CRM-Systeme lassen sich nach ihrer Funktion in drei Typen einteilen. Moderne Cloud-Plattformen vereinen alle drei, der Schwerpunkt unterscheidet sich aber je nach Anbieter und Anwendungsfall.

Typ 01

Operatives CRM

Unterstützt die täglichen kundennahen Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service. Der Schwerpunkt liegt auf Automatisierung und Effizienz im operativen Tagesgeschäft.

  • Lead- und Opportunity-Management
  • Kampagnen- und Service-Automatisierung
  • Aufgaben, Termine, Workflows
Typ 02

Analytisches CRM

Wertet die gesammelten Kundendaten aus, um Muster zu erkennen. Basis für Forecast, Segmentierung, Kampagnen-Steuerung und datengetriebene Vertriebsentscheidungen.

  • Pipeline- und Umsatz-Forecast
  • Kundensegmentierung & Scoring
  • Dashboards und Reporting
Typ 03

Kollaboratives CRM

Verbindet alle kundennahen Abteilungen über eine gemeinsame Datenbasis. Vertrieb, Marketing und Service arbeiten ohne Medienbrüche an derselben Kundenakte.

  • Abteilungsübergreifende Kundenakte
  • Geteilte Aktivitäts- und Kommunikationshistorie
  • Integrierte Kanäle (E-Mail, Telefonie, Chat)

Abgrenzung zu Nachbarsystemen: Wie sich CRM von Kundendatenplattform und Marketing-Automation unterscheidet und wie die drei zusammenspielen, zeigt CRM gegen CDP gegen Marketing Automation. Wo das CRM endet und das ERP übernimmt, erklärt ERP vs. CRM.

ABGRENZUNG

CRM Software und ERP: wo das eine endet und das andere beginnt

CRM Software steuert die Beziehung zum Kunden: Leads, Verkaufschancen, Angebote, Aktivitäten, Kampagnen und Serviceanfragen. ERP Software steuert die internen Ressourcen: Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Produktion und Personal. Eurostat beschreibt ERP in seiner Statistik als Software, die den Informationsfluss zwischen Funktionsbereichen erleichtert (Stand Mai 2026). Beide Systeme arbeiten mit Kundendaten, führen aber unterschiedliche Leitdatensätze.

KriteriumCRM SoftwareERP Software
FokusKundenbeziehungRessourcen und Prozesse
Typische NutzerVertrieb, Marketing, ServiceBuchhaltung, Einkauf, Lager, Produktion
LeitdatensatzKontakt, Firma, VerkaufschanceArtikel, Auftrag, Rechnung
Typische KennzahlenPipeline, Abschlussquote, ReaktionszeitBestand, Liefertreue, Deckungsbeitrag
ÜbergabepunktAngebot und KundenstammAuftrag, Artikel und Zahlungsstatus

Verbreitung: In der EU nutzten 2025 laut Eurostat 46,45 Prozent der Unternehmen ein ERP Paket und 28,51 Prozent eine CRM Anwendung. In Deutschland waren es 43,54 Prozent ERP und 29,64 Prozent CRM (Eurostat, Stand Februar 2026). Viele Unternehmen betreiben also ein ERP, aber noch kein CRM, und verwalten Kundenkontakte in Tabellen.

Drei typische Zusammenspiele

  • Zwei getrennte Systeme mit Schnittstelle. Das CRM führt Kontakte und Chancen, das ERP übernimmt Aufträge, Rechnungen und Lager. Wichtig sind abgestimmte Kundenstammdaten und ein klar definierter Übergabepunkt.
  • ERP mit CRM Modul. Einige ERP Anbieter bieten CRM als Baustein an. weclapp nennt CRM als zubuchbare Einzellizenz ab 68 Euro pro Nutzer und Monat (weclapp Preisseite, Stand Oktober 2026). Der Funktionsumfang eines Moduls ist mit dem Bedarf des Vertriebs abzugleichen.
  • CRM Plattform mit ERP Anbindung. Das CRM bleibt führend im Vertrieb, ein Konnektor überträgt Angebote und Aufträge.

Weiterlesen: ERP vs. CRM: Unterschied einfach erklärt und ERP Software im Überblick.

Kernfunktionen

Was eine CRM Software können muss

Nicht jedes Unternehmen braucht jeden Baustein. Diese sechs Funktionsbereiche bilden den Kern moderner CRM-Software. Die Auswahl sollte sich am tatsächlichen Bedarf orientieren, nicht am größten Funktionskatalog.

01

Kontakt- & Account-Management

Zentrale Verwaltung aller Kontakte, Firmen, Ansprechpartner und Beziehungen. Vollständige Aktivitäts- und Kommunikationshistorie pro Kunde.

  • 360-Grad-Kundenakte
  • Dublettenprüfung & Datenqualität
  • E-Mail- und Kalender-Sync
02

Sales-Pipeline & Forecast

Visuelle Pipeline mit definierten Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Forecast. Vertriebsleitung steuert anhand belastbarer Zahlen statt Bauchgefühl.

  • Drag-and-drop-Pipeline
  • Umsatz-Forecast & Conversion
  • Angebots- und Auftragsverwaltung
03

Marketing-Automation

Kampagnen, Lead-Nurturing, Newsletter und Segmentierung auf Basis der CRM-Daten. Leads werden automatisch bewertet und an den Vertrieb übergeben.

  • E-Mail-Kampagnen & Workflows
  • Lead-Scoring & Nurturing
  • Landingpages & Formulare
04

Service & Ticketing

Kundenanfragen über alle Kanäle in einem Ticketsystem. Wissensdatenbank, SLA-Steuerung und Self-Service-Portal sorgen für schnelle Reaktionszeiten.

  • Omnichannel-Ticketing
  • SLA- und Eskalationsregeln
  • Wissensdatenbank & Self-Service
05

Reporting & Analytics

Dashboards für Pipeline-Hygiene, Aktivitäten, Conversion und Umsatz. Datenbasis für strategische Entscheidungen und Vertriebssteuerung.

  • Individuelle Dashboards
  • Aktivitäts- und Umsatzberichte
  • Export & BI-Anbindung
06

KI & Integrationen

KI-Assistenten für Lead-Priorisierung, E-Mail-Entwürfe und Next-Best-Action. Offene Schnittstellen zu ERP, Telefonie, Office und Marketing-Stack.

  • KI-Assistenten (Einstein, Copilot, Zia)
  • REST-API & native Konnektoren
  • ERP-, Telefonie- und Office-Anbindung
Orientierung

Welches CRM passt zu welchem Unternehmen?

Die passende CRM Software hängt weniger vom Funktionsumfang ab als vom Unternehmensprofil und Vertriebsmodell. Diese Einordnung zeigt bewährte Systeme je Profil. Den vollständigen Funktions-, Preis- und DSGVO-Vergleich der einzelnen Anbieter finden Sie im CRM Vergleich.

Unternehmensprofil Bewährte Systeme Preis-Einstieg Hosting / DSGVO Typische Stärke
Kleinunternehmen & Start-upsbis ca. 20 Nutzer
HubSpot, Pipedrive, CentralStationCRM ab 0 € (Pipedrive ab 14 €)/Nutzer/Mo. ✓ EU / DE Schnell startklar
KMU & Mittelstand20 bis 250 Nutzer
Zoho CRM, HubSpot, Pipedrive, weclapp Pipedrive 14 bis 39 €, HubSpot Professional 90 €, weclapp CRM ab 68 €/Nutzer/Mo. ✓ EU / DE Preis-Leistung
B2B-Komplexvertrieblange Sales-Zyklen
Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot ab 25 €/Nutzer/Mo. ✓ EU (laut Hersteller EU und Schweiz) Tiefe & Skalierung
Enterprise & Konzern250+ Nutzer, international
Salesforce Sales Cloud, Microsoft Dynamics 365 Salesforce ab 195 € (Core), Dynamics 365 Enterprise 91 €/Nutzer/Mo. ✓ EU / DE Customizing & KI
Datenhoheit DeutschlandServerstandort DE gefordert
weclapp, CentralStationCRM CentralStationCRM ab 0 € (Starter, 3 Nutzer), weclapp CRM ab 68 €/Nutzer/Mo. ✓ Server DE Made in Germany
CRM + ERP aus einer Handdurchgängige Prozesse
weclapp, Microsoft Dynamics 365 weclapp ERP ab 39 €, Dynamics 365 Sales ab 56,30 €/Nutzer/Mo. ✓ EU / DE Eine Plattform

Einstiegspreise SaaS-Listenpreise pro Nutzer und Monat, Stand Oktober 2026. Pipedrive laut deutscher Herstellerseite in Euro bei jährlicher Zahlung. Anbieterneutral, keine bezahlten Platzierungen.

Nach Branche vertiefen: Welche Anforderungen einzelne Branchen an ein CRM stellen, zeigen die Branchenseiten von Find-Your-CRM: CRM für Maschinenbau, CRM für Handel und E-Commerce, CRM für Handwerk und CRM für IT-Systemhäuser.

15 Systeme als Auszug im Vergleich, mit Betriebsmodell, Serverstandort und Preis laut Hersteller, ohne Bewertungen, finden Sie im großen CRM-Software-Vergleich 2026.
Zum CRM Vergleich →
AUSWAHL

CRM Auswahlkriterien für den Mittelstand

Im Mittelstand scheitern CRM Projekte selten an fehlenden Funktionen, häufiger an Datenqualität, Akzeptanz im Vertrieb und fehlenden Schnittstellen. Die folgenden acht Kriterien eignen sich als Grundlage für einen Anforderungskatalog. Ordnen Sie jedes Kriterium als Muss, Soll oder Kann ein.

Kriterium 01

Vertriebsprozess abbilden

Lassen sich Pipelinephasen, Rollen und der Angebotsprozess ohne Programmierung anpassen?

Kriterium 02

Integration

Gibt es Standardschnittstellen zu ERP, Buchhaltung, E-Mail, Kalender, Telefonie und Marketing Werkzeugen, und eine dokumentierte API?

Kriterium 03

Datenschutz und Serverstandort

Ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar, wo liegen die Daten, und wie wird eine Übermittlung in Drittländer abgesichert?

Kriterium 04

Lizenzmodell und Skalierung

Wie sind Tarifstufen, Mindestlaufzeit und Zahlweise geregelt, und was kostet jeder zusätzliche Nutzer?

Kriterium 05

Datenmigration und Datenqualität

Wie gelingen Import aus Excel und Altsystem, und wie werden Dubletten erkannt?

Kriterium 06

Bedienbarkeit und Akzeptanz

Ist die Oberfläche auf Deutsch verfügbar, funktioniert die mobile Nutzung, und wie hoch ist der Schulungsaufwand?

Kriterium 07

Auswertung

Liefert das System Forecast, Dashboards und Export in Ihr BI Werkzeug?

Kriterium 08

Gesamtkosten und Anbieter

Wie hoch sind die Kosten über fünf Jahre, und gibt es Support und Partner im DACH Raum?

Ein Beispiel für Punkt 8: HubSpot nennt für Professional im Sales Hub 90 Euro je Lizenz und Monat (HubSpot Preisseite, Stand Oktober 2026). Bei 20 Lizenzen sind das 21.600 Euro pro Jahr (Rechenbeispiel von Find-Your-Software, ohne Einführung und Schulung). Der Einstiegspreis allein sagt daher wenig über die Gesamtkosten.

Als Vorgehen empfehlen wir Erfahrungswerte von Find-Your-Software: Eine Longlist von 5 bis 8 Anbietern wird auf 2 bis 3 Finalisten reduziert. Wie Sie Anforderungen strukturiert sammeln, zeigt Anforderungen sammeln im Selection Portal.

ÜBERSICHT

Alle CRM Themen im Überblick: Vergleich, Anbieter, Preise

Diese Seite erklärt Grundlagen, Funktionen und Auswahl. Für Einzelfragen gibt es vertiefende Seiten, etwa CRM für Agenturen für Dienstleister. Stand der Angaben: 9. Oktober 2026.

Vergleich

CRM Software Vergleich

Auszug mit sechs Systemen, Betriebsmodell, Serverstandort und Preis laut Hersteller, ohne Bewertungen. Für den direkten Vergleich weniger Systeme.

Anbieter

CRM Anbieter

Auszug mit 15 Beispielen nach Sitz, Segment, Betrieb und Preismodell. Für die Frage, welche Anbieter es gibt.

Preise

CRM Preise

Tarife und Listenpreise mit Stand. Für die Budgetplanung.

Vertrieb

Vertriebssoftware

Funktionen für Pipeline, Angebote und Forecast. Für Teams, bei denen der Verkaufsprozess im Mittelpunkt steht.

Alternativen

HubSpot Alternativen

Systeme, die Teams statt HubSpot prüfen.

Alternativen

Salesforce Alternativen

Systeme, die Teams statt Salesforce prüfen.

Gegenüberstellung

Salesforce vs HubSpot

Direkte Gegenüberstellung zweier bekannter Plattformen.

Abgrenzung

CRM gegen CDP gegen Marketing Automation

Abgrenzung der drei Systemarten.

ERP

ERP vs. CRM

Unterschied und Zusammenspiel.

KOSTEN

Was CRM Software kostet: der Überblick in Kürze

Die Kosten einer CRM Software setzen sich aus vier Teilen zusammen: Lizenz oder Abo pro Nutzer und Monat, Einführung mit Konfiguration, Datenmigration und Schnittstellen, Schulung und laufender Betrieb. Die Lizenz ist nur ein Teil. Einstiegspreise laut Herstellerseiten (Stand Oktober 2026): HubSpot bietet einen Tarif Free für 0 Euro, Salesforce nennt für die Starter Suite 25 Euro je Nutzer und Monat. Leistungsfähigere Tarife liegen höher, etwa HubSpot Professional mit 90 Euro je Lizenz und Monat und die Salesforce Pro Suite mit 100 Euro je Nutzer und Monat.

Für die Einführung nennen wir Erfahrungswerte von Find-Your-Software: ein einfaches Cloud CRM 2 bis 8 Wochen, ein Mittelstandsprojekt mit ERP Anbindung 2 bis 4 Monate, eine Enterprise Einführung 6 bis 12 Monate. Die Datenmigration ist darin enthalten (1 bis 4 Wochen).

Aktuelle Tarife mehrerer Anbieter mit Stand finden Sie auf der Seite CRM Preise. Die Gegenüberstellung weniger Systeme zeigt der CRM Software Vergleich.

DSGVO & Deployment

Worauf es bei CRM in DACH ankommt

CRM-Systeme verarbeiten personenbezogene Kundendaten. Datenschutz, Serverstandort und Integrationsfähigkeit entscheiden im DACH-Raum oft stärker über die Auswahl als der reine Funktionsumfang.

DSGVO

Auftragsverarbeitung (AVV)

Jedes CRM verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ist nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten regelt Art. 30 DSGVO.

  • AVV vor Go-Live abschließen
  • Verarbeitungsverzeichnis pflegen
  • Löschkonzept & Betroffenenrechte
Serverstandort

EU- & DE-Hosting

Der Speicherort der Daten ist ein zentrales Auswahlkriterium. EU-Hosting reduziert rechtliche Risiken, laut Herstellerseiten speichern weclapp und CentralStationCRM Kundendaten in Deutschland.

  • EU-Rechenzentrum (z. B. Frankfurt)
  • weclapp, CentralStationCRM: Server DE
  • Vertraglich fixieren
US-Anbieter

EU-US Data Privacy Framework

Bei US-Anbietern wie Salesforce, HubSpot oder Microsoft ist auf das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln zu achten. EU-Hosting allein ersetzt die Transfergrundlage nicht.

  • DPF-Zertifizierung prüfen
  • Standardvertragsklauseln (SCCs)
  • Transfer-Folgenabschätzung
Deployment

Cloud vs. On-Premise

Cloud-CRM startet ohne eigene Infrastruktur, mit automatischen Updates und schneller Einführung. On-Premise lohnt sich bei sehr hohen Anforderungen an Datenhoheit oder Customizing.

  • Cloud: Standard im Mittelstand
  • On-Premise: maximale Kontrolle
  • Hybrid je nach Anbieter möglich
Integration

Schnittstellen & API

Ein CRM darf keine Insellösung sein. Native Konnektoren und eine dokumentierte REST-API verbinden es mit ERP, Telefonie, E-Mail und Marketing-Stack.

  • ERP- und Buchhaltungs-Anbindung
  • Microsoft 365 / Google Workspace
  • Telefonie, Marketing, BI
Datenqualität

Migration & Adoption

Der häufigste Stolperstein ist die Datenmigration aus Excel und Altsystemen. Saubere Daten und Nutzerakzeptanz entscheiden über den Erfolg stärker als jede Funktion.

  • Dublettenbereinigung vor Import
  • Pflichtfelder & Datenpflege-Regeln
  • Schulung und Key-User-Konzept
BETRIEBSMODELL

Cloud oder On-Premise: welches Betriebsmodell passt zum CRM

Laut Bitkom Cloud Report 2026 nutzen 86 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Cloud Computing (Befragung von 603 Unternehmen, Kalenderwochen 14 bis 20 2026). Speziell CRM als bezahlten Cloud Dienst nutzten 2025 laut Eurostat 14,72 Prozent der Unternehmen in der EU und 12,41 Prozent in Deutschland (Datensatz isoc_cicce_use, Stand Februar 2026). Cloud CRM ist im Mittelstand das übliche Modell, aber nicht in jedem Fall das richtige.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterscheidet Dienstmodelle von IaaS über PaaS bis SaaS. Je mehr der Anbieter verwaltet, desto weniger Kontrolle hat der Kunde (BSI, Stand September 2024). Daraus ergeben sich Entscheidungsregeln:

Entscheidungsregeln

  • Cloud, wenn Sie schnell starten wollen, keine eigene IT für den Betrieb vorhalten und automatische Updates akzeptieren.
  • On-Premise, wenn Sie besondere Anforderungen an Datenhoheit oder Anpassung haben, eigene Server und Fachpersonal besitzen und Updates selbst steuern wollen.
  • Hybrid, wenn nur Teile, etwa Kundenstammdaten, im eigenen Rechenzentrum bleiben sollen. Nicht jeder Anbieter bietet das an.

Seit dem 12. September 2025 gelten durch den EU Data Act Regeln zum Anbieterwechsel bei Cloud Diensten (Bundesnetzagentur, Stand Oktober 2026). Prüfen Sie dennoch im Vertrag, wie Sie Ihre Daten exportieren können. Die Grundsatzentscheidung beschreibt Cloud vs. On-Premise in der Softwareauswahl.

DATENSCHUTZ

DSGVO und Serverstandort bei CRM Software

Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten. Für den Anbieter als Auftragsverarbeiter verlangt Art. 28 DSGVO hinreichende Garantien (Absatz 1) und einen Vertrag mit Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten und Betroffenenkategorien (Absatz 3). Der Vertrag muss schriftlich oder elektronisch vorliegen (Absatz 9). Unabhängig davon führen Sie als Verantwortlicher ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO (EUR-Lex, Verordnung (EU) 2016/679, Stand Oktober 2026).

Bei Anbietern aus den USA zählt die Rechtsgrundlage für die Übermittlung. Die Europäische Kommission hat am 10. Juli 2023 einen Angemessenheitsbeschluss zum EU US Data Privacy Framework erlassen. Er gilt nur für zertifizierte Empfänger (BfDI, Stand Oktober 2026). Das Gericht der EU hat die Klage Latombe (T-553/23) am 3. September 2025 abgewiesen. Gegen dieses Urteil legte Philippe Latombe am 31. Oktober 2025 Rechtsmittel ein (Rechtssache C-703/25 P, Amtsblatt der EU, 2025/6610). Den aktuellen Verfahrensstand finden Sie bei InfoCuria. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Standardvertragsklauseln als zweite Absicherung ist daher sinnvoll.

Der Serverstandort ist eine Herstellerangabe und gehört in den Vertrag. Beispiele aus den Herstellerseiten (Stand Oktober 2026): weclapp speichert Daten in Rechenzentren ausschließlich in Deutschland. Salesforce verarbeitet und speichert in der EU Operating Zone strikt innerhalb der Region EU und Schweiz, ohne ein Land zu nennen. Zoho nennt Amsterdam und Dublin als Rechenzentren in Europa, die Zuordnung folgt dem Land bei der Anmeldung. Fragen Sie vor der Entscheidung nach Region, Unterauftragnehmern und Exportmöglichkeiten.

Auswahlprozess

In 6 Schritten zur richtigen CRM Software

Ein strukturierter Auswahlprozess verhindert Fehlinvestitionen und sichert die Akzeptanz im Team. Diese sechs Schritte führen vom Bedarf bis zum produktiven CRM.

01

Vertriebsprozess & Ziele klären

Bestehenden Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozess dokumentieren. Die größten Engpässe und messbare Ziele definieren, bevor Systeme bewertet werden.

02

Anforderungen priorisieren

Funktionen nach KO-, B- und C-Kriterien gewichten. Das Vertriebsmodell, B2B-Komplexvertrieb, B2C-Volumen oder Channel, als zentralen Auswahlfilter festlegen. Mehr dazu: Anforderungen sammeln.

03

Longlist & Shortlist

5 bis 8 Anbieter auf die Longlist setzen und anhand von Segment, DSGVO, Integrationen und Preis auf 2 bis 3 Finalisten reduzieren.

04

Demos mit eigenen Use Cases

Demos mit echten Daten und konkreten Szenarien wie Lead-Erfassung, Forecast und Ticket-Workflow durchführen, nicht am Standard-Skript des Anbieters. Mehr dazu: Anbieterszenarien und Präsentationen.

05

DSGVO & Integrationen prüfen

Auftragsverarbeitungsvertrag, EU-Serverstandort und die Anbindung an ERP, E-Mail und Marketing-Tools vor der Kaufentscheidung verifizieren.

06

Vertrag, Einführung & Adoption

Mit zwei Finalisten parallel verhandeln, TCO über fünf Jahre kalkulieren und die Einführung mit Datenmigration, Schulung und Pilotphase planen. Mehr dazu: Softwarevertrag prüfen.

Find-Your-Software ist ein Werkzeug für die Softwareauswahl: Im Selection Portal sammeln Unternehmen Anforderungen, erhalten eine begründete Shortlist aus einem Matching gegen über 16.000 Systeme, planen Demos und prüfen Verträge. Mehr dazu: Anforderungen sammeln, Anbieterszenarien und Präsentationen, Anbieter Ranking und Softwarevertrag prüfen. Für ein persönliches Gespräch bieten wir ein Kostenloses Erstgespräch an.

FAQ

Häufige Fragen zur CRM Software

Die wichtigsten Fragen zu Funktionen, Kosten, DSGVO und Auswahl von CRM-Software für Unternehmen im DACH-Raum.

Was ist CRM Software und wofür wird sie eingesetzt?
CRM Software (Customer Relationship Management) verwaltet Kontakte, Firmen, Verkaufschancen und Aktivitäten auf einer gemeinsamen Datenbasis und gibt Vertrieb, Marketing und Service eine einheitliche Sicht auf jeden Kunden. Sie steuert die Pipeline vom Lead bis zum Abschluss, automatisiert Kampagnen und organisiert Serviceanfragen über Tickets. Laut Eurostat nutzten 2025 in der EU 28,51 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten CRM Software, in Deutschland 29,64 Prozent (Stand Februar 2026). Im Mittelstand ersetzt sie vor allem verteilte Excel Listen und Postfächer.
Welche Arten von CRM Systemen gibt es?
Man unterscheidet drei Typen. Operatives CRM unterstützt die täglichen Abläufe in Vertrieb, Marketing und Service, zum Beispiel Leads, Aufgaben und Workflows. Analytisches CRM wertet Kundendaten für Forecast, Segmentierung und Reporting aus. Kollaboratives CRM verbindet alle kundennahen Abteilungen über eine gemeinsame Kundenakte mit geteilter Kommunikationshistorie. Moderne Cloud Plattformen vereinen in der Praxis meist alle drei Typen, die Schwerpunkte unterscheiden sich je nach Anbieter. Für die Auswahl zählt deshalb der konkrete Bedarf, nicht die Typbezeichnung.
Was kostet CRM Software pro Nutzer und Monat?
Die Einstiegspreise reichen laut Herstellerseiten von 0 Euro (HubSpot Free) bis 25 Euro je Nutzer und Monat (Salesforce Starter Suite). Leistungsfähigere Tarife liegen deutlich höher, etwa HubSpot Professional mit 90 Euro je Lizenz und die Salesforce Pro Suite mit 100 Euro je Nutzer (Stand Oktober 2026). Dazu kommen einmalige Kosten für Einführung, Datenmigration und Schulung sowie der laufende Betrieb. Aktuelle Tarife mehrerer Anbieter mit Stand finden Sie auf der Seite CRM Preise, dort sind auch Zahlweise und Mindestlaufzeit erläutert.
Welches CRM eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen?
Die Eignung hängt vom Vertriebsmodell, der Nutzerzahl, dem Integrationsbedarf und den Datenschutzanforderungen ab. Kleine Teams starten häufig mit Tarifen mit kostenlosem oder günstigem Einstieg. Größere Teams mit ERP Anbindung brauchen Schnittstellen, Rollen und Berichte. Eine Auszugstabelle mit Betriebsmodell, Serverstandort und Preis laut Hersteller finden Sie im CRM Software Vergleich, die Anbieter im Überblick auf der Seite CRM Anbieter. Als Erfahrungswert von Find-Your-Software führt eine Longlist von 5 bis 8 Systemen zu 2 bis 3 Finalisten.
Ist CRM Software DSGVO konform nutzbar?
Ja, wenn Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen, die Verarbeitung dokumentieren und die Datenübermittlung absichern. Bei Anbietern aus den USA prüfen Sie die Zertifizierung unter dem EU US Data Privacy Framework oder vereinbaren Standardvertragsklauseln. EU Hosting allein ersetzt die Rechtsgrundlage für eine Übermittlung nicht. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten regelt Art. 30 DSGVO. Klären Sie außerdem Löschkonzept, Betroffenenrechte und den Serverstandort vor dem Vertragsabschluss und halten Sie ihn schriftlich fest.
Cloud oder On-Premise CRM: was ist besser?
Für die meisten Unternehmen im Mittelstand ist Cloud CRM die praktikablere Wahl, weil es ohne eigene Infrastruktur startet und Updates automatisch erhält. Laut Bitkom Cloud Report 2026 nutzen 86 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten Cloud Computing. On-Premise lohnt sich bei besonderen Anforderungen an Datenhoheit oder Anpassung und wenn eigene IT Ressourcen vorhanden sind. Ein hybrider Betrieb ist je nach Anbieter möglich. Entscheidend sind Exportmöglichkeiten, Serverstandort und Gesamtkosten über fünf Jahre.
Wie lange dauert die Einführung eines CRM Systems?
Als Erfahrungswerte von Find-Your-Software gilt: Ein einfaches Cloud CRM ist nach 2 bis 8 Wochen produktiv. Mittelstandsprojekte mit ERP Anbindung dauern 2 bis 4 Monate, Enterprise Einführungen mit umfangreicher Anpassung 6 bis 12 Monate. Insgesamt liegt die Spanne bei 2 Wochen bis 12 Monaten. Die Datenmigration ist darin enthalten und braucht 1 bis 4 Wochen. Die Einarbeitung des Teams nimmt weitere 2 bis 3 Monate in Anspruch. Der größte Zeitfresser ist meist die Bereinigung von Daten aus Excel und Altsystemen.
Worin unterscheiden sich CRM und ERP?
CRM Software steuert die kundenbezogenen Prozesse in Vertrieb, Marketing und Service, ERP Software die internen Ressourcen wie Finanzen, Einkauf, Lager und Produktion. Im CRM ist der Kunde der Ausgangspunkt, im ERP der Auftrag. In der EU nutzten 2025 laut Eurostat 46,45 Prozent der Unternehmen ein ERP Paket und 28,51 Prozent eine CRM Anwendung. Viele Unternehmen verbinden beide über Schnittstellen. Einige ERP Anbieter bieten CRM als Modul an, dessen Umfang Sie mit dem Bedarf Ihres Vertriebs abgleichen sollten.
Was ist der Unterschied zwischen CRM Software, CRM Programm und CRM System?
Im Sprachgebrauch bezeichnen die Begriffe dasselbe Werkzeug zur Verwaltung von Kundeninformationen. Üblich ist die Unterscheidung nach Umfang: Ein CRM Programm meint meist eine schlanke Verwaltung von Kontakten, Aufgaben und Verkaufschancen für kleine Teams. Ein CRM System oder eine CRM Lösung verbindet Vertrieb, Marketing und Service und bietet Berichte, Rollen und Schnittstellen. Kundenmanagement Software ist der deutsche Oberbegriff. Für die Auswahl sind nicht die Bezeichnung, sondern Ihre Anforderungen an Prozess, Integration und Datenschutz entscheidend.
Welche Auswahlkriterien sind im Mittelstand besonders wichtig?
Wichtig sind acht Punkte: die Abbildung des Vertriebsprozesses, Integration in ERP, E-Mail und Telefonie, Datenschutz und Serverstandort, Lizenzmodell und Skalierung, Datenmigration und Datenqualität, Bedienbarkeit und Akzeptanz, Auswertung sowie Gesamtkosten und Anbieterverfügbarkeit im DACH Raum. Ordnen Sie jedes Kriterium als Muss, Soll oder Kann ein und prüfen Sie es in der Demo mit eigenen Daten. Betrachten Sie die Kosten über fünf Jahre statt des Einstiegspreises, weil Einführung, Schulung und Betrieb den Preis deutlich erhöhen können.
Wo steht der Server meines CRM Anbieters und wie lege ich den Standort fest?
Der Serverstandort ist eine Herstellerangabe. Laut Herstellerseiten (Stand Oktober 2026) speichert weclapp ausschließlich in Deutschland, Salesforce verarbeitet in der EU Operating Zone innerhalb der EU und der Schweiz, Zoho nutzt Amsterdam und Dublin, Pipedrive Frankfurt und Dublin. Bei manchen Anbietern richtet sich die Region nach dem Land der Anmeldung und lässt sich später nicht ändern. Fragen Sie vor dem Vertrag nach Region, Unterauftragnehmern und Exportmöglichkeiten und lassen Sie den Standort im Auftragsverarbeitungsvertrag festhalten.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und Vertriebssoftware?
Vertriebssoftware konzentriert sich auf den Verkaufsprozess mit Pipeline, Angeboten, Aufgaben und Forecast. CRM Software umfasst diese Funktionen häufig ebenfalls, ergänzt sie aber um Marketing, Service und eine gemeinsame Kundenakte für alle kundennahen Abteilungen. Die Grenze ist fließend, viele Produkte lassen sich in beiden Kategorien finden. Entscheidend ist, ob nur der Vertrieb das System nutzt oder auch Marketing und Service dieselbe Datenbasis brauchen. Die Seite Vertriebssoftware beschreibt die Funktionen für den Verkauf im Detail und grenzt sie vom CRM ab.
Wie läuft die Auswahl einer CRM Software in sechs Schritten ab?
Erstens klären Sie Vertriebsprozess und Ziele. Zweitens priorisieren Sie Anforderungen als Muss, Soll und Kann. Drittens bilden Sie eine Longlist mit 5 bis 8 Anbietern und reduzieren sie auf 2 bis 3 Finalisten. Viertens führen Sie Demos mit eigenen Szenarien durch. Fünftens prüfen Sie Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort und Integrationen. Sechstens verhandeln Sie den Vertrag, kalkulieren die Kosten über fünf Jahre und planen Einführung, Datenmigration und Schulung. Das Selection Portal unterstützt diese Schritte mit Anforderungen, Shortlist, Demoplanung und Vertragsprüfung.
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Anbieterübersicht

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